Alertes et rappels

 

Les alertes et rappels automatisés permettent de s'assurer que les bonnes personnes reçoivent les bonnes informations au bon moment.

  • Les alertes sont déclenchées en réaction aux modifications apportées à vos feuilles. Grâce à elles, les parties-prenantes sont notifiées lorsque les informations critiques sont mises à jour.

  • Les rappels sont déclenchés de façon proactive à une date ou une heure précise. Les responsables de chaque tâche sont ainsi informés des échéances clés.

Les alertes comme les rappels peuvent être définis individuellement ou simultanément, dans le cadre d'un flux de travail plus important impliquant des conditions multiples. Ils peuvent également être envoyés régulièrement à de multiples destinataires, et ce même si ces derniers ne sont pas partagés sur votre feuille.

Créer un flux de travail automatisé en fonction de l'heure

Dans le bloc de déclencheurs d'un flux de travail automatisé, vous pouvez déclencher des actions avant, après ou à une date précise en indiquant un champ de date (depuis la colonne de date de votre feuille) ou en en sélectionnant une manuellement.

Déclencheur en fonction de la date

REMARQUES :

  • Lorsque vous sélectionnez une date manuellement, le flux de travail sera déclenché simultanément pour toutes les lignes de votre feuille correspondant à la condition définie. (par exemple, vous pouvez utiliser une alerte pour vous rappeler d'agir sur toutes les lignes n'étant pas attribuées à une date précise.)
  • Lorsque vous sélectionnez un champ de date pour le flux de travail, la feuille lancera une vérification quotidienne des lignes devant être incluses dans le flux de travail du jour. Si aucune ligne ne correspond à cette date/heure du jour ou aux conditions du flux de travail, ce dernier ne sera pas exécuté. Les lignes sans date ne seront jamais incluses dans un flux de travail créé en fonction d'une date.
  • Vous pouvez également affiner l'heure du jour à laquelle le flux de travail sera déclenché. Par défaut, il s'agit de l'heure H à compter du début de la configuration du flux de travail.
  • Le fuseau horaire du déclencheur est toujours celui du propriétaire de la feuille.

Déclencher les automatisations fréquentes basées sur les modifications par lots

Dans la liste déroulante Exécuter le flux de travail du bloc de déclencheurs de votre flux de travail automatisé, vous pouvez décider d'exécuter immédiatement un flux de travail basé sur les modifications, ou regrouper les modifications par lots et définir des envois d'alertes ou de demandes chaque heure, jour ou semaine en fonction des modifications apportées sur une péride définie.

liste déroulante exécuter le flux de travail

Lorsque vous définissez la façon dont votre flux de travail est exécuté, gardez les points suivants à l'esprit :

  • Les flux de travail exécutés quotidiennement étudient les modifications apportées sur la feuille et sont lancés entre minuit et 23h59 (fuseau horaire du propriétaire de la feuille). Les messages sont envoyés entre minuit et 4h00 du matin le lendemain. 
  • Les flux de travail hebdomadaires sont exécutés entre le premier vendredi à minuit et le vendredi suivant à 23h59. Les messages sont envoyés entre minuit et 4h00 du matin le deuxième vendredi.
  • Si plusieurs lignes sont modifiées et que la feuille est enregistrée pendant la période de la fréquence sélectionnée, le flux de travail est exécuté pour chaque ligne correspondant au critère déclencheur.