Cuando un proyecto abarca varias hojas, los flujos de trabajo automatizados para mover y copiar filas le ayudan a evitar el retraso de mover manualmente los elementos de trabajo de una hoja a otra:
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Distribuya inmediatamente nuevas solicitudes, pedidos, etc., a medida que llegan.
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Realice una transición sin problemas de los elementos a la siguiente fase del proyecto o al equipo en los momentos adecuados.
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Archive automáticamente el trabajo terminado.
Mover las filas optimiza sus hojas para que su equipo pueda centrarse en los elementos de trabajo más relevantes. Las filas que se hayan movido se agregarán a su hoja de destino y se eliminarán de su hoja de origen.
Cuando necesite mantener un registro de los elementos de trabajo en varias hojas, la función para copiar filas agrega duplicados a la hoja de destino sin eliminar las filas de su hoja de origen.
Trabajar con la acción para copiar filas
Para crear un nuevo flujo de trabajo para borrar el valor de la celda:
- Vaya a Automatización > Crear flujo de trabajo desde una plantilla.
- En la sección Cambio de hoja, seleccione Copiar una fila a otra hoja cuando se cumplan los criterios especificados > Usar plantilla.
- Introduzca un nombre para su flujo de trabajo.
- Configure qué desencadena el flujo de trabajo.
- Seleccione su hoja de destino.
- Seleccione Guardar.
Para evitar bucles de aprobación infinitos, las celdas que contengan fórmulas entre hojas o enlaces de celdas no desencadenarán una automatización que modifique automáticamente la hoja (Mover fila, Copiar fila, Bloquear fila, Desbloquear fila, Solicitud de aprobación, Registrar una fecha, Asignar personas, Cambiar celda, Borrar celda, Generar documento). Para solucionar este problema, analice la posibilidad de usar la automatización basada en el tiempo o flujos de trabajo de periodicidad.
Aspectos a tener en cuenta a la hora de copiar filas entre hojas
- Las filas copiadas se conservan en la hoja de origen y se agregan a la hoja de destino.
- El historial de celdas no se mantiene en la hoja de destino.
- Las filas copiadas se agregarán en la parte inferior de la hoja de destino. Puede arrastrarlas a una ubicación diferente.
- Los archivos adjuntos o comentarios de la fila también se moverán a la hoja de destino de forma automática.
- Las fórmulas de la fila se reemplazarán por valores estáticos en la hoja de destino.
- Si la hoja de origen contiene columnas que no están presentes en la hoja de destino, estas se crearán en la hoja de destino cuando se mueva o se copie una fila.
Cuando mueve o copia filas con columnas de sistema o de referencia
- Si una columna está presente en la hoja de destino, pero no en la hoja de origen, la columna Creado por tendrá la fecha y hora en que se movió o copió la fila.
- En la columna Creado por, se muestra el usuario que movió o copió la fila. Si la fila se movió o copió mediante automatización, se mostrará la dirección automation@smartsheet.com.
- Si una columna está presente tanto en la hoja de destino como en la de origen, el valor de la hoja de origen se trasladará a la de destino. A diferencia de otros tipos de columnas, no es necesario que coincidan los nombres de las columnas.
Si una columna de sistema o una columna de referencia tiene un nombre que genera una coincidencia entre una columna y un tipo de columna diferente (lista desplegable, texto/número, etc.), puede encontrar los siguientes errores:
- No se pueden agregar las filas a la hoja de destino porque una columna tiene el mismo nombre que una columna de sistema en la hoja de origen.
- No se pueden agregar las filas a la hoja de destino porque una columna de sistema tiene el mismo nombre que una columna en la hoja de origen.
Para solucionarlo, cambie el nombre de una de las columnas o modifique el tipo de columna para que coincida con la hoja de origen.