Preguntas frecuentes: formularios de Smartsheet

Los propietarios o administradores de las hojas pueden crear formularios.

Puede crear formularios con una Versión de prueba de Smartsheet, pero no compartirlos.

Los planes de Negocios y Empresarial cuentan con opciones de imagen de marca y seguridad adicionales. 

Según la configuración de seguridad del formulario, cualquier persona puede completar un formulario, y los remitentes de los formularios no necesitan cuenta ni usuario de Smartsheet. 
 
Algunas funciones de los formularios, como el envío sin conexión, el escaneo de códigos de barras y la geolocalización, solo están disponibles a través de la aplicación para dispositivos móviles de Smartsheet. Los remitentes necesitan crear un usuario de Smartsheet para utilizar la aplicación.

Si desea limitar aún más quiénes pueden completar un formulario, pruebe alguna de las siguientes opciones:

• Agregue una columna Contraseña del formulario a su hoja, convierta ese campo en el primero del formulario y agregue lógica condicional, de modo que tenga que ingresar la contraseña correcta para ver el resto de las preguntas del formulario.
• Inserte el formulario en un panel de un widget de contenido web y compártalo con los colaboradores que desee.
• Trabaje con el departamento de TI para insertar el formulario en una página web que ya restrinja el acceso.

Los envíos de formularios se almacenan en la hoja. Cualquier persona con acceso a la hoja puede ver los envíos de formularios directamente en la hoja, encontrar el formulario en los resultados de búsqueda o copiar y compartir el enlace del formulario.

Hay tres maneras de acceder a los formularios:

Búsqueda 

Abra el ícono Buscar en el sector izquierdo y busque el formulario por nombre.

Menú de Formularios

En la hoja, seleccione Formularios > Administrar formularios.

Espacios de trabajo

Abra el panel del espacio de trabajo y busque los formularios en la hoja asociada para realizar cualquiera de las siguientes acciones:

• Ver, seleccionar y cargar el formulario
• En el menú de Formularios en el panel del espacio de trabajo:
  • Abra el formulario en una nueva pestaña con la URL del formulario publicado.
  • Copie la URL del formulario publicado directamente desde el espacio de trabajo.
  • Seleccione Editar para abrir el formulario en modo de generador.

Los envíos de formularios se almacenan en la hoja. Cualquier usuario que tenga acceso de administrador a la hoja con la que está asociado el formulario puede editar el formulario.

• Ordene los campos de manera coherente y elimine aquellos que no necesitan datos. 
• Agregue etiquetas o instrucciones específicas del formulario para que las personas sepan exactamente qué información deben proporcionar. 
• Incluya validación para ayudar a la persona a proporcionar los datos correctos.
• Considere usar valores predeterminados o parámetros de consulta para completar previamente ciertos campos.
• Utilice lógica condicional para controlar la visualización de los campos.

Si desea mostrar valores desplegables específicos según el valor de otro campo, cree una columna diferente para cada conjunto de valores desplegables.

• ​​​​Marque un campo como obligatorio si no desea que alguien envíe el formulario sin proporcionar un valor.
• Garantice una recopilación de datos coherente restringiendo entradas de campos (desplegables/fechas/casillas de verificación) o agregando validación de datos.
• Puede tener más de un formulario en una hoja. Esto es de utilidad cuando desea lograr un mensaje diferente para cada público, pero quiere recopilar los datos en un solo lugar. 
• Utilice lógica condicional o parámetros de consulta para volver a usar el mismo formulario en distintas situaciones. 
• Para recopilar datos sin que el usuario del formulario pueda verlo o cambiarlo, agregue un valor predeterminado o complételo previamente con un parámetro de consulta y oculte el campo.

Si tiene un plan de Negocios o superior, puede utilizar su logotipo, sus colores y sus imágenes para personalizar un formulario. Consulte Personalizar el aspecto de un formulario.

Agregue una columna Fecha de creación del sistema a su hoja para capturar de forma automática el momento en que se completó el formulario y se creó una nueva fila.

De manera predeterminada, los envíos de formularios son anónimos. Para capturar quiénes están completando su formulario, cree una columna Contactos (sin valores completados previamente), conviértala en obligatoria y agregue validación de datos de correo electrónico.
 
Como alternativa, puede agregar una columna Creado por del sistema a su hoja y modificar la seguridad del formulario para exigir el inicio de sesión de Smartsheet y capturar automáticamente quiénes completan el formulario. Tenga en cuenta que no podrá capturar de forma retroactiva quiénes completaron el formulario antes de cambiar esta configuración de seguridad.
 

A modo de recordatorio, los usuarios que inician sesión en Smartsheet para completar su formulario no necesitan formar parte del plan de Smartsheet de su organización ni tener una cuenta.

Incluso si exige un usuario para completar el formulario, los remitentes no tendrán acceso a los datos incluidos en la hoja subyacente, a menos que esta también se comparta con ellos.

