Ver y realizar un seguimiento de las actividades de una hoja

Activar Resaltar cambios

1. Abra la hoja y seleccione Resaltar cambios  Brandfolder Image en la barra de herramientas.
2. Mueva el control deslizante a Activado.

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1. En Resaltar cambios en el/la/los/las último/a/s, seleccione un intervalo de tiempo.
   
   Si habilita la opción Última vez que vi esta hoja , verá los cambios resaltados desde la última vez que vio la hoja; cualquier otra persona que vea la hoja verá los cambios desde la última vez que ella la haya visto.
2. Seleccione Color de fondo  Brandfolder Image  para establecer el color del resaltado.
3. Seleccione la X en la esquina superior derecha de la ventana para cerrarla y guardar los ajustes.

Quiénes ven el resaltado

Si activa o desactiva Resaltar cambios y guarda la hoja, activará o desactivará la opción para todos los que tienen uso compartido de la hoja.

Si una persona agregó un comentario o añadió o editó archivos adjuntos en el período especificado, se resaltará el ícono de la fila en cuestión. Los cambios en los comentarios no se resaltan.

Para revisar los detalles relacionados con un cambio, como la hora en que se realizó el cambio y la dirección de correo electrónico de la persona que lo hizo, haga clic con el botón derecho en la celda y seleccione Ver historial de la celda.

Puede establecer Notificaciones para recibir alertas por correo electrónico cuando se realicen cambios en una hoja. Obtenga más información sobre las notificaciones.

Configuración de Resaltar cambios

Resaltar cambios tiene ocho configuraciones. Las configuraciones se actualizan hasta el minuto previo a acceder a la hoja. En la siguiente tabla, se describen los cambios que se resaltarán cuando se visualicen el 12/12/20 a las 6:00 p. m.

Historial de celda

Haga clic con el botón derecho del mouse en una celda y seleccione Ver el historial de una celda para ver el registro de cambios implementados a nivel de la celda, quién hizo los cambios y cuándo se hicieron. Puede copiar información de la ventana emergente Ver el historial de una celda y volver a pegarla en la celda según sea necesario. 

Columnas del sistema

Cree columnas Modificado el (fecha) y Modificado por para mostrar el día en que se editó cada fila por última vez y el colaborador que modificó cada fila de la hoja. Para obtener más información, consulte Referencia de tipos de columna.

Registro de actividad

Para ver el Registro de actividad, debe ser usuario pago de un plan de Negocios o Empresarial.

Seleccione el ícono Registro de actividad en la barra de funciones ubicada a la derecha para ver una lista de todos los cambios realizados en un elemento, quién los hizo y cuándo se realizaron. Esto incluye cambios, como eliminación de filas (con los datos que se eliminaron), quién visualizó el elemento y los cambios en los permisos de uso compartido. 

Puede filtrar y exportar el Registro de actividad. Obtenga más información en Hacer un seguimiento del historial de cambios con el Registro de actividad.

Qué actividades puede registrar en el registro de actividad

Utilice el registro de actividad para realizar el seguimiento de acciones comunes, como las siguientes:

• Quién visualizó la hoja, el informe o el panel.
• Quién tiene uso compartido (o no) respecto de una hoja, un informe o un panel.
• Solo para hojas: el tipo de cambios realizados y los detalles. Por ejemplo, en la fila 4, Sally Smart cambió el estado de In Progress (En curso) a Complete (Completado).
• El nombre de la persona que realizó el cambio
• La fecha y hora en las que se realizaron los cambios
• Uso compartido del espacio de trabajo

Lo que debe saber sobre el registro de actividad

• En el registro de actividad se muestran los cambios más recientes en las celdas. Para ver el historial de una celda en particular, haga clic con el botón derecho del mouse y seleccione Ver el historial de una celda.
• Cuando cierre el registro de actividad, los filtros se eliminarán de manera automática. No puede guardar ni compartir los filtros del registro de actividad en la hoja.
• Algunas acciones no pueden rastrearse con un nombre de usuario de Smartsheet. Por ejemplo, si accede a Smartsheet haciendo clic en un archivo adjunto sin iniciar sesión, Smartsheet rastrea y registra la actividad, pero la entrada de registro mostrará el nombre de usuario download@smartsheet.com. 
• Los registros de actividad de los informes no proporcionan detalles de los cambios realizados. Si necesita dar seguimiento a los cambios en las celdas o las filas de un informe, vaya a la hoja de origen. 

Quiénes pueden ver el registro de actividad

* Solo el propietario puede ver la actividad de creación de la hoja. Sin embargo, si transfiere la propiedad de una hoja, el nuevo propietario verá todos los registros de actividad desde el momento en el que se creó la hoja.

** Los paneles no tienen nivel de permiso de uso compartido de editor. Solo los administradores y el propietario pueden ver el registro de actividad de los paneles.

Los propietarios, administradores y editores deben ser usuarios pagos para ver y exportar el registro de actividad.

