Ver y realizar un seguimiento de las actividades de una hoja

Smartsheet ofrece varias características que le permiten mantenerse actualizado visualmente cuando se realizan cambios en su hoja:

  • Active Resaltar cambios para ver rápidamente cuáles son las celdas que cambiaron desde la última vez que vio la hoja.  
  • Utilice Historial de celda para ver versiones anteriores de contenido.
  • Use el Registro de actividades para ver quién hizo cambios en las hojas, informes y paneles, y cuándo se realizaron.

Siga estas instrucciones detalladas para resaltar los cambios.

Resaltar cambios implementados en una hoja

Para identificar y revisar rápidamente los cambios implementados en una hoja, utilice la función Resaltar cambios.

Activar o desactivar Resaltar cambios

  1. Abra la hoja y haga clic en Resaltar cambios botón Resaltar cambios en la barra de herramientas.

    Aparecerá la ventana Resaltar cambios.

    Ventana Resaltar cambios

  2. Haga clic en el botón deslizador para ACTIVAR la función Resaltar cambios.

  3. En Resaltar cambios en el/la/los/las último/a/s, seleccione el intervalo de tiempo deseado.

    Tenga en cuenta que, al habilitar la opción Última vez que vi la hoja, verá los cambios resaltados desde la última vez que vio la hoja. Cualquier otra persona que vea la hoja verá los cambios desde la última vez que vio la hoja.

  4. Haga clic en Color de fondo highlight-changes-background-button para definir el color de resaltado.

    El fondo de la celda cambiará al color que haya definido una vez que se detecten los cambios.

  5. Haga clic en la X ubicada en el extremo superior derecho de la ventana para cerrarla y guardar los ajustes.

Quiénes ven el resaltado

Si activa o desactiva Resaltar cambios, y guarda la hoja, la activa o desactiva para todos los que tienen uso compartido de la hoja.

Si una persona agregó un comentario, o agregó o editó adjuntos, en el período de tiempo especificado se resaltará el ícono de dicha fila. (Tenga en cuenta que los cambios que se realicen en los comentarios en sí NO se resaltarán).

resaltar-cambios

Para revisar los detalles relacionados con el cambio, incluidos la hora en que se realizó el cambio y la dirección de correo electrónico de la persona que lo hizo, haga clic con el botón derecho en la celda y seleccione Ver el historial de la celda.

También puede configurar Notificaciones para recibir alertas por correo electrónico toda vez que se realizan cambios en una hoja. Para más información, consulte el artículo Notificaciones.

Configuración de Resaltar cambios

Resaltar cambios tiene ocho configuraciones. Las configuraciones se actualizan hasta el minuto previo a acceder a la hoja. En la tabla de abajo, se mencionan los cambios que se resaltarán cuando se los visualice el 12/12/20 a las 6:00 p. m.

Resaltar cambios en el/la/los/las último/a/s:

Hoja visualizada el 12/12/20 a las 6:00 p. m.

Hoja visualizada el 12/12/20 a las 6:15 p. m.

Hora

desde el 12/12/2020 a las 5:00 p. m.

desde el 12/12/2020 a las 5:15 p. m.

Hoy

desde el 12/12/2020 a las 00:00

desde el 12/12/2020 a las 00:00

Día

desde el 11/12/20 a las 5:00 p. m.

desde el 11/12/20 a las 5:15 p. m.

Tres días

desde el 09/12/20 a las 5:00 p. m.

desde el 09/12/20 a las 5:15 p. m.

Siete días

desde el 05/12/20 a las 5:00 p. m.

desde el 05/12/20 a las 5:15 p. m.

Treinta días

desde el 12/11/20 a las 5:00 p. m.

desde el 12/11/20 a las 5:15 p. m.

Fecha personalizada

desde (fecha seleccionada) a las 0:00

desde (fecha seleccionada) a las 0:00

Vi la hoja por última vez

desde la última fecha y hora en que se actualiza la hoja para la persona que la visualiza.

desde la última fecha y hora en que se actualiza la hoja para la persona que la visualiza.

Comportamiento de la función Resaltar cambios

Siga estas instrucciones detalladas para ver el historial de la celda.

Ver los cambios hechos en elementos de Smartsheet

Para ver los cambios hechos en un elemento de Smartsheet, consulte el Historial de celdas, incluidas las columnas Sistema , o bien, utilice el Registro de actividad.

Historial de celdas

Haga clic con el botón secundario en una celda y seleccione Ver historial de una celda para ver el registro de cambios implementados a nivel de la celda, quién hizo los cambios y cuándo se hicieron.

Cuando sea necesario, también puede seleccionar la información y utilizar las teclas de acceso rápido Ctrl + C (Command + C en Mac) para copiar un cambio anterior y Ctrl + V (Command + V en una Mac) para volver a pegar dicha información en una celda.

Columnas del sistema

Las columnas del sistema Modificado el (fecha) y Modificado por muestran el tiempo en que se editó cada fila por última vez y el colaborador que implementó el cambio en cada fila de la hoja. Para obtener información, consulte Usar una columna del sistema para agregar información de manera automática a una fila.

