Alertas y recordatorios

 

Con las alertas y los recordatorios automatizados, se garantiza que las personas adecuadas reciban la información correspondiente, en el momento justo.

  • Las alertas se disparan de manera reactiva ante cambios en su hoja y se notifica a los grupos de interés respecto de actualizaciones que tienen lugar en la información clave.

  • Los recordatorios se disparan de manera proactiva en una fecha o un horario específicos, y permiten mantener a los propietarios de las tareas informados respecto de las fechas clave de relevancia.

Tanto las alertas como los recordatorios pueden definirse en forma individual o conjunta como parte de un flujo de trabajo más amplio con varias condiciones. También pueden enviarse a varios destinatarios bajo una modalidad recurrente, incluso si el destinatario no tiene uso compartido de su hoja.

Crear un flujo de trabajo automatizado basado en el horario

En el bloque del ejecutador de un flujo de trabajo automatizado, puede ejecutar acciones antes o después de una fecha específica -o en una fecha específica-, para lo cual es necesario especificar un campo de fecha (desde la columna de fecha de su hoja) o seleccionar manualmente una fecha.

Ejecutador de fecha

NOTAS:

  • Cuando seleccione manualmente una fecha, el flujo de trabajo se ejecutará al mismo tiempo para todas las filas de su hoja que cumplan con las condiciones establecidas. (Por ejemplo, puede usar una alerta para recordarle que ejerza algún tipo de acción sobre todas las filas que no tengan una Persona asignada para una fecha específica).
  • Cuando seleccione un campo de fecha para el flujo de trabajo, la hoja verificará a diario las filas que deberían incluirse en el flujo de trabajo correspondiente a dicho día. Si no hay filas que coincidan con la fecha y la hora de dicho día, o bien, que no cumplan con las condiciones establecidas en el flujo de trabajo, no se ejecutará el flujo de trabajo para ninguna fila. Las filas que no tengan una fecha nunca se incluirán en un flujo de trabajo basado en el campo de fecha.
  • También puede ajustar el horario del día en que se ejecutará el flujo de trabajo. De manera predeterminada, es el tope de la próxima hora respecto del momento en que usted comienza a editar el flujo de trabajo.
  • La zona horaria del ejecutador siempre coincide con la zona horaria del propietario de la hoja.

Ejecutar automatizaciones frecuentes y basadas en cambios en lotes

En el menú desplegable Ejecutar flujo de trabajo del bloque del ejecutador en su flujo de trabajo automatizado, puede definir si un flujo de trabajo basado en los cambios debería ejecutarse de inmediato, o agrupar los cambios y entregar alertas y/o solicitudes con una frecuencia de una vez por hora, diaria o semanal en función de los cambios que hayan tenido lugar en el lapso establecido.

menú desplegable ejecutar flujo de trabajo

Tenga en cuenta lo siguiente mientras define el comportamiento de ejecución de su flujo de trabajo:

  • Los flujos de trabajo definidos para ejecutarse con una frecuencia diaria evaluarán los cambios hechos en la hoja y se ejecutarán entre las 12:00 a.m. y las 11:59 p.m. de la zona horaria del Propietario de la hoja, en tanto que los mensajes se entregarán entre las 12:00 a.m. y 4:00 a.m. del día siguiente. 
  • Los flujos de trabajo con frecuencia semanal se ejecutarán entre el primer viernes a las 12:00 a.m. y las 11:59 p.m. del jueves siguiente, y los mensajes se entregarán entre las 12:00 a.m. y 4:00 a.m. del segundo viernes.
  • Si se modifican varias filas cuando se guarda la hoja dentro del lapso de la frecuencia seleccionada, el flujo de trabajo se ejecutará para cada una de las filas que cumpla con los criterios de ejecución.