Alertes et rappels

Dans le bloc déclencheur d’un flux de travail automatisé, vous pouvez déclencher des actions avant, après ou à une date spécifique, en spécifiant un champ de date (à partir d’une colonne Date dans votre feuille) ou en sélectionnant manuellement une date.

REMARQUES :

• lorsque vous sélectionnez manuellement une date, le flux de travail sera déclenché au même moment pour toutes les lignes de votre feuille qui répondent aux conditions que vous avez définies. (Par exemple, vous pouvez utiliser une alerte pour vous rappeler d’agir sur toutes les lignes qui n’ont pas été affectées à un utilisateur à une date spécifique.)
• Lorsque vous sélectionnez un champ de date pour le flux de travail, la feuille vérifie quotidiennement quelles lignes doivent être incluses dans le flux de travail de ce jour. Si aucune ligne ne correspond à la date et à l’heure de ce jour ou ne répond aux conditions du flux de travail, ce dernier ne sera exécuté pour aucune ligne. Les lignes qui ne comportent pas de date ne seront jamais incluses dans un flux de travail basé sur un champ de date.
• Vous pouvez également préciser l’heure de la journée à laquelle votre flux de travail sera déclenché. Par défaut, il s’agit du début de l’heure suivante à partir du moment où vous commencez à modifier le flux de travail.
• Le fuseau horaire du déclencheur est toujours le même que celui du propriétaire de la feuille.

Vous pouvez définir a fréquence des flux de travail en fonction de modifications sur Horaire, Quotidien ou Hebdomadaire.

Avant de commencer

Voici quelques éléments à connaître avant de définir la fréquence de votre flux de travail :

Certaines tâches ne peuvent pas être effectuées avec des flux de travail horaires, quotidiens ou hebdomadaires

Si votre flux de travail est défini sur Horaire, Quotidien ou Hebdomadaire, vous ne pouvez utiliser aucun des types d’action suivants :

• Effacer la valeur d’une cellule
• Affecter des personnes
• Enregistrer une date
• Déplacer des lignes
• Copier des lignes
• Verrouiller des lignes
• Déverrouiller des lignes
• Demander une approbation

Si vous disposez de l’un de ces types d’action dans votre flux de travail, définissez-le sur Horaire, Quotidien ou Hebdomadaire, puis enregistrez-le. L’application vous invitera à effectuer l’une ou l’autre de ces tâches :

• enregistrer le flux de travail avec le paramètre En cas de déclenchement, ou
• retourner à la modification du flux de travail.

De même, vous ne pourrez pas utiliser les espaces réservés pour les flux de travail qui s’exécutent toutes les heures, tous les jours ou toutes les semaines.

Exécuter des flux de travail par lots pour notifications et demandes de mise à jour et d’approbation

Vous ne pouvez exécuter des flux de travail par lots que pour une fréquence Horaire, Quotidienne ou Hebdomadaire pour les types d’action Notifications et Demandes de mise à jour et d’approbation sans les actions Si approuvé ou Si refusé.

Les flux de travail seront exécutés pour chaque ligne qui répond aux critères du déclencheur

Ce comportement de l’application est déclenché lorsque d’autres collaborateurs de la feuille ou vous-même enregistrez des modifications sur plusieurs lignes de la feuille dans l’intervalle de temps de la fréquence du flux de travail.

Tous les utilisateurs abonnés au flux de travail reçoivent une seule notification, contenant jusqu’à 100 lignes au format grille.

Quand les flux de travail sont-ils exécutés ?

Les plannings des flux de travail et des messages d’alerte dépendent de la fréquence des flux de travail que vous avez définie :

Voici un exemple du fonctionnement d’un flux de travail hebdomadaire : Vous avez créé un flux de travail hebdomadaire le 16 mars 2022 (mercredi). Il s’exécutera et évaluera les modifications de la feuille du 18 mars 2022 (vendredi) au 24 mars 2022 (jeudi). Après avoir analysé les modifications de la feuille, il transmettra le message d’alerte concernant les modifications le 25 mars 2022 (vendredi).

Pour définir la fréquence de votre flux de travail

1. Dans le bloc Déclencheur, assurez-vous que le champ Déclencheur est défini sur l’une de ces options :
   • Ajout ou modification de lignes
   • Ajout de lignes
   • Modification de lignes

Vous ne verrez pas les options Horaire, Quotidienne et Hebdomadaire si votre bloc déclencheur est configuré sur Échéance d’une date.

2. Sélectionnez l’une des options suivantes pour exécuter le flux de travail :
   • Horaire
   • Quotidienne
   • Hebdomadaire

Réglez votre déclencheur pour qu’il intervienne une heure avant l’heure d’action prévue. Cela permettra d’éviter que des problèmes techniques n’empêchent l’action de se dérouler dans les temps.

Vous pouvez planifier un flux de travail récurrent pour vous assurer qu’il s’exécute régulièrement pour les lignes qui répondent à vos conditions. Par exemple, demandez aux membres de l’équipe affectée des actualisations quotidiennes sur les tâches en retard.

Pour créer un flux de travail automatisé récurrent dans votre feuille :

1. Cliquez sur Automatisation dans le menu et créez un nouveau flux de travail, ou modifiez un flux existant. (Consultez Gagnez du temps et travaillez plus rapidement grâce aux flux de travail automatisés pour plus d’informations sur la création et la modification des flux de travail.)
2. Dans le bloc de déclencheurs de votre flux de travail, sélectionnez Échéance d’une date.
3. Cliquez sur Exécuter une fois > Personnalisé.
   
   
    
4. Dans le formulaire Récurrence personnalisée, sélectionnez la fréquence souhaitée (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle) pour le déclenchement de vos flux de travail.
   
   ASTUCE : vous pouvez également arrêter votre flux de travail après une date donnée ou un nombre spécifique d’exécutions.
   
   
5. Cliquez sur Terminé.

Et voilà ! Votre flux de travail s’exécute maintenant à la récurrence spécifiée. Pour contrôler les lignes que votre flux de travail inclut lors de son exécution, consultez l’article Blocs de conditions : filtrez ce que vos flux de travail automatisés vous envoient du Centre d’assistance.