As solicitações de aprovação automatizada do Smartsheet mantêm os processos avançando por meio da solicitação automática de aprovação a uma ou mais partes interessadas e do registro da resposta no Smartsheet.
As solicitações de aprovação podem ser completamente personalizadas e enviadas individualmente ou com várias etapas, como parte de um fluxo de trabalho mais complexo.
As solicitações de aprovação são compatíveis com dispositivos móveis e podem ser gerenciadas de qualquer lugar, poupando tempo, reduzindo o volume de erros e acelerando o progresso.
Solicitar aprovações com fluxos de trabalho
Solicitações de aprovação pausam o fluxo de trabalho até que a solicitação seja aprovada ou rejeitada. A cada aprovação ou rejeição, as condições e ações no caminho determinam o que acontecerá a seguir.
Um usuário com permissões em nível de editor só pode criar, editar ou excluir alertas ou lembretes cujo destinatário seja ele mesmo. Saiba mais sobre permissões do fluxo de trabalho.
Definir o fluxo de trabalho de aprovação
Com a planilha aberta:
- Na barra de menus, selecione Automação > Criar a partir de um modelo...
- Na seção Solicitações de atualização e aprovação, selecione Solicitar uma aprovação quando critérios específicos forem atendidos... > Usar modelo.
- Insira um nome para o fluxo de trabalho.
- No bloco acionador, defina os critérios que acionam o fluxo de trabalho.
- Opcional: crie blocos condicionais para filtrar as linhas específicas a serem incluídas na entrega da solicitação de aprovação.
- No bloco de ação, use a caixa Adicionar um nome ou e-mail para selecionar a parte interessada que precisa fornecer a aprovação.
Se você adicionar apenas um contato, o nome padrão que o Smartsheet criará para o status de aprovação será: Aprovação de ContactName (p. ex., Aprovação de João Silva). Se você adicionar mais de um aprovador, o nome padrão será Status de aprovação.
- Na lista suspensa Salvar resposta em, selecione a coluna em que você deseja registrar o status de aprovação.
- Opcional: selecione Personalizar mensagem para editar o assunto e a mensagem do e-mail.
- Selecione os botões Adicionar em Se aprovada e Se rejeitada.
- Defina as ações a serem executadas dependendo da aprovação ou rejeição das partes interessadas.
- Selecione Salvar.
Pronto! O fluxo de trabalho agora tem várias ações conectadas com base no estado de aprovação ou recusa com base em uma solicitação de aprovação inicial.
Opções avançadas
No bloco Solicitar uma aprovação, selecione o menu Mais e, em seguida, Opções avançadas.... Lá, você pode editar os campos a seguir:
- Quando enviada: configure o valor que aparece na coluna de status de aprovação depois de enviar uma solicitação de aprovação.
- Quando aprovada: configure o valor que aparece na coluna de status de aprovação (ou em qualquer coluna selecionada) para solicitações aprovadas.
- Texto do botão: personalize o rótulo do botão de aprovação (p. ex., Aprovar, Finalizada etc.).
- Quando rejeitada: configure o valor que aparece na coluna de status de aprovação (ou em qualquer coluna selecionada) para solicitações rejeitadas.
- Texto do botão: personalize o rótulo do botão de rejeição (p. ex., Recusar, Rejeitar etc.).
Tenha em mente o seguinte
- Use valores de aprovação diferentes ou adicione condições após cada solicitação aprovada ou rejeitada para evitar receber alertas duplicados.
- As ações conectadas ao resultado de uma Solicitação de aprovação são executadas pelo status inserindo Aprovada ou Rejeitada e não consideram nenhuma das condições definidas antes da solicitação de aprovação.
- Uma das melhores práticas é bloquear as colunas de status de aprovação na planilha de origem ou evitar compartilhar a planilha com pessoas cuja aprovação é necessária de modo a impedir que alguém altere manualmente a coluna de status.
- Se uma linha estiver bloqueada, ninguém poderá aprovar ou negar uma solicitação de aprovação enviada nessa linha. No entanto, uma coluna de aprovação bloqueada não impede o envio, a aprovação ou a rejeição de uma solicitação de aprovação.
- Você só pode enviar até 5.000 ações de solicitação de aprovação em uma única execução de fluxo de trabalho.
Para evitar a criação de ciclos intermináveis, o Smartsheet não inicia a ação Solicitação de aprovação quando a célula de acionamento inclui fórmulas entre planilhas ou está vinculada a outras células. Para resolver isso, use automação baseada em tempo ou fluxos de trabalho de recorrência.