Alertas y recordatorios

Las alertas y los recordatorios automatizados garantizan que las personas indicadas reciban la información correcta, en el momento justo.

  • Las alertas se desencadenan de manera reactiva ante los cambios que se producen en la hoja y las partes interesadas reciben una notificación sobre las actualizaciones que tienen lugar en la información clave.

  • Los recordatorios se desencadenan de manera proactiva a partir de una fecha o una hora específicas. Esto permite que los titulares de las tareas tengan siempre en cuenta las fechas límite clave.

Tanto las alertas como los recordatorios pueden configurarse en forma individual o en conjunto, como parte de un flujo de trabajo más amplio con múltiples condiciones. También pueden enviarse a varios destinatarios bajo una modalidad recurrente, incluso si el destinatario no tiene uso compartido respecto de la hoja.

Crear un flujo de trabajo automatizado basado en el horario

En el bloque del ejecutador de un flujo de trabajo automatizado, puede ejecutar acciones antes o después de una fecha específica -o en una fecha específica-, para lo cual es necesario especificar un campo de fecha (desde la columna de fecha de su hoja) o seleccionar manualmente una fecha.

Ejecutador de fecha

NOTAS:

  • Cuando seleccione manualmente una fecha, el flujo de trabajo se ejecutará al mismo tiempo para todas las filas de su hoja que cumplan con las condiciones establecidas. (Por ejemplo, puede usar una alerta para recordarle que ejerza algún tipo de acción sobre todas las filas que no tengan una Persona asignada para una fecha específica).
  • Cuando seleccione un campo de fecha para el flujo de trabajo, la hoja verificará a diario las filas que deberían incluirse en el flujo de trabajo correspondiente a dicho día. Si no hay filas que coincidan con la fecha y la hora de dicho día, o bien, que no cumplan con las condiciones establecidas en el flujo de trabajo, no se ejecutará el flujo de trabajo para ninguna fila. Las filas que no tengan una fecha nunca se incluirán en un flujo de trabajo basado en el campo de fecha.
  • También puede ajustar el horario del día en que se ejecutará el flujo de trabajo. De manera predeterminada, es el tope de la próxima hora respecto del momento en que usted comienza a editar el flujo de trabajo.
  • La zona horaria del ejecutador siempre coincide con la zona horaria del propietario de la hoja.

Desencadenar automatizaciones frecuentes y basadas en los cambios en lotes

En el menú desplegable Ejecutar flujo de trabajo del bloque del desencadenador en el flujo de trabajo automatizado, puede definir si un flujo de trabajo basado en los cambios debería ejecutarse de manera inmediata o agrupar cambios y entregar alertas y/o solicitudes por hora, diarias o semanales en función de los cambios que se implementaron en el marco de tiempo específico.

menú desplegable de ejecución del flujo de trabajo

Tenga en cuenta lo siguiente al ejecutar el comportamiento para su flujo de trabajo:

  • Los flujos de trabajo configurados para operar a diario evaluarán los cambios en la hoja y se ejecutarán entre las 12:00 a. m. y las 11:59 p. m. en la zona horaria del propietario de la hoja y se entregarán los mensajes entre las 12:00 a. m. y las 4:00 a. m. del día siguiente.
  • Los flujos de trabajo semanales se ejecutarán entre el primer viernes a las 12:00 a. m. y a las 11:59 p. m. del jueves siguiente, y se entregarán los mensajes entre las 12:00 a. m. y las 4:00 a. m. del segundo viernes.
  • Si se modifican varias filas cuando se guarda la hoja dentro del marco de tiempo de la frecuencia seleccionada, el flujo de trabajo se ejecutará para cada una de las filas que se ajuste a los criterios de desencadenado. Los destinatarios de esta automatización recibirán una notificación única con hasta 100 filas en formato de cuadrícula.
  • Si se utilizan marcadores de posición en los mensajes personalizados de su automatización, se generarán alertas individuales para cada mensaje personalizado específico. Consulte Cómo agregar datos de celdas en forma dinámica en el asunto y el cuerpo de los mensajes de solicitudes para obtener más información sobre los marcadores de posición de los mensajes.
     

Garantizar la ejecución permanente de los proyectos con la automatización recurrente

Puede programar un flujo de trabajo recurrente para garantizar que sus flujos de trabajo se ejecuten para las filas que cumplen con las condiciones que usted ha establecido con una frecuencia regular. Por ejemplo, solicitar actualizaciones diarias respecto de las tareas vencidas por parte de los miembros de equipo asignados.

Para crear un flujo de trabajo automatizado recurrente en su hoja:

  1. En el menú, haga clic en Automatización y cree un nuevo flujo de trabajo o edite un flujo de trabajo existente. (Consulte Cómo ahorrar tiempo y trabajar con mayor rapidez con los flujos de trabajo automatizados para obtener más información sobre cómo crear y editar flujos de trabajo).
  2. En el bloque Desencadenador de su flujo de trabajo, seleccione Cuando se llega a una fecha.
  3. Haga clic en Ejecutar una vez > Personalizar.

    recurrence custom button
     
  4. En el formulario Periodicidad personalizada, seleccione la cadencia deseada (diaria, semanal, mensual, anual) con la que desea que se desencadenen sus flujos de trabajo.

    CONSEJO:También puede definir que su flujo de trabajo finalice luego de una fecha determinada o una cantidad específica de ejecuciones.

    Periodicidad
  5. Haga clic en Listo.

 

¡Eso es todo! Ahora, su flujo de trabajo se ejecutará con la periodicidad que usted indique. Para controlar qué filas incluirá su flujo de trabajo cuando se ejecute, eche una mirada al artículo del Centro de ayuda Bloques de condición: Filtrar lo que envían sus flujos de trabajo automatizados.