Ver y realizar un seguimiento de las actividades de una hoja

Para identificar y revisar rápidamente los cambios implementados en una hoja, utilice la función Resaltar cambios.

Activar o desactivar Resaltar cambios

1. Abra la hoja y haga clic en Resaltar cambios en la barra de herramientas.
   
   Aparecerá la ventana Resaltar cambios.
   
   

2. Haga clic en el botón deslizador para ACTIVAR la función Resaltar cambios.

3. En Resaltar cambios en el/la/los/las último/a/s, seleccione el intervalo de tiempo deseado.
   
   Tenga en cuenta que, al habilitar la opción Última vez que vi la hoja, verá los cambios resaltados desde la última vez que vio la hoja. Cualquier otra persona que vea la hoja verá los cambios desde la última vez que vio la hoja.

4. Haga clic en Color de fondo para definir el color de resaltado.
   
   El fondo de la celda cambiará al color que haya definido una vez que se detecten los cambios.

5. Haga clic en la X ubicada en el extremo superior derecho de la ventana para cerrarla y guardar los ajustes.

Quiénes ven el resaltado

Si activa o desactiva Resaltar cambios, y guarda la hoja, la activa o desactiva para todos los que tienen uso compartido de la hoja.

Si una persona agregó un comentario, o agregó o editó adjuntos, en el período de tiempo especificado se resaltará el ícono de dicha fila. (Tenga en cuenta que los cambios que se realicen en los comentarios en sí NO se resaltarán).

Para revisar los detalles relacionados con el cambio, incluidos la hora en que se realizó el cambio y la dirección de correo electrónico de la persona que lo hizo, haga clic con el botón derecho en la celda y seleccione Ver el historial de la celda.

También puede configurar Notificaciones para recibir alertas por correo electrónico toda vez que se realizan cambios en una hoja. Para más información, consulte el artículo Notificaciones.

Configuración de Resaltar cambios

Resaltar cambios tiene ocho configuraciones. Las configuraciones se actualizan hasta el minuto previo a acceder a la hoja. En la tabla de abajo, se mencionan los cambios que se resaltarán cuando se los visualice el 12/12/20 a las 6:00 p. m.

Para ver los cambios hechos en un elemento de Smartsheet, consulte el Historial de celdas, incluidas las columnas Sistema , o bien, utilice el Registro de actividad.

Historial de celdas

Haga clic con el botón secundario en una celda y seleccione Ver historial de una celda para ver el registro de cambios implementados a nivel de la celda, quién hizo los cambios y cuándo se hicieron.

Cuando sea necesario, también puede seleccionar la información y utilizar las teclas de acceso rápido Ctrl + C (Command + C en Mac) para copiar un cambio anterior y Ctrl + V (Command + V en una Mac) para volver a pegar dicha información en una celda.

Columnas del sistema

Las columnas del sistema Modificado el (fecha) y Modificado por muestran el tiempo en que se editó cada fila por última vez y el colaborador que implementó el cambio en cada fila de la hoja. Para obtener información, consulte Usar una columna del sistema para agregar información de manera automática a una fila.

Registro de actividad

Haga clic en el icono Registro de actividad en la barra de función a la derecha para ver una lista de todos los cambios implementados en un elemento, quién los hizo y cuándo. Esto incluye cambios, como eliminación de filas (con los datos que se eliminaron), quién visualizó el elemento y los cambios en los permisos de uso compartido.

El Registro de actividad puede filtrarse y exportarse.Para más información sobre el Registro de actividad, consulte: Hacer un seguimiento del historial de cambios con el Registro de actividad

Puede obtener un registro de auditorías de las ediciones y eliminaciones de diversos elementos en una hoja y entender mejor las acciones que están realizando los colaboradores en la hoja. También puede ver quién visualizó un informe o panel, y quién aplicó cambios generales en ellos, y solicitar una instantánea de la hoja en una fecha anterior.

Qué actividades puede registrar con esta herramienta

Utilice el registro de actividad para monitorear acciones comunes, como las siguientes:

• Quién visualizó la hoja, el informe o el panel.
• A quién se le compartió o dejó de compartir una hoja, un informe o un panel.
• Solo en las hojas: Qué tipo de cambios se realizaron y los detalles de estos. Por ejemplo: En la fila 4, Sally Smart cambió el estado de En curso a Completado.
• El nombre de la persona que implementó el cambio.
• La fecha y hora en las que se realizaron los cambios.
• El uso compartido del espacio de trabajo.

Estos son otros aspectos a tener en cuenta sobre el registro de actividad:

• En el registro de actividad, se muestran los cambios más recientes en las celdas. Para ver el historial de una celda en particular, haga clic en ella con el botón derecho del mouse y vea el historial de la celda.
• Cuando cierre el registro de actividad, los filtros se eliminarán de manera automática. Los filtros del registro de actividad no pueden guardarse ni compartirse con otros colaboradores en la hoja.
• Algunas acciones no pueden rastrearse con un nombre de usuario de Smartsheet. Por ejemplo, alguien le envió una hoja o fila de celdas con un archivo adjunto por correo electrónico. Usted descargó ese adjunto sin iniciar sesión en Smartsheet. Smartsheet hará un seguimiento de la actividad y la registrará, pero la entrada tendrá el nombre de usuario download@smartsheet.com.
• Los paneles no tienen nivel de permiso de uso compartido de editor. Solo los administradores y el propietario pueden ver el registro de actividad de los paneles.

¿Desea ver las ediciones realizadas en un informe? 

No verá esos cambios en el registro de actividad de un informe. Solo aparecerán en el cuadro de diálogo del registro de actividad de las hojas de origen. Si necesita dar seguimiento a los cambios en las celdas y las filas de un informe, vaya a la hoja de origen correspondiente. 

