Clasificación y filtro

Para organizar los datos en sentido ascendente o descendente, utilice el comando Ordenar fila. Al ordenar, tiene dos opciones respecto del volumen de datos con el que quiere trabajar: puede ordenar todas las filas de la hoja o solo una selección de dichas filas.

A continuación, mencionamos algunos aspectos que debe tener presente al ordenar:

• Al aplicarse un orden, las filas existentes de la hoja se ven afectadas. Cada vez que se agreguen nuevas filas, deberá volver a ordenarlas para incorporar las filas recientemente agregadas.
• No puede deshacer un orden hasta tanto se haya guardado la hoja. Asegúrese de que las filas de la hoja estén ordenadas como lo desea antes de guardar.
• Si bien los editores pueden ordenar una hoja, no pueden ordenar filas bloqueadas. Si la opción Ordenar filas no está disponible y se le otorga uso compartido de la hoja con permisos de editor consulte Niveles de permiso de uso compartido para más información), cancele la selección de las filas bloqueadas antes de intentar ordenarlas.
• El comando Ordenar filas no estará disponible en caso de que su hoja tenga un filtro aplicado. Antes de ordenar, primero deberá asegurarse de que no haya filtros aplicados.Para borrar un filtro (dejar de aplicarlo a la hoja), seleccione Sin filtrodel menú Filtro. Para obtener más información sobre cómo filtrar datos de la hoja, consulte nuestro artículo sobre Cómo usar filtros para mostrar u ocultar datos de la hoja.

Ordenar todas las filas

1. Haga clic con el botón derecho del mouse en el encabezado de una columna y seleccione Ordenar filas.
   
   Aparecerá el formulario Ordenar.
   
   
    
2. Ingrese los criterios de orden y haga clic en Aceptar.

Ordenar una selección de filas

1. Resalte las filas manteniendo presionadas la tecla Shift y haciendo clic en los números de filas que desea ordenar.
2. Haga clic con el botón derecho del mouse en el área seleccionada y elija Ordenar filas.
3. En el formulario Ordenar, ingrese los criterios de orden y haga clic en Aceptar.

Cómo se ordenan los distintos tipos de datos

El tipo de datos que ordene afectará el resultado. A continuación, se incluyen algunos ejemplos.

• Jerarquía: Si creó subelementos, estos se ordenarán, pero se mantendrán debajo de su fila primaria. Las filas primarias también se ordenarán, pero sus subelementos se moverán con ellas.
• Datos creados con una lista desplegable: Si ordena una columna de tipo lista desplegable, los elementos se ordenarán según el orden de los valores de la lista desplegable. Haga doble clic en el encabezado de una columna y seleccione Editar propiedades de la columna para ver o editar dichos valores o modificarles el orden.
• Valores de Bolas de Harvey: Cuando se los ordena en forma ascendente, los valores se distribuyen así: Vacío > Un cuarto > Mitad > Tres cuartos > Lleno.
• Valores rojo-amarillo-verde: Cuando se los ordena en forma ascendente, los valores se distribuyen así: Rojo > Amarillo > Verde > Blanco.
• Letras y números combinados: Los valores que comienzan con una letra e incluyen un número se ordenarán primero en orden alfabético y, luego, en orden numérico, comenzado por el dígito que se encuentra más a la izquierda. Por ejemplo, los valores Q1, Q2, Q3, Q12 se ordenarán como Q1, Q12, Q2, Q3.
  
  NOTA: Al ordenar en sentido ascendente o descendente, las filas en blanco se ordenarán debajo de las filas con valores.

Ordenar el comportamiento en los informes

Cuando se ordena un informe, los elementos se ordenan en orden ascendente o descendente. Si ordena una columna de tipo de lista desplegable en la hoja de origen, los elementos no se ordenarán en función de los valores de lista desplegable predeterminados en las hojas de origen incluidas.

Un informe puede extraer de múltiples hojas y consolidar las columnas con el mismo nombre y del mismo tipo. Si las columnas de listas desplegables tienen distintos valores en las distintas hojas (por ejemplo, a, b, c, d en una hoja y 1, 2, 3, 4 en otra), el informe no puede determinar qué tipo de orden debe seguir en la columna consolidada.

Puede filtrar las filas de la hoja con columnas que coincidan con condiciones específicas que le interesen. A continuación, le mostramos algunas de las condiciones que puede comprobar respecto de una columna:

• Coincide con un valor específico o un valor incluido en una lista.
• No coincide con ninguno de los valores incluidos en una lista.
• Mayor que, menor que o igual a un valor.
• En blanco o vacío
• No es un número
• No es una fecha

Si establece varias condiciones, puede seleccionar si desea mostrar las filas que coincidan

• todas las condiciones
• al menos una condición

Con los permisos adecuados, puede crear filtros para usted mismo o compartirlos con otras personas. 

La funcionalidad de Filtros compartidos que se abarca en este artículo se incluye en los planes Empresarial y de Negocios. Para obtener más información sobre planes y precios, consulte nuestra página Precios.

Permisos requeridos

Lo que pueda hacer con los filtros de una hoja dependerá de los permisos de uso compartido que tenga para esa hoja.

El filtro sin nombre de una hoja es de su exclusividad. Puede configurarlo como desee.

Crear un filtro

1. En la barra de herramientas, vaya a Filtro > Nuevo filtro. Aparecerá el editor de filtros. 

   Brandfolder Image

   

2. Para crear un filtro con nombre, complete el campo Nombre . (Requiere permisos de Editor o superiores, para la hoja)

   O bien

   Para crear un filtro sin nombre, deje en blanco el campo Nombre .

