FAQ: Smartsheet フォーム

シート所有者または管理者はフォームを作成できます。

Smartsheet トライアル版ではフォームを作成できますが、共有はできません。

ビジネス プランおよびエンタープライズ プランには、ブランディングおよびセキュリティの追加オプションがあります。 

フォームのセキュリティ設定によっては、誰でもフォームに入力できます。フォーム送信者には Smartsheet のアカウントやログインは必要ありません。 
 
オフライン送信、バーコード スキャン、位置情報など、一部のフォーム機能は、Smartsheet モバイル アプリでのみ利用できます。送信者はアプリを使用するには Smartsheet ログイン アカウントを作成する必要があります。

フォームに入力できるユーザーをさらに制限する場合は、次のいずれかをお試しください。

• シートに「Form password (フォームのパスワード)」列を追加し、そのフィールドをフォームの最初のフィールドにして条件付きロジックを追加し、他の質問を表示するには正しいパスワードを入力しなければならないようにする。
• フォームを Web コンテンツ ウィジェットのダッシュボードに埋め込み、そのダッシュボードを共同作業者に共有する。
• IT 部門の協力を得て、すでにアクセスを制限している Web ページにフォームを埋め込む。

フォームの送信内容はシートに保存されます。シートにアクセスできるユーザーなら誰でも、シートでフォームの送信内容を直接閲覧したり、検索結果でフォームを探したり、フォームのリンクをコピーして共有したりできます。

フォームにアクセスするには、以下の 3 種類の方法があります。

検索

左側のレールにある検索アイコンを開いて、名前でフォームを検索します。

フォーム メニュー

シートで、[フォーム] > [フォームの管理...] を選択します。

ワークスペース

ワークスペース パネルを開き、関連付けられたシートの下でフォームを探すことで、次のアクションを実行できます。

• フォームの表示、選択、読み込み
• ワークスペース パネル内のフォームメニューから:
  • 公開されたフォームの URL を使用して、新しいタブでフォームを開きます
  • 公開されたフォームの URL をワークスペースから直接コピーします
  • [編集] を選択し、ビルダー モードでフォームを開きます

フォームの送信内容はシートに保存されます。フォームは、そのフォームが関連付けられているシートへの管理者権限を持つユーザーであれば誰でも編集できます。

• 筋道だった順番でフィールドを並べ、データを必要としないフィールドは削除します。 
• 入力すべき情報が正確にわかるように、フォーム固有のフィールド ラベルや指示を追加します。 
• 適切なデータの入力に役立つ検証機能を含めます。
• 既定値またはクエリ パラメーターを使用して特定のフィールドに事前入力することを検討します。
• 条件付きロジックを使用して、フィールドを表示するタイミングを制御します。

別のフィールドの値に基づいて特定のドロップダウン リスト値を表示する場合は、ドロップダウン リスト値のセットごとに別の列を作成します。

• ​​​​ユーザーが値を入力しないままフォームを送信するのを避けたい場合は、フィールドを入力必須としてマークします。
• ドロップダウン/日付/チェックボックスを使用してフィールド入力を制限するか、データ検証を追加して、データ収集の一貫性を確保します。
• 1 つのシートに複数のフォームを作成することができます。オーディエンスごとに異なるメッセージが必要なときにデータを一か所に集める場合、これは役立ちます。 
• 条件付きロジックやクエリ パラメーターを使用して、さまざまなシナリオで同一のフォームを再利用します。   
• フォーム ユーザーにデータを表示または変更させずにデータを収集するには、既定値を追加するか、クエリ パラメーターを事前入力して、フィールドを非表示にします。

ビジネス プラン以上を利用している場合は、独自のロゴ、色、画像を使用してフォームをカスタマイズできます。「フォームの外観をカスタマイズする」をご覧ください。 

システムの「作成日時」列をシートに追加して、フォームが記入されて新しい行が作成された日時を自動的に記録するようにします。

既定では、フォームの送信は匿名になっています。誰がフォームに入力したか記録するには、連絡先の列 (値を事前入力しない) を作成して、その列を必須項目にし、電子メールのデータ検証機能を追加します。
 
または、システムの「作成者」列をシートに追加して、フォームのセキュリティを Smartsheet ログインを要求するように変更し、誰がフォームに入力したか自動的に記録することを検討します。このセキュリティ設定を変更する前にフォームに入力したユーザーを、さかのぼって記録することはできません。
 

なお、フォームに入力するために Smartsheet にログインするユーザーは、組織の Smartsheet プランに含まれている必要も、アカウントも必要ありません。

