クエリ ストリングを使ってフォーム リンクをカスタマイズし、受信者ごとに異なる既定値を入力します。
誰かがカスタム リンクでフォームにアクセスすると、URL からの情報がフォームのフィールドに事前入力されます。
シナリオ
セールス マネージャーが、チームにクライアントからのすべての問い合わせ電話の情報を、簡単にアクセスできる 1 つのシートに記録してもらいたいと考えているとします。各問い合わせの記録には、対応した営業担当者の名前も含めます。マネージャーはまず基本となるフォームを作成してから、個別の URL (各チーム メンバーの名前を事前入力するクエリ ストリングが含まれている) を各メンバーに割り当てます。これにより、各チーム メンバーは毎回同じ基本情報を入力する必要がなくなり、簡単に情報を記録できる上に、すべての情報を 1 か所で確認することができます。
フォーム URL にクエリ ストリングを追加する
フォーム URL のクエリ ストリングを構築するには:
- メニュー バーで、[フォーム] > [フォームの管理] を選択します。
- カスタム URL を付けて配布するフォームにカーソルを合わせます。
- メニュー アイコンから [フォーム URL のコピー]
を選択します。
- スプレッドシートやドキュメントなどのアプリケーションに、その URL を貼り付けます。
- URL の末尾に対して、次の手順を実行します。
- クエスチョン マーク (?) を入力する。
- フォームのフィールド ラベルに入れたい値を入力する (例: Rep)。値が正しく入力されるよう、フォームのフィールド ラベルを使用する必要があります。
- イコール マーク (=) を入力する。
既定値として設定する値を入力する (例: Sally Smart)。
例: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=Sally%20Smart
URL に複数のフィールドを追加するには、各フィールドをアンド マーク (&) でつなぎます。
例: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b? Rep=Sally%20Smart&ECA=sallysmart@smartsheet.com
クエリ ストリングを使って複数選択用のドロップダウン リストに複数の値を入力するには、& を使用して追加する値ごとにフィールドを繰り返します。
?Multi=Apple&Multi=Orange
値が 3 つ以上の場合は、同様の手順でフィールドを追加します。
?Multi=Apple&Multi=Orange&Multi=Banana
考慮すべき事項
- ユーザーがフォームを使用するためにログインを必須とする場合は、事前入力された文字列は機能しません。認証により、カスタマイズした内容は URL からすべてクリアされます。
- フォーム フィールドでは大文字と小文字が区別されます。URL 文字列に値を追加する際は、この点に留意してください。
- URL ではスペースを使用できません。スペースを入れたい場合は、%20 を使用します。その他の文字については、このページの下部にある特殊文字のリストを参照してください。
フォームの設定で [フォーム送信のコピーを送信者に電子メールで送ることを許可する] オプションを有効にしている場合、クエリ ストリングを使ってフォーム上でこのオプションを自動選択し、既定のメール アドレスを入力することができます。このフィールドにデータを表示させるには、ECA を使用します。
例:
https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?ECA=sallysmart@smartsheet.com- 値は編集可能ですが、非公開ではありません。フィールドがフォームに表示されないようにすることはできますが、値は URL に引き続き表示され、リンクを持つすべてのユーザーが URL と事前入力された値のデータを見ることができます。
- チームが同じデータを再送信する必要がある場合は、ブラウザーの戻るボタンを使って、最後に送信された値 (事前入力値を含む) が組み込まれたフォームを再読み込みした後、変更が必要な箇所を上書きしてフォームを再送信することができます。フォームの [説明] フィールドにこのヒントを追加して、このショートカットについてチームに伝達することをお勧めします。
