Rapports récapitulatifs de la feuille

 

Grâce aux rapports récapitulatifs de la feuille, vous et votre équipe pouvez facilement lier les champs récapitulatifs dont vous avez besoin depuis différentes feuilles. Ainsi, les informations et données critiques sont rapidement affichées dans une vue du portefeuille.

Très utiles pour toute équipe devant créer des rapports, ils permettent de lier les champs récapitulatifs d'une ou plusieurs feuilles dans un rapport unique et de faire ressortir les indicateurs-clés en fonction de ses critères. Les rapports peuvent être directement ajoutés sur un tableau de bord, ou visualisés dans un diagramme pour communiquer les progrès en temps réel aux parties prenantes.

 

Créer une vue de portefeuille avec un rapport de récapitulatif de feuille

Regroupez vos données récapitulatives sur plusieurs feuilles à l'aide de rapports de récapitulatifs de feuilles pour créer une vue au niveau du portefeuille. Créez un rapport de récapitulatif de feuille pour :

  • Consigner des champs de récapitulatif clés dans plusieurs feuilles pour obtenir un aperçu de haut niveau
  • Communiquer des métriques de progression et de récapitulatif du portefeuille dans des tableaux de bord exécutifs
  • Faites ressortir les statistiques au niveau du portefeuille à l'aide de tableaux et de graphiques sur :  

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Exigences d'autorisations Quiconque possédant une licence Smartsheet qui a accès aux feuilles avec des récapitulatifs de feuille peut créer un rapport de portefeuille. Les personnes avec lesquelles sont partagés le rapport et les feuilles sous-jacentes peuvent voir les informations dans le rapport.
Les exigences de type de forfait Forfaits Affaire, Entreprise et Premier.

Avant de commencer

  • Assurez-vous que vos champs de récapitulatif sont nommés de façon uniforme sur toutes vos feuilles. Même des différences mineures dans l'espacement des caractères et la mise en majuscule peuvent entraîner l'exclusion des informations de récapitulatif d'un rapport.
  • Pour éviter l'apparition de colonnes en double dans le rapport, assurez-vous d'utiliser le même type de champ dans tous les champs de récapitulatif utilisés pour recueillir le même type de données.

Créer une vue de portefeuille

Pour créer une vue de portefeuille, vous devez créer un rapport de récapitulatif de feuille et définir les informations qui y sont incluses.

Créer votre rapport de récapitulatif de feuille

  1. Sélectionnez icône plus (sur le panneau de gauche) > Créer > Rapport.
  2. Tapez un nom pour votre rapport.
  3. Choisissez l'option Rapport de récapitulatif de feuille.
  4. Cliquez sur OK.

Définir ce qui est inclus dans le rapport 

  1. Ouvrez le générateur de rapports en cliquant sur l'icône de générateur de rapportsIcône du générateur de rapports.
  2. Cliquez sur Feuilles sources et spécifiez quelles feuilles et leur récapitulatif seront incluses dans ce rapport.
  3. Cliquez sur Colonnes à afficher et sélectionnez les champs de récapitulatif que vous aimeriez afficher dans ce rapport.
  4. Cliquez sur Critères de filtre pour définir les paramètres pour les informations de récapitulatif affichées dans le rapport.

    Image de critère de filtre du générateur de rapports
     
  5. Cliquez sur Tri pour définir comment les informations de récapitulatif sont triées dans le rapport.
  6. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer que vos sélections et données de récapitulatif qui correspondent aux critères définis seront affichées dans le rapport.

Calculer les métriques de projets clés avec les formules de récapitulatif de feuille

Calculez automatiquement les récapitulatifs de budget et regroupez l'état et l'intégrité du projet, et plus encore en plaçant des formules dans les champs de récapitulatif de feuilles.

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Icône des exigences d'autorisations Les propriétaires et les administrateurs des feuilles (qui ont aussi une licence) peuvent ajouter des champs de récapitulatifs de feuille, modifier des propriétés de champs et saisir dans les champs existants verrouillés ou non verrouillés. Les propriétaires, administrateurs et éditeurs peuvent taper dans les champs existants non verrouillés. Toutes les personnes avec lesquelles la feuille est partagée peuvent voir le récapitulatif de la feuille.
Icône des types de forfait Forfaits Affaire, Entreprise et Premier.

Créer une formule de récapitulatif de feuille

Dans le récapitulatif de votre feuille : tapez le signe égal (=) et la fonction désirée dans le champ de récapitulatif de feuille. (Notez que vous ne pouvez pas entrer de formules dans les champs de case à cocher.)

  • Utilisez le tableau ci-dessous pour des exemples de références à d'autres champs de récapitulatif de feuille dans vos formules de récapitulatif de feuille.
  • Vous trouverez la liste complète de nos fonctions ici.

Références de formules de récapitulatif de feuille

Utilisez ce tableau comme guide pour référencer d'autres champs au fur et à mesure que vous créez des formules de récapitulatif de feuille.

Lorsque vous référencez

Utiliser cette syntaxe

Exemple de formule
Autres champs de récapitulatif (même feuille)[Nom de champ]#=SUM([Budget 2016]#, [Budget 2017]#)
Cellules dans la feuille[Nom de colonne]éro>=SUM(Dépenses1:Dépenses3)
Cellules d'une autre feuille{cross-sheet reference name}=COUNT({Warehouse B Inventory})

Fournir du contexte aux symboles avec la légende du récapitulatif de la feuille

Créez une légende dans le récapitulatif de la feuille pour décrire le sens de chaque icône ou symbole sur votre feuille.

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Icône des exigences d'autorisations Les propriétaires et les administrateurs des feuilles (qui ont aussi une licence) peuvent ajouter des champs de récapitulatifs de feuille, modifier des propriétés de champs et saisir dans les champs existants verrouillés ou non verrouillés. Les propriétaires, administrateurs et éditeurs peuvent taper dans les champs existants non verrouillés. Toutes les personnes avec lesquelles la feuille est partagée peuvent voir le récapitulatif de la feuille.
Icône de disponibilité du forfait Forfaits Affaire, Entreprise et Premier.

Créer une légende de récapitulatif de feuille

Dans le récapitulatif de votre feuille :

  1. Ajoutez un champ textuel ou numérique en haut du récapitulatif de votre feuille avec une description de la légende.
  2. Ajoutez des champs de symbole au récapitulatif de la feuille, un pour chaque symbole. Dans le nom du champ, tapez l'objet du symbole. Assurez-vous de sélectionner le groupe de symboles en cours d'utilisation sur la feuille pour chaque champ individuel.
  3. Dans chaque champ de symbole, définissez l'icône qui correspond à votre description.

Vous pouvez également souhaiter verrouiller ces champs pour empêcher que les éditeurs fassent les modifications eux-mêmes. Pour verrouiller un champ, cliquez sur l'icône Menu (cliquez avec le bouton droit dans le champ) et sélectionnez le champ Verrouiller.