Informes

Consolide tareas clave e hitos entre múltiples hojas en una única descripción general con los informes de Smartsheet. Puede compartir fácilmente el panorama general de toda su cartera con partes interesadas o ver un calendario maestro de todas las actividades en varias iniciativas. 

Para obtener un control más detallado de la información que se comparte de una hoja, publique su informe y compártalo con proveedores externos, asegurándose de que solo vean los hitos generales.

Informes de Smartsheet

Los informes de Smartsheet son un medio eficaz de consolidar información clave de varias hojas en una única descripción general.

Vistas de informes

Los informes le permiten mostrar de manera sencilla datos en tiempo real de varias hojas en distintas vistas, como cuadrícula, Gantt y calendario.

Siga estas instrucciones detalladas para crear un informe.

Informar sobre datos de múltiples hojas

Con un informe, puede compilar información de distintas hojas y mostrar únicamente los elementos que cumplan con los criterios especificados. Por ejemplo, si quiere ver todas las tareas que tiene asignadas, que se encuentran señaladas como de máxima prioridad y que no están completas, y si quiere ver dichas tareas de varias hojas, podría hacerlo con un informe.

Tal como ocurre con las hojas, los informes pueden enviarse, compartirse y publicarse. Así mismo, en un informe, puede editar y ordenar los datos. Tenga en cuenta que el informe es distinto de la hoja ya que no se almacena información en él. Debido a esta diferencia, los informes no se toman en cuenta en lo que respecta al límite de hojas de su cuenta.

Para que los informes compartidos sean más flexibles, puede especificar el usuario actual como uno de los criterios respecto de los cuales se muestran las filas en el informe. El usuario actual es la persona que está visualizando la hoja y se basa en la dirección de correo electrónico que se le ha asignado a dicha persona para iniciar sesión en Smartsheet. Por ejemplo, puede usar el criterio Usuario actual para crear un informe que todos los miembros de su equipo puedan utilizar para ver sus propias tareas asignadas sin tener que crear varios informes.

En este artículo:

Quiénes pueden crear un informe 

Para crear un informe, debe ser un usuario con licencia de un plan que incluya la característica. Para ver qué planes incluyen informes, consulte nuestra página Precios. ¿No está seguro de qué tipo de plan tiene? Consulte Identifique su plan y tipo de usuario de Smartsheet.


Cómo crear un informe

Paso 1: Crear el contenedor del informe

Creará el informe en el Generador de informes. Le indicamos cómo comenzar:

  1. Haga clic en el icono Menú (extremo superior izquierdo de la ventana de Smartsheet) y, luego, haga clic en el icono del Centro de Soluciones (más).
  2. En el panel a la izquierda, haga clic en Crear y seleccione el mosaico Informe.
  3. Escriba el nombre del informe y haga clic en Aceptar.
    

El nuevo informe se creará en la carpeta Hojas.



  4. Haga clic con el botón derecho del mouse en el informe y seleccione Abrir para mostrar el formulario del Generador de informes.


Paso 2: Seleccionar los criterios que se incluirán en el informe

Cree el informe con las opciones de criterios disponibles en el Generador de informes.

Generador de informes

¿Dónde?

Haga clic en el botón ¿Dónde? para seleccionar las hojas y los espacios de trabajo que desea incluir en el informe. Las hojas que usted haya creado o que se le hayan compartido estarán disponibles en esta lista.

Tenga en cuenta lo siguiente:

  • Debe seleccionar, como mínimo, una hoja, una carpeta o un espacio de trabajo de la sección ¿Dónde? para que el resto de las opciones (¿Quién?, ¿Qué? y ¿Cuándo?) estén disponibles en el Generador de informes.
  • Si selecciona una carpeta, las hojas nuevas que se agreguen a dicha carpeta después de haberla seleccionado no se incluirán en el informe. Elimine la carpeta de la sección ¿Dónde? y vuelva a agregarla para incluir las hojas nuevas incorporadas.

¿Quién?

Haga clic en el botón ¿Quién? para seleccionar a las personas que le gustaría ver en el informe (por ejemplo, "Asignado a" es Steve). Haga clic en el nombre de columna de la columna que contenga a las personas que desea incluir en el informe. Las columnas con el tipo de columna Lista de contactos se encuentran disponibles para la selección aquí. En el paso 2 de 2, seleccione los nombres de las personas cuyas tareas desea ver. (Para obtener más información sobre los tipos de columnas, consulte nuestro artículo Tipos de columnas).



CONSEJO: Para que los informes sean más versátiles, seleccione Usuario actual como el criterio para Quién. Por ejemplo, si planea compartir el informe y quiere configurarlo de manera tal que la persona que visualiza el informe vea también las tareas que se le han asignado, seleccione la columna Asignado a y, luego, Usuario actual.

Usuario actual en el Generador de informes

¿Qué?

Seleccione los criterios de informe en los que desea basar los resultados (por ejemplo, donde el % completado es igual a 1).

¿Cuándo?

Seleccione una fecha específica o un intervalo de fechas para mostrar (por ejemplo, mostrar filas donde la fecha de vencimiento sea en los próximos 7 días). En esta lista, solo pueden seleccionarse las columnas de tipo Fecha.

Paso 3: Elegir qué información aparecerá en el informe

Para elegir qué columnas de la hoja aparecerán en el informe, haga clic en Columnas en el formulario Generador de informes. Para disponer las columnas, puede arrastrarlas hasta distintas ubicaciones en la hoja. De manera predeterminada, las columnas que utiliza en sus criterios del informe se agregan automáticamente al informe junto con la columna Primaria y la columna Nombre de la hoja. Puede optar por no mostrar estas columnas predeterminadas y puede agregar columnas adicionales haciendo clic en los nombres de las columnas.

