Automatisation

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Accélérez l’exécution des tâches d’équipe et gagnez un temps précieux en remplaçant les tâches manuelles et répétitives par des flux de travail flexibles et automatisés : 

  • Envoyer des alertes importantes sur les modifications ou des rappels sur les échéances à venir.
  • Demander des actualisations et des approbations sur le contenu. 
  • Verrouiller et déverrouiller des lignes, ou les déplacer entre différentes feuilles.
  • Affecter des personnes à des tâches et enregistrer la date actuelle lorsque des jalons sont atteints.
  • Combiner plusieurs scénarios et actions pour répondre à vos besoins avec moins d’efforts.

Vous pouvez facilement collaborer avec votre équipe sur les flux de travail dans l’éditeur visuel : sans programmation.

Les flux de travail automatisés comportent trois éléments : les déclencheurs, les conditions et les actions.
 

Présentation : Flux de travail automatisés

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Avec Smartsheet, vous pouvez rapidement créer des flux de travail pour automatiser les tâches répétitives et manuelles qui régissent votre journée. Commencez par des modèles de flux de travail guidés pour configurer rapidement et facilement votre première automatisation, afin de recueillir les mises à jour, suivre les échéances, et bien plus encore.

Idées de flux de travail

La galerie de modèles de flux de travail permet de créer facilement des flux de travail pour des actions courantes. La galerie comprend des conseils pour savoir quand utiliser le flux de travail et comment personnaliser chaque modèle.

Voici quelques exemples :

Modèle à utiliser

Pour exécuter cette action

Alerter quelqu’un lorsque des critères spécifiques sont remplis

Faites savoir à quelqu’un que vous lui avez attribué une tâche ou que vous avez modifié une date

Envoyer un rappel à quelqu’un à une date spécifique

Envoyez un rappel aux parties prenantes à l’approche de dates cruciales 

Demander une mise à jour chaque semaine

Recueillez les rapports de statut hebdomadaires et maintenez les projets à jour

Déplacer une ligne vers une autre feuille lorsque les critères spécifiés sont remplis

Déplacez automatiquement des lignes vers une autre feuille en cas de modification, par exemple lorsqu’une tâche est terminée, un statut est mis à jour ou une équipe est affectée à une nouvelle tâche.

Ces exemples ne sont qu’un point de départ. Vous pouvez personnaliser chaque modèle pour répondre à vos scénarios de flux de travail.

Créer un flux de travail automatisé

Vous devez être un utilisateur sous licence pour créer ou gérer des flux de travail. Vous pouvez créer des alertes et des rappels pour vous-même, si vous êtes Spectateur ou Éditeur sur la feuille. Si vous souhaitez créer ou modifier un flux de travail qui envoie des alertes, des demandes d’action à d’autres personnes ou effectue quoi que ce soit dans Smartsheet (comme déplacer une ligne ou enregistrer une date), vous devez disposer des autorisations de partage de niveau Administrateur sur la feuille.

Lorsque vous avez ouvert la feuille :

  1. Dans l’angle supérieur gauche de votre feuille, sélectionnez Automatisation > Créer un flux de travail à partir d’un modèle.
  2. Sélectionnez un modèle de flux de travail dans la galerie, puis Utiliser le modèle. Pour cet exemple, sélectionnez Envoyer un rappel à quelqu’un à une date spécifique
  3. Le bloc de déclencheurs définit le moment où le flux de travail s’exécute. Vous pouvez envoyer des rappels selon un calendrier, comme chaque vendredi, ou en fonction d’une date dans votre feuille, comme trois jours avant l’échéance. Vous pouvez également modifier le déclencheur pour qu’il réponde aux modifications apportées à votre feuille, comme lorsqu’une ligne est ajoutée ou modifiée.
  4. Définissez qui doit recevoir le rappel dans le bloc Alerter quelqu’un. Si vous le souhaitez, vous pouvez personnaliser l’objet et le corps du message, notamment en ajoutant des champs au message en utilisant des caractères de remplacement {{nom du champ}} ou en sélectionnant les colonnes à afficher au bas du message. 
  5. La plupart des flux de travail ne nécessitent qu’un déclencheur et une action, mais vous pouvez ajouter une condition pour affiner vos rappels.  Par exemple, vous pouvez définir une condition pour n’envoyer des rappels que pour les tâches qui ne sont pas encore terminées. Vous pouvez également ajouter des actions supplémentaires au flux de travail, comme l’enregistrement d’une date dans une colonne de date pour montrer quand l’alerte a été envoyée. 
  6. Sélectionnez Enregistrer dans l’angle supérieur gauche de l’outil de création de flux de travail.

Vous disposez maintenant d’un flux de travail qui envoie des rappels automatiquement aux personnes lorsque des éléments arrivent à échéance. 

Vous pouvez également créer un flux de travail à partir de zéro :

  • Sélectionnez Automatisation > Créer un flux de travail, puis configurez votre bloc de déclencheurs, choisissez vos actions et ajoutez les conditions ou chemins de condition.