- フォームに値を正しく入力するには、データ収集シートのフィールド名ではなく、常にフォームのフィールド ラベルを使用します。たとえば、シートのフィールド名が Ticket ID であるのにフォームでは Request ID というラベルを使用している場合は、フォームのフィールドに値が入力されるように文字列 ?Request%20ID を使用する必要があります。
クエリ ストリングで特殊文字を使用する
URL でスペースなどの特殊文字を使用する場合は、URL パーセント エンコーディングを使用する必要があります。使用できる一般的な特殊文字とそのパーセント エンコード値を以下の表に示します。これらの文字はエスケープ文字とも呼ばれます。
フォームに使用したい特殊文字 | URL で使用する文字 |
---|---|
フォームに使用したい特殊文字 スペース | URL で使用する文字 %20 |
フォームに使用したい特殊文字 イコール マーク (=) | URL で使用する文字 %3D |
フォームに使用したい特殊文字 パーセント記号 (%) | URL で使用する文字 %25 |
フォームに使用したい特殊文字 番号記号 (#) | URL で使用する文字 %23 |
フォームに使用したい特殊文字 米ドル記号 ($) | URL で使用する文字 %24 |
フォームに使用したい特殊文字 アンド マーク (&) | URL で使用する文字 %26 |
フォームに使用したい特殊文字 アクサン記号 (`) | URL で使用する文字 %60 |
フォームに使用したい特殊文字 コロン (:) | URL で使用する文字 %3A |
フォームに使用したい特殊文字 始め山括弧 () | URL で使用する文字 %3C |
フォームに使用したい特殊文字 終わり山括弧 (>) | URL で使用する文字 %3E |
フォームに使用したい特殊文字 始め角括弧 ([) | URL で使用する文字 %5B |
フォームに使用したい特殊文字 終わり角括弧 (]) | URL で使用する文字 %5D |
フォームに使用したい特殊文字 始め波括弧 ({) | URL で使用する文字 %7B |
フォームに使用したい特殊文字 終わり波括弧 (}) | URL で使用する文字 %7D |
フォームに使用したい特殊文字 二重引用符 (“ ”) | URL で使用する文字 %22 |
フォームに使用したい特殊文字 プラス マーク (+) | URL で使用する文字 %2B |
フォームに使用したい特殊文字 アット マーク (@) | URL で使用する文字 %40 |
フォームに使用したい特殊文字 スラッシュ (/) | URL で使用する文字 %2F |
フォームに使用したい特殊文字 セミコロン (;) | URL で使用する文字 %3B |
フォームに使用したい特殊文字 クエスチョン マーク (?) | URL で使用する文字 %3F |
フォームに使用したい特殊文字 バックスラッシュ (\) | URL で使用する文字 %5C |
フォームに使用したい特殊文字 キャレット、山形記号 (^) | URL で使用する文字 %5E |
フォームに使用したい特殊文字 パイプ、縦棒 (|) | URL で使用する文字 %7C |
フォームに使用したい特殊文字 波形符合 (~) | URL で使用する文字 %7E |
フォームに使用したい特殊文字 アポストロフィ (') | URL で使用する文字 %27 |
フォームに使用したい特殊文字 コンマ (,) | URL で使用する文字 %2C |
高度なシナリオ
クエリ ストリングにはさまざまな使い方があります。以下のリストは、クエリ ストリングを使用できる一連のアイデアを示しています。
- ダッシュボード: 同じフォームに対して異なるリンクを持つダッシュボードを作成します。各リンクには、フォーム内の条件付きロジックを制御するフィールドを使用したクエリ ストリングがあり、異なるタイプのリクエストに対応したクイック リンクが作成され、すべてが一元的に処理されます。
- 数式: 数式を使用して、事前入力フォームの作成とフォローアップのアイテム (例: 元のリクエスト者に URL を送信する自動アラート) の生成を自動的に行います。
- QR コード: 基本となるフォームは同一でも URL クエリ ストリングが異なるさまざまな QR コードを作成してステッカーに印刷し、機器に貼ります。機器の使用者に QR コードの読み取りをしてもらうことで詳細が入力されるようになり、簡単に機器の使用履歴を作成できます。