Rapports récapitulatifs de feuilles

Les rapports récapitulatifs de feuilles vous permettent, à vous et à votre équipe, de regrouper facilement les champs récapitulatifs dont vous avez besoin sur plusieurs feuilles, de sorte que vous pouvez rapidement visualiser les informations et les données essentielles dans une vue au niveau du portefeuille.

Ces rapports, qui constituent un complément puissant aux besoins de toute équipe, regroupent les champs récapitulatifs d’une ou de plusieurs feuilles en un rapport unique, afin de faire apparaître les métriques clés basés sur les critères du rapport.

Les informations peuvent être rapidement combinées en groupes et récapitulatifs en utilisant des fonctions qui permettent de totaliser des colonnes du rapport.

Les rapports peuvent être ajoutés directement à un tableau de bord, ou visualisés dans un diagramme, afin de communiquer en temps réel l’avancement réalisé aux parties prenantes.

 

Créer un affichage de portefeuille avec un rapport récapitulatif de feuilles

Agrégez les données récapitulatives de plusieurs feuilles à l’aide de rapports récapitulatifs de feuilles pour créer un affichage au niveau du portefeuille. 

Créez un rapport récapitulatif de feuilles pour :

  • rendre compte des champs récapitulatifs clés pour plusieurs feuilles, afin d’obtenir une vue d’ensemble de haut niveau des éléments de travail qui vous sont attribués pour tous les projets, des questions budgétaires, des éléments à haute priorité, etc. ;
  • communiquer le récapitulatif du portefeuille et les métriques d’avancement dans des tableaux de bord destinés à la direction ;
  • mettre en évidence les statistiques au niveau du portefeuille à l’aide de graphiques et de diagrammes.

Avant de commencer

  • Vérifiez que les noms de vos champs récapitulatifs sont cohérents dans toutes les feuilles incluses. Toute différence, même minime, concernant l’espacement des caractères ou la casse, peut entraîner l’exclusion d’informations récapitulatives d’un rapport.
  • Vérifiez que vous utilisez le même type de champ pour tous les champs récapitulatifs utilisés pour collecter le même type de données, afin d’éviter que des colonnes en double ne figurent dans le rapport. Par exemple, si vous regroupez des informations budgétaires, assurez-vous que les budgets sont mis en forme au format de devise dans toutes les colonnes incluses. Si certaines colonnes contiennent des devises et d’autres des valeurs numériques, vous obtiendrez une colonne pour chaque type de champ. 


Le rapport récapitulatif de feuilles n’est pas disponible pour les applications Premium.

Créer un affichage de portefeuille

Pour créer un affichage de portefeuille, créez d’abord un rapport récapitulatif de feuilles, puis définissez son contenu. 

Créer votre rapport récapitulatif de feuilles

  1. Dans la barre de navigation de gauche, cliquez sur Centre de solutions (icône plus), puis sélectionnez Rapport
  2. Saisissez le nom de votre rapport, sélectionnez Rapport récapitulatif de feuilles, puis cliquez sur OK.

Définir les informations à intégrer dans le rapport

Une fois le rapport créé, utilisez les paramètres de la barre d’outils du rapport pour régler votre affichage de portefeuille.

Utiliser cet onglet

Pour exécuter cette action

Feuilles sources

Indiquez les feuilles et leurs récapitulatifs de feuilles que vous voulez intégrer dans ce rapport.

ASTUCE : Si vous sélectionnez un espace de travail, toutes les feuilles de cet espace de travail seront prises en compte. Le rapport mettra à jour de manière dynamique sa portée au fur et à mesure que des feuilles seront ajoutées et retirées de l’espace de travail. Gardez à l’esprit que la sélection d’un dossier ne permettra que l’ajout des feuilles qui se trouvent actuellement dans le dossier. La portée des dossiers n’est pas dynamique.

Colonnes à afficher

Sélectionnez les champs récapitulatifs que vous souhaitez afficher dans ce rapport.

Critères de filtrage

Définissez les paramètres des informations récapitulatives affichées dans le rapport.

Grouper
Combinez des valeurs similaires en groupes, de sorte que les lignes peuvent être organisées en catégories ou classifications logiques.
Récapituler
Extrayez les informations clés de votre rapport, telles que le décompte des projets terminés.

Trier

Définissez la manière dont les informations récapitulatives sont triées dans le rapport.

