並べ替えとフィルター

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並べ替えとフィルター機能を使って、シートのデータの表示方法を変更できます。2 つを同時に適用することはできないため、どちらがより役立つのかをあらかじめ検討しておきます。

並べ替えを使用すると、データ全体または一部を昇順または降順に並べ替えることができます。並べ替えをして保存をすると、作業内容を元に戻すことはできません。そのため階層がある場合は、保存をする前に親行を含めたシート内のすべての行が含まれていることを必ず確認する必要があります。

フィルターを使用すると、指定の条件に基づいてシートにある情報を表示したり非表示にしたりすることができます。シート全体のレイアウトは変わらないため、便利です。フィルターを保存して、シートを共有されているユーザーにそのフィルターを共有することも可能です。 また、共有されているユーザーがシートを開いた際に、既定のフィルターを適用済みのシートを表示するように設定できます。

ステップバイステップの手順に従ってシートの情報を並べ替える方法をご確認ください。

行を並べ替えてデータを整理

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データを昇順または降順で整理するには、行の並べ替え コマンドを使用します。 並べ替える際には、操作するデータの量について 2 つの選択肢があります。 シート内のすべての行を並べ替えることも、選択した行のみを並べ替えることもできます。

並べ替えを行う際には、以下の点に注意してください。

  • 並べ替えは、シートの既存の行に対してのみ実行されます。 新しい行が追加された場合は、新たに追加された行を組み込むために並べ替える必要があります。
  • シートを保存した後は、並べ替えを元に戻すことはできません。 行が希望の順序で並べ替えられていることを確認した上でシートを保存するようにしてください。
  • 編集者はシートを並べ替えることはできますが、ロックされた行を並べ替えることはできません。 [行の並べ替え] オプションが使用できないように見え、編集者の権限でシートを共有されている場合 (詳細については、共有権限レベルを参照)、並べ替えを試みる前に、ロックされている行の選択を解除してください。
  • シートにフィルターが適用されている場合、行の並べ替えコマンドは使用できません。 並べ替える前に、まずフィルターが適用されていないことを確認する必要があります。フィルターのシートへの適用を解除するには、フィルター メニューから [フィルター オフ] を選択します。 シート データのフィルターに関する詳細情報は、「フィルターを使用してデータの表示/非表示を切り替える」をご覧ください。

すべての行の並べ替え

  1. 列ヘッダーを右クリックして、[行の並べ替え] を選択します。

    [並べ替え] ウィンドウが表示されます。

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  2. 並べ替え条件を指定し、[OK] をクリックします。

行の選択範囲を並べ替える

  1. 該当の行を Shift キーを押しながらクリックして選択します。
  2. 選択した領域を右クリックして、[行の並べ替え] を選択します。
  3. [並べ替え] フォームに並べ替え条件を入力し、[OK] をクリックします。

さまざまなデータ タイプを並べ替える方法

並べ替えるデータ タイプが結果に影響します。 いくつかの例をご紹介します。

  • 階層: サブアイテムを作成している場合、サブアイテムは並べ替えられますが、親行の下からは移動しません。 同様に、親行も、親子関係が維持されたまま並べ替えられます (親行の下にサブアイテムがある状態)。
  • ドロップダウン リストで作成されたデータ: ドロップダウン リスト タイプの列を並べ替えると、アイテムはドロップダウン リストの値の順序で並べ替えられます。 列ヘッダーをダブルクリックし、[列プロパティの編集] を選択して、これらの値を表示/編集したり、順序を変更したりします。
  • 列タイプが [白黒の丸] のセルの値: 昇順で並べ替えると、値はすべて白 > 1/4 が黒、3/4 が白 > 半分が黒、半分が白 > 3/4 が黒、1/4 が白 > すべて黒 > 空白の順になります。
  • 赤黄緑のライト: 昇順で並べ替えると、値は赤 > 黄 > 緑 > 空白の順になります。
  • 文字と数値の混合: 文字で始まり、数値を含む値は、最初にアルファベット順に並べ替えられ、次に左端の桁から番号順に並べ替えられます。 たとえば、値 Q1、Q2、Q3、Q12は、Q1、Q12、Q2、Q3 に並べ替えられます。

