Les rapports

Les rapports Smartsheet vous permettent de travailler facilement avec des données en temps réel provenant de plusieurs feuilles dans une seule vue. Vous pouvez consolider les tâches et les jalons clés en une présentation destinée aux parties prenantes, ou créer différents affichages pour diverses initiatives. 

Les rapports sont bidirectionnels, de sorte que les informations actualisées sur un rapport le seront également et automatiquement dans les feuilles sous-jacentes et vice versa. Vous pouvez générer un rapport de lignes à partir des lignes et des colonnes d’une feuille, ou un rapport récapitulatif de feuille à partir des champs récapitulatifs de feuilles. 

Le regroupement et la récapitulation dans les rapports permettent une agrégation et un calcul rapides et faciles des données provenant de plusieurs feuilles.

Les rapports peuvent facilement être partagés avec toute personne avec qui les feuilles sous-jacentes qui alimentent le rapport sont également partagées. Pour un contrôle plus granulaire, vous pouvez publier votre rapport, ou l’afficher dans un tableau de bord, en vous assurant que votre public ne voit que les informations de haut niveau que vous souhaitez afficher, sans nécessiter de partager les données sous-jacentes avec lui.

Créer un rapport de lignes avec le Générateur de rapports

Si vous créez un rapport récapitulatif de feuilles, reportez-vous à la section Créer un affichage de portefeuille avec un rapport récapitulatif de feuilles.

Étape 1 : Créer le rapport

Vous créerez votre rapport dans le Générateur de rapports. Voici comment commencer :

  1. Sélectionnez l’icône Menu (angle supérieur gauche de la fenêtre Smartsheet) > Accueil.
  2. Sélectionnez l’icône Centre de solutions (plus).
  3. Dans le panneau de gauche, sélectionnez Créer, puis choisissez la vignette Rapport.
  4. Entrez un nom pour votre rapport, sélectionnez Rapport de lignes et cliquez sur OK.
    Nommez votre rapport
    Votre nouveau rapport apparaît dans votre dossier Feuilles.

Étape 2 : Configurer le rapport

Créez votre rapport en utilisant les onglets de la barre d’outils supérieure.

Barre d’outils du Générateur de rapports

Dans la barre d’outils, vous pouvez configurer ce qui suit :

  • Feuilles sources
  • Colonnes à afficher
  • Critères de filtrage
  • Grouper
  • Récapituler
  • Trier

 

À propos des types de rapports

Avec un rapport, vous pouvez compiler des informations à partir de plusieurs feuilles et afficher uniquement les éléments qui répondent aux critères que vous spécifiez.

Deux types de rapports sont disponibles, les rapports de lignes et les rapports récapitulatifs de feuilles :

  • Les rapports de lignes vous permettent d’agréger les informations de lignes à partir de plusieurs feuilles. Par exemple, vous pouvez créer un rapport pour voir toutes les tâches incomplètes sur plusieurs feuilles qui vous sont attribuées et qui sont classées comme hautement prioritaires.
  • Les rapports récapitulatifs de feuilles vous permettent d’afficher les données récapitulatives de plusieurs feuilles. Les rapports récapitulatifs de feuilles sont un excellent moyen d’obtenir une vue d’ensemble de haut niveau sur plusieurs projets ou de mettre en évidence les métriques au niveau du portefeuille dans un tableau de bord. Pour plus d’informations sur la création d’un rapport récapitulatif de feuilles, reportez-vous à Créer une vue du portefeuille avec un rapport récapitulatif de feuilles.

De façon similaire à une feuille, un rapport peut être envoyé, partagé et publié.Vous pouvez également modifier, grouper, récapituler et trier des données dans un rapport. Notez qu’un rapport est différent d’une feuille parce qu’aucune information n’y est stockée. Il affiche plutôt des informations stockées dans des feuilles. À cause de cette différence, les rapports ne sont pas comptés dans le nombre limité de feuilles associées à votre compte.