Registro de actividad

Haga clic en el icono Registro de actividad icono de Actividad en la barra de función a la derecha para ver una lista de todos los cambios implementados en un elemento, quién los hizo y cuándo. Esto incluye cambios, como eliminación de filas (con los datos que se eliminaron), quién visualizó el elemento y los cambios en los permisos de uso compartido.

El Registro de actividad puede filtrarse y exportarse.Para más información sobre el Registro de actividad, consulte: Hacer un seguimiento del historial de cambios con el Registro de actividad

Siga estas instrucciones detalladas para usar el Registro de actividades (solo disponible en planes de negocios y planes empresariales).

Hacer un seguimiento del historial de cambios con el Registro de actividad

Mediante el uso del Registro de actividad, puede ver rápidamente quién hizo qué en una hoja y cuándo se vio un panel por última vez, es decir, puede obtener un rastro de auditoría de vistas, ediciones y eliminaciones de diversos elementos en una hoja y lograr una mejor comprensión de las acciones que están realizando sus colaboradores en las hojas. También puede ver quién visualizó un informe o panel, y quién aplicó cambios generales en ellos, además de solicitar una instantánea de su hoja correspondiente a una fecha anterior.

Esta función se encuentra disponible con planes de Negocios y Empresarial elegibles. Para obtener más información acerca de los planes y precios, incluso de las características incluidas en cada plan, consulte nuestra página Precios.

Acciones registradas en el Registro de actividad

Utilice el Registro de actividad para monitorear acciones comunes, tales como las siguientes:

  • Quién vio la hoja, el informe o el panel.
  • Quién tiene uso compartido (o no) respecto de una hoja, un informe o un panel.
  • Solo hojas: Qué clase de cambios se realizaron y los detalles de estos. Por ejemplo: en la fila 4, Sally Smart cambió el estado de 'En curso' a 'Completo'.
  • El nombre de la persona que implementó el cambio.
  • La fecha y hora en las que se realizaron los cambios.
  • Uso compartido del espacio de trabajo

NOTA: Los cambios que se realizan en los datos de celdas y filas en un informe solo se mostrarán en el Registro de actividad de las hojas de origen y no en el Registro de actividad del informe.

CONSEJO: En el Registro de actividad, se mostrarán los cambios más recientes en las celdas. Sin embargo, si quiere ver el historial completo de una celda específica, puede hacer clic con el botón derecho en la celda y ver el historial de celdas. (Consulte Ver historial de celdas para obtener más información sobre el historial de celdas).


Ver entradas del Registro de actividad

Abra el Registro de actividad para ver los registros de las distintas acciones de la hoja que los colaboradores han realizado.

Para ver el Registro de actividad:

  1. En la barra de menú, haga clic en Archivo.
  2. Seleccione Ver Registro de actividad para mostrar la ventana Ver Registro de actividad.

En la ventana Ver registro de actividad, tendrá visibilidad de las distintas acciones en la hoja, tales como quién eliminó filas y cuándo lo hizo, o cuándo un usuario vio la hoja.Al abrir por primera vez la ventana se mostrarán los últimos siete días de eventos.

También puede utilizar filtros en el Registro de actividad para mostrar el historial que desea de manera más sencilla.

NOTA: Algunas organizaciones crean o utilizan soluciones personalizadas que hacen uso de la Interfaz de Programación de Aplicaciones (API) de Smartsheet. En tal sentido, Smartsheet Pivot App es un ejemplo. Si la API ejerce influencia sobre el contenido de una hoja, verá la imagen API - Aplicación integrada junto a la columna de fecha.

Actividad insertada por la API

Filtrar entradas del Registro de actividad

Puede utilizar filtros en el Registro de actividad para ver solo las entradas que desea. Aplique un filtro que le muestre la actividad para un rango de fechas específico, le muestre una clase de acción específica o las personas específicas que han estado activas en la hoja.

NOTA: Cuando cierra el Registro de actividad, sus filtros se eliminan de manera automática. Los filtros del Registro de actividad no pueden guardarse o compartirse con otros colaboradores en la hoja.

Para aplicar filtros en el Registro de actividad:

  1. Abra el Registro de actividad y seleccione Filtros en la esquina superior izquierda de la ventana Registro de actividad para desplegar las opciones de filtros.
  2. Seleccione cualquiera de las siguientes:
    • Acción: La clase de actividad. (Por ejemplo, se eliminó la fila).
    • Colaboradores: La persona que realizó la actividad.
    • Rango de fechas: El grupo de fechas de las cuales desea ver la actividad.
  3. Seleccione Aplicar.

Si necesita eliminar los filtros, haga clic en Borrar filtros (junto al botón Aplicar).

NOTA: Algunas acciones no pueden rastrearse con un nombre de usuario de Smartsheet. Por ejemplo, si una persona no ha iniciado sesión en Smartsheet y dicha persona descarga un adjunto de una fila que se le ha enviado por correo electrónico, Smartsheet registrará la actividad. Sin embargo, la entrada del registro mostrará el nombre de usuario download@smartsheet.com.


