Formulaires

Les formulaires Smartsheet permettent d’accélérer l’exécution et de favoriser l’innovation, en facilitant et en accélérant la collecte de données et les actions sur celles-ci.

Créez votre formulaire personnalisé dans l’interface conviviale et ajoutez une logique conditionnelle pour vous assurer que les questions sont pertinentes, pour chaque personne qui le remplira. Partagez ensuite le formulaire, pour que vos collègues, contractants, clients et autres intervenants puissent facilement envoyer des informations et des fichiers, depuis leur bureau et de leurs appareils mobiles, où qu’ils se trouvent.

Recueillez des données cohérentes et sans erreur auprès de vos parties prenantes, internes ou externes, et enregistrez-les directement dans votre feuille afin de pouvoir prendre des mesures. Les formulaires sont idéals pour le recueil de tickets sur le terrain, la gestion de demandes, les inscriptions à un événement, la collecte de commentaires des clients et bien plus encore.

 

Utiliser des formulaires dans Smartsheet

Découvrez comment créer des formulaires avec Smartsheet.

Les formulaires Smartsheet sont simples à créer et à personnaliser. Il s'agit de l'outil parfait pour recueillir sans effort tout type d'information.

Les formulaires sont intégrés à la plateforme robuste de Smartsheet, ce qui signifie que vous pouvez immédiatement intervenir et collaborer, suivre et gérer les données que vous collectez.

Recueillir des informations à l’aide d’un formulaire

Créez et partagez des formulaires pour rassembler et organiser les informations dans Smartsheet. Vous pouvez utiliser un formulaire pour collecter les réponses d’un sondage, recueillir les demandes d’un projet ou rassembler les commandes de produits, par exemple. Après avoir créé et partagé un formulaire, chaque envoi de formulaire sera ajouté en haut ou en bas de votre feuille, sous forme de nouvelle ligne.

Toute personne ayant accès au formulaire peut l’utiliser pour envoyer des informations sur la feuille.

Ouvrez les formulaires dans l’application mobile (iOS ou Android), afin de bénéficier d’une excellente expérience d’envoi à partir d’un appareil mobile.

REMARQUE : l’envoi de formulaires crée toujours de nouvelles lignes. Si vous souhaitez permettre à une personne de modifier une ligne existante, envoyez-lui une demande d’actualisation. Pour plus d’informations, consultez notre article intitulé Demandes d’actualisation : Demander automatiquement les dernières informations.

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

icône des types de rôlesLe propriétaire et les administrateurs de la feuille peuvent créer et modifier des formulaires. Toute personne ayant accès au formulaire peut y envoyer une entrée.

icône des types de forfaits Tous les forfaits. Licence requise pour créer et modifier les formulaires. Les utilisateurs d’une version d’essai peuvent créer des formulaires, mais il n’est pas possible de les partager. Vous n’êtes pas sûr d’avoir une licence ? Reportez-vous à Identifier votre type d’utilisateur et votre forfait Smartsheet.


Créer un nouveau formulaire

  1. Ouvrez la feuille à laquelle vous voulez joindre le formulaire.
  2. Sélectionnez Formulaires > Créer un formulaire dans la barre de menus qui se trouve en haut de la fenêtre Smartsheet.

    Si vous ne voyez pas Formulaires, cliquez sur l’icône de la flèche vers le bas en haut à droite de la fenêtre Smartsheet.

    Flèche de la barre de menus

    Lorsque vous créez un nouveau formulaire, toutes les colonnes (à l’exception des colonnes système) de votre feuille sont automatiquement ajoutées à celui-ci. Chaque champ fonctionne comme le type de colonne qui lui est associé. Reportez-vous à Utiliser le meilleur type de colonne pour vos données, pour plus d’informations sur chaque type de colonne.

    Par défaut, l’intitulé du formulaire correspond au nom de la feuille et ses champs correspondent aux noms des colonnes de la feuille associée.

