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Cuando un proyecto abarca varias hojas, los flujos de trabajo automatizados para mover y copiar filas le ayudan a evitar el retraso de mover manualmente los elementos de trabajo de una hoja a otra:
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Distribuya inmediatamente nuevas solicitudes, pedidos, etc., a medida que llegan.
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Realice una transición sin problemas de los elementos a la siguiente fase del proyecto o al equipo en los momentos adecuados.
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Archive automáticamente el trabajo terminado.
Mover las filas optimiza sus hojas para que su equipo pueda centrarse en los elementos de trabajo más relevantes. Las filas que se hayan movido se agregarán a su hoja de destino y se eliminarán de su hoja de origen.
Cuando necesite mantener un registro de los elementos de trabajo en varias hojas, la función para copiar filas agrega duplicados a la hoja de destino sin eliminar las filas de su hoja de origen.
Trabajar con la acción para copiar filas
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Cuando copia filas, aquellas que se copian permanecen en la hoja de origen y también aparecen en la de destino. Aparecen en la parte inferior de la hoja de destino, pero puede arrastrarlas a una ubicación diferente si es necesario. Los archivos adjuntos y los comentarios de la fila se incluyen automáticamente, pero el historial de celda no se copia.
Para crear un nuevo flujo de trabajo de copia de valor de la fila, realice lo siguiente:
- Vaya a Automatización > Crear flujo de trabajo desde la plantilla…
- En la sección Cambio de hoja, seleccione Copiar una fila a otra hoja cuando se cumplan los criterios especificados > Usar plantilla.
- Ingrese un nombre para su flujo de trabajo.
- Configure qué desencadena el flujo de trabajo.
- Seleccione su hoja de destino.
- Seleccione Guardar.
Para evitar la creación de ciclos interminables, Smartsheet no inicia la acción Copiar fila cuando la celda del desencadenador incluye fórmulas entre hojas o está vinculada a otras celdas. Para solucionar este problema, use la automatización basada en el tiempo o los flujos de trabajo de periodicidad.
Si alguna de las filas copiadas incluye fórmulas, la hoja de destino las reemplaza con los valores actuales. Si la hoja de origen incluye columnas que no existen en la hoja de destino, esas columnas aparecen automáticamente en la hoja de destino cuando se copian las filas.
Permisos necesarios
Para guardar un flujo de trabajo Mover fila, las siguientes personas deben tener permiso de administrador o superior en la hoja de destino:
El propietario de la hoja de origen
El usuario que crea o guarda el flujo de trabajo
Si el usuario que guarda el flujo de trabajo también es el propietario de la hoja de origen, solo ese usuario necesita permiso de administrador o superior en la hoja de destino.
Copiar filas con columnas del sistema o de línea de base
- Si una columna está en la hoja de destino, pero no en la de origen, la columna Fecha de creación tendrá la fecha y hora en que se movió o copió la fila.
- En la columna Creado por, se muestra el usuario que movió o copió la fila. Si una automatización mueve o copia la fila, se muestra automation@smartsheet.com.
- Si una columna está tanto en la hoja de destino como en la de origen, el valor de la hoja de origen se traslada a la de destino. A diferencia de lo que ocurre en otros tipos de columnas, no es necesario que coincidan los nombres de las columnas.
Si una columna del sistema o una columna de línea de base tiene un nombre que coincide con una columna con un tipo de columna diferente (desplegable, texto/número), es posible que encuentre los siguientes errores:
- Las filas no pueden aparecer en la hoja de destino porque una columna de la hoja de origen tiene el mismo nombre que una columna del sistema.
- Las filas no pueden aparecer en la hoja de destino porque una columna del sistema tiene el mismo nombre que una de la hoja de origen.
Para resolver esto, puede cambiar el nombre de una de las columnas o cambiar el tipo de columna para que coincida con la hoja de origen.