Exportar el Registro de actividad:

Puede descargar el Registro de actividad correspondiente al elemento para conservar un registro adicional de la actividad de la hoja. Cada descarga del Registro de actividad se limita a un máximo de 90 días de datos de actividad de la hoja.

Para exportar un Registro de actividad:

  1. Abra el elemento.
  2. Haga clic en Archivo > Ver Registro de actividad.
  3. Seleccione una Fecha de inicio y una Fecha de finalización en el filtro Rango de fechas. Debe seleccionar un Rango de fechas antes de descargar el Registro de actividad.
  4. También puede seleccionar otras opciones en los filtros Acción y Colaborador.
  5. Haga clic en el botón Descargar en la parte inferior de la ventana Registro de actividad.

    Smartsheet enviará un mensaje por correo electrónico a la dirección de correo electrónico que utiliza con Smartsheet. Este mensaje incluirá un enlace que deberá utilizar para acceder al archivo descargado.

    NOTA: La cantidad de tiempo que le llevará a Smartsheet generar el archivo y enviarle el enlace de descarga puede variar. Luego de hacer clic en Descargar, debería recibir un mensaje con el enlace al archivo durante el siguiente día hábil.
     
  6. Cuando reciba el correo electrónico, haga clic en el enlace enviado por correo electrónico para descargar el Registro de actividad.

El Registro de actividad se descargará en su computadora con el formato .csv.


Solicitar una instantánea de la hoja

Si es administrador o propietario de la hoja con licencia puede solicitar una instantánea de su hoja correspondiente a una fecha anterior o a un cambio previo.

Para solicitar una instantánea:

  1. Abra el Registro de actividad de la hoja y modifique los filtros Fecha de inicio e Intervalo de fecha de finalización, según sea necesario.
  2. Vaya al cambio específico y haga clic en Solicitar una instantánea.

 

Smartsheet enviará la instantánea por correo electrónico al propietario de la hoja en un archivo Excel. El archivo Excel contiene únicamente los datos y los comentarios de la hoja. El formato condicional, los adjuntos, notificaciones, historial de celdas y fórmulas que no sean compatibles con Excel (fórmulas de columnas, @fila, @celda, fórmulas de hojas cruzadas, etc.) no son compatibles por el momento.

Puede enviar una sola solicitud de instantánea a la vez en una hoja específica. Una vez que se completa la primera solicitud, puede enviar otra solicitud.


Explicación de las acciones del Registro de actividad

Algunas de las acciones mencionadas en el Registro de actividad describen los cambios generales, pero no aportan contexto sobre los detalles relacionados con dicho cambio.A continuación, se mencionan algunas de las acciones que verá y qué significan.

Vista de tarjeta: Tarjeta reordenada y Vista de tarjeta: Tarjetas reordenadas indirectamente

Vista de tarjeta: Tarjetas reordenadas hace referencia a que usted ha arrastrado y soltado manualmente una o más tarjetas de un lugar a otro, ya sea a otro carril u otra posición en el mismo carril.

Vista de tarjeta: Tarjetas reordenadas indirectamente hace referencia a tarjetas que se han movido con otros métodos. Por ejemplo, cuando arrastra y suelta manualmente una tarjeta en cualquier posición, ya sea dentro del mismo carril o a otro carril, otras tarjetas se mueven indirectamente a posiciones inferiores o superiores como resultado. Las tarjetas también pueden reordenarse de manera indirecta al implementar cambios en las Vistas de cuadrícula y Vista de Gantt, por ejemplo, al asignar una tarea a otra persona o cambiar la opción de lista desplegable de una fila.


Quién puede ver el Registro de actividad

El acceso al Registro de actividad depende de su nivel de permiso de uso compartido. El punto más próximo en el tiempo respecto del cual puede ver las actividades registradas depende de la última vez que se le compartió la hoja.

NOTA: Los paneles no tienen nivel de permiso de uso compartido de editor. Solo los administradores y el propietario pueden ver el Registro de actividad correspondiente a paneles.

Niveles de permiso de uso compartido Puede ver el Registro de actividad Puede exportar el Registro de actividad Ve la actividad registrada desde esta fecha y hora
Propietario* Creación del elemento
Administrador (con licencia)** Ve y exporta desde la última vez que se le compartió el elemento
Administrador (sin licencia) No No -
Editor (con licencia)** No Ve (pero no exporta) desde la última vez que se le compartió el elemento
Editor (sin licencia) No No -
Observador (con o sin licencia) No No -

* Si transfiere la propiedad de la hoja, el nuevo propietario verá una lista de todo el Registro de actividad, que comenzará a partir del momento en que la hoja se creó.

** Si cambia su categoría de permiso de uso compartido a Administrador (con licencia) o Editor (con licencia), podrá ver las entradas del Registro de actividad a partir del momento en el que se le compartió la hoja por primera vez. Consulte nuestro artículo sobre Niveles de permiso de uso compartido para obtener más detalles acerca de los distintos permisos de uso compartido de una hoja.