シート サマリー

シート サマリーを使用すると、鍵となる情報を追跡したり、プロジェクトを拡大させたり、重要な指標についてレポートしたりするための時間を短縮できるため、より良い意思決定をより迅速に下し、実行することができます。

ミッションンクリティカルな情報をシート内で直接管理することが難しい場合は、シート サマリーを活用することで、そうした情報を標準的かつ間違いのない形で整理したり、レポートしたりすることができます。右パネルでは、シート サマリー フィールドをカスタマイズしたり、文字列、記号、画像、リンク、およびシートのデータを統合させる高度な数式を含めたりすることも可能です。

シート サマリーを使用して作業を定義する

シート サマリーは、カスタム プロジェクト、ビジネス、およびサマリー レベルの情報を定義、整理、レポートする標準的な場所を提供します。 シート サマリーの内容をシート データ横の右パネルでチェックします。

シート サマリーのサンプル画像

この機能を使用できるユーザー

権限アイコン シートの所有者および管理者 (ライセンス ユーザーである必要もあります) は、新しいシートにサマリー フィールドを追加したり、フィールド プロパティを編集したり、既存のフィールド (ロックされているかどうかにかかわらず) に入力したりすることができます。 所有者、管理者、編集者は、ロックが解除された既存のフィールドに入力できます。 シートが共有されているすべてのユーザーは、シート サマリーを表示できます。
使用可能なプラン タイプ アイコン ビジネス プラン、エンタープライズ プラン、およびプレミアム プラン。


シート サマリーにアクセスする

右パネルのサマリー アイコン シート サマリー アイコン をクリックして、シート サマリー パネルを展開します。

サマリー フィールドには、さまざまなサマリー レベルの情報を入力できるスペースがあります。

新しいシート サマリー フィールドを作成する

シート サマリーを開いている状態で、以下を実行します。

  1. シート サマリー下部の [+ 新しいフィールド] ボタンをクリックします。
  2. 表示する情報に適したフィールドを選択します。 下のサマリー フィールド タイプ表を使って、必要なフィールドを選択します。
  3. フィールド名を入力し、[OK] を選択します。 新しい空白のフィールドがシート サマリーに表示されます。
  4. その他の必要な変更 (新しいフィールドの追加、プロパティの編集、フィールドへのデータの追加) を行い、シート上部のツールバーの [保存] ボタンをクリックします。

シート サマリーへの変更を保存するには、シートを保存してください。 詳細は、「シートの保存および更新」に関する記事をご覧ください。

シート サマリーはこれで準備完了です。 シート サマリーからいつでも構造の変更、サマリー フィールド プロパティの変更、サマリー フィールドの書式設定、およびデータの追加を行うことができます。

サマリー フィールド タイプ

フィールド タイプ 説明
文字列/数値 文字列の説明または数値 (例: プロジェクト サマリー、総予算)
連絡先リスト 利用可能な連絡先に登録されているユーザーを表示する (例: プロジェクト マネージャー、窓口)
日付 重要な日付 (例: プロジェクトの開始日または終了日)
ドロップダウン リスト カスタム リストからドロップダウン オプションを選択する (例: 部門名、プロジェクト タイプ、プロジェクト ステータス)
チェックボックス オン/オフの切り替えができるチェックボックス
記号 視覚的アイコン (例: 白黒の丸、星、アンテナ バー)

シート サマリーは以下に対応しています。

  • 最大 200 フィールド (シート列の対象として数えられません)
  • フィールド名 (50 文字まで)
  • セル サイズに等しいフィールド値
  • ドロップダウン オプション (最大 500)

書式設定またはフィールド プロパティの調整、リンクまたは画像のフィールドへの追加

新しいサマリー フィールドには、データ、ハイパーリンク、画像などを含めることができます。

新規または既存のサマリー フィールドの書式は、サマリー フィールドのタイトルの横にあるメニュー アイコンをクリックして調整します ( 数値や通貨の設定やプロパティのロックなど)。

シート サマリーのメニュー アイコン イメージ
 

シート サマリーを最大限に活用する

シート サマリーを最大限に活用して、プロジェクト メトリックを提供したり、カスタム メタデータをシートにタグ付けしてより良い検索を行ったりできます。

数式または記号列を使用して主要プロジェクトの詳細を明確にする

数あるシート サマリーの使用方法のひとつに、シートの状況を明らかにすることが挙げられます。たとえば、プロジェクト計画の場合は、プロジェクトの状況を明確にすることができます。「シート サマリー」フィールドに数式を入力すると、これを実行して、さらに自動的に更新できます。

サマリー フィールドに数式を入力し、グリッドまたは別のサマリー フィールドからデータを参照し、重要な情報を自動計算します。グリッドをクリックしてドラッグし、グリッド セルおよびセルの範囲を選択して、数式を組み立てることができます。数式を組み立てる間、数式で参照するセルが強調表示されます。

参照時... 使用する構文 数式例
...その他のサマリー フィールド (同じシート) [フィールド名]# =SUM([2016年予算]#, [2017年予算]#)
...グリッド内のセル (同じシートから) [列名]<行番号> =SUM(支出額1:支出額3)
...グリッド内のセル (別のシートから) {シート間参照名} =COUNT({倉庫 B 在庫})

シートを分類して検索を簡単にする

主要な値を含むシート サマリー フィールドを作成し、検索を簡単にすることができます。いくつかの例をご紹介します。

  • 「ドロップダウン リスト」フィールドまたは「文字列/数値」フィールドを使用して、シートが関連する部署にラベルを付けます。
  • 「文字列/数値」フィールドに検索可能なキーワードを追加します。例: 建設、電子、工学など 

検索機能の詳細は、Smartsheet の検索に関する記事をご覧ください。

記号の使用方法を説明する凡例を作成する

サマリー シートに、シートの各アイコンや記号の意味を説明する凡例を作ります。
凡例を作成するには:

  1. シート サマリー上部に「文字列/数値」フィールドを追加し、凡例の説明を記入します。
  2. シート サマリーに記号ごとの「記号」フィールドを作成します。フィールドの名前部分に、記号の目的を入力します。フィールドごとに、シート上で使用されている記号のグループを選択するようにします。
  3. 「記号」フィールドに、説明と一致するアイコンを設定します。

シート サマリーの凡例

コピーを一括処理し、複数のシートのシート サマリーを標準化する

最大 20 枚の既存シートのシート サマリー構造、数式、およびその他のコンテンツを一度にコピーして、メタデータおよびポートフォリオ データの一貫性を保ちます。

この機能を使用できるユーザー

権限アイコン 元のシートおよびコピー先のシートの両方に対する所有者および管理者でライセンスを持つユーザーは、シート サマリー構造を一括コピーすることができます。 
使用可能プラン タイプ アイコン ビジネス、エンタープライズ、およびプレミア プラン。

シート サマリーをコピーする

コピー対象のフィールドを含むシートサマリーで、以下を実行します。 

  1. シート サマリー右側のメニュー アイコン メニュー アイコン をクリックします。
  2. [ほかのシートにサマリーをコピー] を選択します。
  3. 最大 20 枚のコピー対象シートを選択します。フィールド名のみをコピーしたり、またはフィールド内の値や数式を含めたりすることが可能です。

    一括コピーするシートを選択する
     
  4. [コピー] をクリックします。

シート サマリーをほかのシートにコピーすると、元に戻すことができません。 データが上書きされる可能性がある場合、一括コピー処理の開始前に確認のメッセージが表示されます。

これで終了です。シート サマリーのコピーが完了しました。