Clasificación y filtro

Las funciones de clasificación y filtro ofrecen dos maneras diferentes de personalizar la visualización de datos en su hoja. No puede utilizar ambas funciones al mismo tiempo, por lo que es mejor determinar con anticipación cuál es la opción que le será de mayor ayuda.

La clasificación le permite organizar todos sus datos, o algunos de ellos, en orden ascendente o descendente. Tenga en cuenta que no puede deshacer una clasificación después de guardarla, por lo que debe asegurarse de que todas las filas de la hoja, incluidas las filas principales en una jerarquía, estén ordenadas de la manera que desea antes de guardarla.

Los filtros le permiten mostrar u ocultar información en su hoja según el criterio seleccionado. Son útiles ya que no cambian el diseño general de su hoja. También puede guardar filtros y compartirlos con cualquier persona con la que comparte la hoja. Incluso puede configurar filtros predeterminados en su hoja para que cuando los usuarios compartidos abran esa hora, obtengan la misma vista.

Siga estas instrucciones detalladas para descubrir cómo ordenar información en su hoja.

Ordenar las filas para organizar los datos

Para organizar los datos en sentido ascendente o descendente, utilice el comando Ordenar fila. Al ordenar, tiene dos opciones respecto del volumen de datos con el que quiere trabajar: puede ordenar todas las filas de la hoja o solo una selección de dichas filas.

A continuación, mencionamos algunos aspectos que debe tener presente al ordenar:

  • Al aplicarse un orden, las filas existentes de la hoja se ven afectadas. Cada vez que se agreguen nuevas filas, deberá volver a ordenarlas para incorporar las filas recientemente agregadas.
  • No puede deshacer un orden hasta tanto se haya guardado la hoja. Asegúrese de que las filas de la hoja estén ordenadas como lo desea antes de guardar.
  • Si bien los editores pueden ordenar una hoja, no pueden ordenar filas bloqueadas. Si la opción Ordenar filas no está disponible y se le otorga uso compartido de la hoja con permisos de editor consulte Niveles de permiso de uso compartido para más información), cancele la selección de las filas bloqueadas antes de intentar ordenarlas.
  • El comando Ordenar filas no estará disponible en caso de que su hoja tenga un filtro aplicado. Antes de ordenar, primero deberá asegurarse de que no haya filtros aplicados.Para borrar un filtro (dejar de aplicarlo a la hoja), seleccione Sin filtrodel menú Filtro. Para obtener más información sobre cómo filtrar datos de la hoja, consulte nuestro artículo sobre Cómo usar filtros para mostrar u ocultar datos de la hoja.

Ordenar todas las filas

  1. Haga clic con el botón derecho del mouse en el encabezado de una columna y seleccione Ordenar filas.

    Aparecerá el formulario Ordenar.

    Ordenar filas
     
  2. Ingrese los criterios de orden y haga clic en Aceptar.

Ordenar una selección de filas

  1. Resalte las filas manteniendo presionadas la tecla Shift y haciendo clic en los números de filas que desea ordenar.
  2. Haga clic con el botón derecho del mouse en el área seleccionada y elija Ordenar filas.
  3. En el formulario Ordenar, ingrese los criterios de orden y haga clic en Aceptar.

Cómo se ordenan los distintos tipos de datos

El tipo de datos que ordene afectará el resultado. A continuación, se incluyen algunos ejemplos.

  • Jerarquía: Si creó subelementos, estos se ordenarán, pero se mantendrán debajo de su fila primaria. Las filas primarias también se ordenarán, pero sus subelementos se moverán con ellas.
  • Datos creados con una lista desplegable: Si ordena una columna de tipo lista desplegable, los elementos se ordenarán según el orden de los valores de la lista desplegable. Haga doble clic en el encabezado de una columna y seleccione Editar propiedades de la columna para ver o editar dichos valores o modificarles el orden.
  • Valores de Bolas de Harvey: Cuando se los ordena en forma ascendente, los valores se distribuyen así: Vacío > Un cuarto > Mitad > Tres cuartos > Lleno.
  • Valores rojo-amarillo-verde: Cuando se los ordena en forma ascendente, los valores se distribuyen así: Rojo > Amarillo > Verde > Blanco.
  • Letras y números combinados: Los valores que comienzan con una letra e incluyen un número se ordenarán primero en orden alfabético y, luego, en orden numérico, comenzado por el dígito que se encuentra más a la izquierda. Por ejemplo, los valores Q1, Q2, Q3, Q12 se ordenarán como Q1, Q12, Q2, Q3.

