Suivre et visualiser l'activité d'une feuille

Smartsheet comporte plusieurs fonctionnalités vous permettant de rester à jour à l'aide d'outils visuels lorsque votre feuille est modifiée :

  • Activez Surligner les modifications pour visualiser rapidement les cellules ayant été modifiées depuis votre dernière consultation de la feuille.  
  • Visualisez les versions précédentes du contenu à l'aide de l'historique des cellules.
  • Découvrez l'auteur et la date des modifications des feuilles, rapports et tableaux de bord à l'aide du journal d'activité.

Suivez ces instructions détaillées pour activer la mise en évidence des modifications.

Faire ressortir les modifications apportées à une feuille

Pour identifier et vérifier rapidement les modifications apportées à une feuille, utilisez l’option Faire ressortir les modifications.

Activer ou désactiver l’option Faire ressortir les modifications

  1. Ouvrez la feuille et cliquez sur Faire ressortir les modifications Bouton Faire ressortir les modifications dans la barre d’outils.

    La fenêtre Faire ressortir les modifications apparaît.

    Fenêtre Faire ressortir les modifications

  2. Cliquez sur le curseur pour définir l’option Faire ressortir les modifications sur ACTIVÉ.

  3. Sous Faire ressortir les modifications effectuées depuis, sélectionnez la période de temps souhaité.

    Notez que lorsque vous activez l’option Dernière consultation de la feuille, vous verrez les modifications mises en évidence depuis la dernière fois que vous avez affiché la feuille : quiconque affichant la feuille verra les modifications depuis la dernière fois qu’il a affiché la feuille.

  4. Cliquez sur Couleur d’arrière-plan bouton-arrière-plan-faire-ressortir-les-modifications pour définir la couleur de mise en évidence pour faire ressortir les modifications.

    L’arrière-plan de la cellule prendra la couleur que vous avez définie une fois que des modifications auront été détectés.

  5. Cliquez sur le X dans l’angle supérieur droit de la fenêtre pour la fermer et enregistrer vos paramètres.

Qui voit la mise en évidence

Si vous activez ou désactivez l’option Faire ressortir les modifications et que vous enregistrez la feuille, vous activez ou désactivez cette option pour tous ceux avec qui la feuille est partagée.

Si quelqu’un a ajouté un commentaire, ou ajouté/modifié des pièces jointes pendant la période indiquée, l’icône dans cette ligne sera mise en évidence.  (Notez que les modifications apportées aux commentaires eux-mêmes NE seront PAS mises en évidence.)

faire-ressortir-les-modifications

Pour vérifier les détails de la modification, notamment l’heure à laquelle la modification a été effectuée et l’adresse e-mail de la personne qui l’a effectuée, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la cellule et sélectionnez Afficher l’historique de la cellule.

Vous pouvez également configurer des notifications pour recevoir des alertes par e-mail lorsque des modifications sont apportées à une feuille. Pour en savoir plus, consultez l’article Notifications.

Paramètres de l’option Faire ressortir les modifications

L’option Faire ressortir les modifications comporte huit paramètres. Les paramètres sont actualisés à la minute près lors de l’accès à une feuille. Le tableau ci-dessous indique les modifications qui seront mises en évidence lors de sa consultation le 12/12/20 à 18h00.

Faire ressortir les modifications effectuées depuis :

Feuille affichée le 12/12/20 à 18h00

Feuille affichée le 12/12/20 à 18h15

Heure

depuis le 12/12/20 à 17h00

depuis le 12/12/20 à 17h15

Aujourd’hui

depuis le 12/12/20 à 0h00

depuis le 12/12/20 à 0h00

Jour

depuis le 12/11/20 à 17h00

depuis le 12/11/20 à 17h15

Trois jours

depuis le 20/12/09 à 17h00

depuis le 12/09/20 à 17h15

Sept jours

depuis le 20/05/20 à 17h00

depuis le 20/05/12 à 17h15

Trente jours

depuis le 11/12/20 à 17h00

depuis le 11/12/20 à 17h15

Date personnalisée

depuis (date sélectionnée) à 0h00

depuis (date sélectionnée) à 0h00

Dernière consultation de cette feuille

depuis les dernières date et heure d’actualisation de la feuille pour la personne qui affiche la feuille.

depuis les dernières date et heure d’actualisation de la feuille pour la personne qui affiche la feuille.

Comportement de l’option Faire ressortir les modifications

Suivez ces instructions détaillées pour afficher l'historique des cellules.

Afficher les modifications apportées aux éléments Smartsheet

Pour afficher les modifications apportées à un élément Smartsheet, vous pouvez consulter l’historique des cellules, inclure les colonnes Système ou utiliser le Journal d’activité.

