Personalizar el contenido de las alertas y solicitudes

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Smartsheet
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  • Enterprise

Puede facilitar la comprensión de las alertas y solicitudes al incluir marcadores de posición y mensajes personalizados. También puede limitar la información que envía para que el destinatario solo vea lo que necesita.

Para utilizar marcadores de posición dinámicos en un flujo de trabajo basado en cambios, debe establecer el bloque del Desencadenador en Cuando se desencadene

Puede configurar los flujos de trabajo para que se ejecuten con una frecuencia semanal, diaria o en momentos específicos del día. Consulte Cómo ahorrar tiempo y trabajar con mayor rapidez con los flujos de trabajo automatizados para obtener más información sobre cómo crear un flujo de trabajo.

  • Para iniciar un nuevo flujo de trabajo, seleccione Automatización en la parte superior de la hoja y, a continuación, seleccione Nuevo flujo de trabajo o Administrar flujos de trabajo para personalizar un flujo de trabajo existente.

Personalización de un mensaje en un flujo de trabajo

Seleccione Personalizar mensaje y escriba el mensaje en los campos que aparecen.

Tenga en cuenta lo siguiente cuando escriba mensajes personalizados:

  • Puede utilizar llaves para crear marcadores de posición (p. ej.: {{Task Name}}) para personalizar aún más el mensaje.
  • El cuadro Personalizar mensaje tiene un límite de 2000 caracteres.
  • Cuando selecciona Solo mensaje, se requiere un mensaje personalizado. De lo contrario, el cuerpo del mensaje es opcional.

Selección de lo que se incluye en una alerta o solicitud

En la sección “El mensaje incluye”

Seleccione lo que desea incluir con la alerta:

  • Enlaces a la hoja y a todos los campos: incluya todos los campos de la hoja
  • Enlaces a la hoja y a campos específicos: elija solo los campos que los usuarios necesitan ver
  • Solo mensaje: utilice esta opción si solo necesita agregar un mensaje en la alerta

Si trabaja con personas que no utilizan Smartsheet, elegir la opción Enlaces a la hoja y a todos los campos puede resultar útil.

Comentarios y archivos adjuntos en las alertas

Nunca se incluirán comentarios ni archivos adjuntos en las acciones de alerta de los flujos de trabajo con límite de tiempo. En el caso de las acciones de alerta de los flujos de trabajo basados en cambios, solo aparecerán cuando el archivo adjunto o el comentario se modifiquen en el momento del evento desencadenador. No se incluyen los archivos adjuntos ni los comentarios que existían antes del evento desencadenador.

En el caso de las acciones de solicitud de actualización y solicitud de aprobación, se incluyen todos los archivos adjuntos y comentarios nuevos y existentes.

Consejos para trabajar con marcadores de posición

Cuando se utilizan marcadores de posición (p. ej.: nombres de campos entre llaves), Smartsheet agrega los datos de celda únicos para estos al mensaje de alerta de la fila. En lugar de enviar un mensaje de alerta con varias filas, Smartsheet enviará alertas individuales para cada fila.

Tenga en cuenta lo siguiente cuando trabaje con marcadores de posición:

  • Cuando se utilizan marcadores de posición con la alerta de Solicitudes de aprobación, Smartsheet genera una notificación individual para cada fila.
  • Cuando se utilizan marcadores de posición con las acciones de Alertar a alguien o Solicitudes de actualización en los flujos de trabajo basados en cambios, los marcadores de posición generan notificaciones individuales si se desencadenan seis o menos filas simultáneamente. Si se desencadenan siete o más filas al mismo tiempo, se eliminan el asunto y el cuerpo personalizados.
  • Cuando se utilice el tipo de alerta de Solo mensaje, las filas que se desencadenen simultáneamente se combinarán en una sola notificación.
  • Los marcadores de posición no se aplicarán al asunto de las acciones de Alertar a alguien con límite de tiempo.
  • Los marcadores de posición no se aplicarán a las acciones de Solicitudes de actualización con límite de tiempo.
  • Los marcadores de posición no pueden utilizarse cuando la configuración de Ejecutar flujo de trabajo está establecida en Cada hora, Diariamente o Semanalmente.