Rapports récapitulatifs de la feuille

 

Grâce aux rapports récapitulatifs de la feuille, vous et votre équipe pouvez facilement lier les champs récapitulatifs dont vous avez besoin depuis différentes feuilles. Ainsi, les informations et données critiques sont rapidement affichées dans une vue du portefeuille.

Très utiles pour toute équipe devant créer des rapports, ils permettent de lier les champs récapitulatifs d'une ou plusieurs feuilles dans un rapport unique et de faire ressortir les indicateurs-clés en fonction de ses critères. Les rapports peuvent être directement ajoutés sur un tableau de bord, ou visualisés dans un diagramme pour communiquer les progrès en temps réel aux parties prenantes.

 

Créer un affichage de portefeuille avec un rapport récapitulatif de feuilles

Agrégez les données récapitulatives de plusieurs feuilles à l’aide de rapports récapitulatifs de feuilles pour créer un affichage au niveau du portefeuille. Créez un rapport récapitulatif de feuilles pour :

  • rendre compte des champs récapitulatifs clés pour plusieurs feuilles afin d’obtenir une vue d’ensemble de haut niveau ;
  • communiquer le récapitulatif du portefeuille et les métriques d’avancement dans des tableaux de bord destinés aux cadres ;
  • mettre en évidence les statistiques au niveau du portefeuille à l’aide de graphiques et de diagrammes.

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

exigences d’autorisations Toute personne disposant d’une licence Smartsheet qui a accès aux feuilles contenant des récapitulatifs de feuille peut créer un rapport sur le portefeuille. Toute personne partagée sur le rapport et les feuilles sous-jacentes peut voir les informations du rapport.
Exigences selon le type de forfait Forfaits Affaire, Entreprise et Premier.

Avant de commencer

  • Vérifiez que les noms de vos champs récapitulatifs sont homogènes dans toutes vos feuilles. Toute différence, même minime, concernant l’espacement des caractères ou la casse peut entraîner l’exclusion de d’informations récapitulatives d’un rapport.
  • Vérifiez que vous utilisez le même type de champ pour tous les champs récapitulatifs utilisés pour collecter le même type de données afin d’éviter que des colonnes en double ne figurent dans le rapport.

Créer un affichage de portefeuille

Pour créer un affichage de portefeuille, vous devez créer un rapport récapitulatif de feuilles et définir les informations qui y sont collectées.

Créez votre rapport de récapitulatif de feuilles

  1. Sélectionnez l’icône plus (dans le panneau de gauche) > Créer > Rapport.
  2. Saisissez le nom de votre rapport.
  3. Choisissez l’option Rapport récapitulatif de feuilles.
  4. Cliquez sur OK.

Définir les informations du rapport

  1. Cliquez sur l’icône du générateur de rapports icône du générateur de rapports pour ouvrir ce dernier.
  2. Cliquez sur Feuilles sources, puis indiquez les feuilles et leurs récapitulatifs que vous voulez intégrer dans ce rapport.
  3. Cliquez sur Colonnes à afficher, puis sélectionner les champs récapitulatifs que vous souhaitez afficher dans ce rapport.
  4. Cliquez sur Critères de filtre pour définir les paramètres des informations récapitulatives affichées dans le rapport.

    image des critères de filtre du générateur de rapports
     
  5. Cliquez sur Tri pour définir la manière dont les informations récapitulatives sont triées dans le rapport.
  6. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer vos choix, les données récapitulatives qui répondent aux critères définis sont alors affichées dans le rapport.

Modifier les champs récapitulatifs de feuilles personnalisés

  1. Cliquez sur la flèche sur la cellule de gauche de la ligne que vous voulez modifier, puis sélectionnez Modifier. Sinon, vous pouvez également cliquer sur la cellule Nom de la feuilleActions de ligne...Modifier
  2. Le formulaire Récapitulatif de feuilles s’ouvre si la feuille source contient des champs personnalisés. Dans le cas contraire, le message « Cette feuille ne contient pas de champs récapitulatifs personnalisés définis. » s’affiche.
  3. Cliquez sur Enregistrer pour terminer lorsque vous avez terminé vos modifications.

Calculer les métriques de projets clés avec les formules de récapitulatif de feuille

Calculez automatiquement les récapitulatifs de budget et regroupez l'état et l'intégrité du projet, et plus encore en plaçant des formules dans les champs de récapitulatif de feuilles.

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Icône des exigences d'autorisations Les propriétaires et les administrateurs des feuilles (qui ont aussi une licence) peuvent ajouter des champs de récapitulatifs de feuille, modifier des propriétés de champs et saisir dans les champs existants verrouillés ou non verrouillés. Les propriétaires, administrateurs et éditeurs peuvent taper dans les champs existants non verrouillés. Toutes les personnes avec lesquelles la feuille est partagée peuvent voir le récapitulatif de la feuille.
Icône des types de forfait Forfaits Affaire, Entreprise et Premier.

Créer une formule de récapitulatif de feuille

Dans le récapitulatif de votre feuille : tapez le signe égal (=) et la fonction désirée dans le champ de récapitulatif de feuille. (Notez que vous ne pouvez pas entrer de formules dans les champs de case à cocher.)

  • Utilisez le tableau ci-dessous pour des exemples de références à d'autres champs de récapitulatif de feuille dans vos formules de récapitulatif de feuille.
  • Vous trouverez la liste complète de nos fonctions ici.

Références de formules de récapitulatif de feuille

Utilisez ce tableau comme guide pour référencer d'autres champs au fur et à mesure que vous créez des formules de récapitulatif de feuille.

Lorsque vous référencez

Utiliser cette syntaxe

Exemple de formule
Autres champs de récapitulatif (même feuille) [Nom de champ]# =SUM([Budget 2016]#, [Budget 2017]#)
Cellules dans la feuille [Nom de colonne]éro> =SUM(Dépenses1:Dépenses3)
Cellules d'une autre feuille {cross-sheet reference name} =COUNT({Warehouse B Inventory})

Fournir du contexte aux symboles avec la légende du récapitulatif de la feuille

Créez une légende dans le récapitulatif de la feuille pour décrire le sens de chaque icône ou symbole sur votre feuille.

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Icône des exigences d'autorisations Les propriétaires et les administrateurs des feuilles (qui ont aussi une licence) peuvent ajouter des champs de récapitulatifs de feuille, modifier des propriétés de champs et saisir dans les champs existants verrouillés ou non verrouillés. Les propriétaires, administrateurs et éditeurs peuvent taper dans les champs existants non verrouillés. Toutes les personnes avec lesquelles la feuille est partagée peuvent voir le récapitulatif de la feuille.
Icône de disponibilité du forfait Forfaits Affaire, Entreprise et Premier.

Créer une légende de récapitulatif de feuille

Dans le récapitulatif de votre feuille :

  1. Ajoutez un champ textuel ou numérique en haut du récapitulatif de votre feuille avec une description de la légende.
  2. Ajoutez des champs de symbole au récapitulatif de la feuille, un pour chaque symbole. Dans le nom du champ, tapez l'objet du symbole. Assurez-vous de sélectionner le groupe de symboles en cours d'utilisation sur la feuille pour chaque champ individuel.
  3. Dans chaque champ de symbole, définissez l'icône qui correspond à votre description.

Vous pouvez également souhaiter verrouiller ces champs pour empêcher que les éditeurs fassent les modifications eux-mêmes. Pour verrouiller un champ, cliquez sur l'icône Menu (cliquez avec le bouton droit dans le champ) et sélectionnez le champ Verrouiller.