Informes de resumen de hoja

 

Los informes de resumen de hoja permiten que tanto usted como su equipo agrupen de manera sencilla los campos de resumen necesarios de varias hojas, para poder ver al instante la información y los datos clave en una vista de nivel de portafolio.

Como valiosa incorporación para satisfacer las necesidades de informes de cualquier equipo, estos informes agrupan los campos de resumen de la hoja de una o más hojas en un solo informe para visualizar las métricas clave en función de los criterios de los informes. Es posible incorporar los informes directamente a un panel o visualizarlos en un gráfico para comunicar el avance en tiempo real a los grupos de interés.

 

Crear una vista de cartera con un informe resumido de la hoja

Combine los distintos datos resumidos de distintas hojas mediante el uso de informes de resumen de la hoja para crear una vista a nivel de la cartera. Puede crear un informe de resumen de la hoja para:

  • Informar sobre los campos de resumen clave en distintas hojas y, así, obtener una descripción general de alto nivel
  • Comunicar el resumen de la cartera y los parámetros de avance en los paneles ejecutivos
  • Destacar las estadísticas a nivel de la cartera a partir del uso de diagramas y gráficos

Quiénes pueden usar esta capacidad

requisitos de permisos Toda persona con licencia de Smartsheet y que tenga acceso a hojas con resúmenes de la hoja puede crear un informe de cartera. Cualquier persona con uso compartido del informe y las hojas subyacentes puede ver la información incluida en el informe.
Requisitos de tipo de plan Planes de Negocios, Empresarial y Premier.

Antes de comenzar

  • Asegúrese de que los campos del resumen tengan el mismo nombre en todas las hojas. Incluso las diferencias más sutiles en el espaciado de caracteres y en la definición de mayúsculas y minúsculas pueden provocar que la información del resumen quede excluida del informe.
  • Para evitar que se muestren columnas duplicadas en el informe, asegúrese de utilizar el mismo tipo de campo en todos los campos del resumen que se utilizan para recopilar los mismos tipos de datos.

Crear una vista de la cartera

Para crear una vista de la cartera, deberá confeccionar un informe de resumen de la hoja y definir qué tipo de información se ingresa en él.

Crear un informe de resumen de la hoja

  1. Seleccione el ícono más (en el panel de la izquierda) > Crear > Informe.
  2. Ingrese un nombre para su informe.
  3. Elija la opción Informe de resumen de la hoja.
  4. Haga clic en Aceptar.

Defina qué se ingresa en el informe.

  1. Abra el generador de informes haciendo clic en el ícono del generador de informes ícono del generador de informes.
  2. Haga clic en Hojas de origen y especifique qué hojas y resúmenes de hojas se ingresarán en este informe.
  3. Haga clic en Columnas para mostrar y seleccione los campos de resumen que le gustaría mostrar en el informe.
  4. Haga clic en Criterios de filtrado para definir los parámetros correspondientes a la información del resumen que se muestra en el informe.

    imagen de los criterios de filtrado del generador de informes
     
  5. Haga clic en Ordenar para definir cómo se ordena la información del resumen en el informe.
  6. Haga clic en Guardar para confirmar sus selecciones. En el informe, se mostrarán los datos del resumen que reúnan los criterios establecidos.

Editar campos personalizados del Resumen de la hoja

  1. Haga clic en la flecha ubicada a la izquierda de la fila que desea modificar y seleccione Editar. Por otro lado, haga clic con el botón secundario en la celda Nombre de la hoja > Acciones de la fila...Editar
  2. Se abrirá el formulario Resumen de la hoja en caso de que la hoja de origen tenga campos personalizados. Caso contrario, verá el mensaje "Esta hoja no tiene campos de resumen personalizados definidos".
  3. Una vez que termine de hacer los cambios, haga clic en Guardar para terminar.

Calcule las métricas clave del proyecto con fórmulas de resumen de hoja

Calcule en forma automática los resúmenes de presupuesto, combine la información sobre el estado del proyecto y el avance del proyecto, y mucho más al incluir fórmulas en los campos de resumen de la hoja.

Quiénes pueden usar esta capacidad

ícono de requisitos de permisos Los propietarios y administradores de hoja (que también poseen una licencia) pueden agregar nuevos campos de resumen de hoja, editar propiedades del campo y escribir en campos bloqueados o desbloqueados existentes. Los propietarios, administradores y editores pueden escribir en campos desbloqueados existentes. Cualquier persona que tenga uso compartido de la hoja puede visualizar el resumen de la hoja.
Ícono de tipos de plan Planes de Negocios, Empresariales y Premier.

Crear una fórmula para el resumen de la hoja

En el resumen de la hoja:Escriba el signo igual (=) y la función deseada en el campo de resumen de la hoja. (Tenga en cuenta que no puede introducir fórmulas en los campos de casilla de verificación).

  • Use la tabla de abajo para obtener ejemplos sobre cómo hacer referencia a otros campos de resumen de la hoja en las fórmulas de resumen de la hoja.
  • Puede consultar la lista completa de funciones aquí.

Referencias de la fórmula de resumen de la hoja

Use esta tabla a modo de guía para hacer referencia a otros campos mietnras crea fórmulas de resumen de la hoja.

Al hacer referencia

Use esta sintaxis

Ejemplo de fórmula
Otros campos del resumen (misma hoja) [Nombre del campo]# =SUM([Prespuesto 2016]#, [Presupuesto 2017]#)
Celdas en la hoja [Nombre de la columna]úmero> =SUM(Gastos1:Gastos3)
Celdas de otra hoja {nombre de referencia de hoja cruzada} =COUNT({Inventario de depósito B})

Aportar contexto a los símbolos con una leyenda en el resumen de la hoja

Cree una leyenda en el resumen de la hoja para describir el significado de cada uno de los íconos o símbolos de su hoja.

Quiénes pueden usar esta capacidad

ícono de requisitos de permisos Los propietarios y administradores de hoja (que también poseen una licencia) pueden agregar nuevos campos de resumen de hoja, editar propiedades del campo y escribir en campos bloqueados o desbloqueados existentes. Los propietarios, administradores y editores pueden escribir en campos desbloqueados existentes. Cualquier persona que tenga uso compartido de la hoja puede visualizar el resumen de la hoja.
Ícono de disponibilidad del plan Planes de Negocios, Empresariales y Premier.

Crear una leyenda de resumen de la hoja

En el resumen de la hoja:

  1. Agregue un campo Texto/Número en la parte superior del resumen de la hoja con una descripción de la leyenda.
  2. Agregue campos de Símbolo al resumen de la hoja, uno para cada símbolo. En el nombre del campo, escriba la finalidad del símbolo. Asegúrese de seleccionar el grupo de símbolos que se utiliza en la hoja para cada campo individual.
  3. En cada campo de Símbolo, defina el ícono que coincida con su descripción.

Tal vez, también quiera bloquear estos campos para evitar que los editores hagan cambios en ellos. Para bloquear un campo, haga clic en el ícono del Menú (a la derecha del campo) y seleccione Bloquear campo.