適用対象

Smartsheet
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機能

この機能を使用できるユーザー

ワークフローを作成するには、シートの所有者、管理者、または編集者レベルの権限を持つ、ライセンス ユーザーであることが必要です。

編集者レベルの権限を持つユーザーが実行できるのは、自分自身が受信者であるアラートまたはリマインダーの作成、編集、削除のみです。

ワークフローの権限についての詳細をご覧ください。

アクション ブロック: トリガーされる自動化タイプを指定

アクション ブロックでは、トリガー時にワークフローが実行する自動化タイプを選択できます。

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権限

ワークフローを作成するには、シートの所有者、管理者、または編集者レベルの権限を持つ、ライセンス ユーザーであることが必要です。

編集者レベルの権限を持つユーザーが実行できるのは、自分自身が受信者であるアラートまたはリマインダーの作成、編集、削除のみです。

ワークフローの権限についての詳細をご覧ください。

ワークフローには 4 つのタイプがあり、各タイプに異なるアクション タイプがあります。ワークフローのアクション タイプについては、次の表を参考にしてください。 

「通知」アクション タイプ

使用するアラートまたはアクションのタイプ使用する状況
ユーザーにアラート送信
  • 特定のフィールドでの重要な変更や、新しいタスクが割り当てられた際にユーザーにアラートを送信する場合
  • フィールドが特定の値に設定されたタイミングを把握する場合
ステータス フィールドが「ブロック」に設定された場合にアラートを受け取るワークフローを作成しました。
Microsoft Teams チャンネルにアラート送信
  • フィールドまたはシート行の更新を Microsoft Teams チャンネルに送信する場合
新しいフォーム エントリがシートに追加されたときに、チームの Microsoft Teams チャンネルにアラートが送信されるようにワークフローを作成しました。 
Slack チャンネルにアラート送信
  • フィールドまたはシート行の更新を Slack チャンネルに送信する場合
タスクが「緊急」としてタグ付けされた場合に、チームの Slack チャンネルにアラートが送信されるようにワークフローを作成しました。

「更新リクエストと承認リクエスト」アクション タイプ

使用するアラートまたはアクションのタイプ使用する状況
更新リクエスト
  • 作業アイテムが期限を過ぎても、まだ完了済みとしてマークされていない場合に、タスク所有者にその作業アイテムに関する情報を求める場合
  • 特定のフィールドで値が変更されたときに、作業アイテムの担当者から最新情報を求める場合
上司が、列のステータスが「進行中」に変更された場合に、「開始日」列を更新するようタスク担当者にリクエストするワークフローを作成しました。
承認リクエスト
  • フィールドが特定の条件を満たしている場合に、レビュー担当者またはマネージャーに作業アイテムのレビューと承認を依頼する場合

下書きが「完了」としてタグ付けされた場合に、コンテンツ レビュー担当者に下書きを承認または却下するよう依頼するワークフローを作成しました。 

マーケティング チームが、作業アイテムのコストが予測金額を超えた場合に、財務チームにリクエストのレビューと承認または却下を依頼するワークフローを作成しました。 
 

「シート変更」アクション タイプ

使用するアラートまたはアクションのタイプ使用する状況
ユーザーの割り当て決められた日付に達した場合や、行が追加または変更された場合に、作業アイテムに 1 人または複数のユーザーを割り当てる場合。作業アイテムが「緊急」としてタグ付けされた場合に、エスカレーション チームにタスクを割り当てるワークフローを作成しました。
セル値を変更

特定の条件が満たされたときに、以下の列のデータを変更する場合。

  • 文字列/数値
  • ドロップダウン リスト (単一選択)
  • ドロップダウン リスト (複数選択)
  • チェックボックス
ユーザーが「承認ステータス」列を「承認済み」に設定したときに、「完了」チェックボックス列が選択されるようにシートを設定しました。  
日付を記録ワークフローがトリガーされたときに、選択したフィールドに現在の日付を記録する場合。タスクが「完了」としてマークされたときに、現在の日付を記録するようにシートを設定しました。
セル値をクリア特定の条件を満たしたときに、フィールドの内容を削除する場合。コンテンツの削除に役立つワークフローを作成しました。
行をロックアイテムの承認後または完了後、またはある特定の時点で、編集できないようにする場合。「レビュー ステータス」列の値が「進行中」に設定された場合、行がロックされるようにシートを設定しました。
行ロックを解除前提となるステップが完了した場合にのみ、ユーザーが行を編集できるようにする場合。「レビュー ステータス」列の値が「完了」に設定された場合、行のロックが解除されるようにシートを設定しました。

「シート間ワークフロー」アクション タイプ

使用するアラートまたはアクションのタイプ使用する状況
行を移動
  • 行が「完了」に設定された際に、別のシートに移動またはコピーする場合
  • 特性に基づいて、入ってくる作業アイテムを別のシートに自動ルーティングする場合
e ラーニング チームが、チームのデータ収集シートに掲載されるべきではないリクエストを削除するためのワークフローを作成しました。マーケティング チームのリクエストを受信すると、ワークフローによってタスクはその部門のデータ収集シートに移動されます。
行をコピー
  • フィールドが特定の条件を満たしたときに、別のシートに列のコピーを作成する場合。 
完了したタスクがすべて記録されたシートがあります。手作業を減らすために、親ファイルの行が「完了」にタグ付けされた場合に、そのシートに行をコピーするワークフローを作成しました。

選択したアクションを変更するには、ブロックの右上にある [メニュー] アイコンをクリックします。

無限の承認ループを防ぐために、シート間の数式またはセル リンクを含むセルは、シートを自動的に変更する自動化 (行を移動、行をコピー、行をロック、行ロックを解除、承認リクエスト、日付を記録、人の割り当て、セルを変更、セルをクリア、文書を生成) をトリガーしません。これを回避するには、時間ベースの自動化または定期的なワークフローを使用してください。


受信者の選択

特定の作業アイテムに関与しているユーザーへアラート/リクエストが送信されるようにアクション ブロックを設定します。次のユーザーに送信されるよう設定できます。

  • 該当行の連絡先フィールドに含まれているユーザー (例: 担当者)
  • シートが共有されているユーザー全員
  • 手動で指定したユーザー
  • サード パーティ アプリ (Slack や Microsoft Teams など) のチャンネルのメンバー

アラート メッセージをカスタマイズ

受信者が必要な情報のみを得られるよう、アラート メッセージをカスタマイズすることができます。メッセージをカスタマイズ セクションで、表示されるフィールドを制御したり、件名やメッセージを編集することができます。 

設定したアラートが届きません

シート通知がオフになっている可能性があります。この問題を解決するには、シート変更の通知をオンにしてください。実行方法がわからない場合は、「行った変更に対して自動化されたワークフローをトリガーする」の記事をお読みください。

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