Rapports

Consolidez les tâches clés et les jalons répartis sur plusieurs feuilles dans une présentation unique grâce aux rapports Smartsheet. Vous pouvez partager facilement une vue d'ensemble de l'intégralité de votre portefeuille avec les parties prenantes ou visualiser l'agenda principal de toutes les activités provenant de différentes initiatives. 

Pour un contrôle plus précis de l'information partagée depuis une feuille, publiez un rapport et partagez-le avec les fournisseurs externes, de façon à ce qu'ils ne voient que les jalons principaux.

Suivez ces instructions détaillées pour créer un rapport.

Rapport sur les données de plusieurs feuilles

Avec un rapport, vous pouvez compiler des informations à partir de plusieurs feuilles et afficher uniquement les éléments qui répondent aux critères que vous spécifiez.

Qui peut utiliser cette fonctionnalité

Icône des exigences d’autorisation Les utilisateurs sous licence peuvent créer et gérer des rapports. Les utilisateurs ayant les autorisations Propriétaire ou Administrateur peuvent modifier les critères du rapport dans le Générateur de rapports. Les utilisateurs partagés auront besoin d’autorisations Spectateur ou supérieures sur le rapport et sur toute feuille source afin de voir les données dans le rapport. Pour modifier les données dans les cellules du rapport, les utilisateurs devront être partagés sur le rapport et les feuilles sources en tant qu’éditeur ou personne de niveau supérieur.
Icône des forfaits disponibles Tous les types de forfaits.


Deux types de rapports sont disponibles : Rapports de lignes et rapports de récapitulatifs de feuilles :

  • Les rapports de lignes vous permettent d’agréger les informations de lignes à partir de plusieurs feuilles. Par exemple, si vous voulez voir toutes les tâches qui vous sont attribuées, qui sont étiquetées comme hautement prioritaires et qui ne sont pas terminées, et si vous voulez voir ces tâches à partir de plusieurs feuilles, vous pouvez le faire avec un rapport de lignes.
  • Les rapports de récapitulatifs de feuille vous permettent d’afficher les données récapitulatives de plusieurs feuilles. Les rapports de récapitulatifs de feuille sont un excellent moyen d’obtenir une vue d’ensemble de haut niveau sur plusieurs projets ou de mettre en évidence les statistiques au niveau du portefeuille dans un tableau de bord. Pour plus d’informations sur la création d’un rapport récapitulatif de feuille, reportez-vous à la section Créer une vue du portefeuille avec un rapport récapitulatif de la feuille.

Semblable à une feuille, un rapport peut être envoyé, partagé et publié. Vous pouvez également modifier et trier des données dans un rapport. Notez qu’un rapport est différent d’une feuille parce qu’aucune information n’y est stockée. À cause de cette différence, les rapports ne sont pas comptés dans le nombre limité de feuilles associées à votre compte.

Pour rendre les rapports partagés plus flexibles, vous pouvez spécifier l’utilisateur actuel comme l’un des critères pour lesquels les lignes sont affichées dans le rapport. L’utilisateur actuel est la personne qui consulte la feuille et est basé sur l’adresse e-mail que cette personne a utilisée pour se connecter à Smartsheet. Vous pouvez utiliser le critère Utilisateur actuel, par exemple, pour créer un rapport que tous les membres de votre équipe peuvent utiliser pour voir leurs propres tâches attribuées sans avoir à créer plusieurs rapports.

Sujets abordés dans cet article :

Qui peut créer un rapport ?

Pour créer un rapport, vous devez être un utilisateur sous licence qui comprend cette caractéristique. Pour voir quels forfaits incluent des rapports, consultez notre page Tarifs. Vous n’êtes pas sûr du type de forfait que vous avez ? Voir Identifier votre type d’utilisateur et votre forfait Smartsheet


Créer un rapport de ligne

REMARQUE : Si vous créez un rapport récapitulatif de la feuille, voir Créer une vue du portefeuille avec un rapport récapitulatif de la feuille.

Étape 1 : Créer le conteneur de rapport

Vous créerez votre rapport dans le Générateur de rapports. Voici comment commencer :

  1. Cliquez sur l’icône Menu (coin supérieur gauche de la fenêtre Smartsheet) > Accueil.
  2. Cliquez sur l’icône Centre de solutions (plus).
  3. Dans le panneau de gauche, cliquez sur Créer, puis sélectionnez la vignette Rapport.
  4. Entrez un nom pour votre rapport, sélectionnez « Rapport en ligne », puis cliquez sur OK.
    Nommez votre fenêtre de rapport

    Votre nouveau rapport apparaît dans votre dossier Feuilles.

Étape 2 : Sélectionner les critères à inclure dans le rapport

Créez votre rapport à l’aide des options de critères disponibles dans le Générateur de rapports.

