並べ替えとフィルター

並べ替えとフィルター機能を使って、シートのデータの表示方法を変更できます。2 つを同時に適用することはできないため、どちらがより役立つのかをあらかじめ検討しておきます。

並べ替えを使用すると、データ全体または一部を昇順または降順に並べ替えることができます。並べ替えをして保存をすると、作業内容を元に戻すことはできません。そのため階層がある場合は、保存をする前に親行を含めたシート内のすべての行が含まれていることを必ず確認する必要があります。

フィルターを使用すると、指定の条件に基づいてシートにある情報を表示したり非表示にしたりすることができます。シート全体のレイアウトは変わらないため、便利です。フィルターを保存して、シートを共有されているユーザーにそのフィルターを共有することも可能です。 また、共有されているユーザーがシートを開いた際に、既定のフィルターを適用済みのシートを表示するように設定できます。

ステップバイステップの手順に従ってシートの情報を並べ替える方法をご確認ください。

行の並べ替え

シートでは、選択した行、またはすべての行において、データを昇順または降順で並べ替えることができます。
 

シートで選択した行を並べ替えるには:

 
  1. 該当の行を Shift キーまたは Ctrl キーを押しながらクリックして選択します。

  2. 選択されているいずれかの行番号の右側にあるドロップダウン矢印 をクリックし、[行の並べ替え] を選択します。[並べ替え] ウィンドウが表示されます。

  3. 並べ替え条件を指定し、[OK] をクリックします。設定した条件に基づいて、すべての行が並べ替えられます。
 


シート内にあるすべての行を並べ替えるには:

  1. 任意の列ヘッダーの下にあるドロップダウン矢印をクリックし、[行の並べ替え] を選択します。[並べ替え] ウィンドウが表示されます。
     
  2. 並べ替え条件を指定し、[OK] をクリックします。設定した条件に基づいて、すべての行が並べ替えられます。

並べ替えに関する追加情報:
  • 階層の並べ替え: サブアイテムを作成している場合、サブアイテムは並べ替えられますが、親行の下からは移動しません。同様に、親行も、親子関係が維持されたまま並べ替えられます (親行の下にサブアイテムがある状態)。
  • ドロップダウン リストの並べ替え: ドロップダウン リスト タイプの列を並べ替えると、アイテムはドロップダウン リストの値の順序で並べ替えられます。これらの値を表示したり編集したりするには、列ヘッダーをダブルクリックしてください。
  • 白黒の丸の並べ替え:昇順で並べ替えると、値は空白 > すべて白 > 1/4 が黒、3/4 が白 > 半分が黒、半分が白 > 3/4 が黒、1/4 が白 > すべて黒の順になります。
  • 赤黄緑のライトの並べ替え:昇順で並べ替えると、値は空白 > 赤 > 黄 > 緑の順になります。
  • シートのいずれかの列にフィルター が適用されている場合、並べ替えは実行できません。行を並べ替える必要がある場合は、まずフィルターを削除してください。
  • 並べ替えは、シートの既存の行に対してのみ実行されます。新しい行を追加した場合、その行は自動的に並べ替えられないため、再度並べ替えを実行してください。
  • 並べ替えを実行しても、変更を保存していない場合は操作を元に戻すことができます。行が希望の順序で並べ替えられていることを確認した上でシートを保存するようにしてください。
   

ステップバイステップの手順に従ってシートのフィルターを作成・共有する方法をご確認ください。

フィルターを作成してシートのデータの表示/非表示を切り替える

適切な権限を持つユーザーは、フィルターを作成し、自分自身で使用したり、共有するほかのユーザーと一緒に使用したりすることができます。概要は、「フィルターの基本」でご確認いただけます。

たとえば現在のユーザー フィルターを共有として作成すれば、シートの共同作業者全員が自分に割り当てられたタスクを簡単に確認できるようになります。現在のユーザー共有フィルターの作成については、「自分に割り当てられたタスクを表示」をご覧ください。  

注: このページで紹介している共有フィルター機能は、ビジネス プランとエンタープライズ プランでご利用いただける機能です。どの機能がどのプランに含まれているかなど、プランと価格の詳細については、「プランと価格」のページをご覧ください。

本記事の内容:

フィルターの作成と使用

条件設定のヒント

 

フィルター作業に必要な権限

フィルターを使ってシートで何ができるかは、そのシートにどのような共有権限を有しているかで異なります。

フィルターを使った作業閲覧者編集者所有者または管理者
「無題のフィルター」を作成する
作成されたフィルターを適用する
再利用のためにフィルターに名前を付ける不可
シートの全共同作業者に共有すべきシートを指定する (チーム プラン以上)不可不可

シートの共有権限に関する詳細については、「共有権限レベル」をご覧ください。


フィルターの作成と使用

「無題のフィルター」でデータをフィルター

無題のフィルターは、シートにアクセスできるユーザーなら誰でも作成し、使用できます。作成した「無題のフィルター」のフィルター結果はそのユーザーの画面にのみ表示されます。

