Mover y copiar filas

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

The sheet Owner and Admins on both the source and destination sheets can create an automated move or copy rows action. A license is required.

Anyone who can make edits to the sheet (either directly, through a report, or through an update or approval request) can potentially trigger an automated move or copy rows action.
 

Cuando un proyecto abarca varias hojas, los flujos de trabajo automatizados para mover y copiar filas le ayudan a evitar el retraso de mover manualmente los elementos de trabajo de una hoja a otra:

  • Distribuya inmediatamente nuevas solicitudes, pedidos, etc., a medida que llegan.

  • Realice una transición sin problemas de los elementos a la siguiente fase del proyecto o al equipo en los momentos adecuados.

  • Archive automáticamente el trabajo terminado.

Mover las filas optimiza sus hojas para que su equipo pueda centrarse en los elementos de trabajo más relevantes. Las filas que se hayan movido se agregarán a su hoja de destino y se eliminarán de su hoja de origen.

Cuando necesite mantener un registro de los elementos de trabajo en varias hojas, la función para copiar filas agrega duplicados a la hoja de destino sin eliminar las filas de su hoja de origen.

Mover o copiar filas entre hojas automáticamente

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

Los propietarios y administradores de la hoja en las hojas de origen y destino pueden crear una acción automatizada para mover o copiar filas. La licencia es obligatoria.

Cualquier persona que pueda editar la hoja (ya sea de manera directa, a través de un informe o por medio de una solicitud de actualización o aprobación) puede desencadenar una acción automatizada para mover o copiar filas.
 

Con las acciones Mover filas Copiar filas, puede mover o copiar una fila automáticamente a otra hoja cuando se cumplen las condiciones. A continuación se muestra un ejemplo:

  1. Una solicitud de abastecimiento se envía a la hoja a través de un formulario.
  2. Después de agregar los detalles a la solicitud, deberá asignarla a su equipo de TI.
  3. El gerente de TI aprueba la solicitud.
  4. La fila que contiene la solicitud de abastecimiento se mueve automáticamente a una hoja de proyecto de TI activa para continuar con las acciones.

Para crear un flujo de trabajo que mueva o copie filas de manera automática, tanto usted como el propietario de la hoja de origen deben tener permisos de uso compartido de nivel de propietario o administrador en relación con la hoja de destino.


Definir una acción automatizada de mover o copiar filas

En la hoja de origen, haga lo siguiente:

  1. Cree un nuevo flujo de trabajo y defina las condiciones y los desencadenadores del flujo de trabajo.
  2. En el cuadro Seleccionar una acción, seleccione Mover filas o Copiar filas.
  3. En Mover filas o Copiar filas, elija Seleccionar una hoja.
  4. En el cuadro de diálogo Seleccionar una hoja, elija su hoja de destino y seleccione Aceptar.

Para evitar bucles de aprobación infinitos, las celdas que contengan fórmulas de hojas cruzadas o enlaces de celdas no activarán una automatización que modifique automáticamente la hoja (Mover fila, Copiar fila, Bloquear fila, Desbloquear fila o Solicitud de aprobación). Para solucionar este problema, analice la posibilidad de usar la automatización basada en el tiempo o flujos de trabajo de periodicidad .


Lo que debe saber acerca de mover y copiar filas entre hojas

Tenga en cuenta lo siguiente al mover o copiar filas entre las hojas:

  • Cuando mueve filas entre hojas: 
  • Cuando copia filas entre hojas: 
    • Las filas que copió se conservarán en la hoja de origen y se agregarán a la hoja de destino.
    • El historial de celdas no se conservará en la hoja de destino.
  • Encontrará las filas que movió o copió en la parte inferior de la hoja de destino. Puede seleccionarlas y arrastrarlas a una ubicación diferente.
  • Cualquier adjunto o comentario de la fila también se moverá a la hoja de destino en forma automática.
  • Se reemplazarán las fórmulas en la fila por valores estáticos en la hoja de destino.
  • Si la hoja de origen contiene columnas que no incluye la hoja de destino, dichas columnas se crearán automáticamente en la hoja de destino cuando se mueva o copie la fila.

Cuando mueve o copia filas con columnas del sistema o de la línea de base

  • Si la columna existe en la hoja de destino, pero no existe en la hoja de origen, la columna Creada por tendrá la misma fecha/hora que la fila que se movió o copió.
  • La columna Creada por muestra al usuario que movió o copió la fila. Si la fila se movió o copió mediante automatización, mostrará automation@smartsheet.com.
  • Si la columna existe tanto en la hoja de destino como de origen, el valor de la hoja de origen se trasladará a la de destino. A diferencia de otros tipos de columnas, no es necesario que coincidan los nombres de columnas.

Si una columna del sistema o una columna de la línea de base tiene un nombre que coincide con una columna que tiene otro tipo de columna (desplegable, texto/número, etc.), podrá encontrarse con los siguientes errores:

  • No se pueden agregar las filas a la hoja de destino porque una columna tiene el mismo nombre que una columna del sistema en la hoja de origen.
  • No se pueden agregar las filas a la hoja de destino porque una columna del sistema tiene el mismo nombre que una columna en la hoja de origen.

Para solucionarlo, cambie el nombre de una de las columnas o modifique el tipo de columna para que coincida con la hoja de origen.