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Preguntas frecuentes: Formularios de Smartsheet

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Utilice los formularios de Smartsheet para mejorar la forma de recopilar y utilizar los datos. Los formularios estandarizan la forma de recopilar los datos, de modo de agregar la información directamente en la hoja, donde puede aprovechar las demás herramientas de Smartsheet. Puede compartir un formulario con cualquier persona sin tener que otorgarle acceso a la hoja subyacente. 

¿Quién puede crear formularios?

Los propietarios o administradores de hojas con licencia pueden crear formularios.

Puede crear formularios con una Versión de prueba de Smartsheet, pero no podrá compartirlos.

Los planes de Negocios y Empresarial cuentan con opciones de imagen de marca y seguridad adicionales. 

¿Quién puede completar formularios?

Según la configuración de seguridad del formulario, cualquier persona puede completarlo: los remitentes de formularios no necesitan una licencia o inicio de sesión de Smartsheet. 
 
Algunas funciones de los formularios, como el envío sin conexión, el escaneo de códigos de barras y la geolocalización, solo están disponibles a través de la aplicación móvil de Smartsheet. Los usuarios no necesitan una licencia, pero deberán crear un inicio de sesión de Smartsheet para utilizar la aplicación.

¿Quién puede modificar un formulario que yo creé?

Todos los colaboradores con quienes se comparte la hoja a partir de la cual se generó el formulario pueden acceder a la pestaña de formularios en la hoja; sin embargo, solo los administradores y propietarios con licencia pueden realizar cambios en ellos. 
 
Todas las personas con las que se comparte la hoja pueden obtener el enlace del formulario y enviar dicho enlace a otros usuarios.

¿Cómo puedo facilitar el proceso de completado de mi formulario?

  • Ordene los campos de manera coherente y elimine aquellos que no necesitan datos. 

  • Agregue etiquetas o instrucciones específicas del formulario para que las personas sepan exactamente qué información deben proporcionar. 

  • Incluya validación para ayudar a la persona a proporcionar los datos correctos.

  • Considere usar valores predeterminados o parámetros de consulta para completar algunos campos previamente.

  • Utilice lógica condicional para controlar la visualización de los campos.

Si desea mostrar valores desplegables específicos según el valor de otro campo, cree una columna diferente para cada conjunto de valores desplegables.

¿Cómo me aseguro de que los datos que estoy recopilando son los que necesito?

  • ​​​​Marque un campo como obligatorio si no desea que alguien pueda enviar el formulario sin proporcionar un valor.
  • Garantice una recopilación de datos consistente restringiendo las entradas de campos (desplegables/fechas/casillas de verificación) o agregando validación de datos.

  • Puede tener más de un formulario en una hoja. Esto es de utilidad cuando desea lograr un mensaje diferente para cada público, pero quiere recopilar los datos en un solo lugar. 

  • Utilice lógica condicional o parámetros de consulta para volver a usar el mismo formulario en distintas situaciones. 

  • Para recopilar datos sin que el usuario del formulario pueda verlo ni cambiarlo, agregue un valor predeterminado o complete previamente con un parámetro de consulta y oculte el campo.

¿Cómo puedo usar mi propia imagen de marca en un formulario?

Si tiene un plan de Negocios o superior, puede utilizar su logotipo, sus colores y sus imágenes para personalizar un formulario. Consulte Personalizar el aspecto de un formulario.

¿Cómo puedo registrar en forma automática el momento en que se recibe el envío de un formulario?

Agregue una columna Fecha de creación del sistema a su hoja a fin de capturar de forma automática el momento en que se completó el formulario y se creó una nueva fila.

¿Cómo averiguo quién envió un formulario?

Los envíos de formularios son anónimos de manera predeterminada. Para capturar la información sobre quién está completando su formulario, cree una columna de contacto (sin valores completados previamente), establézcala como obligatoria y agregue validación de datos de correo electrónico.
 
De manera alternativa, considere agregar una columna Creado por del sistema a su hoja y cambiar la seguridad del formulario para exigir el inicio de sesión de Smartsheet a fin de capturar automáticamente quién completa el formulario. Tenga en cuenta que no podrá capturar en forma retroactiva quién completó el formulario antes de cambiar este ajuste de seguridad.
 

A modo de recordatorio, los usuarios que inician sesión en Smartsheet para completar su formulario no necesitan formar parte del plan de Smartsheet de su organización ni tener una licencia.

Incluso si exige un inicio de sesión para completar el formulario, los colaboradores no tendrán acceso a los datos enviados en la hoja subyacente, al menos que esta también se comparta con ellos.