Une fois que vous avez configuré chacun des paramètres, sélectionnez Enregistrer pour confirmer vos sélections. Les données récapitulatives qui répondent aux critères définis seront affichées dans le rapport.

Pour plus d’informations sur le fonctionnement de chacune de ces options de configuration, consultez la section Créer un rapport de lignes avec le Générateur de rapports.

Modifier les champs récapitulatifs de feuilles personnalisés

  1. Cliquez sur l’icône Plus sur la cellule de gauche de la ligne que vous souhaitez modifier, puis sélectionnez Modifier. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur la cellule Nom de la feuille > Actions de ligne... > Modifier
  2. Le formulaire Récapitulatif de feuilles s’ouvre si la feuille source contient des champs personnalisés. Dans le cas contraire, le message « Cette feuille ne contient pas de champs récapitulatifs personnalisés définis. » s’affiche.
  3. Saisissez vos modifications et cliquez sur Enregistrer.

Calculer les métriques de projets clés avec les formules de récapitulatif de feuille

Calculez automatiquement les récapitulatifs de budget et regroupez l'état et l'intégrité du projet, et plus encore en plaçant des formules dans les champs de récapitulatif de feuilles.

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Icône des exigences d'autorisations Les propriétaires et les administrateurs des feuilles (qui ont aussi une licence) peuvent ajouter des champs de récapitulatifs de feuille, modifier des propriétés de champs et saisir dans les champs existants verrouillés ou non verrouillés. Les propriétaires, administrateurs et éditeurs peuvent taper dans les champs existants non verrouillés. Toutes les personnes avec lesquelles la feuille est partagée peuvent voir le récapitulatif de la feuille.
Icône des types de forfait Forfaits Affaire, Entreprise et Premier.

Créer une formule de récapitulatif de feuille

Dans le récapitulatif de votre feuille : tapez le signe égal (=) et la fonction désirée dans le champ de récapitulatif de feuille. (Notez que vous ne pouvez pas entrer de formules dans les champs de case à cocher.)

  • Utilisez le tableau ci-dessous pour des exemples de références à d'autres champs de récapitulatif de feuille dans vos formules de récapitulatif de feuille.
  • Vous trouverez la liste complète de nos fonctions ici.

Références de formules de récapitulatif de feuille

Utilisez ce tableau comme guide pour référencer d'autres champs au fur et à mesure que vous créez des formules de récapitulatif de feuille.

Lorsque vous référencez

Utiliser cette syntaxe

Exemple de formule
Autres champs de récapitulatif (même feuille) [Nom de champ]# =SUM([Budget 2016]#, [Budget 2017]#)
Cellules dans la feuille [Nom de colonne]éro> =SUM(Dépenses1:Dépenses3)
Cellules d'une autre feuille {cross-sheet reference name} =COUNT({Warehouse B Inventory})

Fournir du contexte aux symboles avec la légende du récapitulatif de la feuille

Créez une légende dans le récapitulatif de la feuille pour décrire le sens de chaque icône ou symbole sur votre feuille.

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Icône des exigences d'autorisations Les propriétaires et les administrateurs des feuilles (qui ont aussi une licence) peuvent ajouter des champs de récapitulatifs de feuille, modifier des propriétés de champs et saisir dans les champs existants verrouillés ou non verrouillés. Les propriétaires, administrateurs et éditeurs peuvent taper dans les champs existants non verrouillés. Toutes les personnes avec lesquelles la feuille est partagée peuvent voir le récapitulatif de la feuille.
Icône de disponibilité du forfait Forfaits Affaire, Entreprise et Premier.

Créer une légende de récapitulatif de feuille

Dans le récapitulatif de votre feuille :

  1. Ajoutez un champ textuel ou numérique en haut du récapitulatif de votre feuille avec une description de la légende.
  2. Ajoutez des champs de symbole au récapitulatif de la feuille, un pour chaque symbole. Dans le nom du champ, tapez l'objet du symbole. Assurez-vous de sélectionner le groupe de symboles en cours d'utilisation sur la feuille pour chaque champ individuel.
  3. Dans chaque champ de symbole, définissez l'icône qui correspond à votre description.

Vous pouvez également souhaiter verrouiller ces champs pour empêcher que les éditeurs fassent les modifications eux-mêmes. Pour verrouiller un champ, cliquez sur l'icône Menu (cliquez avec le bouton droit dans le champ) et sélectionnez le champ Verrouiller.