Solicitudes de actualización

Envíe solicitudes de actualización para que los colaboradores lo mantengan al tanto sobre las filas clave, sin importar si tienen una cuenta de Smartsheet o son usuarios compartidos en la hoja. Escoja las columnas que desea que los colaboradores vean en sus solicitudes y envíelas a horas específicas o de forma recurrente. Los colegas, contratistas, asesores, clientes y otras personas pueden responder fácilmente en cualquier dispositivo mediante un formulario simple para agregar o cambiar información.

Siga estas instrucciones detalladas para configurar una solicitud de actualización manual.

Solicitudes de actualización: Solicite la información más reciente de manera automática

Una solicitud de actualización le permite pedir que la gente le envíe la información más reciente de manera automática. Por ejemplo, puede utilizar una solicitud de actualización para que Smartsheet le solicite a alguien una actualización de manera automática toda vez que un trabajo que esa persona tenía asignado pase de su fecha límite de compleción.

NOTA: Las solicitudes de actualización automáticas se encuentran disponibles para clientes de planes de Negocios o Enterprise. Consulte la página Precios de Smartsheet para obtener más información o póngase en contacto con nosotros. De lo contrario, puede enviar una solicitud de actualización en forma manual.

Requisitos para crear y editar solicitudes de actualización

Utilice la siguiente tabla a modo de referencia para saber si puede crear o editar recordatorios para usted mismo o para otros en función de los permisos de uso compartido de la hoja.

 PropietarioAdministradorEditorObservadorSin compartir
Crear reglas de solicitudes de actualizaciónSí*NoNoNo
Editar reglas de solicitudes de actualizaciónSí*NoNoNo
Enviar solicitudes de actualización manualmenteNoNo
Recibir y actuar en relación con las solicitudes de actualizaciónSí**

*Debe ser también un usuario con licencia de un plan de Negocios o Enterprise para crear y editar reglas de solicitudes de actualización. Consulte la página Precios de Smartsheet para obtener más información o póngase en contacto con nosotros. De lo contrario, puede enviar una solicitud de actualización en forma manual.

**Tal vez, deba ajustar una configuración adicional para permitir que cualquier persona que tenga una dirección válida de correo electrónico pueda recibir solicitudes de actualización. Consulte la sección Controle quiénes pueden recibir solicitudes de actualización a continuación para obtener información detallada.

Controle quiénes pueden recibir solicitudes de actualización

De manera predeterminada, las notificaciones solo se envían a personas con uso compartido de la hoja. Si quiere que las notificaciones se le envíen a todos aquellos que posean una dirección válida de correo electrónico a nivel de la hoja o de la cuenta, consulte los siguientes artículos de ayuda:


Crear una regla de solicitud de actualización automática

Las notificaciones se envían de manera automática cuando se cumple con las condiciones establecidas en la regla de notificación. Para crear una regla de notificación:

  1. Seleccione la ficha Alertas y acciones ubicada en la parte inferior de la hoja.
    Botón alertas y acciones
    Aparece la ventana Alertas y acciones. (En esta ventana, se mencionarán todas las alertas y acciones existentes en su hoja).
     
  2. Elija Enviar una solicitud de actualización de la primera lista desplegable. 
  3. En la segunda lista desplegable, elija cómo desea que se ejecute la solicitud de actualización.
  4. Haga clic en Siguiente. Aparece el formulario Nueva regla.

Al configurar una solicitud de actualización, deberá indicar los siguientes criterios:

  • Cuándo: Indique qué tipo de cambios activan la solicitud de actualización. La opción seleccionada en el segundo campo desplegable de la ventana Alertas y acciones define esta propiedad.
  • Dónde: Solo se envían filas que contienen ciertos valores.
  • Enviar solicitud de actualización a: Elija los destinatarios, ya sean direcciones específicas de correo electrónico o una columna de Contacto en su hoja.
  • Frecuencia de la solicitud de actualización, columnas incluidas y el mensaje incluido. (Haga clic en Configuración de entrega para personalizar).

Listo. Ahora, las personas recibirán una solicitud de actualización en un mensaje de correo electrónico, en una notificación de inserción móvil y en una aplicación del explorador de la computadora (según la configuración de la cuenta). Consulte Centro de notificaciones: Reciba alertas directamente en Smartsheet para obtener información detallada sobre cómo puede recibir las alertas.

Indique otras condiciones para su regla

Asegúrese de que la solicitud de actualización se envíe únicamente cuando sea necesario mediante la especificación de las condiciones adicionales en los criterios Cuándo y En cualquier fila que... de su regla.

Haga clic en Añadir columna (Cuándo) o Agregar condición (En cualquier fila en la que...) para agregar otros campos de criterios.

agregar-condiciones-actualización-solicitud

Personalizar el mensaje, la frecuencia y el contenido incluidos

Haga clic en Configuración de la entrega para personalizar el asunto, el mensaje y las columnas incluidas, así como la frecuencia de entrega de la solicitud de actualización.

actualización-solicitud-redimensionada

Editar, deshabilitar o eliminar reglas existentes

Para deshabilitar una regla o modificar las condiciones, los destinatarios, la frecuencia o las columnas incluidas en la regla:

  1. Haga clic en la ficha Alertas y acciones en la parte inferior de la hoja. Aparece la ventana Alertas y acciones.
  2. Haga clic en la flecha hacia abajo flecha-abajo ubicada en el extremo superior derecho de la regla que desea modificar o deshabilitar.

    desplegable-flecha-seleccionar
Usar este comandoPara hacerlo
DeshabilitarDesactive temporalmente la regla. (Use este comando si desea utilizar la regla más adelante).
EditarCámbiele el nombre a la regla o modifique los criterios.

También puede utilizar este comando para acceder al enlace Personalizar el correo electrónico, para que puedan implementarse cambios en el asunto, el cuerpo o las columnas incluidas.
ClonarCrear una copia de la regla.
Cancelar la suscripción

Dejar de recibir el alerta.

CONSEJO: Puede cancelar directamente la suscripción al alerta o a la acción que recibe, para lo cual debe hacer clic en el enlace Cancelar la suscripción, ubicado junto al texto "¿No desea seguir recibiendo esta notificación?", al pie del mensaje.

EliminarEliminar la regla por completo. (Esta acción no puede deshacerse).

Enviar manualmente una solicitud de actualización

Enviar manualmente una solicitud de actualización para las filas:

  1. En la hoja, seleccione las filas que deben actualizarse.
  2. Haga clic con el botón derecho del mouse en una de las filas seleccionadas y elija Enviar solicitud de actualización. Aparece el formulario Enviar solicitud de actualización.
  3. Ingrese las direcciones de correo electrónico de los destinatarios en el campo Para. Utilice un punto y coma para separar las distintas direcciones de correo electrónico.
  4. Personalice las columnas incluidas y la frecuencia de entrega. Luego, haga clic en Enviar.

Listo. Ahora, las personas recibirán una solicitud de actualización en un mensaje de correo electrónico, en una notificación de inserción móvil y en una aplicación del explorador de la computadora (según la configuración de la cuenta). Consulte Centro de notificaciones: Reciba alertas directamente en Smartsheet para obtener información detallada sobre cómo puede recibir las alertas.