Resumen de la hoja

El Resumen de la hoja permite que tanto usted como su equipo destinen una menor cantidad de tiempo a realizar un seguimiento de la información clave, redoblar los proyectos y confeccionar informes sobre métricas clave, de manera tal que usted pueda ejecutar y tomar mejores decisiones, con mayor rapidez.

Cuando es complicado conservar la información clave para el proyecto directamente en sus hojas, el Resumen de la hoja le ofrece una manera sólida y estándar de organizar y confeccionar informes basados en dicha información. Ubicado en el panel de la derecha, puede personalizar los campos del resumen de la hoja e incluir texto, símbolos, imágenes, enlaces y fórmulas de alto nivel para agrupar los datos en su hoja.

Definir el trabajo con el resumen de la hoja

El resumen de la hoja ofrece una ubicación estándar para definir, organizar e informar los datos personalizados a nivel de proyecto, negocio y resumen. Explore el contexto del resumen de la hoja desde el panel de la derecha junto con los datos de la hoja.

Se abre el panel Resumen de la hoja a la derecha con el icono resaltado

 


Acceda al resumen de la hoja

Haga clic en el ícono de Resumen Ícono de Resumen de la hoja en el panel de la derecha para expandir el panel de resumen de la hoja.

Los campos del resumen ofrecen espacio para ingresar diversos datos a nivel de resumen.

Crear nuevos campos en el resumen de la hoja

Con el resumen de la hoja abierto:

  1. Haga clic en el botón Agregar campo en la parte inferior del resumen de la hoja.
  2. Elija el tipo de campo adecuado para la información que desea mostrar. Use la tabla Tipos de campos del resumen a continuación que lo ayudará a seleccionar los campos que desea.
  3. Escriba un nombre para el campo y, a continuación, seleccione Aceptar. Aparecerá un campo nuevo en blanco en el resumen de la hoja.
  4. Realice los cambios deseados (agregue nuevos campos, edite las propiedades o agregue datos a un campo) y haga clic en el botón Guardar en la barra de herramientas superior de la hoja.

Es necesario guardar la hoja para conservar los cambios realizados en el resumen de la hoja. Puede encontrar más información en el artículo Guardar y actualizar las hojas.

Ahora su resumen de la hoja ya está configurado. Puede volver a él en cualquier momento para modificar la estructura, cambiar las propiedades de los campos del resumen de la hoja, aplicar formato a los campos del resumen y agregar datos en ellos.

Tipos de campos del resumen

Tipo de campo Descripción
Texto/Número Descripciones de texto o números (por ejemplo: resumen del proyecto, presupuesto general)
Lista de contactos Muestra a alguna persona de su lista de contactos (por ejemplo: el administrador del proyecto o un punto de contacto)
Fecha Una fecha importante (por ejemplo: la fecha de inicio o finalización de un proyecto)
Lista desplegable Elija una opción de lista desplegable a partir de una lista personalizada (por ejemplo: nombre del departamento, tipo de proyecto, estado del proyecto)
Casilla de verificación Una casilla de verificación que puede estar marcada o no
Símbolos Colecciones de íconos visuales (por ejemplo: bolas de Harvey, estrellas, barras de señales)

Cantidades máximas del Resumen de la hoja

El resumen de la hoja admite las siguientes características:

  • Hasta 200 campos (no cuentan las columnas de la hoja)
  • Los nombres de campos deben tener hasta 50 caracteres
  • Los valores de campos deben corresponder a los tamaños de las celdas
  • Hasta 500 opciones de listas desplegables

Puede ajustar el formato, las propiedades de los campos y agregar enlaces o imágenes en ellos

Los nuevos campos del resumen pueden contener datos, hipervínculos e imágenes, entre otros objetos

Para ajustar el formato de los campos del resumen nuevos y existentes, haga clic en el ícono del Menú junto al título del campo del resumen para establecer el formato y la configuración (por ejemplo: formato de números y monedas o propiedades de bloqueo).