Historique des cellules

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une cellule et sélectionnez Afficher l’historique de la cellule pour afficher un journal des modifications apportées au niveau de la cellule, l’auteur des modifications et le moment où elles ont été effectuées.

Au besoin, vous pouvez également sélectionner les informations et utiliser les raccourcis clavier Ctrl + C (Commande + C sur Mac) pour copier une modification précédente et Ctrl + V (Commande + V sur Mac) pour coller ces informations dans une cellule.

Colonnes Système

Colonnes systèmes Date de modification et Modifié par pour afficher l’heure à laquelle chaque ligne a été modifiée pour la dernière fois, et le collaborateur qui a effectué la modification, et ce, sur chaque ligne de la feuille. Pour plus d’informations, consultez Utiliser le meilleur type de colonne pour vos données

Journal d’activité

Cliquez sur l’icône Journal d’activité Icône Activitédans la barre de fonctionnalités de droite pour afficher une liste de toutes les modifications apportées à un élément, de leur auteur et du moment où elles ont été apportées. Il s’agit de modifications telles que la suppression d’une ligne (avec les données supprimées), les personnes qui ont consulté l’élément et les modifications des autorisations de partage. 

Le journal d’activité peut être filtré et exporté. Pour plus d’informations sur le journal d’activité, consultez : Suivre l’historique des modifications grâce au journal d’activité.

Suivez ces instructions détaillées pour utiliser le journal d'activité (forfaits Affaire ou Entreprise uniquement).

Suivre l'historique des modifications avec le Journal d'activité

Avec le Journal d'activité, vous pouvez rapidement visualisé qui a fait quoi dans une feuille ou qui a visualisé en dernier un tableau de bord. Vous pouvez obtenir un suivi d'audit des modifications et des suppressions de différents éléments sur une feuille. En outre, vous pouvez mieux comprendre ce que vos collaborateurs font dans la feuille. Vous pouvez également savoir qui a visualisé un rapport ou un tableau de bord et quelles modifications générales ont été effectuées.

Dans cet article :

REMARQUE : cette fonctionnalité est incluse avec les forfaits Affaire et Entreprise. Pour obtenir plus d'informations sur les forfaits et tarifs, ainsi que sur les fonctionnalités incluses dans chaque forfait, consultez notre page Tarifs.

Icône de lecture Accéder à la démonstration en vidéo : Journal d'activité

Actions suivies dans le Journal d'activité

Utilisez le Journal d'activité pour suivre les actions courantes telles que :

  • Qui a visualisé la feuille, le rapport ou le tableau de bord.
  • Qui a été partagé ou enlevé du partage sur une feuille, un rapport ou un tableau de bord.
  • Feuilles uniquement : quelles modifications ont été effectuées et leurs détails. Par exemple, Sally Smart a supprimé la ligne 4.
  • Le nom de la personne qui a fait la modification.
  • L'heure et la date auxquelles les modifications ont été effectuées.

REMARQUE : les modifications effectuées pour les données dans les cellules et les lignes d'un rapport n'apparaîtront que dans le Journal d'activité des feuilles source, pas dans le Journal d'activité du rapport.

Qui peut voir le Journal d'activité

L'accès au Journal d'activité dépend de votre niveau d'autorisation de partage. Le moment le plus tôt dans le temps où vous pouvez voir les activités suivies dépend de la date à laquelle vous avez été partagé pour la dernière fois sur la feuille.

REMARQUE : les tableaux de bord n'ont pas un niveau d'autorisation de partage Editeur. Seuls le propriétaire et les administrateurs peuvent voir le Journal d'activité pour les tableaux de bord.

Partage du niveau d'autorisation Possibilité de voir le Journal d'activité Possibilité d'exporter le Journal d'activité Voir l'activité suivie commençant à cette date/heure
Propriétaire* Oui Oui Création de l'élément
Administrateur (sous licence)** Oui Oui Voir et exporter à partir de la dernière fois que vous avez été partagé pour l'élément
Administrateur (sous licence) Non Non -
Editeur (sous licence)** Oui Non  Voir (mais pas exporter) à partir de la dernière fois que vous avez été partagé pour l'élément
Editeur (sous licence) Non Non -
Spectateur (sous licence ou pas sous licence) Non Non -

*Si vous transférez la propriété d'une feuille, le nouveau propriétaire verra tout du Journal d'activité, à partir du moment où la feuille a été créée.

**Si vous avez effectué une mise à niveau d'autorisations de partage à Administrateur (sous licence) ou Editeur (sous licence), vous pourrez voir les entrées du Journal d'activité commençant à partir du moment où vous avez été partagé dans la feuille pour la première fois. Consultez l'article Niveaux d'autorisation de partage pour obtenir des détails sur les différentes autorisations de partage.