    Créateur de formulaires
  3. Sélectionnez un élément dans l’aperçu central du formulaire pour modifier ses paramètres qui sont affichés dans le panneau de droite. Reportez-vous à Modifier ou supprimer des champs dans un formulaire, pour plus d’informations sur les paramètres des champs.
  4. Utilisez Paramètres en haut du créateur de formulaires pour modifier les paramètres au niveau du formulaire. Reportez-vous à Gérer les options d’affichage et d’envoi des formulaires, pour plus d’informations.
  5. Lorsque vous avez configuré votre formulaire, sélectionnez Enregistrer en haut à droite pour enregistrer vos modifications.
  6. Sélectionnez Ouvrir un formulaire pour afficher un aperçu du formulaire pour vérifier qu’il est correctement configuré. Lorsque vous avez affiché l’aperçu du formulaire, vous pouvez fermer la fenêtre du navigateur dans laquelle il est ouvert.
  7. Sélectionnez Partager le formulaire pour envoyer ce formulaire par e-mail directement à partir de Smartsheet, copier le lien vers celui-ci ou l’intégrer à un tableau de bord ou à une page Web.
  8. Sélectionnez la flèche retour en haut à gauche de l’éditeur de formulaires pour le fermer et revenir à la feuille.

Le nom du formulaire que vous avez créé s’affiche dans le gestionnaire de formulaires, lequel vous permet de distribuer le formulaire, de voir ses propriétés, etc. Quand vous avez partagé le formulaire, les utilisateurs peuvent envoyer des entrées à votre feuille en utilisant le lien. Chaque envoi s’affiche comme une nouvelle ligne. Si vous modifiez le formulaire, le lien reste le même et les modifications sont actualisées dans celui-ci quand vous les enregistrez.

 

Modifier ou supprimer des champs dans un formulaire

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

icône des types de rôlesLe propriétaire et les administrateurs de la feuille peuvent créer et modifier des formulaires. Toute personne ayant accès au formulaire peut y envoyer une entrée.

icône des types de forfaits Tous les forfaits. Licence requise pour créer et modifier les formulaires. Les utilisateurs d’une version d’essai peuvent créer des formulaires, mais il n’est pas possible de les partager. Vous n’êtes pas sûr d’avoir une licence ? Reportez-vous à Identifier votre type d’utilisateur et votre forfait Smartsheet.

Réorganisez les champs en cliquant sur les flèches vers le haut ou vers le bas en haut à droite d’un champ, ou déplaçant un champ vers le haut ou vers le bas, à l’aide du glisser-déposer. La réorganisation des champs de votre formulaire n’a aucune influence sur l’ordre de la feuille.

Sélection des champs
Pour supprimer un élément du formulaire, survolez-le avec le pointeur de la souris, sélectionnez l’icône de la corbeille en haut à droite de ce champ, ou faites-le glisser de votre formulaire dans le panneau de gauche. Pour supprimer tous les champs de votre formulaire, utilisez les boutons Supprimer tout ou Ajouter tout dans le panneau de gauche. Ces actions supprimeront uniquement les champs de votre formulaire, et non les colonnes correspondantes de la feuille. Reportez-vous à Ajouter des éléments supplémentaires à un formulaire, pour plus d’informations.

Supprimer tout ajouter tout

  1. Sélectionnez Formulaires > Gérer les formulaires dans la barre de menus pour afficher le gestionnaire de formulaires.
  2. Vous pouvez sélectionner n’importe quel formulaire pour l’ouvrir dans l’éditeur de formulaires.
  3. Sélectionnez un élément dans le panneau d’aperçu central pour modifier ses propriétés dans le panneau de droite.
  4. Lorsque vous modifiez les propriétés de chaque élément, l’aperçu central se met à jour pour refléter vos changements, afin de représenter l’aspect de votre formulaire final.

Paramètres des champs

Modifiez l’intitulé, l’affichage et d’autres paramètres de vos champs, afin de rendre votre formulaire plus facile à consulter et à remplir.

Paramètres des champs

Voici un résumé des différentes propriétés que vous pouvez définir pour les champs d’un formulaire.

Utiliser cette propriété

Pour exécuter cette action

Vignette Propriétés de la colonne

Afficher et modifier le nom de la colonne, le type de la colonne et les propriétés de la colonne, comme les valeurs de la liste des contacts ou la liste déroulante.

Étiquette

Utiliser le nom de la colonne, ou une étiquette personnalisée, comme nom du champ du formulaire.

Texte d’aide

Ajouter une description ou des consignes qui s’affichent sous le champ du formulaire.

REMARQUE : Vous pouvez ajouter des liens hypertextes dans le texte d’aide.

Type d’affichage

Uniquement pour les colonnes de type Zone de texte, Case à cocher, Liste déroulante et Symboles.

