Rapports

Les rapports Smartsheet vous permettent de travailler facilement avec des données en temps réel provenant de plusieurs feuilles dans une seule vue. Vous pouvez consolider les tâches et les étapes clés en une seule vue d’ensemble à partager avec les parties prenantes, ou créer plusieurs vues personnalisées différentes pour diverses initiatives. 

Les rapports sont bidirectionnels, de sorte que les informations actualisées sur un rapport le seront également et automatiquement dans les feuilles sous-jacentes et vice versa. Vous pouvez générer un rapport de lignes à partir des lignes et des colonnes d’une feuille, ou un rapport récapitulatif de feuilles à partir des champs récapitulatifs de feuilles sur une feuille. 

Le regroupement et le récapitulatif dans les rapports permettent une agrégation et un calcul rapides et faciles des données provenant de plusieurs feuilles.

Les rapports peuvent facilement être partagés avec toute personne qui est également partagée sur les feuilles sous-jacentes qui guident le rapport. Pour un contrôle plus granulaire, vous pouvez publier votre rapport, ou l’afficher dans un tableau de bord, en vous assurant que votre public ne voit que les informations de haut niveau que vous souhaitez afficher, sans avoir besoin de les partager sur les données sous-jacentes.

Rapport sur les données de plusieurs feuilles

Avec un rapport, vous pouvez compiler des informations à partir de plusieurs feuilles et afficher uniquement les éléments qui répondent aux critères que vous spécifiez.

Deux types de rapports sont disponibles, les rapports de lignes et les rapports récapitulatifs de feuilles :

  • Les rapports de lignes vous permettent d’agréger les informations de lignes à partir de plusieurs feuilles. Par exemple, vous pouvez créer un rapport pour voir toutes les tâches incomplètes sur plusieurs feuilles qui vous sont attribuées et qui sont classées comme hautement prioritaires.
  • Les rapports récapitulatifs de feuilles vous permettent d’afficher les données récapitulatives de plusieurs feuilles. Les rapports récapitulatifs de feuilles sont un excellent moyen d’obtenir une vue d’ensemble de haut niveau sur plusieurs projets ou de mettre en évidence les métriques au niveau du portefeuille dans un tableau de bord. Pour plus d’informations sur la création d’un rapport récapitulatif de feuilles, reportez-vous à la section Créer une vue du portefeuille avec un rapport récapitulatif de feuilles.

De façon similaire à une feuille, un rapport peut être envoyé, partagé et publié. Vous pouvez également modifier, grouper, récapituler et trier des données dans un rapport. Notez qu’un rapport est différent d’une feuille parce qu’aucune information n’y est stockée. Il affiche plutôt des informations stockées dans des feuilles. À cause de cette différence, les rapports ne sont pas comptés dans le nombre limité de feuilles associées à votre compte.

 

Suivez les instructions pas à pas pour générer un rapport.

Créer un rapport de lignes avec le Générateur de rapports

Si vous créez un rapport récapitulatif de feuilles, reportez-vous à la section Créer un affichage de portefeuille avec un rapport récapitulatif de feuilles.

Étape 1 : Créer le rapport

Vous créerez votre rapport dans le Générateur de rapports. Voici comment commencer :

  1. Sélectionnez l’icône Menu (coin supérieur gauche de la fenêtre Smartsheet) > Accueil.
  2. Sélectionnez l’icône Centre de solutions (plus).
  3. Dans le panneau de gauche, sélectionnez Créer, puis choisissez la vignette Rapport.
  4. Entrez un nom pour votre rapport, sélectionnez Rapport de lignes et cliquez sur OK.
    Nommez votre rapport
     Votre nouveau rapport apparaît dans votre dossier Feuilles.

Étape 2 : Configurer le rapport

Créez votre rapport en utilisant les onglets de la barre d’outils supérieure.

Configurer le rapport
 

Dans la barre d’outils, vous pouvez configurer ce qui suit :

  • Feuilles sources
  • Colonnes à afficher
  • Critères de filtrage
  • Groupe
  • Récapituler
  • Trier

 

Trier les résultats de votre rapport avec le Générateur de rapports

Le dernier onglet de la barre d’outils supérieure de configuration est l’onglet Trier où vous pouvez définir jusqu’à trois champs pour trier les résultats de votre rapport. Sous Trier par, sélectionnez le champ par lequel vous voulez trier le rapport, puis choisissez si vous voulez que les résultats soient triés par ordre croissant ou décroissant.

Trier les résultats des rapports

Sélectionnez Trier par une autre colonne pour ajouter jusqu’à trois critères de tri. Pour savoir comment les différents types de données sont triés, reportez-vous à la section Trier les lignes pour organiser vos données.

