URL クエリ ストリングを使用して同じフォームに異なる既定値を事前入力する

フォームを作成後、クエリ ストリングを使用することで、同じフォームへの異なるリンクを受信者に応じて提供し、受信者が使ったリンクに基づいてフォームにさまざまな事前入力を行うことができます。

ユーザーがカスタム リンクを使用してフォームにアクセスすると URL からの情報がフォームのフィールドに事前入力されます。固有のリンクを使った事前入力フォームはさまざまな一般的なシナリオで同じフォームを使用する場合に役立ち、シナリオごとに固有のリンクを作成することができます。

事前入力値がユーザーに表示されないようにする場合は、フォームのフィールドを非表示にすることができますが、依然として URL には値が表示されます。 

例えば、同じフォームに対して複数の異なる URL を作成し、そのパーソナライズしたフォームをチームの他のメンバーと共有することができます。

セールス マネージャーがクライアントからの電話によるすべての問い合わせを簡単にアクセスできるシートに一元的に記録し、各問い合わせにその問い合わせを記録した営業担当者の名前を含めようと考えている場合、マネージャーは 1 個の基本となるフォームを作成してから、各チーム メンバーに各メンバーの名前を事前入力したクエリ ストリングを含んだフォームへの異なる URL を提供することができます。そうすると、各チーム メンバーは毎回同じ基本情報を入力することなく簡単に情報を記録できる上に、すべての情報を 1 か所で確認することができます。

チームが同じデータを何度も送信している場合には、ブラウザーの戻るボタンを使って、事前入力値を含む最後に送信された値が組み込まれたフォームを再読み込みし、変更が必要な箇所を上書きしてフォームを再送信することができます。

フォームの [説明] フィールドにこのヒントを追加して、このようなショートカットを活用できるとチームに伝達することをお勧めします。 

フォーム URL にクエリ ストリングを追加する

フォーム URL のクエリ ストリングを構築するには:

1. メニュー バーで、[フォーム] > [フォームの管理] を選択します。
2. カスタム URL 付きで配布したいフォームにカーソルを合わせます。
3. [フォーム URL をコピー] を選択します。
4. スプレッドシートやドキュメントなどのアプリケーションにその URL を貼り付けます。
5. URL の末尾にクエスチョン マーク (?) を入力します。
   • 例:
     https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?
     Smartsheet の以前のバージョンでは、アンド マークを使用できましたが、現在のバージョンでは、クエスチョン マークを使用して、URL に最初のクエリ ストリングを追加する必要があります。
6. フォームのフィールドに入れたい値を入力します。
   • [担当者] フィールドにいずれかの営業担当者の名前を入力する場合の例: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep 
     フォーム フィールドでは大文字と小文字が区別されます。
7. イコール マーク (=) を入力します。
   • 例: 
     https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=
8. 既定として設定する値を入力します。
   • 担当者名を Sally Smart に設定する場合の例: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=Sally%20Smart
     フォームの設定で [フォーム送信のコピーを送信者に電子メールで送ることを許可する] オプションを有効にしている場合、クエリ ストリングを使用してフォーム上でこのオプションを自動選択し、既定の電子メール アドレスを入力することができます。このフィールドに情報を渡すには、ECA を使用します。例:
     https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?ECA=sallysmart@smartsheet.com
9. カスタマイズした URL を対象者に送付します。 
   • 例えば、Sally にリンクを送信すると、Sally がこのリンクを開いた際、Smartsheet によって[担当者] フィールドに Sally の名前が入力されるため、わざわざ名前を入力する手間が省けます。

URL に複数のフィールドを含めるには、それらをアンド マークでつなぎます。使用例:
https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=Sally%20Smart&ECA=sallysmart@smartsheet.com

クエリ ストリングに特殊文字を含める

すべての特殊文字 (エスケープ文字ともいいます) はこちらで確認できます。

URL にはスペースを使用できません。この記事で記述している方法にてスペースなどの特殊文字を含めるには、URL パーセント エンコーディングを使用する必要があります。一部のよく使用される特殊文字とそのパーセント エンコード値を以下の表に示します。クエリ ストリングにこれらを使用することで、フォームにその ASCII 値を入力できます。

高度なシナリオ

クリエ ストリングにはさまざまな使い方があります。以下のアイデアを参考にしてください。

• 同じフォームに対して異なるリンクを持つダッシュボードを作成します。各リンクには、フォーム内の条件付きロジックを制御するフィールドを使用したクエリ ストリングがあり、異なるタイプのリクエストに対応したクイック リンクが作成され、すべてが一元的に処理されます。 
• 数式を使用して、事前入力フォームの作成と、元の依頼者に URL を送信するための自動アラートなどのフォローアップ項目の生成を自動的に行います。
• 基本となる同じフォームで、異なる URL クエリ ストリングを使ったさまざまな QR コードを作成し、いろいろな機器に貼るステッカーにそれらの QR コードを印刷します。QR コードを読み取り、詳細を入力してもらうことで簡単に機器の使用履歴を作成します。