Demandes d’approbation

Les demandes d’approbation automatisées de Smartsheet contribuent à l’avancement des processus en demandant automatiquement l’approbation d’un ou de plusieurs parties prenantes et en enregistrant leurs commentaires dans Smartsheet.

Il est possible de personnaliser entièrement les demandes d’approbation, qui peuvent être envoyées séparément ou lors de plusieurs étapes dans le cadre d’un flux de travail plus complexe.

Les demandes d’approbation sont compatibles avec les appareils mobiles et peuvent être gérées de n’importe où, ce qui permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et d’accélérer l’avancement.

Demander l’approbation des parties prenantes dans l’ordre

Pour demander l’approbation de parties prenantes et configurer des actions envoyées dans l’ordre plutôt que toutes à la fois, vous pouvez configurer plusieurs demandes d’approbation dans un chemin unique. Les demandes d’approbation interrompent le flux de travail jusqu’à ce que la demande soit approuvée ou refusée. Le flux de travail se poursuivra ensuite par des conditions et des actions ultérieures sur le chemin défini par des blocs liés aux résultats de la demande d’approbation.

Par exemple : 

  • Une demande de formation est approuvée par le responsable d’un employé 
  • Ceci déclenche automatiquement une demande d’approbation ultérieure qui est ensuite envoyée au directeur des ressources humaines pour confirmation finale. 
  • Si la demande de formation est refusée par le responsable, une demande d’actualisation est envoyée à l’employé pour modifier ou ajouter des informations complémentaires à la demande.

Configurer un flux de travail d’approbation

Une fois votre feuille ouverte :

  1. Cliquez sur Automatisation > Demander un flux de travail d’approbation.
  2. Dans le bloc de déclencheurs, définissez les critères qui déclenchent automatiquement le flux de travail. (Pour plus d’informations, consultez bloc de déclencheurs.)
  3. Vous pouvez également créer des blocs de conditions qui filtrent les lignes spécifiques à inclure dans la livraison de la demande d’autorisation. (Pour plus d’informations, consultez blocs de conditions.)
  4. Dans le bloc d’actions, sélectionnez le premier groupe de parties prenantes (celle opération peut être effectuée par une ou plusieurs personnes) qui doivent donner leur approbation.
  5. Cliquez sur les boutons Ajouter sous En cas d’approbation et En cas de refus, puis définissez les actions supplémentaires que vous aimeriez voir déclenchées en fonction des choix des parties prenantes lorsque ces dernières reçoivent la demande d’approbation.

    Flux de travail d’approbation

Et voilà ! Votre flux de travail comporte désormais plusieurs actions connectées, en fonction d’un statut Approuver ou Refuser à partir d’une demande d’approbation initiale.


Comportement du flux de travail d’approbation

  • Si les colonnes et les valeurs d’approbation sont réutilisées dans tous les flux de travail, vous pouvez recevoir des alertes en double. Pour éviter ceci, utilisez des valeurs d’approbation différentes ou ajoutez des conditions après chaque demande approuvée ou refusée.
  • Étant donné que le déclencheur de flux de travail et les blocs de conditions suivants entre le déclencheur et la demande d’approbation peuvent être contournés si une personne modifie manuellement la colonne de statut de l’approbation dans la feuille, il est préférable de verrouiller vos colonnes de statut d’approbation dans la feuille source ou de s’abstenir de partager la feuille directement avec les personnes dont vous nécessitez l’approbation.