Las alertas y los recordatorios automatizados garantizan que las personas indicadas reciban la información correcta, en el momento justo.
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Las alertas se desencadenan de manera reactiva ante los cambios que se producen en la hoja y las partes interesadas reciben una notificación sobre las actualizaciones que tienen lugar en la información clave.
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Los recordatorios se desencadenan de manera proactiva a partir de una fecha o una hora específicas. Esto permite que los titulares de las tareas tengan siempre en cuenta las fechas límite clave.
Tanto las alertas como los recordatorios pueden configurarse en forma individual o en conjunto, como parte de un flujo de trabajo más amplio con múltiples condiciones. También pueden enviarse a varios destinatarios bajo una modalidad recurrente, incluso si el destinatario no tiene uso compartido respecto de la hoja.
Crear un flujo de trabajo automatizado basado en el tiempo
En el bloque del desencadenador de un flujo de trabajo automatizado, puede ejecutar acciones antes, después o en una fecha específica, para lo cual debe indicar un campo de fecha (desde una columna de fecha de su hoja), o bien, seleccionar una fecha manualmente.
NOTAS:
- Cuando se selecciona una fecha manualmente, el flujo de trabajo se desencadena al mismo tiempo para todas las filas de su hoja que cumplan con las condiciones establecidas. (Por ejemplo, puede usar una alerta para recordarle de iniciar una acción sobre todas las filas que no tengan una persona asignada para una fecha específica).
- Al seleccionar un campo de fecha para el flujo de trabajo, la hoja verificará a diario las filas que deberían incluirse en el flujo de trabajo de ese día. Si no hay ninguna fila que coincida con la fecha y la hora del día, o bien, que cumpla con las condiciones del flujo de trabajo, no se ejecutará el flujo de trabajo para ninguna fila. Las filas que no tengan fecha no se incluirán en un flujo de trabajo basado en el campo de fecha.
- También puede ajustar la hora del día en que se desencadenará su flujo de trabajo. De manera predeterminada, es la más alta de la próxima hora teniendo en cuenta el momento en que comienza a editarse el flujo de trabajo.
- La zona horaria del desencadenador coincide siempre con la zona horaria del propietario de la hoja.