Bloques de acción: Especifique qué tipo de automatización se ejecuta

Con un bloque de acción, puede escoger qué tipo de automatización desea que lance su flujo de trabajo cuando se ejecuta. Utilice la siguiente tabla a modo de referencia para los distintos tipos de acciones.

Utilice este tipo de alerta o acciónEn esta situación
AlertaPara alertar a las personas respecto de los cambios de relevancia en campos específicos
Para alertar a una persona cuando se le asigna una nueva tarea
Para saber cuándo los campos se configuran con un valor específico (por ejemplo, el campo con menú desplegable de Estado se configura como "Bloqueado")
RecordatorioPara alertar a las personas (en función de un campo Contacto, o bien, ingresado manualmente) en las fechas clave, antes y después de ellas (ya sea en función de un campo de fecha, o bien, especificado manualmente)
Solicitud de aprobaciónPara cerrar la sesión de una parte interesada clave en una tarea específica
Para que alguien apruebe o rechace un elemento (por ejemplo, aprobación del director respecto de una propuesta de proyecto para promover el estado a Aprobado o Rechazado, respectivamente)
Para aprobación de un artículo que cumple con determinados criterios (por ejemplo, aprobación de Finanzas cuando el costo del artículo supera un determinado monto)
Solicitud de actualizaciónPara obtener información detallada por parte del propietario de un elemento de trabajo cuando el elemento está vencido (la fecha de vencimiento es anterior y el estado es No completo).
Para buscar automáticamente la información más actualizada del asignado respecto de un elemento de trabajo una vez que el valor cambia en un campo específico (por ejemplo, cuando el estado de una fila cambia a "En progreso", solicitar que el asignado actualice la fecha de inicio)
Bloqueo automático de filaPara evitar futuras ediciones una vez aprobado o completado un elemento
Para evitar futuras ediciones luego de un punto específico en el tiempo
Desbloqueo automático de filaOfrece uniformidad en el proceso al permitir que los elementos se editen solo cuando se completan los pasos correspondientes a los requisitos previos.

Cuando agregue un bloque de acción, deberá elegir qué tipo de acción le gustaría utilizar. Si selecciona un tipo de acción y le gustaría modificarlo, seleccione el icono de Menú ubicado en el extremo superior derecho del bloque para modificar la acción.

En el bloque del ejecutor de su flujo de trabajo automatizado, seleccione Menú > Opciones avanzadas para configurar qué campos se muestran en la alerta o solicitud, o el estado de Aprobación y el detalle del nombre del botón para las Solicitudes de aprobación.

Opciones avanzadas

Seleccione a sus destinatarios

Configure el bloque de acción para asegurarse de que las alertas y solicitudes se envíen a las personas involucradas en un elemento específico de trabajo. Puede configurarlos para que se envíen a:
Personas en un campo Contacto de dicha fila (por ejemplo: el asignado)
Todos los usuarios compartidos en la hoja
Personas que especifique manualmente
Miembros de un canal de una aplicación de terceros, como Slack o Microsoft Teams

Si creó una alerta con usted como destinatario, pero no recibe las notificaciones cuando edita la hoja, deberá activar las notificaciones para los cambios que usted realice. Consulte Cómo ajustar la configuración personal para obtener más información sobre cómo modificar las preferencias de notificación y otras configuraciones de la cuenta.

Crear un mensaje personalizado

Puede crear un asunto y cuerpo personalizados para los mensajes que se entregan mediante acciones de tipo de alerta y tipo de solicitud, a fin de asegurarse de que el destinatario cuente con la información y el contexto necesarios para estar bien informado o tomar las medidas adecuadas.

Consulte Cómo agregar datos de celda de manera dinámica en el asunto y el cuerpo de los mensajes de alertas y solicitudes para que sus mensajes personalizados sean aún más contundentes.

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