Menú del campo del resumen de la hoja con acceso a través del icono Más


 

Aprovechar las ventajas del resumen de hoja: Consejos y prácticas recomendadas

Aproveche las ventajas de la hoja de resumen para mostrar los parámetros generales del proyecto, las hojas de etiquetas con metadatos personalizados para lograr una mejor búsqueda, y mucho más.

Ilustre los detalles centrales del proyecto con fórmulas o columnas de símbolos.

Uno de los tantos usos del resumen de hoja consiste en ilustrar el estado de la hoja (por ejemplo, el estado de un proyecto en un plan del proyecto). Puede lograrlo e, incluso, actualizarlo de manera automática al colocar una fórmula en un campo de hoja de Smartsheet.

Inserte una fórmula en un campo de resumen, haga referencia a los datos de la cuadrícula u otro campo de resumen para calcular la información clave de manera automática.

Puede seleccionar celdas de la cuadrícula y rangos de celdas. Para ello, haga clic y arrastre en la cuadrícula para crear una fórmula con rapidez. Las celdas a las que se hace referencia en la fórmula aparecerán resaltadas al crear la fórmula.

Al hacer referencia... Utilizar esta sintaxis Ejemplo de fórmula
... otros campos de resumen (misma hoja) [Nombre de campo]# =SUM([Presupuesto 2016]#, [Presupuesto 2017]#)
... celdas en una cuadrícula (misma hoja) [Nombre de la columna] =SUM(Gastos1:Gastos3)
... celdas en una cuadrícula (desde otra hoja) {nombre de referencia entre hojas cruzadas} =COUNT({Inventario de depósito B})

Simplifique la búsqueda al clasificar las hojas

Puede crear campos de resumen de la hoja que contengan valores clave que puedan buscarse con facilidad. Algunos ejemplos:

  • Etiquete el departamento al que pertenece una hoja con un campo de Lista desplegable o un campo Texto/Número.
  • Agregue palabras clave a un campo Texto/Número en función de las cuales realizar una búsqueda. Por ejemplo: construcción, eléctrico, ingeniería

Consulte Buscar en Smartsheet para obtener información detallada sobre la funcionalidad de la búsqueda.

Crear una leyenda para explicar cómo se usan los símbolos

Diseñe una leyenda en el resumen de la hoja para describir el significado de cada icono o símbolo de su hoja.
Para crear una leyenda:

  1. Agregue un campo Texto/Número en la parte superior del resumen de la hoja con una descripción de la leyenda.
  2. Agregue campos de Símbolo en el resumen de la hoja, uno para cada símbolo. En el nombre del campo, escriba la finalidad del símbolo. Asegúrese de seleccionar el grupo de símbolos que se utilizan en la hoja para cada campo individual.
  3. En cada campo de Símbolo, defina el icono que se ajuste a su descripción.

Leyenda del resumen de la hoja

Copias en lote para estandarizar los resúmenes de la hoja entre distintas hojas

Conserve la uniformidad de sus metadatos y los datos de la cartera al copiar la estructura, las fórmulas y otros contenidos del resumen de la hoja hasta en 20 hojas existentes al mismo tiempo.

Copiar el resumen de la hoja

En la hoja de resumen que contiene los campos que quiere copiar:

  1. Haga clic en el ícono de menú ícono de menú ubicado en la parte derecha del resumen de la hoja.
  2. Seleccione Copiar resumen en otras hojas.
  3. Seleccione hasta 20 hojas en las que quiere copiar. Puede optar por copiar solo los nombre de los campos, o bien, incluir valores y fórmulas en los campos.

    Seleccionar hojas para copiar en lote
     
  4. Haga clic en Copiar.

El hecho de copiar un resumen de la hoja a otras hojas es un proceso permanente y no puede deshacerse.Recibirá una indicación antes de comenzar con el proceso de copia en lote en caso de que puedan anularse datos.

¡Eso es todo! Se ha copiado el resumen de la hoja.