Formules : les fondamentaux

Les formules vous permettent d'effectuer des calculs et des recherches sur plusieurs feuilles. Les formules peuvent être utilisées sur des valeurs numériques saisies dans ces formules ou sur des valeurs contenues dans les cellules. Les formules permettent également d'automatiser les symboles et les champs déroulants.

Découvrez la syntaxe permettant de créer et de modifier une formule dans Smartsheet.

Créer et modifier des formules dans une Smartsheet

Les formules peuvent être placées dans les champs de la Liste des contacts. Affectez automatiquement les personnes à des tâches avec une formule VLOOKUP, par exemple. Notez que les formules ne peuvent pas être placées dans les champs de la Liste des contacts utilisés pour la gestion des ressources.

Utilisez des formules pour calculer des valeurs numériques ou automatiser certains aspects de votre feuille. Vous pouvez créer des formules, par exemple, pour additionner une série de dépenses, ou pour cocher une case lorsqu'une valeur spécifique est saisie dans un champ.


Créer une formule

Vous pouvez créer une formule dans les types de champs suivants :

  • Les champs qui ne sont pas utilisés pour les interdépendances ou la gestion des ressources. Pour plus d'informations, voir Activer les interdépendances et Utiliser les prédécesseurs.
  • Texte/nombre (tant qu'ils ne sont pas utilisés dans les interdépendances ou la gestion des ressources)
  • Les champs de la Liste des contacts (tant qu'ils ne sont pas utilisés dans la gestion des ressources)
  • Date (tant qu'ils ne sont pas utilisés dans les interdépendances ou la gestion des ressources)
  • Liste déroulante
  • Case à cocher
  • Symbole
  • Allocation en pourcentage

Pour placer une formule dans un champ :

  1. Sélectionnez le champ souhaité.
  2. Tapez un signe égal dans le champ, puis effectuez le calcul.
    5+3
  3. Après avoir tapé votre formule, appuyez sur [Entrée].
    8
    Le résultat s’affiche dans le champ contenant la formule.

Fonctions

Les formules peuvent comprendre des fonctions telles que SUM, AVG ou IF. Les fonctions effectuent des calculs avec des données ou les manipulent dans des feuilles. Pour obtenir la liste complète des fonctions disponibles dans Smartsheet, voir la Liste des fonctions Smartsheet.

Opérateurs de formules

Vous pouvez utiliser les opérateurs suivants dans les formules Smartsheet.

Symbole Description
+ Ajouter
- Soustraire
* Multiplier
/ Diviser
^ Exposant
Inférieur à
> Supérieur à
>= Supérieur ou égal à
Inférieur ou égal à
= Égal à
n’est pas égal à

 


Modifier une formule existante

Pour modifier une formule existante :

  1. Double-cliquez sur un champ contenant la formule pour l'ouvrir en vue de la modifier.
  2. Faites les modifications de formule souhaitées, puis appuyez sur la touche Entrée.

    Si vous changez d'avis sur la modification de la formule, appuyez sur Échap pour quitter le mode de modification et revenir à la formule pré-modifiée.

Conseils pour faciliter la création de formules

Utiliser des formules de colonne

Lorsque vous avez besoin d'une formule appliquée de manière cohérente et uniforme à une colonne entière, les formules de colonne sont la solution parfaite. Créez votre formule dans une cellule, et convertissez-la rapidement pour l'appliquer à toutes les cellules de la colonne. Quelle que soit la façon dont les nouvelles lignes sont insérées dans la feuille, la formule de la colonne s'applique automatiquement. Pour plus d'informations, voir Définir des formules pour toutes les lignes avec des formules de colonne.

Utiliser l'outil de somme

Si vous n'êtes pas sûr de la fonction à utiliser, vous pouvez cliquer sur la flèche vers le bas à droite du bouton Somme dans la barre d'outils et sélectionner une fonction.

Le bouton Somme tentera de vous fournir une formule basée sur le champ que vous avez sélectionné dans la feuille et sur les relations hiérarchiques éventuelles avec le champ sélectionné. Par exemple, en sélectionnant le champ d'une ligne parent, puis en cliquant sur l’icône Somme, on obtient une formule =SUM(CHILDREN()) dans le champ.

Après avoir créé une formule, vous pouvez la modifier à tout moment en double-cliquant dans le champ sélectionné ou en appuyant sur F2 (fn + F2 sur un Mac).

Travailler avec des pourcentages

Smartsheet traite les pourcentages comme des valeurs comprises entre 0 et 1. Lorsque vous créez des formules dans des colonnes mises en forme pour le pourcentage (à l'aide du bouton pourcentage bouton Mise en forme des pourcentages dans la barre d'outils), utilisez des valeurs décimales. Par exemple...

=0,5 + 0,4

...renverra 90 % dans une colonne formatée pour le pourcentage...

=5 + 4

...renverra 900 % dans une colonne formatée pour le pourcentage.