Quiénes pueden ver el registro de actividad

* Solo el propietario puede ver la actividad de creación de la hoja. Sin embargo, si transfiere la propiedad de una hoja, el nuevo propietario verá todos los registros de actividad desde el momento en el que se creó la hoja.

Los propietarios, administradores y editores deben ser usuarios pagos para ver y exportar el registro de actividad.

¿Quiere saber más sobre los permisos de uso compartido? Consulte el artículo Permisos en hojas, informes o espacios de trabajo.

Ver entradas del registro de actividad

Existen dos maneras de abrir el cuadro de diálogo del registro de actividad:

1. Abrir el cuadro de diálogo del registro de actividad a través de la barra de menú
   • En la barra de menú, seleccione Archivo > Ver registro de actividad.

O bien

2. Abrir el cuadro de diálogo del registro de actividad a través de la barra de la derecha
   • En la barra de la derecha, seleccione el ícono del registro de actividad.

Cambios en las hojas con influencias de las API

Algunas organizaciones crean o utilizan soluciones personalizadas con la Interfaz de programación de aplicaciones (API) de Smartsheet. Un ejemplo es la aplicación Pivot de Smartsheet. Si la API ejerce influencia sobre el contenido de una hoja, verá la imagen “API: Aplicación integrada” junto a la columna de fecha.

Filtrar entradas del registro de actividad

En el cuadro de diálogo Ver registro de actividad, se muestran las acciones en la hoja, como quién eliminó filas o cuándo un usuario visualizó la hoja. De forma predeterminada, el informe en el cuadro de diálogo del registro de actividad incluye los últimos siete días de eventos.

Utilice filtros en el registro de actividad para ver solo las entradas deseadas. Por ejemplo, aplique un filtro para ver la actividad en un intervalo de fechas específico, una clase de acción específica o las personas específicas que estuvieron activas en la hoja.

Aplicar filtros en el registro de actividad

1. En el cuadro de diálogo del registro de actividad, expanda la sección Filtros. 
2. Seleccione cualquiera de las siguientes opciones:
   • Acción: Filtrar el registro de actividad por el tipo de actividad.
   • Colaboradores: La persona que realizó la actividad.
   • Intervalo de fechas: El conjunto de fechas en las que desea ver la actividad.
3. Seleccione Aplicar.

Si necesita borrar los filtros, seleccione Borrar filtros.

Exportar el registro de actividad

Puede descargar el registro de actividad correspondiente al elemento para conservar un registro adicional de la actividad de la hoja. Cada descarga se limita a 90 días de datos de actividad de la hoja.

Para exportar un registro de actividad

1. En la barra de menú de una hoja o un informe, seleccione Archivo > Ver registro de actividad.
2. En la sección Intervalo de fechas, seleccione una fecha de inicio y una de finalización. 
3. Opcional: También puede seleccionar otras opciones en los filtros Acción y Colaboradores.
4. Seleccione Descargar.
   
   Smartsheet enviará un enlace al archivo a la dirección de correo electrónico asociada a su cuenta. 
    
5. Seleccione el enlace en el mensaje para descargar el registro de actividad.

Si el nombre de una hoja contiene un carácter especial, es posible que deba eliminar los caracteres especiales del nombre del archivo al exportar el CSV del registro de actividad. El archivo aparecerá dañado al abrirlo si contiene ciertos símbolos, como | (barra vertical) o * (asterisco).

¿Cuándo debería esperar el archivo exportado?

La cantidad de tiempo que le llevará a Smartsheet generar el archivo y enviarle el enlace de descarga puede variar. Luego de hacer clic en Descargar, debería recibir un mensaje con el enlace al archivo en el siguiente día hábil.

Solicitar una instantánea de la hoja

Si es propietario o administrador de una hoja, puede solicitar una instantánea de los cambios en las celdas o columnas de la hoja.

Para solicitar una instantánea de los cambios en la hoja

1. Abra el cuadro de diálogo del registro de actividad de la hoja. 
2. En la sección Intervalo de fechas, ajuste las fechas de inicio y finalización según sea necesario.
3. Busque el cambio específico, expanda esa fila y seleccione Solicitar instantánea. 

Smartsheet enviará la instantánea por correo electrónico al propietario de la hoja en un archivo de Excel. El archivo contiene solo los datos de la hoja, un resumen y los comentarios. No se admiten el formato condicional, los archivos adjuntos, las notificaciones, el historial de celdas ni fórmulas que no sean compatibles con Excel (fórmulas de columna, @fila, @celda o entre hojas, etc.).

Solo puede enviar una solicitud de instantánea en una hoja determinada. Una vez completada la primera solicitud, puede presentar una solicitud adicional.

Acciones relacionadas con la vista de tarjeta en el registro de actividad

Algunas de las acciones enumeradas en el cuadro de diálogo del registro de actividad describen los cambios generales, pero no aportan contexto sobre los detalles de dicho cambio. A continuación, se mencionan algunas de las acciones que puede encontrar y su significado:

• Vista de tarjeta: Tarjetas reordenadas: Arrastró y soltó manualmente una o más tarjetas de un lugar a otro, ya sea a otro carril o a otra posición en el mismo carril.
• Vista de tarjeta: Tarjetas reordenadas indirectamente: Las tarjetas se movieron mediante otros métodos. Por ejemplo, cuando arrastra y suelta manualmente una tarjeta en cualquier posición en el mismo carril o en uno diferente, otras tarjetas se mueven indirectamente a posiciones superiores o inferiores. Las tarjetas también pueden reordenarse de manera indirecta al implementar cambios en la vista de cuadrícula y la vista de Gantt, por ejemplo, al asignar una tarea a otra persona o cambiar la opción de lista de una fila.