フォームに入力するためにログインを要求する場合でも、元のシートを共有されていない限り、フォーム送信者はそのシートに含まれているデータにアクセスすることはできません。

自動化されたワークフローでは、フォームの送信によってシートに行が作成された場合や、送信された内容に基づいて追加情報が必要になった場合など、特定の時点でシートの連絡先に電子メールを送信できます。 
 
フォームとともに通知またはリクエストのワークフローを使用するには、フォームの入力者のメール アドレスを連絡先の値としてフォーム送信時に収集する必要があります。 
 
このデータを収集する方法は 2 つあります。

1. 「連絡先」の列を設定し、メール検証を使用して、ユーザーにメール アドレスを入力してもらう。
2. 「作成者」のシステム列をシートに追加し、フォームのセキュリティを変更してユーザーにサインインを要求する。 
    

フォーム送信者にシートを共有していない場合は、自動化の権限設定を制限なしにする必要があります。 

一意の ID を電子メールに含めるには、「自動番号割り当て」の列をシートに追加して、それを自動化された電子メールに含めます。
 

電子メール以外の方法もあります。

フォームで新しい行が作成されたら、自動化されたワークフローをトリガーして、即座にタスクの所有者を割り当てたり、行を他のシートに移動またはコピーしたり、承認サイクルを開始したり、自動的にドキュメントを生成したりすることができます。「アクション ブロック: トリガーされる自動化タイプを指定」をご覧ください。

元のシートの数式によって、フォーム送信と同じ行に追加のデータを入力できます。最初にフォームが送信される必要があり、次に、シートの行の数式で計算できます。 
 
たとえば、フォームで従業員を賞に推薦するとします。フィールドの 1 つは、推薦される人の連絡先です。フォームを送信するユーザーは推薦される人のマネージャーを知らない場合がありますが、受賞者を選ぶときはその情報が必要になります。 
 
この例では、別の参照シートで、すべての従業員を 1 つの列にリストし、それぞれのマネージャーを 2 番目の列にリストしておくことができます。その後、INDEX(MATCH の組み合わせを列の数式として使用して、自動的にマネージャーをシートに返すことができます。 

1. [設定] タブで、新しいエントリをシートの上部に追加するか下部に追加するかを選択します。「フォームの表示と送信オプションの管理」をご覧ください。
2. フォーム送信シートをソースとして使用して、行レポートを作成します。直接レポートで作業して、シートをデータ リポジトリとして使用することができます。 
   
   レポートで、関連するフォーム送信を一緒にグループ化するか、並べ替え機能を使用して、新しい行が自動的に適切なグループ化または並べ替え順序で表示されるように設定できます。 

データ アクセス権なし
フォームの設定を調整する: 既定では、フォームの回答で送信者は cc に自分を含めることができます。ユーザーはこのチェックボックスをオンにして、電子メールを追加し、フォームの質問と送信内容のコピーを受け取ることができます。フォームの作成者は、この機能をオフにできます。 「フォームの表示と送信オプションの管理」をご覧ください。 

特定のデータの閲覧のみのアクセス権
行レポートを公開する: 行レポートを作成し、ユーザーが閲覧できる列と行を制限します。
 
特定のデータへの編集者アクセス権
更新リクエスト: 更新リクエストのワークフローを設定して、最初のフォームの送信後に行の変更をリクエストできます。これは、シートを共有できないユーザーと共同作業を行うのに役立ちます。 
 
Dynamic View: セキュリティ上の懸念から、そのユーザーに他の行や列を閲覧させたくない場合は、Dynamic View を設定します。 
 
WorkApp の行レポート: 元のシートへの共同作業者のアクセス権を必要とすることなく、WorkApp にレポートを含めることができます。 
 
すべてのデータへのアクセス権
シートを共有してフォーム送信を収集するか、Smartsheet アカウントのないユーザーにシートを公開します。 

Smartsheet フォーム経由で送信されたデータ (添付ファイル/リンクを含む) は、エンドツーエンドで暗号化されます。Smartsheet では、XSS および SQL インジェクションに対して業界標準の保護を採用しており、ユーザーによる実行可能ファイルのアップロードを制限しています。 

シートに入力されたデータは、その後、シートの共有権限と組織/団体のデータ エグレス ポリシーによって制限されます。

シートの共同作業者が取得または共有すべきではない情報 (パスワードやクレジットカード情報など) を Smartsheet フォームで収集 (または提供) しないでください。また、フォームから提供された URL を開く前に、よく考えてください。 

共同作業者全員に表示されるべきではない列がシートに含まれている場合は、Dynamic View の使用を検討してください。