Afficher les entrées du Journal d'activité

Ouvrez le Journal d'activité pour voir les enregistrements des différentes actions sur la feuille qui ont été effectuées par des collaborateurs.

Pour voir le Journal d'activité :

  1. Cliquez sur Fichier dans la barre de menus.
  2. Sélectionnez Afficher le journal d'activité pour afficher la fenêtre Afficher le journal d'activité. 

Dans la fenêtre Afficher le journal d'activité, vous aurez une visibilité sur les différentes actions dans la feuille, comme qui a supprimé des lignes et quand, ou quand un utilisateur a vu la feuille. 

Vous pouvez filtrer le Journal d'activité pour afficher plus facilement l'historique que vous voulez.

Filtrer les entrées du Journal d'activité

Vous pouvez utiliser des filtres dans le Journal d'activité pour voir uniquement les entrées que vous voulez. Appliquez un filtre qui vous montre l'activité pour une plage de dates spécifique, vous montre un type d'action spécifique ou les personnes spécifiques qui ont été actives sur la feuille.

REMARQUE : lorsque vous fermez le Journal d'activité, vos filtres seront effacés automatiquement. Les filtres du Journal d'activité ne peuvent pas être enregistrés ou partagés avec d'autres collaborateurs sur la feuille.

Pour appliquer les filtres au Journal d'activité : 

  1. Ouvrez le Journal d'activité et sélectionnez Filtres dans le coin en haut à gauche de la fenêtre Journal d'activité pour développer les options de filtre. 
  2. Sélectionnez une des options suivantes :
    • Action — Le type d'activité. (Par exemple, une ligne a été supprimée.)
    • Collaborateurs — Qui a effectué l'activité.
    • Plage de dates — Le groupe de dates dont vous voulez visualiser l'activité.
  3. Sélectionnez Appliquer.

Si vous avez besoin d'effacer les filtres, cliquez sur Effacer les filtres (près du bouton Appliquer).

REMARQUE : certaines actions ne peuvent pas être tracées jusqu'à un nom d'utilisateur Smartsheet. Par exemple, si une personne n'est pas connectée à Smartsheet et qu'elle télécharge une pièce jointe à partir d'une ligne qui lui a été envoyé par courrier électronique, Smartsheet suivra et enregistrera l'activité, mais l'entrée du journal affichera un nom d'utilisateur de download@smartsheet.com.


Exporter le Journal d'activité

Vous pouvez télécharger le Journal d'activité de l'élément pour conserver un enregistrement supplémentaire de l'activité de la feuille. Pour exporter un Journal d'activité :

  1. Ouvrez l'élément.
  2. Cliquez sur Fichier > Afficher le journal d'activité.
  3. Cliquez sur le bouton Télécharger en bas de la fenêtre Journal d'activité.

    Smartsheet enverra un message électronique à l'adresse électronique que vous utilisez pour Smartsheet qui contient un lien.
     
  4. Vérifiez votre boîte de réception et cliquez sur le lien envoyé par courrier électronique pour télécharger le Journal d'activité.

Après avoir cliqué sur le lien envoyé par courrier électronique, le Journal d'activité se téléchargera sur votre ordinateur au format .csv.


Comprendre les actions du Journal d'activité

Certaines actions listées dans le Journal d'activité décrivent une modification globale, mais ne fournissent pas de contexte sur les détails de cette modification.  Vous trouverez ci-dessous quelques actions que vous pouvez voir et leur signification.

Mode Carte : Carte réorganisée et Mode carte : Cartes réorganisées indirectement

Mode Carte : Cartes réorganisées signifie que vous avez manuellement glissé-déplacé une ou plusieurs cartes d'une position à une autre dans un couloir différent ou vers une position différente dans le même couloir.

Mode Carte : Cartes réorganisées indirectement signifie que les cartes ont été déplacées de toute autre manière. Par exemple, lorsque vous glissez-déplacez manuellement une carte vers une position dans le même couloir ou un couloir différent, d'autres cartes sont indirectement déplacées vers une position plus élevée ou plus basse. Les cartes peuvent également être réorganisées indirectement lorsque vous apportez des modifications dans les vues Grille et Gantt, comme l'affectation d'une tâche à une autre personne ou la modification de l'option Liste déroulante pour une ligne.

 


Vidéo de présentation

Pour une démonstration pédagogique du Journal d'activité, consultez la vidéo ci-dessous :

Si vous n'avez pas accès à YouTube, cliquez ici pour regarder la vidéo.