    NOTA: Al ordenar en sentido ascendente o descendente, las filas en blanco se ordenarán debajo de las filas con valores.

Ordenar el comportamiento en los informes

Cuando se ordena un informe, los elementos se ordenan en orden ascendente o descendente. Si ordena una columna de tipo de lista desplegable en la hoja de origen, los elementos no se ordenarán en función de los valores de lista desplegable predeterminados en las hojas de origen incluidas.

Un informe puede extraer de múltiples hojas y consolidar las columnas con el mismo nombre y del mismo tipo. Si las columnas de listas desplegables tienen distintos valores en las distintas hojas (por ejemplo, a, b, c, d en una hoja y 1, 2, 3, 4 en otra), el informe no puede determinar qué tipo de orden debe seguir en la columna consolidada.

Siga estas instrucciones detalladas para descubrir cómo crear y compartir filtros de hoja.

Crear un filtro para mostrar u ocultar datos

Con los permisos correspondientes, puede crear múltiples filtros para usted mismo o para compartir con otros. ¿Necesita acceder a una descripción general rápida? Consulte Aspectos básicos de los filtros.

Cree un filtro Usuario actual compartido. Por ejemplo, para que todos los colaboradores de su hoja puedan ver rápidamente las tareas que se les han asignado. Para acceder a información detallada sobre cómo crear un filtro Usuario actual compartido, consulte nuestro artículo Ver sus tareas asignadas.

La funcionalidad Filtros compartidos que se analiza aquí viene incluida con los planes de Negocios y Empresarial. Para obtener más información acerca de los planes y precios, incluso de las características incluidas en cada plan, consulte nuestra página Precios.

Permisos necesarios para trabajar con filtros

Lo que pueda hacer con los filtros en una hoja dependerá de los permisos de uso compartido que tenga en esa hoja.

Actividad de filtrar Observador Editor Propietario o administrador
Crear un “Filtro sin nombre”
Aplicar un filtro ya creado
Asignarle un nombre a un filtro para que pueda volver a utilizarse No
Especificar que un filtro debería compartirse con todos los colaboradores de la hoja (plan de Equipo o superior) No No

Para obtener información sobre los niveles de permiso de uso compartido para hojas, consulte Niveles de permiso de uso compartido.


Crear y usar filtros

Filtrar datos con el “Filtro sin nombre”

Si tiene acceso a la hoja, puede crear un “Filtro sin nombre” para ver los datos de la hoja de la manera que le resulte más conveniente. La configuración del Filtro sin nombre será exclusivamente suya.

  1. En la barra de herramientas, haga clic en Filtrar > Nuevo filtro.
    Se mostrará el formulario Crear nuevo filtro.
  2. En el formulario Crear nuevo filtro, en Mostrar filas que coincidan, seleccione las condiciones que desea aplicar a los datos de la hoja y, luego, haga clic en Aplicar para ver los resultados del filtro.

    Filtro sin nombre aparecerá en el menú Filtro para indicar que se están filtrando sus datos según las condiciones especificadas.

CONSEJO: Ciertos criterios solo pueden usarse con tipos de datos específicos. Por ejemplo, "contiene" solo puede usarse con cadenas de texto y contactos, y "se encuentra entre" solo puede usarse con fechas y números.

Cómo asignarle un nombre a un filtro para guardar o compartir

Si tiene permisos de editor o superior respecto de una hoja, puede asignarle un nombre a un filtro para guardarlo y utilizarlo posteriormente. Si tiene permisos de administrador respecto de la hoja, puede especificar que desea compartir el filtro con nombre para que cualquier persona de su equipo con acceso a la hoja también pueda aplicar el filtro.

Solo las cuentas de Negocios y Empresarial pueden compartir un filtro con otros colaboradores.

Cuadro de diálogo Crear nuevo filtro

  1. Utilice la casilla Nombre para asignarle un nombre al filtro.
  2. Seleccione la casilla de verificación Compartir filtro para poner disponible el filtro para cualquier persona con acceso a la hoja.

Para identificar un filtro que guardó un administrador de la hoja para compartir con otros, busque el indicador de uso compartido Imagen de uso compartido junto al nombre del filtro.