 

¿Cómo puedo configurar correos electrónicos automáticos una vez que se completa un formulario?

Los flujos de trabajo automatizados pueden enviar correos electrónicos a contactos de su hoja en puntos de tiempo clave, como cuando el envío de un formulario crea una fila en su hoja o cuando se necesita información adicional según lo que se envió. 
 
Para usar un flujo de trabajo de notificaciones o solicitudes junto con un formulario, la dirección de correo electrónico de la persona que completó el formulario deberá recopilarse como valor de contacto durante el envío. 
 
Existen dos formas de recopilar estos datos:

  1. Definir una columna Contacto y hacer que el usuario proporcione su dirección de correo electrónico con validación de correo electrónico.
  2. Agregar una columna Creado por del sistema a la hoja y cambiar la seguridad del formulario para exigir que el usuario inicie sesión. 

 
Si la hoja no se comparte con el emisor del formulario, los permisos de automatización deben establecerse como irrestrictos. 

Para incluir un ID exclusivo en sus correos electrónicos, agregue una columna Número automático a su hoja e incluya ese dato en sus correos electrónicos automatizados.

 
¡No solo puede hacerlo con los correos electrónicos!

Las filas de formularios creadas recientemente pueden desencadenar flujos de trabajo automatizados a fin de asignar propietarios de tareas en forma inmediata, mover o copiar filas a otras hojas, iniciar un ciclo de aprobación, generar un documento de manera automática, etc. Consulte: Bloques de acción: especificar qué tipo de automatización se desencadena.

 

¿Cómo puedo revelar la información importante de manera automática según el contenido enviado?

Las fórmulas de la hoja subyacente pueden completar datos adicionales en la misma fila como un envío de formulario. Tenga en cuenta que primero debe enviarse el formulario, y luego la fórmula puede calcular en la fila de la hoja. 
 
Por ejemplo, su formulario nomina a empleados para un premio. Uno de los campos es un contacto para nominar. Es posible que los usuarios que envían el formulario no sepan quién es el gerente del nominado, pero necesitará esa información cuando sea el momento de elegir un ganador. 
 
En esta instancia, puede tener otra hoja de referencia con todos los empleados enumerados en una columna y sus gerentes enumerados en una segunda columna. Luego, puede usar una combinación INDEX(MATCH) como fórmula de columna para que se devuelva automáticamente el gerente a su hoja. 

¿Cómo puedo organizar las respuestas de formularios de forma sencilla?

  1. Desde la pestaña Configuración, puede elegir si los nuevos envíos de formularios se agregan en la parte superior o inferior de la hoja. Consulte: Administrar la visualización del formulario y las opciones de entrega. 

  2. Cree un informe de filas usando la hoja de envío del formulario como origen. Puede trabajar directamente desde el informe y usar la hoja como repositorio de datos.  

    En el informe, puede agrupar los envíos de formularios relacionados o usar la función de ordenamiento para garantizar que las filas nuevas aparezcan automáticamente en el orden de agrupamiento o clasificación correcto. 

¿Cómo puedo controlar a qué datos pueden acceder los emisores de formularios?

Sin acceso a ningún dato
Ajuste la configuración del formulario: de manera predeterminada, el formulario permite a los emisores el envío a ellos mismos en una respuesta. Los usuarios pueden marcar esta casilla y agregar sus correos electrónicos para obtener una copia de lo que enviaron, junto con las preguntas del formulario. Como creador del formulario, usted puede desactivar esta función. Consulte: Administrar la visualización del formulario y las opciones de entrega. 

Acceso de solo visualización a datos específicos
Publicar un informe de filas: cree un informe de filas y establezca un límite para las columnas y filas que los usuarios pueden ver.
 
Acceso de editor a datos específicos
Solicitudes de actualizaciones: puede establecer un flujo de trabajo de solicitud de actualización para solicitar cambios en una fila después del envío inicial del formulario. Esta es una excelente forma de colaborar con las personas con las que no debe compartirse la hoja. 
 
Vista dinámica: Si tiene alguna inquietud de seguridad, y no desea que vean las demás filas o columnas, defina una Vista dinámica. 
 
Informe de filas en una Workapp: Puede incluir informes en una Workapp sin que los colaboradores deban acceder a la hoja subyacente. 
 
Acceso a todos los datos
Comparta la hoja donde se recopilan los envíos de formularios, o publique la hoja para los usuarios que no poseen una cuenta de Smartsheet. 

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