Publicar una hoja, un informe o un tablero

Al publicar una hoja, un informe o un tablero, se genera una URL única a la que cualquier persona puede acceder sin tener que iniciar sesión en Smartsheet y un código iframe que usted puede insertar en el código fuente de un sitio web para mostrar la hoja o el informe. Para comenzar a publicar, haga clic en Publicar Botón Publicar en la barra lateral.

Barra lateral

Los elementos publicados son dinámicos, es decir, en lugar de contener valores estáticos al momento de la publicación, continúan mostrando datos actualizados. Puede dejar de publicar cuando lo desee. Al hacerlo, ya no se podrá acceder a la versión publicada de la hoja, el informe o el tablero.

En este artículo:


PRECAUCIÓN: El uso de esta función supone el riesgo potencial de dejar al descubierto información confidencial fuera de la empresa. Para compartir un enlace de una forma más limitada, utilice las opciones de Control de acceso (tal como se describe abajo) o copie y comparta el enlace que se encuentra disponible en la ventana Propiedades de la hoja, Propiedades del informe o Propiedades del tablero. El enlace disponible en la ventana de propiedades es seguro y solo pueden acceder a él los colaboradores con uso compartido.

Permisos necesarios

El propietario y los colaboradores con uso compartido y acceso de administrador a una hoja, un informe o un tablero pueden utilizar la función publicar.

Los administradores de sistemas de cuentas de Equipo, Negocios o Enterprise pueden limitar o deshabilitar la función de publicación para todos los usuarios en la cuenta. Para obtener información sobre cómo hacerlo, consulte Configuración global de la cuenta.


Publicar una hoja

  1. En la barra lateral, haga clic en la opción PublicarBotón Publicar para que aparezca la ventana Opciones de publicación.

    NOTA: La opción Publicar no estará disponible si usted forma parte de una cuenta de Equipo, Negocio o Enterprise y el administrador del sistema deshabilitó la función de publicación (para obtener más información, consulte la Configuración global de la cuenta ).



  2. Haga clic en el control deslizante debajo de una o más de las opciones de publicación y póngalo en la posición Activado.

    Cuando coloca el control deslizante en la posición de Activado , se crea un enlace a la hoja y aparece un formulario que le permite refinar aún más la experiencia de publicación.

    Las distintas opciones para publicar una hoja son las siguientes:
     
    • Solo lectura - HTML:es la mejor opción si desea una vista liviana y de carga rápida de los datos de su hoja. Ofrece una vista simple y de solo lectura de los datos de la hoja, sin la opción de cambiar a la vista de Calendario o a la vista de Gantt. Los adjuntos y los comentarios no están disponibles, no se muestra la barra de herramientas a la izquierda, y no se pueden contraer/ampliar las filas con sangría.

      Marque la casilla de verificación Usar SSL si desea utilizar las URL para insertar la hoja en una aplicación interna en la que se requieran URL del tipo "https://". (Tenga en cuenta que en las otras opciones de publicación utilizan SSL de forma predeterminada).

    • Solo lectura - Completo: esta opción tiene una interfaz de usuario más enriquecida que la opción Solo lectura - HTML y les permite a los observadores abrir los adjuntos y los comentarios de las filas, y contraer/ampliar las jerarquías.

      Utilice las opciones de Control de acceso para controlar si el enlace estará disponible para todos o solo para los usuarios de la cuenta del propietario de la hoja.

      Utilice las opciones de Configuración de publicación para definir la vista predeterminada en Cuadrícula (Gantt) o Calendario, y para mostrar u ocultar la barra de herramientas izquierda. Los visitantes de la hoja publicada pueden ocultar o mostrar la barra de herramientas, y cambiar las vistas cuando quieran.

    • Cualquier persona edita: esta opción permite que cualquier persona abra la hoja y realice cambios como si tuviese permisos de uso compartido de nivel de editor en ella.



      Utilice las opciones de Control de acceso para controlar si el enlace estará disponible para todos o solo para los usuarios de la cuenta del propietario de la hoja.

      Utilice las opciones de Configuración de publicación para definir la vista predeterminada en Cuadrícula (Gantt), Tarjeta o Calendario, y para mostrar u ocultar la barra de herramientas izquierda. Los visitantes de la hoja publicada pueden ocultar y mostrar la barra de herramientas, y cambiar las vistas cuando quieran.

