Los informes de Smartsheet le permiten trabajar fácilmente con datos en tiempo real de diversas hojas en una sola vista. Puede consolidar las tareas e hitos clave en una descripción general para las partes interesadas, o crear diferentes vistas para diversas iniciativas.
Los informes son bidireccionales, de manera que la información actualizada en un informe se actualizará automáticamente en las hojas subyacentes y viceversa. Puede diseñar un informe de filas a partir de filas y columnas de una hoja, o un informe de resumen de la hoja a partir de los campos de resumen de una hoja.
El agrupamiento y el resumen en los informes proporcionan consolidación y cálculos rápidos y sencillos entre los datos de varias hojas.
Los informes pueden compartirse fácilmente con cualquier persona con la que también se comparten las hojas subyacentes que los generan. Para obtener un mayor control granular, puede publicar el informe o mostrarlo en un panel, a fin de garantizar que la audiencia solo vea la información de alto nivel que desea exhibir sin necesidad de compartir los datos subyacentes.
Acerca de los tipos de informe
En un informe, puede compilar información obtenida de varias hojas y mostrar únicamente los elementos que cumplen con los criterios especificados.
Hay dos tipos de informes disponibles: Informes de fila e Informes del resumen de la hoja:
- Con los Informes de fila, puede acumular información de las filas obtenidas de múltiples hojas. Por ejemplo, puede crear un informe para ver todas las tareas incompletas en múltiples hojas y que le han sido asignadas y clasificadas como de alta prioridad.
- Con los Informes de resumen de la hoja, puede mostrar datos resumidos obtenidos de múltiples hojas. Los Informes de resumen de la hoja son una excelente manera de obtener una descripción general de alto nivel sobre varios proyectos, o destacar los parámetros de nivel de la cartera en un panel. Consulte la sección Cómo crear una vista de cartera en un Informe de resumen de la hoja para obtener más información sobre cómo crear un Informe de resumen de la hoja.
Tal como ocurre con las hojas, los informes pueden enviarse, compartirse y publicarse.Así mismo, puede editar, agrupar, resumir y ordenar los datos en un informe. Tenga en cuenta que un informe es diferente en relación con una hoja porque no tiene información almacenada (en cambio, muestra información almacenada. en hojas). Debido a esta diferencia, los informes no se toman en cuenta respecto del límite de hojas de su cuenta.
Crear un informe de filas
Con un informe de filas, puede hacer lo siguiente:
- Crear filtros para la información relevante de una hoja
- Restringir a los usuarios la edición de solo las columnas o filas importantes
- Combinar la información de varias hojas en un solo informe
Existen dos tipos de informes:
- Informe de filas: Agregue filas de varias hojas en un solo informe
- Informe de resumen de hoja: Agregue resúmenes de varias hojas en un solo informe
Si va a crear un informe de resumen de hoja, consulte Crear una vista de cartera con un informe de resumen de hoja.
Crear un informe de filas
- En la barra de Menú de la izquierda, seleccione Centro de soluciones
. - A continuación, haga clic en Crear > Informe.
- Cree un Informe de filas. Encontrará el informe nuevo en la carpeta de hojas.
Configurar el informe
Utilice estas pestañas para configurar la información que necesita agregar en el informe:
- Hoja de origen: seleccione las hojas que tienen los datos que necesita para su informe.
- Columnas a mostrar: desde las hojas de origen, seleccione las columnas que desea agregar a su informe.
- Criterios de filtro: identifique los datos que su informe debe extraer de las hojas de origen.
El filtro muestra las solicitudes que deben entregarse por correo electrónico.
- Agrupar: las categorías lo ayudan a acceder fácilmente a la información que necesita.
- Resumir: defina los parámetros clave que lo ayudarán a tomar decisiones informadas.
Como en este ejemplo, puede resumir la información según su estado.
- Ordenar: organice la información en un orden determinado.
Seleccionar hojas de origen para el Generador de informes
Seleccione el botón de las hojas de origen para elegir las hojas y los espacios de trabajo que quiere incluir en el informe. Las hojas que haya creado o se le hayan compartido están disponibles en esta lista. Para buscar hojas, puede desplazarse por las hojas de origen o escribir en la barra de búsqueda de las hojas de origen.
Para que el informe incluya las hojas nuevas de manera automática, puede hacer referencia a la totalidad del espacio de trabajo. Cuando se agrega una hoja nueva al espacio de trabajo, el informe hace referencia a ella de manera automática. Para obtener más información sobre los espacios de trabajo, consulte el artículo de ayuda Cómo administrar elementos en un espacio de trabajo.
Tenga en cuenta lo siguiente:
- Debe seleccionar, como mínimo, una hoja, una carpeta o un espacio de trabajo en la ficha de la hoja antes de que otras opciones (Columnas para mostrar, Criterios de filtro, Agrupar, Resumir, ordenar) estén disponibles en el Generador de informes.
- Si selecciona una carpeta, las nuevas hojas que agregue a dicha carpeta tras haberla seleccionado no se incluirán en su informe. Para incluir hojas recientemente agregadas, elimine la carpeta de la ficha de la hoja y vuelva a agregarla.
- El formato (celda, color de fuente, color de fondo, texto en negrita, etc.) que aparece en el informe está basado en el formato de la hoja fuente.
- Las jerarquías de filas de la hoja de origen no se muestran en los informes.
- No es posible modificar las celdas que contienen fórmulas desde un informe.
Si las dependencias están habilitadas en una hoja:
- No es posible editar las Fechas de finalización de las filas en dichas hojas a partir de un informe, ya que se calculan en forma automática en función de la configuración de dependencias. En cambio, puede editar la Fecha de inicio y la Duración de una fila para recalcular en forma automática la Fecha de finalización.
- La Fecha de inicio de cualquier tarea impulsada por una predecesora no podrá editarse en un informe. En cambio, puede modificar la Fecha de inicio o la Duración de la tarea predecesora para que recalcule las fechas asociadas con las tareas dependientes en forma automática.