Demandes d'approbation

 

Les demandes d'approbation automatisées de Smartsheet permettent de faire avancer les processus en demandant automatiquement l'approbation d'une ou plusieurs parties prenantes, avant d'enregistrer leurs commentaires sur Smartsheet.

Les demandes d'approbation peuvent être personnalisées et envoyées individuellement, ou en plusieurs étapes dans le cadre de flux de travail plus complexes.  

Les demandes d'approbation sont compatibles avec les appareils mobiles et peuvent être gérées de n'importe où. Vous économisez du temps, réduisez le risque d'erreur et accélérez vos processus.

Demander l'approbation des parties-prenantes de façon séquentielle

Si vous souhaitez demander l'approbation de parties-prenantes et définir des actions envoyées en séquence plutôt qu'individuellement, vous pouvez configurer plusieurs demandes d'approbation dans un chemin unique. Les demandes d'approbation interrompront le flux de travail jusqu'à ce que la demande soit approuvée ou refusée. Le flux de travail se poursuivra ensuite en suivant les conditions et les actions sur le chemin défini par les blocs connectés aux résultats de la demande d'approbation.

Par exemple : 

  • Un demande de formation est approuvée par le responsable d'un employé 
  • Cela déclenche automatiquement une demande d'approbation consécutive envoyée au directeur des RH pour confirmation finale. 
  • Si la demande de formation est rejetée par le responsable, une demande d'actualisation est envoyée à l'employé pour modifier ou ajouter les informations supplémentaires à la demande.

Configurer votre flux de travail d'approbation

Une fois votre feuille ouverte :

  1. Cliquez sur Automatisation > Demander un flux de travail d'approbation.
  2. Dans le bloc de déclencheurs, définissez les critères déclenchant le lancement automatique du flux de travail. (plus d'informations sur les blocs de travail.)
  3. Vous pouvez également créer des blocs de conditions qui filtrent les lignes spécifiques à inclure dans l'envoi de la demande d'approbation. (plus d'informations sur les blocs de conditions.)
  4. Dans le bloc d'actions, sélectionnez le premier groupe de parties-prenantes (peut représenter une ou plusieurs personnes) devant donner leur approbation.
  5. Cliquez sur les boutons Ajouter sous Si approuvé et Si refusé, puis définissez les actions supplémentaires que vous souhaitez déclencher en fonction de ce que les parties prenantes choisissent lorsqu'elles reçoivent la demande d'approbation.

    Flux de travail d'approbation

C'est terminé ! Votre flux de travail est dorénavant composé de multiples actions en fonction de l'état Approuvé ou Refusé d'une demande d'approbation initiale.


Comportement du flux de travail d'approbation

  • Les actions liées au résultat d'une demande d'approbation sont exécutées en fonction de l'état de la demande d'approbation (selon que la partie prenante ait sélectionné Approuvé ou Refusé) et ne tiennent pas compte des conditions définies avant la demande d'approbation. 
  • Puisque le déclencheur du flux de travail et les blocs de conditions suivantes se trouvant entre le déclencheur et la demande d'approbation peuvent être contournés lorsque quelqu'un modifie manuellement la colonne d'état d'approbation de la feuille, il est conseillé de verrouiller vos colonnes d'état d'approbation dans la feuille source ou de s'abstenir de partager la feuille avec ceux dont l'approbation vous est requise.