Générateur de rapports

Où ?

Cliquez sur le bouton Où ? pour sélectionner les feuilles et les espaces de travail à inclure dans le rapport. Les feuilles que vous avez créées ou qui vous ont été partagées sont disponibles dans cette liste.

ASTUCE : Pour que le rapport inclue automatiquement de nouvelles feuilles, vous pouvez faire référence à un espace de travail entier. Lorsqu’une nouvelle feuille est ajoutée à l’espace de travail, le rapport la référencera automatiquement. Pour en savoir plus sur les espaces de travail, consultez l’article d’aide Gestion des éléments dans un espace de travail.

Gardez à l’esprit ce qui suit :

  • Vous devez sélectionner au moins une feuille, un dossier ou un espace de travail à partir de Où ? avant que les autres options (Qui ?, Quoi ? et Quand ?) ne deviennent disponibles dans le Générateur de rapports.
  • Si vous sélectionnez un dossier, les nouvelles feuilles ajoutées à ce dossier après l’avoir sélectionné ne seront pas incluses dans votre rapport. Supprimez le dossier d’Où ? puis ajoutez-le à nouveau pour inclure les feuilles nouvellement ajoutées.

Qui ?

Cliquez sur le bouton Qui ? pour sélectionner les personnes que vous aimeriez voir dans le rapport (par exemple, « Est attribué à » est Paul). Cliquez sur le nom de la colonne qui inclut les personnes que vous voulez inclure dans le rapport. Les colonnes avec le type de colonne Liste des contacts sont disponibles pour les sélectionner ici. Dans l’étape 2 sur 2, sélectionnez les noms des personnes dont vous voulez voir les tâches. (Pour plus d’informations sur les types de colonnes, consultez notre article Types de colonnes.)

ASTUCE : Vous pouvez rendre le rapport plus polyvalent en sélectionnant Utilisateur actuel comme critère pour Qui. Par exemple, si vous avez l’intention de partager le rapport et si vous voulez le rendre tel que la personne qui consulte le rapport voit les tâches qui lui sont attribuées, sélectionnez la colonne Attribué à, puis sélectionnez Utilisateur actuel.

Widget de rapport - Utilisateur actuel

Quoi ?

Sélectionnez des critères de rapport sur lesquels baser les résultats (par exemple, le pourcentage terminé est égal à 1, où 1 représente 100 %).

Quand ?

Sélectionnez une date ou une plage de dates à afficher (par exemple, les lignes dont l’échéance est au cours des 7 prochains jours). Seules les colonnes Type de date sont disponibles pour les sélectionner dans cette liste.

Étape 3 : Choisir l’information qui apparaîtra dans le rapport

Pour choisir les colonnes de la feuille qui apparaissent dans votre rapport, cliquez sur Colonnes dans le formulaire Générateur de rapports. Pour organiser les colonnes, vous pouvez les faire glisser vers différents endroits de la feuille. Par défaut, les colonnes que vous utilisez pour les critères du rapport sont automatiquement ajoutées au rapport avec la colonne principale et une colonne Nom de la feuille. Vous pouvez choisir de ne pas afficher ces colonnes par défaut et vous pouvez ajouter des colonnes supplémentaires en cliquant sur les noms des colonnes.

Étape 4 : Exécuter le rapport et le visualiser

Cliquez sur Enregistrer pour générer le rapport.

Notez que la première exécution d’un rapport est généralement plus longue que les exécutions suivantes.

Fermez le Générateur de rapports pour afficher le rapport.

Le rapport affiche 500 lignes par page. Si plus de 500 lignes répondent aux critères du rapport, utilisez les boutons Précédent et Suivant en bas de l’écran pour passer d’une page à l’autre.

ASTUCE : Si votre rapport comprend des colonnes de date, vous pouvez afficher les données en mode Gantt et en mode Agenda. Utilisez les boutons Mode Gantt et Mode Agenda dans la barre d’outils de gauche pour passer entre ces modes.

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Modifier un rapport existant

À partir d’un rapport existant, ouvrez le Générateur de rapports en cliquant sur le bouton Générateur de rapports en haut du rapport.

Pour ajouter ou supprimer des colonnes dans le rapport, cliquez avec le bouton droit de la souris sur un en-tête de colonne et sélectionnez Ajouter une colonne ou Supprimer une colonne.