    • iCal (Calendario): esta opción permite que cualquier persona agregue fechas de la hoja en su calendario que no es de Smartsheet. Para obtener más información, consulte -ERR:REF-NOT-FOUND-Cómo publicar un calendario de Smartsheet en iCal.
       
  3. Para compartir la URL y el código de inserción de la hoja, utilice el teclado para copiar la URL o el código desde la ventana y pegarlo en un mensaje de correo electrónico o página web. (Para obtener consejos sobre cómo copiar y pegar en Smartsheet, consulte -ERR:REF-NOT-FOUND-Usar la función de copiar y pegar).

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Publicar un informe

Utilice la función de publicar para mostrar un informe en formato de visualización solamente que les permita a los observadores abrir adjuntos y comentarios de las filas, resaltar cambios e imprimir el informe.

Para publicar un informe:

  1. En la barra lateral, haga clic en la opción Publicar Botón Publicar para que aparezca la ventana Opciones de publicación .

    NOTA:La opción Publicar no estará disponible si usted forma parte de una cuenta de Equipo, Negocio o Enterprise y el administrador del sistema deshabilitó la función de publicación (para obtener más información, consulte la Configuración global de la cuenta ).

  2. Haga clic en el control deslizante para Activar la función de publicación. Aparece la ventana Solo lectura - Completo - Publicar enlaces.



     
  3. Elija los atributos que desea:
     
    • Utilice las opciones de Control de acceso para controlar si el enlace estará disponible para todos o solo para los usuarios de la cuenta del propietario de la hoja.

    • Utilice las opciones de Configuración de publicación para definir la vista predeterminada en Cuadrícula (Gantt), Calendario o Tarjeta, y para mostrar u ocultar la barra de herramientas izquierda. Los visitantes de la hoja publicada pueden ocultar y mostrar la barra de herramientas, y cambiar las vistas cuando quieran.
       
  4. Para compartir la URL y el código de inserción de la hoja, utilice el teclado para copiar la URL o el código desde la ventana y pegarlo en un mensaje de correo electrónico o página web. (Para obtener consejos sobre cómo copiar y pegar en Smartsheet, consulte -ERR:REF-NOT-FOUND-Usar la función de copiar y pegar).

En el informe publicado se mostrarán los mismos resultados que la persona que lo publicó ve en Smartsheet.

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Publicar un tablero

La opción de publicación muestra un tablero en formato de solo lectura. Los observadores del tablero publicado podrán utilizar los accesos rápidos presentes en el tablero y, además, cualquier interacción de widget definida para el tablero.

Al publicar un tablero, tenga en cuenta lo siguiente:

  • La ficha Publicar no estará disponible si usted forma parte de una cuenta de Equipo, Negocios o Enterprise y el administrador del sistema deshabilitó la publicación en la Configuración global de la cuenta.
  • El tablero publicado se actualizará de forma automática cada 10 minutos. No es posible personalizar ni deshabilitar este comportamiento.

Para publicar un tablero:

  1. Haga clic en la ficha PublicarBotón Publicar en la parte superior del tablero que desea publicar. Aparece la ventana Opciones de publicación.
  2. Haga clic en el control deslizante para Activar la función de publicación.

    Aparece la ventana Solo lectura - Completo - Publicar enlaces.
     
  3. Utilice las opciones de Control de acceso para controlar si el enlace estará disponible para todos o solo para los usuarios de la cuenta del propietario del tablero.
  4. Para compartir la URL y el código de inserción de la hoja, utilice el teclado para copiar la URL o el código desde la ventana y pegarlo en un mensaje de correo electrónico o página web. (Para obtener consejos sobre cómo copiar y pegar en Smartsheet, consulte Usar la función de copiar y pegar).

Para obtener más información sobre los tipos de widgets y las interacciones de los widgets en los tableros, consulte Tipos de widgets para tableros de Smartsheet.


Detener la publicación o modificar opciones de publicación

Para detener la publicación o modificar las opciones de publicación:  

  1. Haga clic en PublicarBotón Publicarpara abrir la ventana Publicar.
  2. Elija una de estas opciones:
     
    • Para desactivar la publicación e interrumpir el acceso a la hoja desde los enlaces o el código iFrame publicados, haga clic en el control deslizante, ubicado debajo de cada una de las opciones de publicación, y colóquelo en la posición Desactivado.
       
    • Para efectuar un cambio, haga clic en Obtener enlace junto a la opción de publicación que desea modificar.
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