Formularios

Los formularios de Smartsheet contribuyen a acelerar la ejecución e impulsar la innovación, ya que simplifican y agilizan la recopilación de datos de cualquier persona y las acciones que se realizan con ellos.

Cree su formulario personalizado en la interfaz fácil de usar y agregue una lógica condicional para asegurarse de que las preguntas sean relevantes para la persona que completa el formulario. Luego, comparta el formulario para que compañeros de trabajo, contratistas, clientes y otras personas puedan enviar información y archivos de manera sencilla desde sus escritorios y dispositivos móviles, desde el lugar en el que estén.

Recopile datos uniformes y sin errores de sus grupos de interés internos o externos, y guárdelos directamente en su hoja, desde donde podrá realizar acciones. Los formularios son ideales para la recopilación de tickets de campo, gestión de solicitudes, registro de eventos, recopilación de comentarios de clientes y mucho más.

 

Recopilar información con un formulario

Cree y comparta formularios para recopilar y organizar la información en Smartsheet. Por ejemplo, puede usar un formulario para recopilar respuestas de una encuesta, aceptar solicitudes de proyectos o reunir pedidos de productos. Luego de crear y compartir un formulario, cada envío de formulario se agregará como una nueva fila en la parte superior o inferior de la hoja.

Cualquier persona con acceso al formulario puede usarlo para enviar información a la hoja.

Sugerimos abrir los formularios en la aplicación móvil (iOS o Android) para gozar de la mejor experiencia de envío desde un dispositivo móvil.

NOTA: En las entregas de formularios, siempre se crean nuevas filas. Si su meta consiste en otorgarle a alguien la capacidad para editar una fila existente, seguramente querrá enviarle una Solicitud de actualización. Para obtener más información, consulte Solicitudes de actualización: Pedir la información más reciente de manera automática.

¿Quiénes pueden usar esta capacidad?

ícono de tipos de roles El propietario de la hoja y los administradores de hojas pueden crear y editar formularios. Cualquier persona con acceso al formulario puede enviar una entrada en el formulario.

Ícono de tipos de planes Todos los planes. Se requiere de una licencia para crear y editar formularios. Los usuarios de pruebas pueden crear formularios, pero no compartirlos. ¿No sabe si tiene licencia? Consulte Cómo identificar su plan y tipo de usuario de Smartsheet.


Crear nuevo formulario

  1. Abra la hoja a la cual quiere adjuntarle el formulario.
  2. Haga clic en Formularios > Crear formulario en la barra del menú ubicada en la parte superior de la ventana de Smartsheet.

    Si no ve la opción Formularios, haga clic en el ícono de la flecha hacia abajo, ubicado en el extremo superior derecho de la ventana de Smartsheet.

    Flecha de la barra del menú

    Cuando se crea un nuevo formulario, se agregan al formulario todas las columnas (excepto las columnas del sistema) de la hoja de manera automática. Cada uno de los campos funcionarán de manera similar a su tipo de columna correspondiente. Consulte Utilice el mejor tipo de columna para sus datos para obtener más información sobre cada tipo de columna.

    De forma predeterminada, el título del formulario corresponde al nombre de la hoja y los campos del formulario corresponden a los nombres de las columnas de las hojas asociadas.

    Creador de formulario
  3. Seleccione un elemento de la vista previa del formulario central para mostrar y editar sus propiedades en el panel de la derecha. Para obtener más información sobre la configuración de los campos, consulte Editar o eliminar campos en un formulario.
  4. Utilice la opción Configuración, ubicada en la parte superior del creador de formularios, para modificar cualquier tipo de configuración a nivel del formulario. Para más información, consulte Administrar la visualización del formulario y las opciones de entrega.
  5. Cuando termine de configurar el formulario, haga clic en Guardar, en la parte superior derecha, para guardar los cambios.
  6. Seleccione Abrir formulario para obtener una vista previa del formulario y cerciorarse de que esté bien configurado. Tras haber obtenido una vista previa del formulario, puede cerrar la ficha del navegador en la que se abrió el formulario.
  7. Seleccione Compartir formulario para enviar este formulario por correo electrónico directamente desde Smartsheet, copiar el enlace del formulario o insertarlo en un panel o página web.
  8. Seleccione la flecha hacia atrás, ubicada en el extremo superior izquierdo del editor de formularios, para cerrar y regresar a la hoja.

El nombre del formulario que ha creado se mostrará en el Administrador de formularios, donde podrá distribuir el formulario, ver sus propiedades y mucho más. Una vez que se comparte el formulario, las personas podrán hacer envíos a su hoja con el enlace. Cada envío se mostrará como una nueva fila. Si edita el formulario, el enlace no se modificará y se actualizarán las ediciones en su formulario al guardarlo.

 

Editar o eliminar campos en un formulario

¿Quiénes pueden usar esta capacidad?

ícono de tipos de roles El propietario de la hoja y los administradores de hojas pueden crear y editar formularios. Cualquier persona con acceso al formulario puede enviar una entrada en el formulario.

