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Capacidades

¿Quiénes pueden usar esta capacidad?

  • Propietario
  • Administrador
  • Editor

Bloques de acción: especificar qué automatización se desencadena

Con un bloque de acción, elija qué tipo de automatización ejecuta su flujo de trabajo cuando se desencadena.

Who can use this?

Plans:

  • Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Permissions:

  • Propietario
  • Administrador
  • Editor

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

Hay cuatro tipos de flujos de trabajo, y cada uno tiene diferentes tipos de acción. Utilice las siguientes tablas a modo de referencia para los tipos de acciones de los flujos de trabajo. 

Los usuarios con permisos de editor solo pueden crear, editar o eliminar alertas o recordatorios si ellos mismos son los destinatarios. Obtenga información sobre los permisos de flujos de trabajo.

Tipos de acción de notificación

Utilizar este tipo de alerta o acciónEn esta situaciónEjemplo(s)
Alertar a alguien
  • Alertar a las personas sobre cambios clave en campos específicos o cuando se les asigna una nueva tarea
  • Saber cuando los campos están establecidos en un valor específico 
Creó un flujo de trabajo para recibir alertas cuando un campo Estado se establece como Bloqueado.
Alertar a un canal de Microsoft Teams
  • Enviar actualizaciones de campos o filas-hojas a un canal de Microsoft Teams
Creó un flujo de trabajo para enviar alertas al canal de Microsoft Teams de su equipo cuando se agrega una nueva entrada de formulario a su hoja. 
Alertar a un canal de Slack
  • Enviar actualizaciones de campos o filas-hojas a un canal de Slack 
Creó un flujo de trabajo para enviar alertas al canal de Slack de su equipo cuando una tarea se etiqueta como Urgente.

Tipos de acción Solicitudes de actualización y aprobación

Utilizar este tipo de alerta o acciónEn esta situaciónEjemplo(s)
Solicitud de actualización
  • Solicitar información sobre un elemento de trabajo al propietario de la tarea cuando ese elemento supera la fecha límite y aún no está marcado como completo
  • Solicitar la información más reciente al responsable de un elemento de trabajo cuando cambia un valor en un campo específico 
Su gerente creó un flujo de trabajo para solicitar a las personas asignadas a la tarea que actualicen la columna Fecha de inicio cuando el estado de una fila cambia a En curso.
Solicitud de aprobación
  • Pedirle a un revisor o gerente que revise y apruebe un elemento de trabajo cuando un campo cumpla ciertos criterios

Creó un flujo de trabajo para pedirle al revisor de contenido que apruebe o rechace el borrador cuando este se etiqueta como Completo. 

El equipo de marketing creó un flujo de trabajo para pedirle al equipo de finanzas que revise y apruebe o rechace la solicitud cuando el costo de un elemento de trabajo supere el monto proyectado. 
 

Tipos de acción Cambios de la hoja

Utilizar este tipo de alerta o acciónEn esta situaciónEjemplo(s)
Asignar personasAsignar una o más personas a un elemento de trabajo cuando se alcance una fecha o cuando se agregue o modifique una filaCreó un flujo de trabajo para asignar tareas al equipo de derivaciones cuando un elemento de trabajo se etiqueta como Urgente.
Cambiar valor de celda

Cambiar los datos en estas columnas cuando se cumplan ciertas condiciones:

  • Texto/número 
  • Lista desplegable (selección simple)
  • Lista desplegable (selección múltiple) 
  • Casilla de verificación
Configuró la hoja para marcar la columna de lista de verificación Completo cuando un usuario establezca la columna Estado de aprobación como Aprobado.  
Registrar una fechaRegistrar la fecha actual en el campo elegido cuando se desencadene un flujo de trabajoConfiguró la hoja para registrar la fecha actual cuando una tarea se marca como Completa.
Borrar valor de celdaEliminar el contenido de un campo cuando se cumplen ciertas condicionesCreó un flujo de trabajo para eliminar contenidos.
Bloquear filasEvitar que se realicen ediciones posteriores una vez que se aprueba o completa un elemento, o luego de un momento determinadoConfiguró la hoja para bloquear una fila cuando el valor de la columna Estado de revisión se establece como En curso.
Desbloquear filasPermitir que los usuarios editen filas solo cuando se completen los pasos de los requisitos previosConfiguró la hoja para desbloquear una fila cuando el valor de la columna Estado de revisión se establece como Completo.

Tipos de acción Flujos de trabajo hoja a hoja

Utilizar este tipo de alerta o acciónEn esta situaciónEjemplo(s)
Mover filas
  • Mover una fila a otra hoja cuando está marcada como Completa
  • Distribuir automáticamente los elementos de trabajo entrantes a diferentes hojas en función de sus características 
El equipo de aprendizaje electrónico creó un flujo de trabajo para eliminar solicitudes que no deberían estar en la hoja de ingreso de su equipo. Si reciben solicitudes para el equipo de marketing, el flujo de trabajo mueve la tarea a la hoja de ingreso de ese departamento.
Copiar filas
  • Crear una copia de una fila en otra hoja cuando un campo cumpla criterios determinados 
Tiene una hoja donde se registran todas las tareas completadas. Para reducir el trabajo manual, creó un flujo de trabajo para copiar filas a esa hoja cuando las filas de su archivo primario estén etiquetadas como Completas.

Puede cambiar la acción que seleccionó; simplemente vaya al ícono Menú en la esquina superior derecha del bloque.

Tenga en cuenta que las siguientes acciones modifican la hoja de manera automática: 

 

  • Mover fila
  • Copiar fila
  • Bloquear fila
  • Desbloquear fila
  • Solicitud de aprobación
  • Registrar una fecha
  • Asignar personas
  • Cambiar celda
  • Borrar celda
  • Generar documento

Seleccionar destinatarios

Configure el bloque de acción para cerciorarse de que las alertas y solicitudes se envíen a las personas relacionadas con un elemento de trabajo específico. Puede configurarlas para que se envíen a los siguientes individuos:

  • Personas en el campo Contacto para dicha fila (por ejemplo: el destinatario de la asignación)
  • Cualquier persona con uso compartido en la hoja
  • Personas indicadas de forma manual
  • Miembros de un canal en una aplicación de terceros, como Slack o Microsoft Teams

Personalizar mensaje de alerta

Puede personalizar el mensaje de alerta para que los destinatarios reciban solo la información que necesitan saber. En la sección Personalizar mensaje, puede controlar qué campos aparecen y editar el asunto y el mensaje. 

No recibí las alertas que configuré para mí

Es posible que las notificaciones de su hoja estén desactivadas. Para solucionarlo, active las notificaciones para los cambios en la hoja. ¿No sabe cómo hacerlo? Lea el artículo Desencadenar flujos de trabajo automatizados sobre los cambios que efectúa.

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