Los flujos de trabajo automatizados pueden enviar correos electrónicos a contactos de su hoja en momentos clave, como cuando el envío de un formulario crea una fila en su hoja o cuando se necesita información adicional sobre lo que se envió. 
 
Para usar un flujo de trabajo de notificaciones de inserción móvil o solicitudes junto con un formulario, necesita recopilar la dirección de correo electrónico de la persona que completó el formulario como valor de contacto durante el envío. 
 
Hay dos formas de recopilar estos datos:

1. Definir una columna Contacto y hacer que el usuario proporcione su dirección de correo electrónico con validación de correo electrónico.
2. Agregar una columna Creado por del sistema a la hoja y cambiar la seguridad del formulario para exigir que el usuario inicie sesión. 
    

Si no compartirá la hoja con el remitente del formulario, debe establecer los permisos de automatización como irrestrictos. 

Para incluir una identificación exclusiva en sus correos electrónicos, agregue una columna Número automático a su hoja e incluya ese dato en sus correos electrónicos automatizados.
 

¡No solo puede hacerlo con los correos electrónicos!

Las filas de formularios creadas recientemente pueden desencadenar flujos de trabajo automatizados a fin de asignar propietarios de tareas de forma inmediata, mover o copiar filas a otras hojas, iniciar un ciclo de aprobación, generar un documento de manera automática, etc. Consulte el artículo “Action blocks: Specify what kind of automation is triggered”.

Las fórmulas de la hoja subyacente pueden completar datos adicionales en la misma fila como un envío de formulario. Tenga en cuenta que primero debe enviarse el formulario y, luego, la fórmula puede calcularse en la fila de la hoja. 
 
Por ejemplo, el objetivo del formulario es nominar empleados para un premio. Uno de los campos es un contacto para nominar. Es posible que los usuarios que envían el formulario no sepan quién es el gerente del nominado, pero necesitará esa información cuando sea el momento de elegir un ganador. 
 
En esta instancia, puede tener otra hoja de referencia con todos los empleados enumerados en una columna y sus gerentes enumerados en una segunda columna. Luego, puede usar una combinación INDEX(MATCH) como fórmula de columna para que arroje automáticamente el gerente en su hoja. 

1. En la pestaña Configuración, puede elegir si los nuevos envíos de formularios deben agregarse en la parte superior o inferior de la hoja. Consulte el artículo Administrar las opciones de visualización y envío de formularios. 
2. Cree un informe de filas usando la hoja de envío del formulario como origen. Puede trabajar directamente desde el informe y usar la hoja como repositorio de datos.  
   
   En el informe, puede agrupar los envíos de formularios relacionados o usar la función ordenar para garantizar que las filas nuevas aparezcan automáticamente en el orden de agrupamiento o clasificación correcto. 

Sin acceso a los datos
Ajustar la configuración del formulario: De manera predeterminada, el formulario les permite a los remitentes enviarse una copia de la respuesta a ellos mismos. Los usuarios pueden marcar esta casilla y agregar sus correos electrónicos para obtener una copia de lo que enviaron, junto con las preguntas del formulario. Como creador del formulario, usted puede desactivar esta función. Consulte el artículo “Manage form display and submission options”. 

Acceso de visualización a datos específicos
Publicar un informe de filas: Cree un informe de filas y limite las columnas y filas que pueden ver los usuarios.
 
Acceso de editor a datos específicos
Solicitudes de actualización: Puede establecer un flujo de trabajo de solicitudes de actualización para solicitar cambios en una fila después del envío inicial del formulario. Esta es una excelente forma de colaborar con las personas con las que no debe compartirse la hoja. 
 
Vista de Dynamic View: Si tiene alguna inquietud de seguridad y no quiere que las personas vean otras filas o columnas, defina una vista de Dynamic View. 
 
Informe de filas en una WorkApp: Puede incluir informes en una WorkApp sin que los colaboradores deban acceder a la hoja subyacente. 
 
Acceso a todos los datos
: Comparta la hoja donde se recopilan los envíos de formularios, o bien publique la hoja para los usuarios que no tienen una cuenta de Smartsheet. 

Los datos (incluidos los archivos adjuntos) que se envían a través de formularios de Smartsheet están cifrados de extremo a extremo. Smartsheet utiliza protecciones estándares de la industria contra la inyección de XSS y SQL, y limita la carga de archivos ejecutables de los usuarios. 

Una vez que los datos están en la hoja, quedan limitados por los permisos de uso compartido de la hoja y las políticas de salida de datos de la organización.

No recopile (ni proporcione) información a través de un formulario de Smartsheet que sus colaboradores de hojas no deberían tener o compartir, como contraseñas o información de tarjetas de crédito, y use su criterio antes de abrir una URL que se ofrezca a través de un formulario. 

Considere usar Dynamic View si la hoja contiene columnas que no deberían estar visibles para todos los colaboradores.