Solicitudes de aprobación

 

Las solicitudes automatizadas de aprobación de Smartsheet mantienen los procesos en movimiento al solicitar en forma automática aprobación a uno o más grupos de interés, y registrar sus comentarios en Smartsheet.

Las solicitudes de aprobación pueden personalizarse por completo y enviarse de manera individual, o siguiendo varios pasos como parte de un flujo de trabajo más complejo.  

Las solicitudes de aprobación pueden usarse en dispositivos móviles y administrarse desde cualquier lugar. Esto permite ahorrar tiempo, reducir la cantidad de errores y acelerar el avance.

Solicitar la aprobación de los grupos de interés en secuencia

Si quiere solicitar la aprobación de los grupos de interés y definir que las acciones se envíen en secuencia, en lugar de hacerlo todas juntas, puede definir varias Solicitudes de aprobación en una sola ruta. Las Solicitudes de aprobación pausarán el flujo de trabajo hasta que la Solicitud se apruebe o rechace. Luego, el flujo de trabajo continuará por las acciones y condiciones posteriores de la ruta definidas por bloques conectados a los resultados de la Solicitud de aprobación.

Por ejemplo: 

  • El gerente del empleado aprueba la solicitud de capacitación. 
  • De esta manera, se ejecuta de manera automática una solicitud de aprobación que, luego, se envía al director de RR. HH. para su confirmación final. 
  • En caso de que el gerente rechace la solicitud de capacitación, se envía una solicitud de actualización directamente al empleado para que modifique o agregue información adicional a la solicitud.

Configurar el flujo de trabajo de la aprobación

Con la hoja abierta:

  1. Haga clic en Automatización > Solicitar un flujo de trabajo de aprobación.
  2. En el bloque del ejecutador, defina los criterios que provocarán que el flujo de trabajo se lance de manera automática. (Más información sobre el bloque del ejecutador).
  3. También puede crear bloques de condiciones que filtren las filas específicas que se incluirán en la entrega de la solicitud de aprobación. (Más información sobre los bloques de condiciones).
  4. En el bloque de acción, seleccione el primer conjunto de grupos de interés (puede ser una sola persona o varias personas) que deban dar su aprobación.
  5. Haga clic en los botones Agregar, ubicados debajo de En caso de ser aprobado(a) y En caso de ser rechazado(a). Luego, defina las acciones adicionales que le gustaría que se lancen en función de lo que elijan los grupos de interés cuando reciban la solicitud de aprobación.

    Flujo de trabajo de la aprobación

¡Listo! Ahora su flujo de trabajo tiene varias acciones conectadas basadas en un estado Aprobar o Rechazar a partir de una solicitud de aprobación inicial.


Comportamiento del flujo de trabajo de la aprobación

  • Las acciones relacionadas con el resultado de una solicitud de aprobación se ejecutan en función del estado de la solicitud de aprobación (depende de si el grupo de interés seleccionó Aprobado o Rechazado) y no toman en cuenta ninguna de las condiciones definidas antes de la Solicitud de aprobación. 
  • Debido a que el ejecutador del flujo de trabajo y los bloques de condiciones posteriores entre el ejecutador y la Solicitud de aprobación pueden pasarse por alto en caso de que una persona modifique manualmente la columna de estado Aprobación en la hoja, se recomienda bloquear las columnas de estado Aprobación en la hoja de origen, o abstenerse de compartir la hoja directamente con aquellas personas respecto de quienes usted precisa obtener aprobación.