Alertas y recordatorios

Las alertas y los recordatorios automatizados garantizan que las personas indicadas reciban la información correcta, en el momento justo.

  • Las alertas se desencadenan de manera reactiva ante los cambios que se producen en la hoja y las partes interesadas reciben una notificación sobre las actualizaciones que tienen lugar en la información clave.

  • Los recordatorios se desencadenan de manera proactiva a partir de una fecha o una hora específicas. Esto permite que los titulares de las tareas tengan siempre en cuenta las fechas límite clave.

Tanto las alertas como los recordatorios pueden configurarse en forma individual o en conjunto, como parte de un flujo de trabajo más amplio con múltiples condiciones. También pueden enviarse a varios destinatarios bajo una modalidad recurrente, incluso si el destinatario no tiene uso compartido respecto de la hoja.

Crear un flujo de trabajo automatizado basado en el tiempo

En el bloque del desencadenador de un flujo de trabajo automatizado, puede ejecutar acciones antes, después o en una fecha específica, para lo cual debe indicar un campo de fecha (desde una columna de fecha de su hoja), o bien, seleccionar una fecha manualmente.

Desencadenar un cambio basado en la fecha

NOTAS:

  • Cuando se selecciona una fecha manualmente, el flujo de trabajo se desencadena al mismo tiempo para todas las filas de su hoja que cumplan con las condiciones establecidas. (Por ejemplo, puede usar una alerta para recordarle de iniciar una acción sobre todas las filas que no tengan una persona asignada para una fecha específica).
  • Al seleccionar un campo de fecha para el flujo de trabajo, la hoja verificará a diario las filas que deberían incluirse en el flujo de trabajo de ese día. Si no hay ninguna fila que coincida con la fecha y la hora del día, o bien, que cumpla con las condiciones del flujo de trabajo, no se ejecutará el flujo de trabajo para ninguna fila. Las filas que no tengan fecha no se incluirán en un flujo de trabajo basado en el campo de fecha.
  • También puede ajustar la hora del día en que se desencadenará su flujo de trabajo. De manera predeterminada, es la más alta de la próxima hora teniendo en cuenta el momento en que comienza a editarse el flujo de trabajo.
  • La zona horaria del desencadenador coincide siempre con la zona horaria del propietario de la hoja.

Desencadenar automatizaciones frecuentes y basadas en los cambios en lotes

En el menú desplegable Ejecutar flujo de trabajo del bloque del desencadenador en el flujo de trabajo automatizado, puede definir si un flujo de trabajo basado en los cambios debería ejecutarse de manera inmediata o agrupar cambios y entregar alertas y/o solicitudes por hora, diarias o semanales en función de los cambios que se implementaron en el marco de tiempo específico.

menú desplegable de ejecución del flujo de trabajo

Tenga en cuenta lo siguiente al ejecutar el comportamiento para su flujo de trabajo:

  • Los flujos de trabajo configurados para operar a diario evaluarán los cambios en la hoja y se ejecutarán entre las 12:00 a. m. y las 11:59 p. m. en la zona horaria del propietario de la hoja y se entregarán los mensajes entre las12:00 a. m. y las 4:00 a. m. del día siguiente.
  • Los flujos de trabajo semanales se ejecutarán entre el primer viernes a las 12:00 a. m. y a las 11:59 p. m. del jueves siguiente, y se entregarán los mensajes entre las 12:00 a. m. y las 4:00 a. m. del segundo viernes.
    Por ejemplo: una alerta semanal que se creó el miércoles 1.° debería ejecutarse por primera vez el viernes 3. Incluiría los cambios que tuvieron lugar desde el momento en que se creó el flujo de trabajo el 1.° hasta las 11:59 p. m. del jueves 2. La alerta de la siguiente semana se enviaría el 10 e incluiría los cambios ocurridos entre el viernes 3 y el jueves 9.
  • Si se modifican varias filas cuando se guarda la hoja dentro del marco de tiempo de la frecuencia seleccionada, el flujo de trabajo se ejecutará para cada una de las filas que se ajuste a los criterios de desencadenado. Los destinatarios de esta automatización recibirán una notificación única con hasta 100 filas en formato de cuadrícula.
  • Si se utilizan marcadores de posición en los mensajes personalizados de su automatización, se generarán alertas individuales para cada mensaje personalizado específico. No pueden usarse marcadores de posición cuando la configuración de Ejecutar flujo de trabajo:es Una vez por hora, Una vez por día o Una vez por semana.Consulte Cómo agregar datos de celdas en forma dinámica en el asunto y el cuerpo de los mensajes de solicitudes para obtener más información sobre los marcadores de posición de los mensajes.
  • No se pueden usar las siguientes acciones con Ejecutar flujo de trabajo: definir por hora, diario o semanal, registrar una fecha, mover filas, copiar filas, bloquear filas, desbloquear filas y solicitudes de aprobación que contengan acciones posteriores.

Garantizar la ejecución permanente de los proyectos con la automatización recurrente

Puede programar un flujo de trabajo recurrente para garantizar que sus flujos de trabajo se ejecuten para las filas que cumplen con las condiciones que usted ha establecido con una frecuencia regular. Por ejemplo, solicitar actualizaciones diarias respecto de las tareas vencidas por parte de los miembros de equipo asignados.

Para crear un flujo de trabajo automatizado recurrente en su hoja:

  1. En el menú, haga clic en Automatización y cree un nuevo flujo de trabajo o edite un flujo de trabajo existente. (Consulte Cómo ahorrar tiempo y trabajar con mayor rapidez con los flujos de trabajo automatizados para obtener más información sobre cómo crear y editar flujos de trabajo).
  2. En el bloque Desencadenador de su flujo de trabajo, seleccione Cuando se llega a una fecha.
  3. Haga clic en Ejecutar una vez > Personalizar.

    botón de recurrencia personalizada
     
  4. En el formulario Periodicidad personalizada, seleccione la cadencia deseada (diaria, semanal, mensual, anual) con la que desea que se desencadenen sus flujos de trabajo.

    CONSEJO:También puede definir que su flujo de trabajo finalice luego de una fecha determinada o una cantidad específica de ejecuciones.

    Periodicidad
  5. Haga clic en Listo.

 

¡Eso es todo! Ahora, su flujo de trabajo se ejecutará con la periodicidad que usted indique. Para controlar qué filas incluirá su flujo de trabajo cuando se ejecute, eche una mirada al artículo del Centro de ayuda Bloques de condición: Filtrar lo que envían sus flujos de trabajo automatizados.