Utilisez cette option pour définir leur affichage dans le formulaire.

Champ obligatoire

Les champs obligatoires doivent être remplis pour pouvoir envoyer le formulaire ; un message d’erreur apparaît s’ils ne sont pas remplis.

REMARQUE : les champs avec une logique conditionnelle qui sont définis comme obligatoires sont uniquement obligatoires s’ils sont affichés quand le formulaire est envoyé.

Champ masqué

Les champs masqués ne sont pas visibles dans le formulaire, mais le sont dans la feuille.

ASTUCE : Utilisez conjointement un champ masqué et une valeur par défaut, si vous souhaitez que les formulaires envoyés comportent une valeur donnée dans une certaine colonne sans que l’expéditeur du formulaire doive répondre à cette question. Si vous souhaitez que le statut du nouvel envoi soit toujours « En cours », mais que les expéditeurs des formulaires ne puissent pas visualiser ou modifier cette valeur, sélectionnez « En cours » pour la valeur par défaut du champ déroulant et définissez « Masqué » pour ce dernier.

Si vous ne spécifiez pas de valeur par défaut, vous pouvez supprimer le champ masqué du formulaire à la place.

Valeur par défaut

Utilisez cette option pour spécifier une valeur par défaut pour le champ. Lorsque le formulaire est ouvert, cette valeur par défaut est automatiquement sélectionnée et peut être modifiée par l’expéditeur.

 

Logique

Grâce à la logique conditionnelle des formulaires, vous pouvez vous assurer que les personnes qui les utilisent répondent uniquement aux questions pertinentes pour leur envoi, en indiquant les champs appropriés selon leurs réponses aux autres questions. Reportez-vous à Utiliser la logique conditionnelle pour simplifier l’envoi des formulaires, pour plus d’informations.

REMARQUE : Les colonnes système ne peuvent pas être ajoutées en tant que champs dans un formulaire. Toutefois, vous pouvez ajouter des colonnes système à la feuille pour suivre automatiquement certaines informations, telles que la date et l’heure de l’envoi. Pour plus d’informations sur cette fonctionnalité, reportez-vous à Utiliser une colonne système pour ajouter automatiquement des informations à une ligne.

Utiliser la logique conditionnelle pour simplifier l’envoi des formulaires

Grâce à la logique conditionnelle des formulaires, vous pouvez vous assurer que les personnes qui les utilisent répondent uniquement aux questions pertinentes pour leur envoi, en indiquant les champs appropriés selon leurs réponses aux autres questions. Par exemple :

  1. vous créez un formulaire pour gérer les demandes d’assistance informatique.
  2. La personne qui utilise le formulaire choisit le type de demande Matériel informatique.
  3. Plusieurs champs concernant les demandes Matériel informatique sont affichés dans le formulaire, alors que les champs qui ne concernent pas les demandes d’assistance informatique ne sont pas affichés.

Logique

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

icône des types de rôlesLe propriétaire et les administrateurs de la feuille peuvent créer et modifier des formulaires. Toute personne ayant accès au formulaire peut y envoyer une entrée.

icône des types de forfaits Tous les forfaits. Licence requise pour créer et modifier les formulaires. Les utilisateurs d’une version d’essai peuvent créer des formulaires, mais il n’est pas possible de les partager. Vous n’êtes pas sûr d’avoir une licence ? Reportez-vous à Identifier votre type d’utilisateur et votre forfait Smartsheet.


Créer un formulaire et afficher les champs de manière conditionnelle

Pour créer un nouveau formulaire et ajouter des règles d’affichage conditionnel des champs :

  1. Ouvrez la feuille à laquelle vous voulez joindre le formulaire.
  2. Sélectionnez Formulaires > Créer un formulaire dans la barre de menus qui se trouve en haut à gauche de la fenêtre Smartsheet.
  3. Sélectionnez le champ dont la valeur déterminera les autres champs qui seront affichés. Ce champ est considéré comme le champ source de votre règle.
  4. Dans les Paramètres des champs à droite, sélectionnez l’onglet Logique, puis sélectionnez Ajouter une logique.
  5. Dans la condition de votre règle, qui commence toujours par Quand, définissez l’opérateur (dépendant du type du champ), ainsi que la ou les valeur(s) du champ source qui déterminent l’affichage des champs cibles.