    注: 昇順または降順で並べ替える場合、空白の行は値のある行の下に並べ替えられます。

レポートの並べ替え動作

レポートを並べ替えると、アイテムは昇順または降順で並べ替えられます。 元のシートのドロップダウン リスト タイプの列で並べ替える場合、アイテムは、そのアイテムが含まれる元のシートの所定のドロップダウン値に基づいて並べ替えられません。

レポートは複数のシートから取り込むことができ、同じ名前および列タイプの列が統合されます。 ドロップダウン リストの列の値がシート間で異なる場合 (例: あるシートでは a、b、c、d、別のシートでは 1、2、3、4 の場合)、レポートは統合された列でどの並べ替えを優先するかを決定できません。

ステップバイステップの手順に従ってシートのフィルターを作成・共有する方法をご確認ください。

フィルターを作成してデータの表示/非表示を切り替える

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適切な権限があれば、フィルターを作成して、自分で使用したり、ほかのユーザーと共有したりすることができます。 概要は、 「フィルターの基本」をご覧ください。

たとえば、[現在のユーザー] フィルターを共有として作成すれば、自分のシートの共同作業者全員がそれぞれに割り当てられているタスクをすばやく確認できます。 [現在のユーザー] フィルターを共有として作成するには、「割り当てられているタスクの表示」をご覧ください。

こちで解説している共有フィルター機能は、ビジネス プランおよびエンタープライズ プランでご利用いただけます。 どの機能がどのプランに含まれているかなど、プランと価格の詳細については、「プランと価格」のページをご覧ください。

フィルターを使った作業に必要な権限

フィルターを使ってシートで何ができるかは、そのシートにどのような共有権限を有しているかで異なります。

フィルターを使った作業 閲覧者 編集者 所有者または管理者
「無題のフィルター」を作成する
作成されたフィルターを適用する
再利用のためにフィルターに名前を付ける 不可
シートの全共同作業者に共有すべきフィルターを指定する (チーム プラン以上) 不可 不可

シートレベルの共有権限に関する詳細については、「共有権限レベル」をご覧ください。


フィルターの作成と使用

「無題のフィルター」でデータをフィルターする

シートへのアクセス権がある場合、「無題のフィルター」を作成して、最適な方法でシートのデータを閲覧することができます。 「無題のフィルター」構成は、各ユーザー固有の構成になります。

  1. ツールバーで、[フィルター] > [新しいフィルター] をクリックします。
    [新しいフィルターの作成] ウィンドウが開きます。
  2. [新しいフィルターの作成] ウィンドウで、[次に一致する行を表示] の下から、シート内のデータに適用する条件を選択して [適用] をクリックすると、フィルターの結果が表示されます。

    [フィルター] メニューには「 無題のフィルター」と表示され、指定した条件に従ってデータがフィルターされていることが確認できます。

ヒント: 特定のデータ タイプにしか使用できない条件があります。 たとえば、「=次を含む値」は文字列と連絡先にしか使用できません。また、「=次の範囲の値」は日付と数値にしか使用できません。

フィルターに名前を付けて保存または共有する

シートに対して編集者以上の権限を持つユーザーは、後で利用するためにフィルターに名前を付けて保存することができます。 シートに対して管理者権限を持つユーザーは、名前を付けたフィルターを共有して、シートにアクセスできるチーム メンバーなら誰でもそのフィルターを適用できるようにすることができます。

ビジネス アカウントおよびエンタープライズ アカウントを持つユーザーだけが、ほかの共同作業者にフィルターを共有できます。

[新しいフィルターの作成] ダイアログ ボックス

  1. [名前] ボックスにフィルター名を入力します。
  2. [フィルターの共有] チェックボックスをオンにし、シートにアクセスできるすべてのユーザーがそのフィルターを使用できるようにします。

フィルター名の横にある共有マーク 共有画像 は、それが、シート管理者によって共有用に保存されたフィルターであることを示しています。

フィルターを変更する

フィルターは、作成後であっても、いつでもその条件 (シートの情報を表示または非表示にするための条件) を変更することができます。 フィルターの変更方法は次の通りです。

