Acelere la ejecución del equipo y ahorre un tiempo valioso al sustituir las tareas manuales y repetitivas por flujos de trabajo flexibles y automatizados:
- Envíe alertas importantes de cambios o recordatorios sobre las fechas límite.
- Solicite actualizaciones y aprobaciones sobre el contenido.
- Bloquee y desbloquee las filas, o trasládelas entre diferentes hojas.
- Asigne personas a las tareas y registre la fecha actual cuando se alcancen los hitos.
- Combine múltiples escenarios y acciones para satisfacer sus necesidades con menos esfuerzo.
Puede colaborar fácilmente con su equipo en los flujos de trabajo en el editor visual, sin necesidad de código.
Los flujos de trabajo automatizados constan de tres componentes: desencadenadores, condiciones y acciones.
Información general: Flujos de trabajo automatizados
Con Smartsheet, puede crear flujos de trabajo rápidamente para automatizar la tareas manuales repetitivas que dominan su día. Comience con plantillas guiadas de flujo de trabajo para configurar de manera rápida y sencilla su primera automatización para recopilar actualizaciones, rastrear fechas de vencimiento y más.
Ideas de flujos de trabajo
La galería de plantillas de flujos de trabajo facilita la creación de flujos de trabajo para acciones comunes. La galería incluye consejos sobre cuándo utilizar el flujo de trabajo y cómo personalizar cada plantilla.
A continuación, se incluyen algunos ejemplos.
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Utilice esta plantilla |
Para hacer esto |
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Alertar a alguien cuando se cumplen los criterios especificados |
Avisar a alguien que le ha asignado una tarea o ha cambiado una fecha |
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Recordar a alguien una fecha específica |
Recordar a las partes interesadas cuando se acercan fechas críticas |
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Solicitar una actualización cada semana |
Recopilar informes de estado semanales y mantener actualizados los proyectos |
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Mover una fila a otra hoja cuando se cumplen los criterios especificados |
Mover automáticamente las filas a otra hoja cuando algo cambia, como cuando se completa una tarea, se actualiza un estado o se asigna una nueva tarea a un equipo. |
Estos ejemplos son solo el punto de partida; puede personalizar cada plantilla para satisfacer sus escenarios de flujo de trabajo.
Crear un flujo de trabajo automatizado
Debe ser un usuario con licencia para crear o administrar flujos de trabajo. Puede crear alertas y recordatorios para usted mismo si es observador o editor de la hoja. Si desea crear o modificar un flujo de trabajo que alerte o solicite una acción de otras personas o hace algo en Smartsheet (como mover una fila o registrar una fecha), debe tener permisos de uso compartido de nivel de administrador en la hoja.
Con la hoja abierta:
- En la parte superior izquierda de la hoja, seleccione Automatización > Crear flujos de trabajo desde la plantilla.
- Seleccione una plantilla de flujo de trabajo de la galería y, luego, seleccione Usar plantilla. Para este ejemplo, seleccione Recordar a alguien en una fecha específica.
- El bloque del desencadenador define cuando se ejecuta el flujo de trabajo. Puede enviar recordatorios en un programa, como todos los viernes, o en base a una fecha en su hoja, como tres días antes de la fecha de vencimiento. También puede cambiar el desencadenador para responder a los cambios en su hoja, como cuando se agrega o modifica una fila.
- Defina quién debe recibir el recordatorio en bloque para alertar a alguien. Si lo desea, puede personalizar el asunto y cuerpo del mensaje, incluso agregar campos al mensaje al mensaje con marcadores {{field name}} o seleccionando las columnas para mostrarse al final del mensaje.
- La mayoría de los flujos de trabajo solo necesitan un desencadenador y una acción, pero puede agregar una condición para perfeccionar sus recordatorios. Por ejemplo, puede definir una condición de solo enviar recordatorios para tareas que aún no se hayan completado. También puede agregar acciones adicionales al flujo de trabajo, como grabar una fecha en una columna de fecha para mostrar cuándo se ha enviado la alerta.
- Seleccione Guardar en la esquina superior derecha del creador de flujos de trabajo.
Ahora tiene un flujo de trabajo que recuerda automáticamente a las personas cuando vencen los elementos.
También puede crear un flujo de trabajo desde cero:
- Seleccione Automatización > Crear flujo de trabajo y, luego, configure su bloque del desencadenador, elija sus acciones y agregue condiciones/rutas de condición.