Modificar un filtro

Luego de crear un filtro, siempre puede volver y modificar los criterios (las condiciones que muestran u ocultan información en la hoja) posteriormente. Le mostramos cómo modificar un filtro:

  1. Aplique el filtro que desea modificar en la hoja (selecciónelo del menú Filtro).

    NOTA: Si no tiene permisos de editor o superior, el único filtro que podrá modificar es el Filtro sin nombre.
  2. En el menú Filtros, ubíquese sobre el nombre del filtro y haga clic en el icono Editar icono del lápiz.

    CONSEJO: El título del formulario mostrará el nombre del filtro que modificará. Verifique el título para asegurarse de estar modificando el filtro correcto.
  3. En el formulario Editar filtro, actualice las condiciones según lo desee y haga clic en Aplicar.

El filtro actualizado se aplicará a la hoja.

Borrar un filtro

Para borrar un filtro (dejar de aplicarlo a una vista), seleccione Desactivar filtro.

Eliminar un filtro

Para eliminar un filtro (eliminarlo desde la hoja y del menú), selecciónelo desde el menú Filtro para aplicarlo a la hoja y, luego, seleccione Eliminar filtro actual.

Sugerencias para trabajar con condiciones

Al especificar las condiciones para sus filtros, tendrá una idea de cómo establecer los criterios que le resulten más útiles. Aquí incluimos algunas ideas para comenzar:

  • Cambiar el modo en el que se interpretan los criterios: para especificar que un filtro utiliza todos los criterios especificados o solo uno de ellos, haga clic en el enlace junto a Mostrar filas que coincidan para alternar entre todas las condiciones y al menos una condición.
  • Filtrar por celdas en blanco:Busque las filas en las que faltan datos con la condición está en blanco.
  • Incluir filas principales: si su hoja utiliza jerarquías, puede optar por que su filtro incluya filas principales al seleccionar la casilla de verificación Incluir filas principales. (Para más información sobre cómo crear jerarquías en hojas, consulte el artículo de ayuda Uso de jerarquías).
  • Filtrar por tareas que se le han asignado:Cree un filtro Usuario actual para permitir que los colaboradores vean solamente las tareas que se les han asignado. Para acceder a información detallada sobre este tema, consulte nuestro artículo Ver las tareas asignadas.
  • Utilice el criterio de filtrado Fila para restringir por ruta crítica, adjuntos, comentarios y filas bloqueadas. Consulte la sección a continuación para obtener más información.

Filtrar por ruta crítica, adjuntos, comentarios y filas bloqueadas

Puede usar ruta crítica, adjuntos, comentarios y filas bloqueadas como criterios de filtrado para mostrar u ocultar ciertas filas. El criterio de filtrado Fila puede ayudarlo a acotar las tareas de ruta crítica, adjuntos y comentarios respecto de las cuales precisa realizar alguna acción y, también, sobre las filas bloqueadas para evitar que ciertas personas editen contenidos.

Para ver estas opciones, en el primer menú desplegable seleccione Fila.

Cuadro de diálogo Filtrar por fila con menú desplegable abierto

Aislar su ruta crítica con un filtro

Si ha configurado su hoja para que se resalten las filas de ruta crítica, puede aplicar un filtro con se encuentra en la ruta crítica o no se encuentra en la ruta crítica como criterio para mostrar u ocultar filas de ruta crítica. Los pasos para habilitar la ruta crítica en su hoja se encuentran disponibles en Llevar un registro de la ruta crítica de un proyecto.

Filtrar para buscar rápidamente filas con adjuntos y comentarios

Puede crear un filtro con el criterio Fila que muestre u oculte filas que contengan adjuntos o comentarios. Utilice tiene adjuntos o tiene comentarios como criterios para aislar únicamente las filas para descargar adjuntos o responder a hilos de comentarios con mayor rapidez. Si se aplican los criterios no tiene adjuntos o no tiene comentarios, se ocultarán las filas con adjuntos o comentarios.

Para más información sobre cómo trabajar con adjuntos y comentarios en sus hojas, consulte los siguientes artículos de ayuda:

Buscar filas bloqueadas y desbloqueadas con un filtro

Utilice La fila está bloqueada o La fila no está bloqueada como criterios de filtrado para mostrar u ocultar filas que solo puedan editar personas con permisos de uso compartido de nivel de administrador respecto de una hoja. Esto puede ayudar a quienes tienen permiso de editor a limitarse a las filas que están autorizados a editar.

Para más información sobre filas bloqueadas, consulte Bloquear o desbloquear columnas y filas.