手動にて繰り返し実行しているタスクを、次のような柔軟で自動化されたワークフローに置き換えることにより、チームの機動力を上げ、貴重な時間を節約しましょう。
- 変更について重要なアラートを送信したり、期限が近づいていることをリマインダーとして送信したりします。
- コンテンツの更新や承認をリクエストします。
- 行のロックやロック解除を実施したり、異なるシート間で行を移動したりします。
- ユーザーにタスクを割り当てたり、マイルストーンに達した日を記録したりします。
- 複数のシナリオやアクションを組み合わせることで、少ない労力で必要な作業を実施します。
コードを記述しなくても、ビジュアル エディターにてワークフローを作成することで、チームと簡単に共同作業ができます。
自動化されたワークフローは、トリガー、条件、アクションの 3 つで 構成されています。
ワークフローでプロセスを自動化する
ワークフローを作成する
自動化されたワークフローの構築は、フローチャートの構築に似ています。トリガー、条件、アクションを、開始ブロックから 1 つまたは複数の終了ブロックまで一緒に配置します。
実行できる内容やワークフローを適用できる場所は、権限レベルによって異なります。自動化されたワークフローの権限に関する記事で詳細をご確認ください。
ワークフローをゼロから構築することも、既存のテンプレートをカスタマイズすることもできます。自動化テンプレート ギャラリーでは、ワークフローを使うタイミングと、それぞれのテンプレートをカスタマイズする方法に関するヒントを確認できます。
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ワークフローの追加方法
- 自動化テンプレート ギャラリーにアクセスする場合
- シートの左上で、[自動化] > [テンプレートから作成...] を選択します。
- テンプレートを選択して、詳細セクションを開きます。
- ワークフローをゼロから作成する場合
- シートの左上で、[自動化] > [ゼロから作成...]を選択します。
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ワークフローの構成要素は以下の通りです。
- トリガー ブロック: ワークフローが実行されるタイミングを定義します。
- 条件パス: ブロックをつなぐ線で、設定した条件に応じてワークフローが辿りうるさまざまなルートを表します。ワークフローには、先行する条件に基づいて、トリガーからアクションへの単一のパスが存在する場合と複数のパスが存在する場合があります。
- 条件ブロック: アラートやアクションに含める行をフィルターする条件を定義します。
- アクション ブロック: トリガー時にワークフローが実行する自動化のタイプを選択します。
ワークフローをカスタマイズする
プラス アイコン (+) を選択して、以下を行う新しいパスとブロックをワークフローに挿入します。
- 条件の追加: ワークフローのパスに含める行をフィルターします。
- 条件パスを追加: 最初の条件に合致しなかった場合に選択する別のルートを定義します。
- アクションの追加: 条件を満たした場合にワークフローが実行する内容を定義します。
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ワークフローに関する注意事項
- ワークフローに複数のパスがある場合、それぞれの条件ブロックは左から右へと順番に評価されます。評価対象の行が複数の条件ブロックの条件を満たす場合は、その中の一番左のブロックによって、その行がワークフローで辿るパスが定義されます。
- 各パスの終端にはアクション ブロックを少なくとも 1 つ配置する必要があります。アクション ブロックの後に別の条件とパスを追加することもできますが、その後に必ず別のアクション ブロックを配置しなければなりません。
- 電子メール、更新/承認リクエスト、および大規模なシート上の行移動の自動化といった古いワークフローは、完了までに数分かかる場合があります。
- シート間の数式やセル リンクを含むセルは、シートを自動的に変更するワークフロー (行の移動、行のコピー、行のロック、行のロック解除、承認リクエスト) をトリガーしません。これを回避するには、時間ベースの自動化または定期的なワークフローの使用を検討してください。
ワークフローの制限
- 各シートには、最大 150 のワークフローを設定できます。
- 各ワークフローには、最大 100 のブロックを設定できます。これには、トリガー、条件、アクション ブロックが含まれます。
- 各ワークフローには、最大 30 のアクション ブロックを設定できます。
- 条件ブロックには、最大 20 の条件ステートメント (ブロック内に 20 行) を設定できます。
- 自動化されたワークフローの電子メールに含まれる添付ファイル/リンクは、14 日後にリンクが切れます。
ワークフローのベスト プラクティス
- ワークフローの名前は、ワークフロー ビルダーの左上に入力します。
- 設定や変更を行ったら、ワークフローを保存します。
- アクションが実行される 1 時間前にトリガーが発生するように設定します。これにより、技術的な問題によってアクションが時間どおりに実行されなくなる事態を防げます。
- パフォーマンスを向上させるには、一緒にトリガーされるワークフローを結合し、古いワークフローを非アクティブ化します。
- [自動化ワークフローの管理] ウィンドウで、ワークフローの非アクティブ化、アクティブ化、編集、複製、削除を行えます。
- ワークフローを複製する際は、承認リクエストを変更するか、新しい値を使用します。そうしないと、元のワークフローの承認によって、新しいワークフローで承認リクエストがトリガーされる場合があります。