  1. フィルター メニューをクリックし、[新しいフィルター] を選択します。

    [新しいフィルターの作成] ウィンドウが開きます。
     
  2. [次に一致する行を表示] の下にてシートに適用したい条件を選択し、[適用] をクリックすると、フィルターの結果が表示されます。

    フィルター メニューには「無題のフィルター」と表示されます。これにより、指定した条件に従ってデータがフィルターされていることが確認できます。

フィルターに名前を付けて保存/共有

シートに対して編集者以上の権限を持つユーザーなら、後で利用するためにフィルターに名前を付けることができます。シートに対して管理者権限があれば、名前を付けたフィルターを共有し、シートにアクセスできるユーザーなら誰でもそのフィルターを適用できるようにすることができます。

新しいフィルターの作成ウィンドウ: [名前] ボックスの隣に 1、[フィルターの共有] チェックボックスの隣に 2

  1. [名前] ボックスにフィルター名を入力します。
  2. [フィルターの共有] チェックボックスにチェックをし、シートにアクセスできるすべてのユーザーがそのフィルターを使用できるようにします。

フィルター名の横にある共有マーク 共有のイメージ は、それが、シート管理者によって共有用に保存されたフィルターであることを示しています。

フィルターの変更

フィルターは、作成後でも、いつでもその基準 (シートのデータを表示または非表示にするための条件) を変更することができます。フィルターの編集方法は次の通りです。

  1. 変更したいフィルターをシートに適用します (フィルター メニューから選択)。

    注: 編集者以上の権限がない場合、変更できるのは無題のフィルターのみとなります。
     
  2. フィルター メニューから[現在のフィルターを編集] を選択し、[フィルターの編集] ウィンドウを開きます。

    ヒント: ウィンドウのタイトルには、変更しようとするフィルターの名前が表示されます。タイトルを確認して、正しいフィルターを変更するようにしてください。
     
  3. [フィルターの編集] ウィンドウにて条件を更新し、[適用] をクリックします。

更新後のフィルターがシートに適用されます。

フィルターの適用解除

フィルターのシートへの適用を解除するには、フィルター名の左にある [フィルターの削除]フィルターの切り替え をクリックします。

フィルターの削除

フィルターを削除 (シートおよびメニューから削除) するには、フィルター メニューにてそのフィルターを選択してシートに適用し、それから [現在のフィルターを削除] を選択します。

条件設定のヒント

フィルターに条件を設定していくと、フィルターを最大限に有効に活用するにはどのような条件設定がよいのかを知りたくなるでしょう。ここにそのためのヒントを少しご紹介します。

  • 基準の適用方法を変える: すべての基準に一致したデータを表示するのか、1 つでも基準に一致したデータを表示するのかを指定するには、[次に一致する行を表示] の横のリンクをクリックし、[すべての条件][少なくとも 1 つの条件] のどちらかを選択します。
  • 空白セルをフィルターする:=空白」条件を使用すると、データが入っていない行を見つけることができます。
  • 親行を含める: シートに階層がある場合、[親行を含める] チェックボックスをクリックすれば親行を含めてフィルターすることができます (シートの階層に関する詳細については、「階層」をご覧ください)。
  • 自分に割り当てられたタスクをフィルターする: 「現在のユーザー」フィルターを作成すると、共同作業者は自分に割り当てられたタスクのみを画面に表示できるようになります。 詳細については、「自分に割り当てられたタスクを表示」をご覧ください。
  • のフィルター条件を使って、クリティカル パス、添付ファイル/リンク、コメント、およびロックされた行を絞り込みます。詳細は下記のセクションをご覧ください。

クリティカル パス、添付ファイル/リンク、コメント、およびロックされた行のフィルター

クリティカル パス、添付ファイル/リンク、コメント、およびロックされた行をフィルター条件として使って、特定の行を表示/非表示にできます。のフィルター条件を使って、クリティカル パスのタスク、添付ファイル/リンク、およびアクションが必要なコメントや、特定のユーザーが編集できないようにロックされた行を絞り込むことができます。

最初のドロップダウン リストで [行] を選択して、これらのオプションを表示します。

行のフィルター

フィルターを使ってクリティカル パスだけを抽出する

クリティカル パスの行だけを強調する設定をしている場合、「はクリティカル パス上にあります」または「はクリティカル パス上にありません」というフィルターを条件として適用し、クリティカル パスの行を表示または非表示にできます。シートでクリティカル パスを有効にする手順は、「プロジェクトのクリティカル パスの追跡」をご覧ください。

フィルターを使用して添付ファイル/リンクとコメントのある行を素早く見つける

行の条件のフィルターを作成して、添付ファイル/リンクまたはコメントを含む行を表示/非表示にすることができます。「には添付ファイル/リンクがあります」または「にはコメントがあります」を条件として使用して対象となる行だけを抽出し、添付ファイルのダウンロードやコメントへの返信を素早く行います。「には添付ファイル/リンクがありません」または「にはコメントがありません」という条件を使うと、添付ファイル/リンクやコメントのある行が非表示になります。 

シートの添付ファイル/リンクとコメントを使った作業についての詳細は、以下のヘルプ記事をご覧ください。

フィルターでロックされた行またはロックされていない行を探す

[行] はロックされています」または「[行] はロックされていません」フィルター条件として使用し、シートの管理者レベルの共有権限を持つユーザーだけが編集できる行を表示または非表示にします。これにより編集者権限を持つユーザーは、自分が編集できる行を絞り込むことができます。

ロックされた行についての詳細は、「列および行のロックとロック解除」をご覧ください。