Alertas y recordatorios

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Las alertas y los recordatorios automatizados garantizan que las personas indicadas reciban la información correcta, en el momento justo.

  • Las alertas se desencadenan de manera reactiva ante los cambios que se producen en la hoja y las partes interesadas reciben una notificación sobre las actualizaciones que tienen lugar en la información clave.

  • Los recordatorios se desencadenan de manera proactiva a partir de una fecha o una hora específicas. Esto permite que los titulares de las tareas tengan siempre en cuenta las fechas límite clave.

Tanto las alertas como los recordatorios pueden configurarse en forma individual o en conjunto, como parte de un flujo de trabajo más amplio con múltiples condiciones. También pueden enviarse a varios destinatarios bajo una modalidad recurrente, incluso si el destinatario no tiene uso compartido respecto de la hoja.

Crear un flujo de trabajo automatizado basado en el tiempo

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En el bloque del desencadenador de un flujo de trabajo automatizado, puede ejecutar acciones antes, después o en una fecha específica, para lo cual debe indicar un campo de fecha (desde una columna de fecha de su hoja), o bien, seleccionar una fecha manualmente.

Desencadenar un cambio basado en la fecha

NOTAS:

  • Cuando se selecciona una fecha manualmente, el flujo de trabajo se desencadena al mismo tiempo para todas las filas de su hoja que cumplan con las condiciones establecidas. (Por ejemplo, puede usar una alerta para recordarle de iniciar una acción sobre todas las filas que no tengan una persona asignada para una fecha específica).
  • Al seleccionar un campo de fecha para el flujo de trabajo, la hoja verificará a diario las filas que deberían incluirse en el flujo de trabajo de ese día. Si no hay ninguna fila que coincida con la fecha y la hora del día, o bien, que cumpla con las condiciones del flujo de trabajo, no se ejecutará el flujo de trabajo para ninguna fila. Las filas que no tengan fecha no se incluirán en un flujo de trabajo basado en el campo de fecha.
  • También puede ajustar la hora del día en que se desencadenará su flujo de trabajo. De manera predeterminada, es la más alta de la próxima hora teniendo en cuenta el momento en que comienza a editarse el flujo de trabajo.
  • La zona horaria del desencadenador coincide siempre con la zona horaria del propietario de la hoja.

Activar automatizaciones frecuentes basadas en cambios por lotes

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Puede configurar la frecuencia de los flujos de trabajo basados en cambios en Cada hora, Cada día o Cada semana

Antes de empezar

Hay algunas cuestiones que puede querer saber antes de configurar la frecuencia de su flujo de trabajo:

Hay algunas tareas que no se pueden realizar con flujos de trabajo cada hora, cada día o cada semana

Si su flujo de trabajo está configurado en Cada hora, Cada día o Cada semana, no puede utilizar ninguno de estos tipos de acción:

  • Borrar valor de celda
  • Asignar personas
  • Registrar una fecha
  • Mover filas
  • Copiar filas
  • Bloquear filas
  • Desbloquear filas
  • Solicitar aprobación

Si tiene alguno de estos tipos de acción en su flujo de trabajo, configúrelo en Cada hora, Cada día o Cada semana y, a continuación, guárdelo. La aplicación le pedirá que realice cualquiera de estas tareas:

  • Guardar el flujo de trabajo con la configuración Cuando se active
  • Volver a editar el flujo de trabajo

Además, no podrá utilizar marcadores de posición para los flujos de trabajo que se ejecutan cada hora, cada día o cada semana. 

Procesamiento por lotes de flujos de trabajo para notificaciones, así como para solicitudes de actualización y aprobación

Solo puede procesar por lotes los flujos de trabajo que se ejecutan Cada hora, Cada día o Cada semana para los tipos de acción Notificaciones y Solicitudes de actualización y aprobación sin las acciones Si se aprueba o Si se rechaza.

