Siga estas instrucciones detalladas para configurar un grupo en Smartsheet.
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Cree grupos en Smartsheet para controlar de manera rápida y sencilla el acceso a hojas y espacios de trabajo. Agregue nuevos empleados y miembros del equipo a grupos para que estén listos para trabajar y elimine a personas de grupos a fin de asegurarse de que dejen de tener acceso después de que abandonan su organización.
Administrar grupos de contactos de Smartsheet
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Los administradores de grupo pueden crear y administrar grupos de contactos. Los administradores del sistema pueden editar y administrar grupos existentes, pero no pueden crearlos a menos que también tengan la función de administrador de grupo.
Por ejemplo, un administrador de grupo puede crear un grupo específico para todos los empleados del equipo de marketing. Una vez creado el grupo, cualquier persona que forme parte del plan podrá compartir y enviar información a dicho grupo.
Crear un grupo
- En el Centro de administración, seleccione el ícono Menú en la esquina superior izquierda.
- Vaya a Usuarios y grupos > Administración de grupos.
- Seleccione Crear grupo en la parte superior derecha.
Ingrese los detalles del grupo en el panel derecho Crear grupo.
Para agregar miembros del grupo de forma masiva, copie y pegue hasta 1.000 direcciones de correo electrónico desde un archivo Excel o CSV en el campo Agregar miembros.
- Seleccione Create (Crear).
El grupo aparece en su lista de contactos y usted se convierte automáticamente en miembro. Obtenga más información sobre cómo trabajar con contactos de Smartsheet.
¿Quién puede administrar grupos?
- Cualquier administrador del sistema o propietario del grupo puede realizar cambios en un grupo existente.
- Los administradores de grupo solo pueden agregar o eliminar usuarios de los grupos que les pertenecen.
- Debe ser el propietario del grupo o un administrador del sistema para agregar o eliminar usuarios.
- Debe ser administrador del sistema o propietario del grupo para transferir la propiedad del grupo.
Los administradores del sistema en los planes Empresariales pueden configurar el uso compartido seguro para restringir la membresía del grupo a solo aquellos en el plan de su organización.
Editar un grupo existente
Seleccione la fila del grupo o seleccione
en el lado derecho de la fila para realizar cambios en un grupo existente. Utilice la siguiente tabla para obtener más información sobre cada opción disponible.
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| Utilice esta opción | Para hacer esto |
|---|---|
| Editar detalles del grupo | Abra el panel Editar grupo para modificar el nombre y la descripción del grupo. |
| Ver grupo | Vea una lista de todos los miembros del grupo y sus tipos de licencia actuales (tipos de usuario en el modelo heredado), como Colaborador o Administrador del sistema. También puede administrar la membresía del grupo al agregar o eliminar usuarios. |
| Agregar miembros | Agregue nuevas personas al grupo. Una vez que agregue nuevas personas al grupo, tendrán acceso a los archivos en los que el grupo tiene uso compartido. |
| Transferir la propiedad del grupo | Transfiera la propiedad del grupo a otro administrador de grupo o administrador del sistema en el plan. |
| Generar informe de acceso a hojas del grupo (solo administradores del sistema) | Genere un informe CSV de todas las hojas compartidas con el grupo. Smartsheet envía el informe a su dirección de correo electrónico. Consulte Generar un informe de acceso a hojas de grupo para obtener más información. |
| Eliminar grupo... | Elimine el grupo. Consulte Eliminar un grupo para obtener más información. |
Eliminar miembros del grupo
- En la página Administración de grupos, seleccione
a la derecha del grupo que desea administrar.
- Seleccione Ver grupo...
Busque y marque la casilla junto al usuario que desea eliminar del grupo.
En lugar de marcar la casilla, puede eliminar directamente al usuario seleccionando
.Seleccione Eliminar del grupo en la esquina superior izquierda.
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Eliminar un usuario de todos los grupos del plan
Utilice esta opción para eliminar un usuario de cada grupo de su plan en un solo paso, sin eliminarlo por completo del plan. Los grupos fuera de su plan no se ven afectados.