Ícono de tipos de planes Todos los planes. Se requiere de una licencia para crear y editar formularios. Los usuarios de pruebas pueden crear formularios, pero no compartirlos. ¿No sabe si tiene licencia? Consulte Cómo identificar su plan y tipo de usuario de Smartsheet.

Para reordenar los campos, haga clic en las flechas hacia arriba o hacia abajo −en la parte superior derecha de un campo−, o bien, arrastre y suelte un campo arriba o abajo. Al reordenarse los campos de su formulario no se modifica el orden en la hoja.

Selección de campo
Para eliminar un solo elemento del formulario, pósese sobre él y seleccione el ícono de la papelera −en el extremo superior derecho de dicho campo−, o bien, arrástrelo desde el formulario y suéltelo en el panel de la izquierda. Para eliminar todos los campos del formulario, utilice los botones Eliminar todo o Agregar todo en el panel de la izquierda. Con estas acciones, se eliminará únicamente el campo del formulario y no se eliminará la columna correspondiente de la hoja. Consulte Agregar otros elementos al formulario para obtener más información.

Eliminar todo, agregar todo

  1. Haga clic en Formularios > Administrar formularios en la barra del menú para mostrar el Administrador de formularios.
  2. Puede seleccionar cualquier formulario para abrirlo en el editor de formularios.
  3. Seleccione un elemento ubicado en el panel de vista previa central para editar sus propiedades en el panel de la derecha.
  4. A medida que edite las propiedades de cada uno de los elementos, la vista previa central se irá actualizando para reflejar los cambios y mostrarle cómo se verá el formulario final.

Configuración del campo

Cambia el título, la visualización y otro tipo de configuraciones de sus campos para que resulte sencillo ver y completar el formulario.

Configuración del campo

A continuación, se incluye un resumen de las distintas propiedades que pueden definirse para los campos del formulario.

Utilizar esta propiedad

Para esto

Mosaico Propiedades de la columna

Aquí pueden visualizarse y editarse el nombre de la columna, el tipo de columna y las propiedades de la columna, como los valores de la lista de contactos o menú desplegable.

Etiqueta

Elija usar el nombre de la columna o la etiqueta personalizada como nombre del campo del formulario.

Texto de ayuda

Agregue una descripción o instrucción que se mostrará debajo del campo del formulario.

NOTA: Pueden incluirse hipervínculos en el texto de ayuda.

Tipo de visualización

Solo para los tipos de columna Recuadro de texto, Casilla de verificación, Lista desplegable y Símbolos.

Utilícelo para especificar cómo se muestran en el formulario.

Campo obligatorio

Para enviar el formulario, deben completarse los campos obligatorios. Si se dejan en blanco, el remitente recibe un mensaje de error.

NOTA: Los campos con lógica condicional aplicada y definidos como obligatorios solo serán obligatorios si se muestran cuando se envía el formulario.

Campo oculto

Los campos ocultos no son visibles en el formulario, pero sí en la hoja.

CONSEJO: Utilice un campo oculto y un valor predeterminado juntos cuando quiera que todos los envíos de formularios incluyan un valor determinado en una columna específica sin que el remitente del formulario complete dicha pregunta. Por ejemplo, si quiere que el estado del nuevo envío se defina siempre como "Abierto", pero no quiere que los remitentes del formulario vean o editen este valor, seleccione el valor predeterminado "Abierto" del campo de lista desplegable y defínalo como "Oculto".

Si no se especifica un valor predeterminado, puede eliminar el campo oculto del formulario.

Valor predeterminado

Utilice esta función para indicar un valor predeterminado para el campo. Cuando se abre el formulario, este valor predeterminado se seleccionará de manera automática. El remitente del formulario puede modificarlo.

 

Lógica

Con la lógica condicional en los formularios, puede asegurarse de que las personas que utilizan el formulario solo respondan las preguntas que son relevantes para su entrega, para lo cual se les mostrarán campos específicos en función de las respuestas que hayan brindado a otras preguntas. Consulte Usar la lógica condicional para optimizar las entregas de formularios para obtener más información.

NOTA: Las columnas del sistema no pueden incluirse como campos en un formulario. No obstante, puede agregar columnas del sistema a la hoja para realizar un seguimiento automático de cierto tipo de información, como fecha y hora de la entrega. Consulte Usar una columna del sistema para agregar información a una fila de manera automática para obtener más información sobre esta capacidad.

Usar la lógica condicional para optimizar los envíos de formularios

Con la lógica condicional en los formularios, puede asegurarse de que las personas que utilizan el formulario solo respondan las preguntas que son relevantes para su entrega, para lo cual se les mostrarán campos específicos en función de las respuestas que hayan brindado a otras preguntas. Por ejemplo:

  1. Puede crear un formulario para administrar las solicitudes del Servicio de Asistencia de TI.
  2. La persona que utiliza el formulario elige Equipo de TI como Tipo de solicitud.
  3. En el formulario, se muestran varios campos relacionados con las solicitudes de Equipo de TI, en tanto que no se muestran los campos de solicitudes de Soporte de TI no relacionados.

Lógica

¿Quiénes pueden usar esta capacidad?

ícono de tipos de roles El propietario de la hoja y los administradores de hojas pueden crear y editar formularios. Cualquier persona con acceso al formulario puede enviar una entrada en el formulario.