Paso 4: Ejecutar el informe y visualizarlo

Haga clic en Guardar para generar el informe.

Por lo general, ejecutar un informe por primera vez llevará más tiempo que las ejecuciones siguientes.

Cierre el Generador de informes para ver el informe.

El informe mostrará 500 filas por página. Si hay más de 500 filas que cumplen con los criterios del informe, use los botones Anterior y Siguiente, ubicados en la parte inferior de la página, para desplazarse por las páginas.

CONSEJO: Si el informe incluye columnas de fechas, puede visualizar los datos en la Vista de Gantt y en la Vista de calendario. Utilice los botones Vista de Gantt y Vista de calendario de la barra de herramientas izquierda para intercambiar entre las vistas.

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Cómo modificar un informe existente

Desde un informe existente, abra el Generador de informes haciendo clic en el botón Generador de informes ubicado en la parte superior del informe.

Para agregar o eliminar columnas en el informe, haga clic con el botón derecho del mouse en el encabezado de una columna y seleccione Agregar columna o Eliminar columna.

A continuación, se mencionan algunas cuestiones a tener en cuenta al modificar informes:

  • El formato (celda, color de fuente, color de fondo, texto en negrita, etc.) que aparece en un informe se basa en el formato de la hoja de origen.

  • Las jerarquías de filas no se muestran en los informes.

  • No es posible modificar las celdas que contienen fórmulas desde un informe.

  • Si hay dependencias habilitadas en una hoja:
     
    • No es posible editar las Fechas de finalización de las filas en dichas hojas desde un informe, ya que se calculan en forma automática en función de la configuración de dependencias. En cambio, puede editar la Fecha de inicio y la Duración de una fila para recalcular en forma automática la Fecha de finalización.
    • La Fecha de inicio de cualquier tarea impulsada por una predecesora no podrá editarse desde un informe. En cambio, puede modificar la fecha de inicio o la duración de la tarea predecesora para que recalcule las fechas asociadas con las tareas dependientes en forma automática.

       
    Para obtener más información, consulte el artículo del Centro de ayuda Cómo habilitar dependencias y utilizar predecesoras.


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Consejos para trabajar con criterios de informes

Desde un informe existente, abra el Generador de informes haciendo clic en el botón Generador de informes ubicado en la parte superior del informe.

Haga clic en un valor existente para editarlo.

Para eliminar un criterio del informe, desplace el mouse sobre él y haga clic en el botón eliminar (x) que aparece a la derecha del criterio.

Eliminar criterio

Utilizar varios criterios

Para agregar varios criterios a una sección, haga clic en Quién, Qué o Cuándo nuevamente. Por ejemplo, en la sección Qué, puede optar por definir criterios como Prioridad alta y Estado en progreso.

Utilice los operadores Y y O en secciones con varios criterios

De manera predeterminada, verá un operador Y en una sección si tiene varios criterios: esto significa que una fila deberá cumplir con todos los criterios para que aparezca en el informe. Haga clic en cualquier operador Y para modificar los operadores a operadores O. En este caso, siempre y cuando una fila cumpla con uno de los criterios, aparecerá en el informe. No hay manera de tener una combinación de operadores Y y O en la misma sección.

Utilizar operadores Y y O entre distintas secciones

De manera predeterminada, los operadores Y tienen lugar entre las secciones Quién, Qué y Cuándo del Generador de informes. Puede hacer clic en cualquier operador para cambiarlos todos a O, pero no puede tener una combinación de operadores Y y O entre distintas secciones.

Crear una condición "No es"

Si desea excluir información de un informe, utilice la casilla de verificación Excluir elementos seleccionados. Por ejemplo, si quiere mostrar filas en las cuales la columna de dirección no esté en blanco, seleccione la condición "está en blanco" y marque la casilla de verificación Excluir elementos seleccionados.


Resolución de problemas relacionados con los informes

La casilla Quién muestra un número equivocado entre paréntesis

Los números entre paréntesis que aparecen junto a los nombres de los contactos hacen referencia a la cantidad de veces que el contacto aparece en las columnas Lista de contactos en las hojas seleccionadas. Si este número no coincide con la cantidad de filas que genera el informe, puede ser un indicador de que el nombre del contacto fue ingresado manualmente en las celdas de las hojas, en lugar de haber sido seleccionado desde la lista de contactos de Smartsheet.

Para corregirlo, abra la hoja de origen y desplace el mouse sobre el nombre del miembro del equipo en cada celda. Si aparece el mensaje "Agregar información de contacto", haga clic en el enlace y agregue una dirección de correo electrónico al nombre del contacto. Cuando vuelva a generar el informe, el número entre paréntesis debería mostrar la cantidad esperada de filas.

El informe compartido aparece en blanco

Los informes aparecerán en blanco, o parecerá que contienen menos información, cuando alguien más mira el informe y no tiene uso compartido de las hojas subyacentes del informe que está mirando. Un informe no otorga acceso a hojas que todavía no se han compartido con una persona (para obtener más información, consulte Compartir hojas, informes y paneles).

Si no necesitan editar datos en el informe, puede publicar el informe para mostrarlo con un formato de solo lectura. Una vez publicado, no es necesario compartir las hojas subyacentes para que los datos se visualicen en la versión publicada (consulte Publicar un informe).