Smartsheet Dynamic View を使用すると、ビジネス オーナーは適切なユーザーに適切なタイミングで、表示や編集に必要な情報を共有できます。ベンダーと作業している場合でも、内部と外部の混合チームの場合でも、組織をまたぐ場合でも、Dynamic View を使用すると、迅速に作業を遂行するために必要な共同作業を妨げることなく、ユーザーやベンダーがすべてのシートにアクセスできないようにして、プロセスの機密性を維持することができます。
Dynamic View: データのビューの作成と管理
Dynamic View を使用すると、他のユーザーが表示および編集できる特定のデータを表示できます。
Dynamic View でビューを作成する前に
- 必要な Dynamic View アプリがすべてそろっていることを確認します。
- プロセスを保持するためのソース シートおよびレポートを作成し、ビュー作成者用の権限を設定します。
新しいビューを開始する
シートまたはレポートの上部にある Dynamic View メニューから Dynamic View を作成してアクセスします。
- Smartsheet の資格情報を使って Dynamic View にサインインします。
- 画面の右上部分で [Create View (ビューを作成)] を選択します。
- ビューの作成に利用するアイテムを選択し、[Create (作成)] を選択します。
ソース アイテムの選択を間違えた場合は、別の新しいビューを作成する必要があります。前のページに戻って別のソース アイテムを選択することはできません。
ビューに名前を付けて全体的な権限を設定する
ビューの名前を入力し、ユーザーが表示できる内容と、そのユーザーがソース シートに新しいアイテムを追加できるかどうかを設定します。
この手順での設定に関する特記事項を以下に示します。
- [Review by current user (現在のユーザーによるレビュー)]: 「連絡先リスト」列を使用し、ユーザーに割り当てられたタスクに基づいて、ユーザーのビューをフィルタリングすることができます。
- [Restrict view by sheet filter (シート フィルターでビューを制限)]: シート フィルターにより、ビューに表示するデータを調整することができます。
- [New Item Submission (新しいアイテムを送信)]: 新しいエントリの作成をユーザーに許可することができます。ソースがレポートの場合は、レポートだけでなく、基本となるシートを指定してください。
広範囲のユーザーから情報を収集する場合、代わりにフォームを作成することが有益な場合もあります。フォームによりデータの整合性が確保されるため、全員がビューを正しく使用できることになります。
グリッド ビューに表示するフィールドを選択する
- [Available fields (使用可能なフィールド)] セクションで、ビューに表示したいフィールドを選択します。
- 特定のフィールドでデータをフィルタリングするには、ソース データのドロップダウン フィールドまたは記号フィールドを追加します。
- オプション: [Attachments (添付ファイル/リンク)] または [Comments (コメント)] に以下の設定を追加します。
- [Attachments (添付ファイル/リンク)]
- [Display attachments (添付ファイル/リンクを表示)]
- [Users can add attachments (ユーザーが添付ファイル/リンクを追加可能)]
- [Comments (コメント)]
- [Display comments (コメントを表示)]
- [Users can add comments (ユーザーがコメントを追加可能)]
- [Attachments (添付ファイル/リンク)]
この手順で選択するフィールドは、Dynamic View では列および行として表示されます。特定の条件に適合した場合のみフィールドを表示したい場合は、そのフィールドを [Visible fields (表示されるフィールド)] セクションに追加するのではなく、[Detals Panel (詳細パネル)] タブで条件またはロジックを設定してください。
詳細ペインを設定する
詳細ペインを使用すると、ユーザーが Dynamic View で行を選択した後に表示される内容をカスタマイズできます。詳細ペインを使用して、情報を収集し、詳細を提示することができます。
- [Available fields (使用可能なフィールド)] から、フィールドを [Details Panel Layout (詳細パネルのレイアウト)] セクションにドラッグします。
- (オプション) 詳細パネルの説明を切り替えて、ユーザーへの指示を入力します。ユーザーが Dynamic View から詳細ビューを開くと、メッセージが表示されます。
- ユーザーが Dynamic View を開いた際に最初に表示されるタブを選択します (データ、添付ファイル/リンク、コメントなど)。
- 設定するフィールドを選択します。
- フィールド プロパティまたはフィールド ロジックを編集します。フィールド プロパティがフィールドを定義するものであるのに対し、フィールド ロジックはフィールドに条件ロジックを適用するためのものです。
- 右側のバーで、「Field Properties (フィールド プロパティ)」アイコンを選択します。
[Details Panel Layout (詳細パネルのレイアウト)] セクションでフィールドを選択すると、[Field Properties (フィールド プロパティ)] ペインが表示されます。 - フィールド ロジックを編集するには、右側のバーで、「Field Logic (フィールド ロジック)」アイコンを選択します。
- 右側のバーで、「Field Properties (フィールド プロパティ)」アイコンを選択します。
フィールド プロパティ
使用する項目 | 操作 | 備考 |
|---|---|---|
Custom label (カスタム ラベル) | フィールドのカスタム ラベルを作成します。 | カスタム ラベルを追加するには、[Custom label (カスタム ラベル)] ボックスを展開します。 |
フィールドのオプション:
| フィールドの重要性のレベルを設定します。 | すべてのオプションをオフにした場合、フィールドは任意になり、編集可能になります。 |
Display as (表示方法) | フィールド サイズを微調整します。 | オプションを選択:
|
Initial value (初期値) | フィールドの既定値を設定します。 | ビューへの新しい送信を許可する場合、このフィールドに追加する値が既定値になります。 |
読み取り専用フィールド
データ タイプまたはセル内の情報により、一部のフィールドは編集できない場合があります。Dynamic View のフィールドは、次の場合に読み取り専用となります。
- システム列のフィールドである
- ガント チャート設定で「終了日の列」のフィールドである
- プロジェクト設定の日付範囲表示の「終了日の列」のフィールドである
- ガント チャート設定で「先行タスクの列」のフィールドである
- ソース シートのセルに数式が含まれている
- ソース シートのセルにインバウンド セルリンクが含まれている
ソース シートのセルにハイパーリンクが含まれている
フィールド ロジック
フィールド ロジックを追加すると、ビューではフィールドの表示と非表示が切り替わります。このロジックは、Smartsheet アイテムや Dynamic View での条件や変更に基づきます。
フィールド ロジックの設定には、ドロップダウン リストと記号列を使用します。フィールド ロジック ルールに名前を付けて保存するには、ソース シートにドロップダウンまたは記号列が必要です。
ソースが複数のシートからなるレポートである場合、特定の列に設定されたドロップダウンの値が、すべてのシートで一貫していなければなりません。列プロパティに値のないシートがあると、フィールド ロジックでその値を使用できない場合があります。
- [Field Logic (フィールド ロジック)] ペインで、[+Logic (ロジック)] を選択します。
- フィールド ロジックに名前を割り当てます。
- [When (タイミング)] セクションで、列とロジック実行用の値を指定します。
- [Action (アクション)] セクションで、ビューでトリガーが検出されたときの動作を選択します。次のことができます。
- 選択したフィールドを非表示にする。
- 選択したフィールドを読み取り専用として表示する。
- 選択したフィールドを編集可能として表示する。
- 選択したフィールドを必須として表示する。
- ビューに表示するフィールド、表示しないフィールドを選択し、[Save (保存)] を選択します。
ここで定義した表示権限が [Details (詳細)] ペインに表示されます。[Details (詳細)] ペインを開くには、ビューの列を選択します。
アクションが競合するルールを作成することは可能です。Dynamic View では、権限レベルが最も低いルールが優先されます。