Ícono de tipos de planes Todos los planes. Se requiere de una licencia para crear y editar formularios. Los usuarios de pruebas pueden crear formularios, pero no compartirlos. ¿No sabe si tiene licencia? Consulte Cómo identificar su plan y tipo de usuario de Smartsheet.


Crear un formulario y mostrar campos condicionalmente

Para crear un nuevo formulario y agregar reglas en los campos de visualización condicional:

  1. Abra la hoja a la cual quiere adjuntarle el formulario.
  2. Seleccione Formularios > Crear formulario en la barra del menú ubicada en la parte superior izquierda de la ventana de Smartsheet.
  3. Seleccione el campo que determinará qué otros campos se muestran en función de su valor. Esto se considera como el campo de origen de su regla.
  4. En Configuración del campo −a la derecha−, seleccione la ficha Lógica y, luego, Agregar lógica.
  5. En la condición de la regla, que siempre comienza con Cuándo, defina el operador (varía en función del tipo de campo) y el(los) valor(es) en el campo de origen que determina cuándo deberían mostrarse los campos de destino.

    Operador de creador de lógica
  6. Para configurar la acción de la regla (comienza con Entonces), seleccione los campos que quiere que se muestren cuando se cumple con la condición. Estos son los campos de destino para su regla.
  7. Haga clic en Agregar en la parte inferior derecha de su regla para agregarla al campo de origen.
  8. Si desea agregar otra regla a este campo de origen, haga clic en el enlace +Agregar regla.
  9. Cuando termina de agregar todos los campos y las reglas a su formulario, puede guardar y acceder a una vista previa del formulario, para lo cual deberá seleccionar la opción Abrir formulario , en el extremo superior derecho del Creador de formularios.

Visualizar la lógica en el formulario

Los campos con lógica condicional se indican con íconos de lógica ubicados junto al nombre del campo.

Los campos de origen se indican con el ícono . Haga clic en el ícono para abrir la ficha Lógica correspondiente a dicho campo.

Los campos de destino se indican con el ícono . Desplácese sobre el ícono del campo de destino para ver todas las condiciones que rigen para dicho campo.

Estado de desplazamiento de la lógica


Comportamiento de la lógica condicional

Tenga presente el siguiente comportamiento al trabajar con la lógica condicional en sus formularios:

  • Los campos de destino no se muestran de manera predeterminada, sino que lo hacen cuando se cumple, como mínimo, con una de las condiciones de origen.
  • Los campos de destino solo envían datos a la hoja si se muestran cuando se envía el formulario.
  • Los campos de destino obligatorios solo lo son si se muestran cuando se envía el formulario.
  • El hecho de editar el tipo de columna o los valores de los campos que se utilizan en su lógica condicional puede afectar las reglas existentes.
  • Si elimina un campo del formulario, también se elimina la lógica asociada.
  • Cuando más de una regla de lógica afecta un campo de destino, el campo se mostrará cuando se cumpla con cualquiera de las reglas.
  • Si oculta un campo con el botón conmutador Oculto en la Configuración del campo, se anulan las reglas asociadas con dicho campo.

Consejos para usar la lógica condicional

Siga estos consejos para crear reglas más versátiles con lógica condicional:

  • El hecho de elegir un operador adecuado del menú desplegable azul para la condición de su regla permite acortar la regla y reducir la necesidad de contar con múltiples reglas.
    • Ejemplo 1: Si varias respuestas de un campo de origen desplegable pueden tener como resultado el(los) mismo(s) campo(s) de destino que se muestra(n) en el formulario, no es necesario crear una regla individual para cada respuesta del campo de origen. En cambio, puede utilizar una regla única con el operador es cualquiera de en la condición.
      Ejemplo de lógica 1
    • Ejemplo 2: Si quiere que se muestre un campo de destino en la mayoría de los casos, el mero hecho de mencionar dichos casos puede ser insuficiente. En cambio, puede lograr el mismo resultado con una condición más abreviada que utilizar operadores inversos como no es. Por ejemplo, si quiere mostrar el Campo 2 en todos los casos, excepto cuando se selecciona [Valor A] en el Campo 1], puede aplicar la siguiente regla:
      Ejemplo de lógica 2
  • Un campo de destino también puede ser un campo de origen. Esto le permite crear una lógica anidada. Por ejemplo, la respuesta a la Pregunta 1 puede generar que el formulario muestre la Pregunta 2, en tanto que la respuesta a la Pregunta 2 puede generar que el formulario muestre la Pregunta 3. Si la respuesta a la Pregunta 1 se modifica de manera tal que no se muestre la Pregunta 2, entonces la Pregunta 3 tampoco se mostrará.
  • Puede estandarizar los envíos a su formulario mediante el uso de listas desplegables para imitar las condiciones numéricas. Por ejemplo, en lugar de permitir que el usuario del formulario ingrese un valor de presupuesto en un campo de texto, cree un campo desplegable de presupuesto con opciones de valor como "Más de $10.000". Luego, agregue reglas de lógica condicional para mostrar ciertos campos cuando alguien elige una o más de las opciones de valores.