Alertes et rappels

Les alertes et les rappels automatisés garantissent que les bonnes personnes obtiennent les bonnes informations au bon moment.

  • Les alertes sont déclenchées suite à toute modification apportée à votre feuille et informent les parties prenantes de la mise à jour d’informations critiques.

  • Les rappels sont déclenchés de manière proactive à une date ou une heure données et informent les responsables des tâches des délais importants.

Les alertes et les rappels peuvent être configurés séparément ou en même temps dans le cadre d’un grand flux de travail qui présente plusieurs conditions. Il est également possible de les envoyer régulièrement à plusieurs destinataires, même s’ils ne disposent pas de partage pour votre feuille.

Créer un flux de travail automatisé en fonction de l'heure

Dans le bloc de déclencheurs d'un flux de travail automatisé, vous pouvez déclencher des actions avant, après ou à une date précise en indiquant un champ de date (depuis la colonne de date de votre feuille) ou en en sélectionnant une manuellement.

Déclencheur en fonction de la date

REMARQUES :

  • Lorsque vous sélectionnez une date manuellement, le flux de travail sera déclenché simultanément pour toutes les lignes de votre feuille correspondant à la condition définie. (par exemple, vous pouvez utiliser une alerte pour vous rappeler d'agir sur toutes les lignes n'étant pas attribuées à une date précise.)
  • Lorsque vous sélectionnez un champ de date pour le flux de travail, la feuille lancera une vérification quotidienne des lignes devant être incluses dans le flux de travail du jour. Si aucune ligne ne correspond à cette date/heure du jour ou aux conditions du flux de travail, ce dernier ne sera pas exécuté. Les lignes sans date ne seront jamais incluses dans un flux de travail créé en fonction d'une date.
  • Vous pouvez également affiner l'heure du jour à laquelle le flux de travail sera déclenché. Par défaut, il s'agit de l'heure H à compter du début de la configuration du flux de travail.
  • Le fuseau horaire du déclencheur est toujours celui du propriétaire de la feuille.

Déclencher des automatisations fréquentes par lots en fonction des modifications

Dans le menu déroulant Exécuter le flux de travail du bloc de déclencheurs de votre flux de travail automatisé, vous pouvez définir si un flux de travail basé sur les modifications doit être exécuté immédiatement ou par lots, et s’il doit émettre des alertes et/ou des demandes toutes les heures, tous les jours ou toutes les semaines, en fonction des modifications qui ont eu lieu durant la période choisie.

menu déroulant exécuter le flux de travail

Gardez à l’esprit les points suivants lorsque vous définissez le comportement d’exécution de votre flux de travail :

  • les flux de travail s’exécutant quotidiennement évaluent les modifications apportées à la feuille et s’exécutent entre 12h00 et 23h59 dans le fuseau horaire du propriétaire de la feuille. Les messages sont émis entre 12h00 et 4h00 le jour suivant.
  • Les flux de travail hebdomadaires sont exécutés entre 12h00 et 23h59 du premier vendredi au jeudi suivant, et les messages sont émis entre 12h00 et 4h00 le deuxième vendredi.
  • Si plusieurs lignes sont modifiées lorsque la feuille est enregistrée au cours de la période à la fréquence sélectionnée, le flux de travail est exécuté pour chaque ligne répondant aux critères de déclenchement. Les destinataires de cette automatisation reçoivent une seule notification, contenant jusqu’à 100 lignes au format grille.
  • Si des espaces réservés sont utilisés dans les messages personnalisés de votre automatisation, des alertes distinctes sont générées pour chaque message personnalisé. Reportez-vous à Ajouter dynamiquement les données d’une cellule à l’objet et au corps des messages d’alerte et de demande pour plus d’informations sur les espaces réservés des messages.
     

Assurer l’exécution continue du projet grâce à une automatisation récurrente

Vous pouvez planifier un flux de travail récurrent pour vous assurer qu’il s’exécute régulièrement pour les lignes qui répondent à vos conditions. Par exemple, demandez aux membres de l’équipe affectée des actualisations quotidiennes sur les tâches en retard.

Pour créer un flux de travail automatisé récurrent dans votre feuille :

  1. Cliquez sur Automatisation dans le menu et créez un nouveau flux de travail, ou modifiez un flux existant. (Consultez Gagnez du temps et travaillez plus rapidement grâce aux flux de travail automatisés pour plus d’informations sur la création et la modification des flux de travail.)
  2. Dans le bloc de déclencheurs de votre flux de travail, sélectionnez Échéance d’une date.
  3. Cliquez sur Exécuter une fois > Personnalisé.

    bouton récurrence personnalisée
     
  4. Dans le formulaire Récurrence personnalisée, sélectionnez la fréquence souhaitée (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle) pour le déclenchement de vos flux de travail.

    ASTUCE : vous pouvez également arrêter votre flux de travail après une date donnée ou un nombre spécifique d’exécutions.

    Récurrence
  5. Cliquez sur Terminé.

 

Et voilà ! Votre flux de travail s’exécute maintenant à la récurrence spécifiée. Pour contrôler les lignes que votre flux de travail inclut lors de son exécution, consultez l’article Blocs de conditions : filtrez ce que vos flux de travail automatisés vous envoient du Centre d’assistance.