Personalizar las alertas y solicitudes

Puede configurar flujos de trabajo para que se ejecuten por semana, por día o en momentos específicos.

Los usuarios con permisos de Editor solo pueden crear, editar o eliminar alertas o recordatorios si ellos mismos son los destinatarios. Obtenga información sobre permisos de flujos de trabajo.

Para editar un flujo de trabajo existente 

1. En el área superior izquierda de la hoja, seleccione Automatización > Administrar flujos de trabajo automatizados.
2. Pase el cursor sobre el flujo de trabajo que desea editar y seleccione Editar. 
3. Edite el contenido del mensaje de alerta en el generador de flujos de trabajo.

Para utilizar marcadores de posición dinámicos en un flujo de trabajo basado en cambios, debe configurar el bloque del desencadenador en Si se activa.

Personalizar un mensaje en un flujo de trabajo

Seleccione Personalizar mensaje y escriba su mensaje en el campo correspondiente.

Tenga en cuenta lo siguiente al escribir mensajes personalizados:

• Para crear marcadores de posición y personalizar el mensaje, use llaves: {{Task Name}}.
• La casilla Personalizar mensaje tiene un límite de 2000 caracteres. 
• Cuando selecciona Solo mensaje, es necesario agregar un mensaje personalizado. De lo contrario, el cuerpo del mensaje es opcional.
• Utilice el menú desplegable Enviar desde para configurar la información que aparecerá en la sección De del mensaje. 

Personalizar el nombre del remitente

El menú desplegable Enviar desde le permite seleccionar el remitente de la alerta o el mensaje.

La opción Enviar desde mi organización solo está disponible para usuarios del plan Empresarial o versiones superiores.

En la tabla, se muestra el nombre Enviar desde y las direcciones de respuesta para cada tipo de alerta.

Seleccionar lo que se incluye en una alerta o solicitud 

Sección “El mensaje incluye” 

En la sección El mensaje incluye en la parte inferior de la página, se ofrecen tres opciones. Esto es lo que necesita saber:

• Enlaces a la hoja y todos los campos: Utilice esta opción para incluir todos los campos de la hoja. 
• Enlaces a la hoja y campos específicos: Elija solo los campos que el usuario necesita ver. 
• Solo mensaje: Utilice esta opción si solo necesita agregar un mensaje en la alerta.

Si trabaja con personas que no utilizan Smartsheet, puede resultar útil elegir la opción Enlaces a la hoja y todos los campos.

Comentarios y archivos adjuntos en las alertas

• Las acciones de alerta en los flujos de trabajo basados en el tiempo no incluyen comentarios ni archivos adjuntos.
• Las acciones de alerta en los flujos de trabajo basados en cambios solo aparecen cuando se modifica el adjunto o el comentario durante el evento desencadenador. La alerta no incluye archivos adjuntos ni comentarios que existían antes del evento desencadenador. 
• Las acciones de solicitud de actualización y de aprobación incluyen todos los archivos adjuntos y comentarios nuevos y existentes.

Jerarquía de filas en alertas

Cuando se desencadena una alerta basada en cambios de una fila secundaria, la fila primaria se incluye en la notificación. Cuando se desencadena una alerta basada en tiempo de una fila secundaria, la fila primaria no se incluye en la notificación.

Trabajar con marcadores de posición

Al usar marcadores de posición (nombres de campos entre llaves), Smartsheet agrega los datos únicos correspondientes de la celda al mensaje de alerta de la fila.

• Los marcadores de posición en la alerta de Solicitudes de aprobación generan una notificación diferente para cada fila.
• Los marcadores de posición de las acciones Alertar a alguien o Actualizar solicitudes en los flujos de trabajo basados en cambios generan notificaciones diferentes si seis filas o menos se desencadenan en simultáneo.  El sistema elimina el asunto y el cuerpo del mensaje personalizados si se desencadenan siete o más filas al mismo tiempo.
• Con el tipo de alerta Solo mensaje, las filas desencadenadas en simultáneo se combinan en una sola notificación.
• Si se ingresan marcadores de posición en el mensaje personalizado para una Solicitud de actualización basada en el tiempo, no se enviará ningún mensaje personalizado.
• Los marcadores de posición no se pueden utilizar cuando la opción Ejecutar flujo de trabajo está configurada por hora, por día o por semana.

Alertas basadas en tiempo: Comportamiento con marcadores de posición

Cuando configura flujos de trabajo automatizados para desencadenar Cuando se alcanza una fecha y selecciona una fecha en el desencadenador, la notificación se comportará de forma diferente en función de cuántas filas cumplan los criterios:

1. Una fila: Los marcadores de posición de la línea de asunto mostrarán los valores reales de la fila. El cuerpo del correo electrónico incluirá el mensaje personalizado que haya configurado, con marcadores de posición completados por los datos de la fila, seguidos de la información de la fila.

   • Ejemplo: Un asunto con el marcador de posición {{Status}} muestra Tarea completada, si ese es el valor de la columna Estado de la fila.

2. Varias filas: Todas las filas se agruparán en una notificación por correo electrónico.

   • Asunto: Los marcadores de posición del asunto se reemplazarán por un asunto predeterminado, por ejemplo: Recordatorio: [Nombre de la hoja].

   • Cuerpo del correo electrónico: El correo electrónico contendrá un mensaje personalizado para cada fila, incluidos los marcadores de posición que se utilizaron. Después de cada mensaje, los detalles de la fila (como se configura en la sección de mensajes personalizados) se mostrarán en la parte inferior del correo electrónico.