Les champs utilisés dans l’onglet Groupe ne peuvent pas être utilisés dans l’onglet Trier. Vous pouvez plutôt spécifier quels groupes d’ordre apparaissent et comment les groupes sont triés, à partir de l’onglet Groupe. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Configurer le regroupement pour organiser les résultats dans le Générateur de rapports.

Gardez à l’esprit le comportement de tri de la Liste déroulante suivante :

Le tri par liste déroulante se comporte différemment dans les rapports et les feuilles. Lorsque vous triez un rapport, les éléments sont triés par ordre croissant ou décroissant. Contrairement aux feuilles, si vous triez sur une colonne qui est un type de liste déroulante dans la feuille source, les éléments ne seront pas triés sur la base des valeurs prédéterminées dans les propriétés de la colonne de la feuille source.

Un rapport peut être tiré de plusieurs feuilles et consolidera les colonnes ayant le même nom et le même type de colonne. Si les colonnes de la liste déroulante ont des valeurs différentes d’une feuille à l’autre (par exemple : A,b,c,d dans une feuille et 1,2,3,4 dans une autre), le rapport n’est pas en mesure de déterminer quel tri effectuer dans la colonne consolidée. Il trie donc les valeurs comme si elles se trouvaient dans une colonne Texte/nombre.

Configurer le regroupement pour organiser les résultats dans le Générateur de rapports

Avec le regroupement, vous pouvez combiner des valeurs similaires en groupes, de sorte que les lignes peuvent être organisées en catégories ou classifications logiques. Vous pouvez ajouter jusqu’à trois groupes par rapport. Dans l’exemple ci-dessous, les lignes sont regroupées par le drapeau Urgent, puis par le drapeau Statut :

Configurer le regroupement

Sélectionnez l’onglet Groupe pour ouvrir les paramètres de regroupement et choisissez les champs par lesquels vous souhaitez effectuer le regroupement :

Onglet Groupe

Pour chaque champ, contrôlez si vous voulez que les groupes soient triés par ordre croissant ou décroissant. Utilisez les icônes Réduire ou développer les icônes de groupes pour contrôler l’état par défaut des groupes lorsque le rapport est chargé ou actualisé. Vous pouvez développer ou réduire des groupes spécifiques en sélectionnant la flèche à côté d’une étiquette de regroupement. Pour développer ou réduire toutes les lignes, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la colonne principale pour sélectionner Tout développer ou Tout réduire.

Réduire ou Développer

REMARQUES :

  • Si votre rapport comporte plus de 2 500 lignes, le regroupement sera automatiquement réduit. Pour élargir les groupes, assurez-vous que le rapport comporte moins de 2 500 lignes qui répondent aux critères du rapport.
  • Lorsque les lignes sont regroupées, la colonne principale est automatiquement placée à la position la plus à gauche.
  • Si vous imprimez ou exportez le rapport, seules les lignes de base seront collectées.

Seules les lignes de base seront visibles à partir d’un tableau de bord si le rapport est intégré dans un widget de diagramme ou un widget de rapport. Si vous souhaitez voir les lignes de récapitulatifs de regroupement dans votre tableau de bord, publiez le rapport et intégrez-le à l’aide du widget de contenu Web. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Types de widget pour les tableaux de bord Smartsheet.

Récapituler le contenu pour en extraire les informations clés avec le Générateur de rapports

Grâce aux récapitulatifs, vous pouvez extraire rapidement les informations clés de votre rapport en quelques clics, en utilisant des fonctions permettant de calculer les totaux pour l’ensemble du rapport et chaque groupe. Dans l’exemple ci-dessous, nous voyons un Compte des ID de lignes ou du total des demandes, un Compte des demandes urgentes et une Somme des heures passées à travailler sur les demandes :

Calculer les récapitulatifs

Sélectionnez l’onglet Récapituler pour ouvrir les paramètres de Récapitulatif et choisissez les champs que vous souhaitez récapituler. Une fois qu’un champ est choisi, sélectionnez la manière dont vous souhaitez le récapituler à l’aide du menu déroulant à droite.

Onglet Récapituler

Les options de récapitulatif pour chaque champ varient en fonction du type de colonne.

  • Symbole : Compte
  • Texte/nombre : Somme, Compte, Moyenne, Min, Max
  • Date : Première, Dernière, Compte
  • Liste déroulante (sélection unique) : Somme, Compte, Moyenne, Min, Max
  • Contact : Compte
  • Case à cocher : Compte
  • Numérotation auto/Système : Compte