3. En Mostrar filas que coincidan, defina una o más condiciones para filtrar los datos que desee.

   El tipo de datos de una columna determina los operadores condicionales disponibles para ella. Por ejemplo, contiene solo se puede usar con cadenas de texto y contactos, y está entre solo se puede usar con fechas y números.

4. Alterne el enlace junto a Mostrar filas que coincidan para alternar entre coincidencias de todas las condiciones o al menos una condición.
5. Para compartir el filtro con otros colaboradores de hojas (requiere permisos de administrador de la hoja o superiores), seleccione la casilla de verificación Compartir filtro.
6. Si su hoja utiliza jerarquía, puede filtrar por filas primarias seleccionando la casilla de verificación Incluir filas primarias.
7. Seleccione Aplicarpara ver los resultados del filtrado.

Aparecen las filas que coinciden con su filtro, mientras que las otras filas permanecen ocultas.

En el menú Filtro, aparece el nombre del filtro. Si el filtro no tiene nombre, se muestra como Filtro sin nombre. Si compartió el filtro, el ícono de compartir   Brandfolder Image   aparece junto al nombre del filtro.

Modificar un filtro

Siempre puede regresar y cambiar las condiciones de un filtro existente:

1. En el menú Filtro, ubíquese sobre el nombre del filtro y seleccione el ícono Editar  Brandfolder Image .
    

   El título del formulario mostrará el nombre del filtro que está modificando. Verifique el título para asegurarse de estar modificando el filtro correcto.

2. En el formulario Editar filtro, actualice las condiciones según lo desee.
3. Seleccione Aplicar.

El filtro actualizado se aplica a la hoja.

Si no tiene permisos de Editor o superiores, solo puede modificar los filtros sin nombre.

Desactivar un filtro

Para dejar de aplicar el filtro actual de una hoja, seleccione el nombre del filtro en la barra superior. El nombre del elemento del menú cambia a Filtro desactivado.

Eliminar un filtro

A continuación, le mostramos cómo eliminar un filtro de la hoja:

1. En el menú de filtro, ubíquese sobre el nombre del filtro y seleccione el ícono de eliminar  Brandfolder Image .
2. Seleccione Eliminar.

Filtros adicionales

En las vistas de  tablero y línea de tiempo, puede filtrar aún más sus datos agregando filtros adicionales y temporales. Puede usar estos filtros ad-hoc por su cuenta o puede usarlos con sus filtros guardados.

1. Seleccione Agregar un filtro.
2. En la lista desplegable de la columna, seleccione la columna y los criterios.

Puede guardar y compartir estos filtros según sea necesario.

Brandfolder Image

Consejos para trabajar con condiciones

A medida que especifica las condiciones de los filtros, puede tener una idea de cómo configurar los criterios que le resulten más útiles. A continuación, le mostramos algunas ideas para empezar:

• Para especificar que un filtro utilice todos los criterios especificados o solo uno de ellos, seleccione el enlace junto a Mostrar filas que coincidan para alternar entre todas las condiciones y al menos una condición.
• Busque filas en las que puedan faltar datos con la condición está en blanco .
• Si su hoja utiliza jerarquía, puede elegir que su filtro incluya filas primarias seleccionando la casilla de verificación Incluir filas primarias.
• Centre a los colaboradores en las tareas asignadas creando el filtro de usuario actual. Para obtener más detalles, consulte Ver sus tareas asignadas.  
• Utilice el criterio Filtro de la fila para restringir la búsqueda a datos de ruta crítica, archivos adjuntos, comentarios y filas bloqueadas. 

• Para encontrar las filas que contienen un valor numérico puro mediante un filtro, debe convertir el número en texto. Para ello, puede crear una nueva columna y la fórmula siguiente: 

  =[NumberColumn]1 + ""

donde [NumberColumn] es el nombre de la columna y el número de fila es 1. Copie esa fórmula al resto de la nueva columna.

Los filtros no encuentran valores numéricos puros. 

Filtre datos de ruta crítica, archivos adjuntos, comentarios y filas bloqueadas

Utilice el criterio Filtro de la fila para limitar las tareas de ruta crítica, los archivos adjuntos y los comentarios sobre los que debe actuar, y las filas que están bloqueadas para evitar que determinadas personas las editen.

Seleccione Fila en el primer campo desplegable para ver estas opciones.
 

Aislar los datos de la ruta crítica

Si configuró su hoja para resaltar filas de ruta crítica, puede aplicar un filtro con está en ruta crítica o no está en ruta crítica como criterio para mostrar u ocultar filas de ruta crítica. Los pasos sobre cómo habilitar la ruta crítica en su hoja están disponibles en Realizar el seguimiento de la ruta crítica en un proyecto.

Encuentre rápidamente filas con archivos adjuntos y comentarios

Puede crear un filtro con los criterios de fila que muestran u ocultan filas que contienen archivos adjuntos o comentarios. Utilice tiene archivos adjuntos o tiene comentarios para aislar solo las filas para descargar archivos adjuntos o responder rápidamente a los hilos de comentarios. Los criterios no tiene archivos adjuntos o no tiene comentarios ocultan las filas con archivos adjuntos o comentarios. 

Buscar filas bloqueadas y desbloqueadas

Utilice La fila está bloqueada o La fila no está bloqueada para mostrar u ocultar filas que solo pueden editar las personas con permisos de uso compartido de administrador en una hoja. Esto puede ayudar a las personas con permisos de Editor a reducir las filas que pueden editar.