Los niveles de permiso varían, y puede personalizar quién tiene acceso y hasta qué punto cada vez que comparte un elemento con ellos.
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Hay cinco niveles de permiso en Smartsheet. Cuando comparte un elemento de Smartsheet con alguien, puede definir los siguientes niveles de permiso:
- Administrador
- Editor: puede compartir
- Editor: no puede compartir
- Autor del comentario
- Observador
Su capacidad para compartir un elemento y asignar permisos depende de sus niveles de permiso. No puede asignar permisos superiores a los suyos.
Tareas y permisos
El nivel de permiso que asigna determina las funciones que un colaborador tiene disponibles para el elemento que está compartiendo (hoja, informe o espacio de trabajo, por ejemplo). Si crea un elemento, usted es su propietario.
Vaya a la tabla de permisos y niveles de uso compartido para obtener un desglose detallado de las tareas y los niveles de permiso.
Es posible ser un administrador del sistema en un plan de Negocios o Empresarial con tan solo el acceso de uso compartido de nivel de observador en una hoja en particular. También podría ser un colaborador con acceso de uso compartido de nivel de administrador en una hoja.
Algunas de las funciones que se mencionan aquí están disponibles solo para usuarios pagos. Consulte el artículo “Identificar su plan de Smartsheet y el tipo de usuario o puesto”.
Puede cambiar los niveles de permiso tanto a nivel del elementocomo a nivel del espacio de trabajo. Para los elementos, abra el elemento y seleccione Compartir. Para los espacios de trabajo, abra el espacio de trabajo y seleccione Compartir > Espacio de trabajo.
Verificar el nivel de permiso en un elemento de Smartsheet
Hay dos maneras de hacerlo:
- Verificar las propiedades del archivo
- En la barra del menú, seleccione Archivo > Propiedades.
- En la fila Permisos, verá el nivel de permiso.
- Abrir el formulario Uso compartido de hojas
- En el área superior derecha del elemento de Smartsheet, seleccione Compartir.
- En la sección Personas con acceso, busque su nombre. El nivel de permisos aparece en el lado derecho de su dirección de correo electrónico.
Compartir un elemento
La capacidad de compartir un elemento depende de su nivel de permiso para ese elemento real.
El botón ubicado en la esquina superior derecha y en el menú Archivo aparecen en función de los permisos del elemento:
- Como observador, autor del comentario y editor: no puede compartir, verá el siguiente botón: Solicitud para editar. Al seleccionar esta opción, se desencadena una solicitud de acceso para que la apruebe un administrador o propietario.
- Como editor: no puede compartir, verá el siguiente botón: Solicitud para compartir.
- Como editor: puede compartir, administrador o propietario, verá el siguiente botón: Compartir. Si selecciona esta opción, podrá compartir el elemento con otras personas dentro y fuera de la organización.
Si tiene el permiso editor: no puede compartir o un permiso inferior, utilice el modal Solicitar permisos superiores para obtener permisos de uso compartido o edición.
Utilice el cuadro Mensaje (opcional) para incluir un motivo por el que solicita permisos superiores.
Usar una columna de contacto para compartir un elemento
Si está asignado como editor de un elemento, puede agregar contactos no compartidos a una columna de contactos y usar la instrucción que aparece para compartir rápidamente un elemento con aquellas personas con un nivel de permiso de editor: puede compartir, de forma predeterminada.
Si continúa agregando contactos sin descartar la instrucción, puede compartir el elemento de forma masiva.