Solo disponible para planes de modelo de usuario. Aprenda a determinar el modelo en el que se encuentra su plan.
- Inicie sesión en el Centro de administración.
Seleccione el ícono Menú para abrir el panel izquierdo y vaya a Usuarios y grupos > Tipos de puestos y corrección.
Aparecerá la página Tipos de puestos y corrección.
- En la fila del usuario, seleccione ⋮ para abrir el menú de acciones.
- Seleccione Quitar de los grupos.
Si el usuario no es miembro de ningún grupo del plan, un mensaje informativo confirma que no hay grupos de los que eliminarlo.
Generar un informe de acceso a hojas de grupo
El informe de acceso a hojas de grupo es un archivo CSV en el que se enumeran todas las hojas compartidas con un grupo de su plan, junto con los detalles de uso compartido de cada elemento. Los administradores del sistema pueden usarla para auditar el acceso de grupos en toda la cuenta.
Debe ser administrador del sistema para generar el informe.
- Seleccionar el kebab
ícono de menú a la derecha de la fila del grupo
- Seleccione Generar informe de acceso a hojas de grupo.
Smartsheet envía el informe por correo electrónico a su dirección de correo electrónico. Según el tamaño del archivo, la entrega puede demorar unos minutos.
El informe de acceso a hojas de grupo está disponible en dos versiones: estándar y alternativa. La versión que recibe su plan se determina automáticamente según el tamaño del plan.
Versión estándar
La versión estándar del informe de acceso a hojas de grupo incluye los siguientes datos:
- Clave: La clave única para cada hoja de la cuenta de Smartsheet de su equipo. Los usuarios no ven esta clave. Puede ser útil cuando tiene varias hojas con el mismo nombre.
- Nombre: los nombres de las hojas visualizados en su sesión de Smartsheet.
- Nombre del espacio de trabajo: Nombres del espacio de trabajo en su sesión de Smartsheet.
- Tipo: Indica si el elemento es una hoja, un informe o un panel.
- Compartido con: Todas las direcciones de correo electrónico de las personas con hojas compartidas, ya sean colaboradores pagos, no pagos o externos.
- Permiso de uso compartido: Se muestran los permisos de las personas con las que se compartió (propietario, administrador, editor (puede compartir), editor (no puede compartir), observador, autor del comentario).
- Asset Last Modified Date/Time (UTC): Última fecha/hora en que se actualizó la hoja.
- Item ID: Número de identificación único del elemento compartido.
- ID del espacio de trabajo: El identificador único del espacio de trabajo que contiene el elemento.
Versión alternativa
La versión alternativa del informe de acceso a hojas de grupo incluye las siguientes columnas:
Columna | Descripción |
|---|---|
URL de la API del elemento | URL del extremo de la API para el elemento compartido |
URL de la API del sujeto | URL del extremo de la API para el grupo |
Tipo | El tipo de relación de uso compartido |
ID del elemento | Identificador único del elemento compartido |
Tipo de sujeto | El tipo de sujeto con el que se comparte el elemento (por ejemplo, grupo) |
ID del sujeto | Identificador único del grupo |
Compartido con la dirección de correo electrónico | Dirección de correo electrónico asociada con el recurso compartido del grupo |
Nombre del conjunto de permisos | Nivel de permiso otorgado al grupo (por ejemplo, Observador, Editor) |
ID del espacio de trabajo | Identificador único del espacio de trabajo que contiene el elemento, si corresponde |
Fecha/hora de creación (UTC) | Fecha y hora en que se creó el recurso compartido |
Fecha/hora de la última modificación (UTC) | Fecha y hora en que se modificó el recurso compartido por última vez |
Nombre del elemento | Nombre del elemento compartido |
Eliminar un grupo
Seleccionar el kebab
ícono de menú a la derecha de la fila del grupoSeleccione Eliminar grupo.
Al eliminar un grupo, también se elimina de las hojas en las que se comparte actualmente y de los correos electrónicos recurrentes que se envían a sus miembros. No puede deshacer esta acción.