Cuando un proyecto abarca varias hojas, los flujos de trabajo automatizados para mover y copiar filas le ayudan a evitar el retraso de mover manualmente los elementos de trabajo de una hoja a otra:
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Distribuya inmediatamente nuevas solicitudes, pedidos, etc., a medida que llegan.
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Realice una transición sin problemas de los elementos a la siguiente fase del proyecto o al equipo en los momentos adecuados.
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Archive automáticamente el trabajo terminado.
Mover las filas optimiza sus hojas para que su equipo pueda centrarse en los elementos de trabajo más relevantes. Las filas que se hayan movido se agregarán a su hoja de destino y se eliminarán de su hoja de origen.
Cuando necesite mantener un registro de los elementos de trabajo en varias hojas, la función para copiar filas agrega duplicados a la hoja de destino sin eliminar las filas de su hoja de origen.
Trabajar con la acción para copiar filas
Cómo crear un nuevo flujo de trabajo de copia de valor de fila:
- Vaya a Automatización > Crear flujo de trabajo desde la plantilla...
- En la sección Cambio de hoja, seleccione Copiar una fila a otra hoja cuando se cumplan los criterios especificados > Usar plantilla.
- Introduzca un nombre para su flujo de trabajo.
- Configure qué desencadena el flujo de trabajo.
- Seleccione su hoja de destino.
- Seleccione Guardar.
Para evitar la creación de bucles infinitos, Smartsheet no inicia la acción Copiar fila cuando la celda del desencadenador incluye fórmulas entre hojas o está vinculada a otras celdas. Para solucionar este problema, use automatizaciones basadas en el tiempo o flujos de trabajo de recurrencia.
Qué debe tener en cuenta a la hora de copiar filas entre hojas
- Las filas copiadas se conservan en la hoja de origen y se agregan a la hoja de destino.
- El historial de celdas no se mantiene en la hoja de destino.
- Las filas copiadas se agregarán en la parte inferior de la hoja de destino. Puede arrastrarlas a una ubicación diferente.
- Los archivos adjuntos o comentarios de la fila también se moverán a la hoja de destino de forma automática.
- Las fórmulas de la fila se reemplazarán por valores estáticos en la hoja de destino.
- Si la hoja de origen contiene columnas que no están presentes en la hoja de destino, estas se crearán en la hoja de destino cuando se mueva o se copie una fila.
Cuando mueve o copia filas con columnas de sistema o de referencia
- Si una columna está en la hoja de destino, pero no en la hoja de origen, la columna Fecha de creación tendrá la fecha y hora en que se movió o copió la fila.
- En la columna Creado por, se muestra el usuario que movió o copió la fila. Si una automatización mueve o copia la fila, se muestra automation@smartsheet.com.
- Si una columna está tanto en la hoja de destino como en la de origen, el valor de la hoja de origen se traslada a la de destino. A diferencia de otros tipos de columnas, no es necesario que coincidan los nombres de las columnas.
Si una columna de sistema o una columna de referencia tiene un nombre que genera una coincidencia entre una columna y un tipo de columna diferente (lista desplegable, texto/número, etc.), puede encontrar los siguientes errores:
- No se pueden agregar las filas a la hoja de destino porque una columna tiene el mismo nombre que una columna de sistema en la hoja de origen.
- No se pueden agregar las filas a la hoja de destino porque una columna de sistema tiene el mismo nombre que una columna en la hoja de origen.
Para solucionarlo, cambie el nombre de una de las columnas o modifique el tipo de columna para que coincida con la hoja de origen.