Los flujos de trabajo se ejecutarán para cada fila que cumpla con los criterios de activación

Este comportamiento de la aplicación se activa cuando usted u otros colaboradores de la hoja guardan cambios en varias filas de la hoja dentro del período de tiempo de la frecuencia del flujo de trabajo. 

Todos los usuarios suscritos al flujo de trabajo recibirán una única notificación con hasta 100 filas en formato de cuadrícula.

¿Cuándo se ejecutan los flujos de trabajo?

Los horarios de los flujos de trabajo y de los mensajes de alerta dependen de la frecuencia de los flujos de trabajo que haya configurado:

Frecuencia del flujo de trabajo Cada día Cada semana
Cuando el flujo de trabajo se ejecuta y pasa por los cambios de hoja De 12:00 a. m. a 11:59 p. m. Entre las 12:00 a. m. del viernes de la semana actual y las 11:59 p. m. del jueves de la semana siguiente 
Cuando el flujo de trabajo entrega mensajes de alerta Entre las 12:00 a. m. y las 4:00 a. m, el día siguiente a la ejecución del flujo de trabajo Entre las 12:00 a. m. y las 4:00 a. m. del viernes de la semana siguiente

A continuación se muestra un ejemplo de cómo funciona un flujo de trabajo semanal: Ha creado un flujo de trabajo semanal el 16 de marzo de 2022 (miércoles). Se ejecutará y evaluará los cambios de hoja desde el 18 de marzo de 2022 (viernes) hasta el 24 de marzo de 2022 (jueves). Después de revisar los cambios de hoja, entregará el mensaje de alerta sobre los cambios de hoja el 25 de marzo de 2022 (viernes).

Para configurar la frecuencia de su flujo de trabajo

  1. En el bloque Desencadenador, asegúrese de que el campo Desencadenador esté configurado en cualquiera de estas opciones:
    • Cuando se agregan o actualizan filas
    • Cuando se agregan filas
    • Cuando se modifican filas

No verá las opciones Cada hora, Cada día y Cada semana si su bloque Desencadenador está configurado en Cuando se alcanza una fecha

  1. Seleccione cualquiera de estas opciones de Ejecutar flujo de trabajo:
    • Cada hora
    • Cada día
    • Cada semana

Defina su desencadenador para que se inicie una hora antes del momento en que tendría que producirse la acción. Esto asegurará que los problemas técnicos no impidan que la acción tenga lugar a tiempo.

Garantizar la ejecución permanente de los proyectos con la automatización recurrente

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Puede programar un flujo de trabajo recurrente para garantizar que sus flujos de trabajo se ejecuten para las filas que cumplen con las condiciones que usted ha establecido con una frecuencia regular. Por ejemplo, solicitar actualizaciones diarias respecto de las tareas vencidas por parte de los miembros de equipo asignados.

Para crear un flujo de trabajo automatizado recurrente en su hoja:

  1. En el menú, haga clic en Automatización y cree un nuevo flujo de trabajo o edite un flujo de trabajo existente. (Consulte Cómo ahorrar tiempo y trabajar con mayor rapidez con los flujos de trabajo automatizados para obtener más información sobre cómo crear y editar flujos de trabajo).
  2. En el bloque Desencadenador de su flujo de trabajo, seleccione Cuando se llega a una fecha.
  3. Haga clic en Ejecutar una vez > Personalizar.

    botón de recurrencia personalizada
     
  4. En el formulario Periodicidad personalizada, seleccione la cadencia deseada (diaria, semanal, mensual, anual) con la que desea que se desencadenen sus flujos de trabajo.

    CONSEJO:También puede definir que su flujo de trabajo finalice luego de una fecha determinada o una cantidad específica de ejecuciones.

    Periodicidad
  5. Haga clic en Listo.

 

¡Eso es todo! Ahora, su flujo de trabajo se ejecutará con la periodicidad que usted indique. Para controlar qué filas incluirá su flujo de trabajo cuando se ejecute, eche una mirada al artículo del Centro de ayuda Bloques de condición: Filtrar lo que envían sus flujos de trabajo automatizados.