Bloques de acción: Especifique qué tipo de automatización se desencadena

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Con un bloque de acción, puede elegir qué tipo de automatización quiere que ejecute su flujo de trabajo cuando se desencadena. Utilice la siguiente tabla a modo de referencia para los distintos tipos de acciones.

Utilizar este tipo de alerta o acción En esta situación
Alertar a alguien

Alertar a las personas sobre cambios clave en campos específicos
Alertar a alguien cuando se le asigna una nueva tarea
Saber cuándo los campos están configurados con un valor específico (por ejemplo, el campo desplegable Estado está configurado como "Bloqueado")

Nota: Los adjuntos y comentarios no se envían con flujos de trabajo basados en el tiempo. Los adjuntos y comentarios solo se envían si se agregan o actualizan al mismo tiempo que el desencadenador del flujo de trabajo.

Configurar un recordatorio Para alertar a las personas (ya sea por un campo de Contacto o ingresado en forma manual) en las fechas clave -y antes y después de ellas- (ya sea por un campo de Fecha o ingresado en forma manual).
Asignar personas Asigne una o más personas a un elemento de trabajo al llegar una fecha o cuando se agrega o modifica una fila.
Cambiar valor de celda Para ingresar datos en las columnas Texto/Número, Desplegable de selección simple, Desplegable de selección múltiple y Casilla de verificación.
Registrar una fecha Para definir la fecha actual en el campo elegido cuando se ejecuta un flujo de trabajo.
Solicitar una actualización Para obtener información detallada por parte del propietario del elemento de trabajo toda vez que se vence el elemento (ya pasó la fecha de vencimiento y el estado es No completo).
Para buscar de manera automática la información más reciente por parte de la persona a quien se le asignó el elemento de trabajo una vez que se modifica un valor en un campo específico (por ejemplo, cuando el estado de una fila pasa a ser "En curso", se solicita que la persona que recibió la asignación actualice la Fecha de inicio).
Configurar un flujo de trabajo de aprobación Para obtener la aprobación de una parte interesada clave respecto de una tarea específica.
Para que alguien apruebe o rechace un elemento (por ejemplo, aprobación del director respecto de una propuesta del proyecto para promover el estado a Aprobado o Rechazado, respectivamente).
Para obtener la aprobación respecto de un elemento que cumple con determinado criterio (por ejemplo, aprobación de Finanzas cuando el costo de un elemento supera un monto determinado
Mover o copiar filas a otra hoja Para mover o copiar una fila a otra hoja cuando está marcada como Completa.
Para direccionar en forma automática los elementos de trabajo entrantes a distintas hojas en función de sus características (por ejemplo, cuando se asigna el Departamento responsable, se mueve la tarea a la hoja de ingreso de dicho departamento).
Bloquear filas Para evitar que se realicen ediciones posteriores una vez que se aprueba o completa un elemento.
Para evitar ediciones posteriores luego de un momento determinado
Desbloquear filas Aporta uniformidad al proceso al permitir que los elementos se editen únicamente tras completar los pasos correspondientes a los requisitos previos.

Toda vez que agrega un bloque de acción, elegirá qué tipo de acción desea implementar. Si selecciona un tipo de acción y quiere modificarla, seleccione el ícono Menú, ubicado en el extremo superior derecho del bloque, para cambiar la acción.

Para evitar bucles de aprobación infinitos, las celdas que contienen fórmulas de hojas cruzadas o enlaces de celdas no desencadenarán una automatización que modifique la hoja de manera automática (mover filas, copiar filas, bloquear filas, desbloquear filas, solicitud de aprobación). Para solucionar este problema, analice la posibilidad de usar la automatización basada en el tiempo o flujos de trabajo de recurrencia.

Seleccionar destinatarios

Configure el bloque de acción para cerciorarse de que las alertas y solicitudes se envíen a las personas relacionadas con un elemento de trabajo específico. Puede configurarlas para que se envíen a:

  • Personas en el campo Contacto para dicha fila (por ejemplo: la persona que recibe la asignación)
  • Cualquier persona con uso compartido de la hoja
  • Personas que se indiquen en forma manual
  • Miembros de un canal en una aplicación de terceros, como Slack o Microsoft Teams

Si ha configurado una alerta y usted es el destinatario, pero no recibe una notificación cuando edita la hoja, deberá activar las notificaciones para los cambios que implemente. Consulte Cómo ajustar la configuración personal para obtener más información sobre cómo modificar las preferencias de notificaciones y otras configuraciones de su cuenta.

Modificar la visibilidad de los campos y crear un mensaje personalizado

Puede controlar los campos que se muestran y crear un asunto y un cuerpo personalizados para los mensajes que se entregan a través de acciones de "tipo alerta" y "tipo solicitud" de manera tal de garantizar que el destinatario cuente con toda la información y el contexto necesarios para estar plenamente informado o tomar las medidas adecuadas. Para obtener más información sobre los mensajes personalizados y el contenido de las alertas, consulte Personalizar el contenido de las alertas y solicitudes.

Si desea incluir la información de la fila directamente en sus mensajes personalizados, consulte Cómo agregar datos de celdas en forma dinámica en el asunto y el cuerpo de los mensajes de alertas y solicitudes para que sus mensajes personalizados sean aún más contundentes.