Ver entradas del registro de actividad

Existen dos maneras de abrir el cuadro de diálogo del registro de actividad:

1. Abrir el cuadro de diálogo del registro de actividad a través de la barra de menú
   • En la barra de menú, seleccione Archivo > Ver registro de actividad.

O bien

2. Abrir el cuadro de diálogo del registro de actividad a través de la barra de la derecha
   • En la barra de la derecha, seleccione el ícono del registro de actividad.

Cambios en las hojas con influencias de las API

Algunas organizaciones crean o utilizan espacios de trabajo personalizados que aprovechan la Interfaz de programación de aplicaciones (API) de Smartsheet. Un ejemplo es la aplicación Pivot de Smartsheet. Si la API ejerce influencia sobre los elementos de una hoja, verá la imagen “API: Aplicación integrada” junto a la columna de fecha.

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Filtrar entradas del registro de actividad

En el cuadro de diálogo Ver registro de actividad se muestran las acciones en la hoja, como quién eliminó filas o cuándo un usuario visualizó la hoja. De forma predeterminada, el informe en el cuadro de diálogo del registro de actividad muestra los eventos correspondientes a los últimos siete días.

Utilice filtros en el registro de actividad para ver solo las entradas deseadas. Por ejemplo, aplique un filtro para ver la actividad en un intervalo de fechas específico, una clase de acción específica o las personas específicas que estuvieron activas en la hoja.

Aplicar filtros en el registro de actividad

1. En el cuadro de diálogo del registro de actividad, expanda la sección Filtros. 
2. Seleccione cualquiera de las siguientes opciones:
   • Acción: Filtrar el registro de actividad por el tipo de actividad
   • Colaboradores: Quién realizó la actividad
   • Intervalo de fechas: El conjunto de fechas en las que desea ver la actividad
3. Seleccione Aplicar.

Si necesita borrar los filtros, seleccione Borrar filtros.

Exportar el registro de actividad

Puede descargar el registro de actividad correspondiente al elemento para conservar un registro adicional de la actividad de la hoja. Cada descarga se limita a 90 días de datos de actividad de la hoja.

Para exportar un registro de actividad

1. En la barra de menú de una hoja o un informe, seleccione Archivo > Ver registro de actividad.
2. En la sección Intervalo de fechas, seleccione una fecha de inicio y una de finalización. 
3. Opcional: En los filtros Acción y Colaboradores, seleccione opciones adicionales.
4. Seleccione Descargar.
   
   Smartsheet envía un enlace al archivo a la dirección asociada con su cuenta de Smartsheet. 
    
5. Seleccione el enlace en el mensaje de correo electrónico para descargar el registro de actividad.

Si el nombre de una hoja contiene un carácter exclusivo , es posible que deba eliminar los caracteres especiales del nombre del archivo cuando exporte el CSV del registro de actividad. El archivo aparecerá dañado al momento de abrirlo si contiene determinados símbolos, como | (barra vertical) o * (asterisco).

¿Cuándo debería esperar el archivo exportado?

La cantidad de tiempo que le llevará a Smartsheet generar el archivo y enviarle el enlace de descarga puede variar. Una vez que seleccione Descargar, debería recibir un mensaje con el enlace al archivo dentro del siguiente día hábil.

Solicitar una instantánea de la hoja

Si es propietario o administrador de una hoja, puede solicitar una instantánea de los cambios en las celdas o columnas de la hoja.

Para solicitar una instantánea de los cambios en la hoja

1. Abra el cuadro de diálogo del registro de actividad de la hoja. 
2. Ajuste las fechas de inicio y finalización en la sección Intervalo de fechas sección según sea necesario.
3. Navegue hasta el cambio específico, expanda esa fila y seleccione Solicitar instantánea. 

Para obtener más información, consulte Solicitar una instantánea de la hoja. 

Acciones relacionadas con la vista de tarjeta en el registro de actividad

Algunas de las acciones enumeradas en el cuadro de diálogo del registro de actividad describen los cambios generales, pero no aportan contexto sobre los detalles de dicho cambio. A continuación, se mencionan algunas de las acciones que puede encontrar y su significado:

• Vista de tarjeta: Tarjetas reordenadas: Arrastró y soltó manualmente una o más tarjetas de un lugar a otro, ya sea a otro carril o a otra posición en el mismo carril.
• Vista de tarjeta: Tarjetas reordenadas indirectamente: Las tarjetas se van movido mediante otros métodos. Por ejemplo, cuando arrastra y suelta de forma manual una tarjeta en cualquier posición en el mismo carril o en uno diferente, otras tarjetas se mueven indirectamente a posiciones superiores o inferiores. Las tarjetas también pueden reordenarse de manera indirecta cuando se realizan cambios en la vista de cuadrícula y la vista de Gantt, como asignar una tarea a otra persona o cambiar la opción de lista de una fila.