Informes de resumen de la hoja

Los informes de resumen de la hoja permiten a usted y a su equipo consolidar fácilmente los campos de resumen necesarios entre varias hojas, de manera de poder ver rápidamente la información y los datos críticos en una vista de nivel de cartera.

Estos informes, que representan un potente agregado para las necesidades de informes de cualquier equipo, consolidan los campos de resumen de una hoja a partir de una o más hojas en un solo informe a fin de resaltar las métricas clave según los criterios del informe.

La información puede combinarse rápidamente en grupos, y resumirse mediante funciones a fin de calcular los totales en las columnas del informe.

Los informes pueden agregarse directamente a los paneles, o visualizarse en un diagrama para comunicar el progreso en tiempo real a las partes interesadas.

 

Crear una vista de cartera con un informe resumido de la hoja

Combine los distintos datos resumidos de distintas hojas mediante el uso de informes de resumen de la hoja para crear una vista a nivel de la cartera.

Puede crear un informe de resumen de la hoja para:

  • Informar sobre los campos clave del resumen en distintas hojas para obtener una descripción general de alto nivel de sus elementos de trabajo asignados en todos los proyectos, inquietudes generales sobre el presupuesto, elementos de alta prioridad y mucho más.
  • Comunicar el resumen de la cartera y los parámetros de avance en los paneles ejecutivos.
  • Destacar las estadísticas a nivel de la cartera a partir del uso de diagramas y gráficos.

Antes de comenzar

  • Asegúrese de que los campos del resumen tengan el mismo nombre en todas las hojas. Incluso ciertas diferencias sutiles, como espaciado de caracteres y mayúsculas y minúsculas, pueden excluir la información resumida de su informe.
  • Para evitar que se muestren columnas duplicadas en el informe, asegúrese de utilizar el mismo tipo de campo en todos los campos del resumen que se utilizan para recopilar los mismos tipos de datos. Por ejemplo, si combina información del presupuesto, asegúrese de que el formato del presupuesto sea con moneda en todas las columnas incluidas. Si tiene algunas columnas como moneda y otras como valores numéricos, obtendrá una columna para cada tipo de campo.


El Informe de resumen de la hoja no se encuentra disponible para aplicaciones Premium.

Crear una vista de la cartera

Para crear una vista de la cartera, primero cree un informe de resumen de la hoja y, luego, defina los contenidos incluidos.

Crear un informe de resumen de la hoja

  1. En la barra de navegación izquierda, haga clic en Centro de soluciones (icono más) y, luego, seleccione Informe.
  2. Escriba un nombre para su informe, seleccione Informe de resumen de la hoja y, luego, haga clic en Aceptar.

Defina qué se ingresa en el informe.

Una vez creado el informe, utilice la configuración de la barra de herramientas del informe para ajustar la Vista de cartera.

Use esta ficha

Para esto

Hojas de origen

Especifique qué hojas y resúmenes de hojas se ingresarán en este informe.

CONSEJO: Si selecciona un espacio de trabajo, todas las hojas de dicho espacio de trabajo estarán dentro del alcance. El informe actualizará de manera dinámica el alcance del informe a medida que se agregan y quitan hojas del espacio de trabajo. Tenga en cuenta que, al seleccionar una carpeta, se agregarán únicamente las hojas que se encuentran en la carpeta en ese momento. El alcance de las carpetas no es dinámico.

Columnas para mostrar

Seleccione los campos de resumen que le gustaría mostrar en este informe.

Criterio de filtro

Defina los parámetros para la información de resumen que se muestra en el informe.

Grupo
Combine valores similares en grupos para que las filas se organicen en categorías o clasificaciones lógicas.
Resumir
Extraiga la información clave de su informe, como Recuento de proyectos completados.

Ordenar

Defina cómo se ordena la información resumida en el informe.

Una vez configurado cada ajuste, seleccione Guardar para confirmar la selección. Se mostrarán en el informe los datos de resumen que se ajusten a los criterios definidos.

Para más información sobre cómo funciona cada una de estas opciones de configuración, consulte Crear un informe de filas con el Generador de informes.

Editar campos personalizados del Resumen de la hoja

  1. Haga clic en el icono Más en la celda de la izquierda de la fila que desea modificar y seleccione Editar. Por otro lado, haga clic con el botón secundario en la celda Nombre de la hoja > Acciones de fila... > Editar
  2. Se abrirá el formulario Resumen de la hoja en caso de que la hoja de origen tenga campos personalizados. Caso contrario, verá el mensaje "Esta hoja no tiene campos de resumen personalizados definidos".
  3. Introduzca los cambios y haga clic en Guardar.

Calcular las métricas clave del proyecto con fórmulas de resumen de la hoja

Calcule de manera automática resúmenes de presupuestos, acumule y combine estados de proyectos y situaciones de proyectos, y mucho más al colocar fórmulas en los campos del resumen de la hoja.

Crear una fórmula de resumen de la hoja

En el resumen de la hoja:Escriba el signo igual (=) y la función deseada en un campo de resumen de la hoja. (Tenga en cuenta que no podrá ingresar fórmulas en los campos con casillas de verificación).

  • Use la siguiente tabla para acceder a ejemplos sobre cómo hacer referencia a otros campos de resumen de la hoja en las fórmulas de resumen de su hoja.
  • Para acceder a la lista completa de funciones, ingrese aquí.

Referencias de fórmulas de resumen de la hoja

Use esta tabla a modo de guía para hacer referencia a otros campos mientras se crean fórmulas de resumen de la hoja.

Al hacer referencia a

Utilizar esta sintaxis

Ejemplo de fórmula
Otros campos de resumen (misma hoja) [Nombre de campo]# =SUM([Presupuesto 2016]#, [Presupuesto 2017]#)
Celdas en la hoja [Nombre de la columna] =SUM(Gastos1:Gastos3)
Celdas de otra hoja {nombre de referencia entre hojas cruzadas} =COUNT({Inventario de depósito B})

Las referencias de campo de resumen de la hoja ([Nombre de campo]#) para fórmulas pueden usarse tanto dentro de los campos de resumen de la hoja como en celdas de la hoja. Para obtener más información, consulte Aspectos básicos de las fórmulas.

Proporcionar contexto a símbolos con una leyenda del resumen de la hoja

Diseñe una leyenda en el resumen de la hoja para describir el significado de cada icono o símbolo de su hoja.

Crear una leyenda de resumen de la hoja

En el resumen de la hoja:

  1. Agregue un campo Texto/Número en la parte superior del resumen de la hoja con una descripción de la leyenda.
  2. Agregue campos de Símbolo en el resumen de la hoja, uno para cada símbolo. En el nombre del campo, escriba la finalidad del símbolo. Asegúrese de seleccionar el grupo de símbolos que se utilizan en la hoja para cada campo individual.
  3. En cada campo de Símbolo, defina el icono que se ajuste a su descripción.

Tal vez también quiera bloquear estos campos para evitar que los editores los modifiquen. Para bloquear un campo, haga clic en el icono Menú (a la derecha del campo) y seleccione Bloquear campo.