Mueva automáticamente una fila a otra hoja cuando se cumplan las condiciones.
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Para crear un flujo de trabajo para mover filas, realice lo siguiente:
- Vaya a Automatización > Crear a partir de plantilla....
- En la sección Hoja a hoja, seleccione Mover una fila a otra hoja cuando se cumplen los criterios especificados > Usar plantilla.
- Ingrese un nombre para su flujo de trabajo.
- Configure qué desencadena el flujo de trabajo.
Seleccione la hoja a la que desea mover la fila.
Para que la hoja de destino aparezca en el menú desplegable, debe tener permisos de administrador.
Obtenga información sobre los permisos de flujos de trabajo.
Logre que sus flujos de trabajo de automatización sean más inteligentes
Sea preciso sobre su desencadenador
Es posible que desee que las filas se muevan a otra hoja cuando se realice un cambio específico, cuando se alcance una fecha o de forma periódica. Consulte Bloques de desencadenadores: Cuándo se ejecuta su flujo de trabajo, para obtener información sobre cómo controlar estos criterios.
Controlar qué acción ocurre con las rutas de condición
Cuando se desencadena el flujo de trabajo, es posible que desee que la fila se mueva a diferentes hojas en función de las condiciones establecidas. Por ejemplo, cuando marca una tarea como lista para la acción, el flujo de trabajo la mueve automáticamente a una hoja de proyecto diferente en función del departamento al que la haya asignado.
Puede agregar bloques de condición para controlar dónde se mueve una fila en función de las condiciones cumplidas.
Tenga en cuenta lo siguiente
Las filas movidas agregaron columnas a la hoja de destino
Cualquier columna de la hoja de origen que no esté presente en la hoja de destino aparecerá automáticamente. Para evitarlo, asegúrese de que los nombres y las propiedades de las columnas tengan coherencia entre las hojas de origen y de destino.
Las nuevas columnas aparecen en el lado derecho de la hoja de destino.
Las columnas del sistema deben ser del mismo tipo
Si una columna del sistema en una hoja tiene el mismo nombre que una columna que no es del sistema en la otra hoja, el flujo de trabajo se desactiva, y usted recibe el siguiente mensaje:
Si el flujo de trabajo se desactiva con el mensaje anterior, debe cambiar el nombre de la columna del sistema afectada.
Si existen columnas del sistema en las hojas de origen y destino, no es necesario que sus nombres coincidan. Los valores se transfieren a la hoja de destino en función del tipo de columna, no del nombre.
Las hojas tienen limitaciones de tamaño
Si una acción de mover filas hace que la hoja de destino supere su tamaño máximo, no se moverá ninguna fila a esa hoja. Para conocer las limitaciones de tamaño de Smartsheet, consulte Pautas y requisitos del sistema para usar Smartsheet.
Una vez que la hoja alcance el límite de filas, el flujo de trabajo se desactivará, y usted recibirá el siguiente mensaje:
Antes de reactivar el flujo de trabajo, es posible que deba cambiar la hoja de destino, eliminar filas o moverlas manualmente de la hoja de destino a una hoja diferente.
Las filas se mueven en nombre del propietario de la hoja
En el Registro de actividad, las filas que se movieron automáticamente indican que Automatización de Smartsheet, en nombre de [insertar nombre del propietario de la hoja], realizó la acción.
Puede ver los datos de la celda que se movió, pero no puede ver la hoja de la cual o a la cual se movió la fila. Revise la configuración de la acción Mover filas en su flujo de trabajo para determinar a qué hoja se movió la fila.
Consulte Ver los cambios hechos en elementos de Smartsheet para obtener más información sobre el historial de celda y el registro de actividad.
Para evitar la creación de bucles interminables, Smartsheet no inicia la acción Mover fila cuando la celda del desencadenador incluye fórmulas entre hojas o está vinculada a otras celdas. Para solucionar este problema, use la automatización basada en el tiempo o flujos de trabajo de periodicidad.