Copier une formule avec les options Glisser-remplir ou Remplir automatiquement

Si vous avez une formule que vous souhaitez utiliser dans plusieurs champs sans avoir à taper manuellement la formule dans chaque champ, utilisez les méthodes suivantes pour copier rapidement la formule dans d'autres zones de votre feuille :

  • Glisser-remplir : vous pouvez faire glisser le curseur depuis le coin inférieur droit d'un champ sélectionné pour copier une formule dans les champs contigus de la feuille. Au fur et à mesure que vous copierez, la formule changera automatiquement ses références de champ respectives.
  • Remplir automatiquement : vous pouvez demander à Smartsheet de copier automatiquement une formule dans de nouveaux champs adjacents verticalement qui entrent dans la feuille. Lorsqu'elle sera remplie automatiquement, la nouvelle formule modifiera automatiquement les références de ses champs respectifs.

Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, consultez les articles d'aide sur les options Glisser-remplir et Formatage et formules de remplissage automatique.
 


Domaines dans lesquels l'utilisation de formules est limitée

Ces champs ne peuvent pas contenir de formules :

  • Les champs de la Liste des contacts sont utilisés dans la gestion des ressources
  • Champs système (par exemple, Modifié par)
  • Colonnes par défaut (pièces jointes, commentaires, indicateur d'action de ligne)
  • Les champs suivants sont utilisés pour les interdépendances et la gestion des ressources :
    • Date de début
    • Date de fin
    • Durée
    • Prédécesseurs
    • % terminé

Vous ne pouvez pas créer de formules dans ces fonctions :

  • Formulaires
  • Demandes d’actualisation (les résultats des formules peuvent toujours être consultés dans les demandes d’actualisation, mais ils ne peuvent pas contenir de formules autonomes.)
  • Rapports (Les résultats des formules peuvent toujours être consultés dans les rapports, mais ils ne peuvent pas contenir de formules autonomes.)
  • Tableaux de bord (Les résultats des formules peuvent être visualisés dans les tableaux de bord, mais ceux-ci ne peuvent pas contenir de formules autonomes)

Les formules ne peuvent pas être modifiées à partir des fonctions suivantes dans Smartsheet :

  • Formulaires
  • Demandes d’actualisation (Les résultats des formules peuvent toujours être consultés dans les demandes d’actualisation, mais les formules ne peuvent pas être modifiées.)
  • Rapports (Les résultats des formules peuvent toujours être consultés dans les rapports, mais les formules ne peuvent pas être modifiées.)
  • Tableaux de bord (Les résultats des formules peuvent être consultés dans les tableaux de bord, mais les formules ne peuvent pas être modifiées.)

 

Définir des formules pour toutes les lignes avec des formules de colonne

Avec les formules de colonne, vous pouvez appliquer des calculs et des expressions uniformes à toutes les lignes de la feuille. Les formules de colonne s’appliqueront aussi automatiquement aux nouvelles lignes ajoutées n’importe où dans la feuille. Par exemple, vous pouvez : 

  • Suivre les écarts de date pour l’achèvement prévu et réel de toutes les tâches d’un projet.
  • Configurer une fonction INDEX pour remplir automatiquement les informations sur une ressource affectée, comme son intitulé, son service et son superviseur.
  • Calculer automatiquement les totaux pour les demandes de devis en fonction des informations soumises par le biais d’un formulaire de demande de devis.

Créer et modifier des formules de colonne

Pour créer une formule de colonne :

  1. Dans n’importe quelle cellule de la colonne souhaitée, écrivez la formule que vous souhaitez utiliser.

    REMARQUE : Les formules de colonne ne peuvent pas faire référence à des cellules ou à des plages avec des numéros de ligne spécifiques, comme les références absolues, les références de cellule spécifiques ou les plages de colonnes partielles. Utilisez plutôt @ligne, des références de colonne et des références de feuilles croisées.
     
  2. Après avoir écrit la formule, cliquez sur la cellule avec le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel et sélectionnez Convertir en formule de colonne

La formule sera appliquée à toutes les cellules de la colonne spécifiée. Elle sera automatiquement remplie dans toutes les nouvelles lignes ajoutées à la feuille.

Vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur n’importe quelle cellule de la colonne et sélectionner Modifier une formule de colonne ou Convertir en formule de cellule pour modifier ou supprimer la formule de colonne.

Limites de la formule de colonne

 

Seules les formules qui ne font pas référence à des numéros de ligne spécifiques peuvent être converties en formules de colonne. Utilisez le tableau suivant comme guide lors de la rédaction des formules de colonne :

Type de référence

Exemple

Pris en charge ?

@ligne

[Nom de la tâche]@ligne

Références de colonne

[Nom de la tâche]:[Nom de la tâche]

Références de feuilles croisées

{Colonne des noms de tâches}

Références de cellule

[Nom de la tâche]1

X

Références absolues

[Nom de la tâche]$1

X

Plages de colonnes partielles

[Nom de la tâche]1:[Nom de la tâche]12

X