  1. 変更するフィルターをシートに適用します ([フィルター] メニューから選択)。

    注: 編集者以上の権限がない場合、変更できるのは「無題のフィルター」のみとなります。
  2. [フィルター] メニューから、フィルターの名前にカーソルを合わせ、鉛筆アイコン 編集アイコンを選択します。

    ヒント: ウィンドウのタイトルには、変更しようとするフィルターの名前が表示されます。 タイトルを確認して、正しいフィルターを変更するようにしてください。
  3. [フィルターの編集] ウィンドウで条件を更新し、[適用] をクリックします。

更新後のフィルターがシートに適用されます。

フィルターの適用を解除する

フィルターを解除する (シートへの適用を停止する) には、[フィルター オフ] を選択します。

フィルターを削除する

フィルターを削除 (シートおよびメニューから削除) するには、[フィルター] メニューにてそのフィルターを選択してシートに適用し、[現在のフィルターを削除] を選択します。

条件設定のヒント

フィルターに条件を設定していくと、フィルターを最大限に有効に活用するにはどのような条件設定がよいのかを知りたくなるでしょう。 以下にそのヒントをいくつかご紹介します。

  • 条件の適用方法を変える: すべての条件に一致したデータを表示するのか、条件の 1 つにだけ一致したデータを表示するのかを指定するには、[次に一致する行を表示] の横のリンクをクリックし、[すべての条件][少なくとも 1 つの条件] のどちらかを選択します。
  • 空白のセルをフィルターする: =空白」条件を使用して、データが入っていない行を見つけます。
  • 親行を含める: シートに階層がある場合、[親行を含める] チェックボックスをオンにすると、親行を含めてフィルターすることができます。 (シートの階層に関する詳細については、「階層」をご覧ください)
  • 自分に割り当てられたタスクをフィルターする: 現在のユーザー」フィルターを作成すると、共同作業者は自分に割り当てられたタスクのみを画面に表示できるようになります。 詳細については、 「割り当てられているタスクの表示」をご覧ください。
  • 」のフィルター条件を使用して、クリティカル パス、添付ファイル/リンク、コメント、およびロックされた行を絞り込みます。 詳細については、以下のセクションをご覧ください。

クリティカル パス、添付ファイル/リンク、コメント、およびロックされた行をフィルターする

クリティカル パス、添付ファイル/リンク、コメント、およびロックされた行をフィルター条件として使用すると、特定の行を表示したり非表示にしたりすることができます。 「」のフィルター条件を使用すると、クリティカル パスのタスク、添付ファイル/リンク、およびアクションが必要なコメントや、特定のユーザーが編集できないようにロックされた行を絞り込むことができます。

最初のドロップダウン フィールドで「」を選択するとオプションが表示されます。

行をフィルターするためのダイアログボックスとドロップダウン

フィルターを使用してクリティカル パスを絞り込む

クリティカル パスの行だけを強調する設定をしている場合、「はクリティカル パス上にあります」または「はクリティカル パス上にありません」というフィルターを条件として適用することで、クリティカル パスの行を表示または非表示にできます。 シートのクリティカル パスを有効化する手順については、「プロジェクトのクリティカル パスの追跡」をご覧ください。

フィルターを使って、添付ファイル/リンクやコメントを含む行をすばやく見つける

「行」条件を使ってフィルターを作成し、添付ファイル/リンクやコメントを含む行を表示または非表示にすることができます。 「には添付ファイル/リンクがあります」または「にはコメントがあります」を条件に使用して、対象となる行のみを絞り込み、添付ファイル/リンクをダウンロードしたり、コメント スレッドにより迅速に返信したりすることができます。 「には添付ファイル/リンクがありません」または「にはコメントがありません」という条件を使うと、添付ファイル/リンクやコメントのある行が非表示になります。

シート内で添付ファイル/リンクやコメントを活用する方法については、以下のヘルプ記事をご覧ください。

フィルターを使ってロック済み/ロック解除済みの行を見つける

行はロックされています」または「行はロックされていません」をフィルター条件に使用すると、シートの管理者レベルの共有権限を持つユーザーだけが編集できる行を表示または非表示にできます。 このフィルターを使用すると、編集者権限を持つユーザーは、自分が編集できる行を絞り込むことができます。

ロック済みの行に関する詳細は、「列および行のロックとロック解除」をご覧ください。