適用対象

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

URL クエリ ストリングを使用してフォームに既定値を事前入力する

クエリ ストリングを使ってフォーム リンクをカスタマイズし、受信者ごとに異なる既定値を入力します。

ご利用可能なユーザー

プラン:

  • Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

 

誰かがカスタム リンクでフォームにアクセスすると、URL からの情報がフォームのフィールドに事前入力されます。

シナリオ

セールス マネージャーが、チームにクライアントからのすべての問い合わせ電話の情報を、簡単にアクセスできる 1 つのシートに記録してもらいたいと考えているとします。各問い合わせの記録には、対応した営業担当者の名前も含めます。マネージャーはまず基本となるフォームを作成してから、個別の URL (各チーム メンバーの名前を事前入力するクエリ ストリングが含まれている) を各メンバーに割り当てます。これにより、各チーム メンバーは毎回同じ基本情報を入力する必要がなくなり、簡単に情報を記録できる上に、すべての情報を 1 か所で確認することができます。


フォーム URL にクエリ ストリングを追加する

フォーム URL のクエリ ストリングを構築するには:

  1. メニュー バーで、[フォーム] > [フォームの管理] を選択します。
  2. カスタム URL を付けて配布するフォームにカーソルを合わせます。
  3. メニュー アイコンから [フォーム URL のコピー]フォーム URL のコピー アイコン を選択します。
  4. スプレッドシートやドキュメントなどのアプリケーションに、その URL を貼り付けます。
  5. URL の末尾に対して、次の手順を実行します。
    1. クエスチョン マーク (?) を入力する。
    2. フォームのフィールド ラベルに入れたい値を入力する (例: Rep)。値が正しく入力されるよう、フォームのフィールド ラベルを使用する必要があります。 
    3. イコール マーク (=) を入力する。
    4. 既定値として設定する値を入力する (例: Sally Smart)。

      例: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=Sally%20Smart

  6. URL に複数のフィールドを追加するには、各フィールドをアンド マーク (&) でつなぎます。
     

    例: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b? Rep=Sally%20Smart&ECA=sallysmart@smartsheet.com

 

クエリ ストリングを使って複数選択用のドロップダウン リストに複数の値を入力するには、& を使用して追加する値ごとにフィールドを繰り返します。
?Multi=Apple&Multi=Orange

値が 3 つ以上の場合は、同様の手順でフィールドを追加します。
?Multi=Apple&Multi=Orange&Multi=Banana

 

考慮すべき事項

  • ユーザーがフォームを使用するためにログインを必須とする場合は、事前入力された文字列は機能しません。認証により、カスタマイズした内容は URL からすべてクリアされます。
  • フォーム フィールドでは大文字と小文字が区別されます。URL 文字列に値を追加する際は、この点に留意してください。
  • URL ではスペースを使用できません。スペースを入れたい場合は、%20 を使用します。その他の文字については、このページの下部にある特殊文字のリストを参照してください。
  • フォームの設定で [フォーム送信のコピーを送信者に電子メールで送ることを許可する] オプションを有効にしている場合、クエリ ストリングを使ってフォーム上でこのオプションを自動選択し、既定のメール アドレスを入力することができます。このフィールドにデータを表示させるには、ECA を使用します。 

    例:
    https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?ECA=sallysmart@smartsheet.com

  • 値は編集可能ですが、非公開ではありません。フィールドがフォームに表示されないようにすることはできますが、値は URL に引き続き表示され、リンクを持つすべてのユーザーが URL と事前入力された値のデータを見ることができます。
  • チームが同じデータを再送信する必要がある場合は、ブラウザーの戻るボタンを使って、最後に送信された値 (事前入力値を含む) が組み込まれたフォームを再読み込みした後、変更が必要な箇所を上書きしてフォームを再送信することができます。フォームの [説明] フィールドにこのヒントを追加して、このショートカットについてチームに伝達することをお勧めします。
  • フォームに値を正しく入力するには、データ収集シートのフィールド名ではなく、常にフォームのフィールド ラベルを使用します。たとえば、シートのフィールド名が Ticket ID であるのにフォームでは Request ID というラベルを使用している場合は、フォームのフィールドに値が入力されるように文字列 ?Request%20ID を使用する必要があります。

クエリ ストリングで特殊文字を使用する

URL でスペースなどの特殊文字を使用する場合は、URL パーセント エンコーディングを使用する必要があります。使用できる一般的な特殊文字とそのパーセント エンコード値を以下の表に示します。これらの文字はエスケープ文字とも呼ばれます。

フォームに使用したい特殊文字URL で使用する文字
スペース%20
イコール マーク (=) %3D
パーセント記号 (%) %25
番号記号 (#) %23
米ドル記号 ($) %24
アンド マーク (&)%26
アクサン記号 (`) %60
コロン (:) %3A
始め山括弧 () %3C
終わり山括弧 (>) %3E
始め角括弧 ([) %5B
終わり角括弧 (]) %5D
始め波括弧 ({) %7B
終わり波括弧 (}) %7D
二重引用符 (“ ”) %22
プラス マーク (+) %2B
アット マーク (@) %40
スラッシュ (/) %2F
セミコロン (;) %3B
クエスチョン マーク (?) %3F
バックスラッシュ (\) %5C
キャレット、山形記号 (^) %5E
パイプ、縦棒 (|) %7C
波形符合 (~) %7E
アポストロフィ (') %27
コンマ (,) %2C

高度なシナリオ

クエリ ストリングにはさまざまな使い方があります。以下のリストは、クエリ ストリングを使用できる一連のアイデアを示しています。 

  • ダッシュボード: 同じフォームに対して異なるリンクを持つダッシュボードを作成します。各リンクには、フォーム内の条件付きロジックを制御するフィールドを使用したクエリ ストリングがあり、異なるタイプのリクエストに対応したクイック リンクが作成され、すべてが一元的に処理されます。 
  • 数式: 数式を使用して、事前入力フォームの作成とフォローアップのアイテム (例: 元のリクエスト者に URL を送信する自動アラート) の生成を自動的に行います。
  • QR コード: 基本となるフォームは同一でも URL クエリ ストリングが異なるさまざまな QR コードを作成してステッカーに印刷し、機器に貼ります。機器の使用者に QR コードの読み取りをしてもらうことで詳細が入力されるようになり、簡単に機器の使用履歴を作成できます。