Gracias a las solicitudes de aprobación automatizadas de Smartsheet, los procesos continúan su curso al solicitar de manera automática una aprobación a una o varias partes interesadas, y registrar sus aportes en Smartsheet.
Las solicitudes de aprobación pueden personalizarse en su totalidad y enviarse en forma individual o compuestas por varios pasos, como parte de un flujo de trabajo más complejo.
Las solicitudes de aprobación están listas para ser compatibles con dispositivos móviles y pueden administrarse desde cualquier lugar, lo que permite ahorrar tiempo, reducir los errores y acelerar el avance.
Aprobación de la solicitud en secuencia por parte de las partes interesadas
Si desea solicitar la aprobación de las partes interesadas y definir las acciones enviadas en secuencia en lugar de hacerlo todo al mismo tiempo, puede configurar varias solicitudes de aprobación en una sola ruta. Las solicitudes de aprobación colocarán en pausa el flujo de trabajo hasta que la solicitud esté aprobada o rechazada. Luego, el flujo de trabajo continuará a través de las condiciones y acciones subsiguientes en la ruta definida por los bloques conectados a los resultados de la solicitud de aprobación.
Por ejemplo:
- El gerente del empleado aprueba una solicitud de capacitación
- Esto activa automáticamente una solicitud de aprobación subsiguiente que se envía al Director de RR. HH. para la confirmación final.
- Si el gerente rechaza la solicitud de capacitación, se envía una solicitud de actualización al empleado para que modifique la solicitud o le agregue información adicional.
Configurar un flujo de trabajo de aprobación
Con la hoja abierta:
- Haga clic en Automatización > Solicitar un flujo de trabajo de aprobación.
- En el bloque del desencadenador, establezca el criterio que provoca que se desencadene el flujo de trabajo automáticamente. (Obtenga más información en bloque del desencadenador).
- También puede crear bloques de condiciones para filtrar las filas específicas que se incluirán en la entrega de la solicitud de aprobación. (Obtenga más información en bloques de condiciones.)
- En el bloque de acciones, seleccione el primer lote de partes interesadas (pueden ser una o más personas) que deben proporcionar la aprobación.
- Haga clic en los botones Agregar en Si está aprobada y Si está rechazada, y luego defina las acciones adicionales que le gustaría que se desencadenaran según la decisión de las partes interesadas al recibir la solicitud de aprobación.
¡Eso es todo! El flujo de trabajo ahora posee varias acciones conectadas según el estado Aprobar o Rechazar de una solicitud de aprobación inicial.
Comportamiento del flujo de trabajo de aprobación
- Si las columnas y los valores de aprobación se vuelven a utilizar en otros flujos de trabajo, es posible que reciba alertas duplicadas. Para evitarlo, utilice valores de aprobación diferentes o agregue condiciones después de cada solicitud aprobada o rechazada.
- Debido a que el desencadenador y los bloques de condiciones subsiguientes entre el desencadenador y la solicitud de aprobación pueden omitirse si alguna persona cambia manualmente la columna de estado de aprobación en la hoja, una práctica óptima consiste en bloquear las columnas de estado de aprobación en la hoja de origen, o evitar el uso compartido de la hoja directamente con las personas que deben proporcionar la aprobación.
Para evitar bucles de aprobación infinitos, las celdas que contienen fórmulas de hojas cruzadas o enlaces de celdas no desencadenarán una automatización que modifique la hoja de manera automática (mover filas, copiar filas, bloquear filas, desbloquear filas, solicitud de aprobación). Para solucionar este problema, analice la posibilidad de usar la automatización basada en el tiempo o flujos de trabajo de recurrencia.