Prácticas recomendadas para trabajar con la acción Mover filas

Aplica a

Smartsheet
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Capacidades

¿Quiénes pueden usar esta capacidad?

Los propietarios y administradores de la hoja (que también son usuarios con licencia) en las hojas de origen y destino pueden crear una acción automatizada llamada Mover filas. Cualquier persona que pueda editar la hoja (ya sea de manera directa, a través de un informe o por medio de una solicitud de actualización o aprobación) puede desencadenar una acción automatizada Mover filas.
 

Cuando trabaja con la acción Mover filas, existen determinados comportamientos y prácticas recomendadas que debe tener en cuenta.

Logre que sus flujos de trabajo sean más inteligentes

Utilice desencadenadores específicos y defina rutas condicionales para incrementar la eficiencia de cada flujo de trabajo.

Sea preciso respecto de los criterios de desencadenado

Posiblemente, quiera que las filas se trasladen a otra hoja cuando se realiza un cambio específico, cuando se llega a una fecha o bajo una modalidad recurrente. Consulte el artículo Bloques de desencadenado: defina cuándo se ejecuta su flujo de trabajo y Cómo garantizar la ejecución permanente del proyecto a partir de la automatización recurrente para aprender a controlar estos criterios.

Controle qué acciones se inician con las rutas condicionales

Toda vez que se desencadena su flujo de trabajo, es posible que quiera que la fila se mueva a otras hojas en función de las distintas condiciones que se han especificado. Por ejemplo, si se marca una tarea como "lista para la acción", el flujo de trabajo mueve las tareas de manera automática a distintas hojas del proyecto en función del departamento al cual está asignada la tarea.

Puede agregar Condiciones y Rutas de condiciones para controlar a qué lugar se mueve una fila en función de las condiciones con las que se cumple. Consulte el artículo Bloques de condición: filtre lo que envían sus flujos de trabajo automatizados para obtener información sobre cómo hacerlo.


Evite o solucione errores

Es posible que las filas movidas agreguen columnas a la hoja de destino

Las columnas de la hoja de origen que no estén presentes en la hoja de destino se le agregarán de manera automática.Para evitarlo, asegúrese de que los nombres y las propiedades de las columnas sean coherentes entre las hojas de origen y de destino.

Aparecerán nuevas columnas en la parte más a la derecha de la hoja de destino.

Las columnas del sistema deben ser del mismo tipo

Si una columna del sistema en una hoja tiene el mismo nombre que una columna que no es del sistema en la otra hoja, se deshabilitará el flujo de trabajo y recibirá el siguiente mensaje:

No se pueden mover las filas a la hoja de destino porque una columna del sistema tiene el mismo nombre que una columna en la hoja de origen.

mensaje de la columna del sistema

Si se deshabilita el flujo de trabajo tras recibir el mensaje de arriba, seguramente quiera asignarle un nuevo nombre a la columna del sistema afectada.

Si hay columnas del sistema tanto en la hoja de origen como en la de destino, los nombres no deben coincidir. Los valores se moverán a la hoja de destino en función del tipo de columna y no del nombre de la columna.

Las hojas presentan limitaciones de tamaño

Si, a partir de una acción "Mover filas", se provoca que la hoja de destino supere el tamaño máximo, no se moverán filas a dicha hoja. (Para obtener más información sobre las limitaciones de tamaño de Smartsheet, consulte el artículo Requisitos y pautas del sistema para el uso de Smartsheet).

Cuando la hoja alcance el límite de filas, el flujo de trabajo se deshabilitará y recibirá el siguiente mensaje:

Las filas no se pueden mover a la hoja de destino porque ha alcanzado el límite de filas.

mensaje de límite de tamaño de hojas

Tal vez sea necesario que cambie la hoja de destino, elimine filas, o bien, mueva filas en forma manual desde la hoja de destino hacia otra hoja antes de reactivar el flujo de trabajo.

Las filas se mueven en nombre del propietario de la hoja

En el Registro de actividad, las filas que se mueven de manera automática indican que la Automatización de Smartsheet en nombre de [introducir el nombre del propietario de la hoja] se ocupó de mover la fila.

imagen del registro de actividad "mover fila"

Podrá ver los datos de la celda que se movió, pero no podrá ver desde qué hoja o hacia qué hoja se movió la fila. Repase la configuración de la acción "Mover filas" en su flujo de trabajo para determinar a qué hoja se movió la fila.

Consulte la sección Ver cambios implementados en elementos de Smartsheet para obtener más información sobre el Historial de celdas y el Registro de actividad.
Para evitar bucles de aprobación infinitos, las celdas que contienen fórmulas de hojas cruzadas o enlaces de celdas no desencadenarán una automatización que modifique la hoja de manera automática (mover filas, copiar filas, bloquear filas, desbloquear filas, solicitud de aprobación). Para solucionar este problema, analice la posibilidad de usar la automatización basada en el tiempo o flujos de trabajo de recurrencia.