Voici quelques points à garder à l’esprit lorsque vous modifiez des rapports :

  • La mise en forme (cellule, couleur de la police, couleur d’arrière-plan, texte en gras, etc.) qui apparaît dans un rapport dépend de celle de la feuille d’origine.
  • Les hiérarchies de lignes ne s’affichent pas dans les rapports.
  • Les cellules contenant des formules ne peuvent pas être modifiées à partir d’un rapport.
  • Si les interdépendances sont activées sur une feuille :
    • Les dates de fin des lignes de cette feuille ne sont pas modifiables depuis un rapport, car elles sont calculées automatiquement en fonction des paramètres d’interdépendance. Vous pouvez en revanche modifier la date de début et la durée dans la ligne pour recalculer automatiquement la date de fin.
    • La date de début d’une tâche dépendant d’un prédécesseur ne pourra être modifiée depuis un rapport. Vous pouvez en revanche modifier la date de début ou la durée du prédécesseur pour recalculer automatiquement les dates associées aux tâches interdépendantes.
    Pour plus d’informations, consultez l’article Activer les interdépendances et utiliser les prédécesseurs dans le centre d’assistance.

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Astuces pour l’utilisation des critères de rapport

À partir d’un rapport existant, ouvrez le Générateur de rapports en cliquant sur le bouton Générateur de rapports en haut du rapport.

Cliquez sur une valeur existante pour la modifier.

Pour supprimer le critère d’un rapport, passez dessus le curseur de votre souris et cliquez sur le bouton Supprimer (x) qui apparaît à droite du critère.

Supprimer les critères du rapport

Utiliser des critères multiples

Pour ajouter plusieurs critères à une section, cliquez sur Qui, Quoi ou Quand. Par exemple, dans la section Quoi, vous pouvez choisir de définir des critères tels que la Priorité élevée et Statut en cours

Utiliser les opérateurs And et Or dans des sections à critères multiples

Par défaut, vous voyez apparaître un opérateur And dans une section si vous avez plusieurs critères.Cela signifie qu’une ligne devra remplir tous les critères pour apparaître dans le rapport. Cliquez sur n’importe quel opérateur And pour modifier les opérateurs en opérateurs Or. Dans ce cas, du moment où une ligne remplit l’un des critères, elle apparaîtra dans le rapport. Les opérateurs And et Or ne peuvent pas être utilisés au sein de la même section.

Utiliser les opérateurs And/Or sur plusieurs sections

Par défaut, les opérateurs Et se situent entre les sections Qui, Quoi et Quand du Générateur de rapports. Vous pouvez cliquer sur un opérateur And pour qu’il se transforme en Or, mais vous ne pouvez pas avoir un mélange des deux opérateurs entre les sections.

Créer une condition « N’est pas »

Si vous voulez exclure des informations d’un rapport, cochez la case Exclure des éléments sélectionnés. Par exemple, si vous voulez afficher les lignes pour lesquelles une colonne d’adresse n’est pas vide, sélectionnez la condition « is blank » (est vierge) et cochez la case Exclure les éléments sélectionnés.


Dépanner les problèmes avec des rapports

Le champ Qui affiche le mauvais nombre entre parenthèses

Les nombres entre parenthèses apparaissant à côté du nom des contacts indiquent le nombre d’apparitions du contact dans les colonnes Liste des contacts pour les feuilles sélectionnées. Si ce nombre ne correspond pas au nombre de lignes générées par le rapport, cela peut signifier que le nom du contact a été saisi manuellement dans les cellules des feuilles et non sélectionné dans la liste des contacts Smartsheet.

Pour corriger cela, ouvrez la feuille source et passez la souris sur le nom du membre de l’équipe dans chaque cellule. Si un message « Ajouter les informations de contact » apparaît, cliquez sur le lien et ajoutez une adresse e-mail au nom du contact. Lorsque vous réexécutez le rapport, le nombre entre parenthèses doit afficher le nombre de lignes attendu.

Le rapport partagé apparaît vide

Les rapports apparaîtront comme vides, ou sembleront contenir moins d’informations, lorsque quelqu’un d’autre regardera le rapport et qu’ils ne seront pas partagés avec les feuilles sous-jacentes sur lesquelles le rapport est examiné. Un rapport ne donne pas accès à des feuilles qui n’ont pas déjà été partagées avec quelqu’un (pour plus d’informations, voir Partager des feuilles, des rapports et des tableaux de bord).

S’ils n’ont pas besoin de modifier les données du rapport, vous pouvez publier le rapport pour l’afficher en lecture seule. Une fois publiées, les feuilles sous-jacentes n’ont pas besoin d’être partagées pour que les données soient visibles sur la version publiée (voir Publication d’un rapport).

Les colonnes des rapports apparaissent vides

Cela peut se produire si des colonnes utilisées dans les sections Qui, Quoi ou Quand du Générateur de rapports ont vu leur nom modifié dans la feuille sous-jacente. Vous verrez [Nom de colonne] - (colonne introuvable) si une configuration de colonne dans le Générateur de rapports n’est pas présente dans la feuille.

Pour corriger cela, actualisez le Générateur de rapports pour pointer sur le nom de colonne mis à jour et supprimez l’ancien nom de colonne.