    Opérateur de construction logique
  6. Pour configurer l’action de votre règle (qui commence par « Alors »), sélectionnez les champs que vous souhaitez afficher lorsque la condition est satisfaite. Ces champs sont considérés comme les champs cibles de votre règle.
  7. Cliquez sur Ajouter en bas à droite de votre règle pour l’ajouter au champ source.
  8. Si vous souhaitez ajouter une autre règle à ce champ source, cliquez sur le lien +Ajouter une règle
  9. Lorsque vous avez ajouté tous les champs et toutes les règles à votre formulaire, vous pouvez l’enregistrer et en afficher un aperçu, en sélectionnant Ouvrir le formulaire en haut à droite du créateur de formulaires.

Afficher la logique de votre formulaire

Les champs contenant une logique conditionnelle sont indiqués par une icône de logique à côté de leur nom.

Les champs sources sont indiqués par l’icône . Cliquez sur l’icône pour ouvrir l’onglet « Logique » de ce champ.

Les champs cibles sont indiqués par l’icône . Survolez l’icône du champ cible pour voir toutes les conditions qui s’appliquent à ce champ.

État de la logique au survol


Comportement de la logique conditionnelle

Gardez les points suivants à l’esprit lorsque vous utilisez une logique conditionnelle dans vos formulaires :

  • Les champs cibles ne sont pas affichés par défaut et ils le sont lorsqu’au moins une des conditions de la source est satisfaite.
  • Les champs cibles n’envoient des données à la feuille que s’ils sont affichés lorsque le formulaire est envoyé.
  • Les champs cibles obligatoires ne sont envoyés que s’ils sont affichés quand le formulaire est envoyé.
  • Toute modification du type de colonne ou des valeurs des champs utilisés dans votre logique conditionnelle peut avoir une influence sur les règles existantes.
  • Si vous supprimez un champ du formulaire, la logique associée peut également être supprimée.
  • Si plusieurs règles logiques s’appliquent à un champ cible, celui-ci est affiché si l’une d’entre elles est satisfaite.
  • Si vous masquez un champ avec le bouton Masqué dans les paramètres des champ, toutes les règles associées à celui-ci sont annulées.

Conseils d’utilisation de la logique conditionnelle

Suivez ces conseils pour créer des règles plus polyvalentes avec la logique conditionnelle :

  • choisissez l’opérateur approprié pour la condition de votre règle dans le menu déroulant bleu pour raccourcir celle-ci et éviter d’avoir recours à plusieurs règles.
    • Exemple 1 : si plusieurs réponses dans un champ source déroulant peuvent entraîner l’affichage du ou des mêmes champs cibles dans le formulaire, il n’est pas nécessaire de créer une règle séparée pour chaque réponse du champ source. Utilisez plutôt une seule règle avec l’opérateur est l’un des dans la condition.
      Exemple de logique 1
    • Exemple 2 : si le nombre de cas dans lesquels vous souhaitez afficher un champ cible est plus élevé que celui des cas dans lesquels vous ne souhaitez pas l’afficher, il peut être inefficace d’énumérer tous ces cas. Vous pouvez obtenir le même résultat avec une condition plus courte qui fait appel à des opérateurs inverses, comme n’est pas. Si vous souhaitez afficher le champ 2 dans tous les cas sauf lorsque [Valeur A] est sélectionnée dans [Champ 1], vous pouvez utiliser la règle suivante, par exemple :
      Exemple de logique 2
  • Un champ cible peut également être un champ source, ce qui vous permet de créer une logique imbriquée. La réponse à la question 1 peut entraîner l’affichage de la question 2 dans le formulaire et la réponse à la question 2 peut entraîner l’affichage de la question 3 dans le formulaire, par exemple. Si la réponse à la question 1 change de telle sorte que la question 2 ne s’affiche pas, la question 3 ne s’affiche pas non plus.
  • Vous pouvez standardiser les envois vers votre formulaire en utilisant des listes déroulantes pour simuler les conditions numériques. Au lieu de permettre à l’utilisateur du formulaire de saisir la valeur du budget dans un champ de texte, créez un champ déroulant pour le budget avec des options dont la valeur est « Plus de 10 000 $ », par exemple. Ajoutez ensuite des règles de logique conditionnelle pour afficher certains champs lorsqu’un utilisateur choisit une ou plusieurs de ces options.