Preguntas frecuentes: Formularios de Smartsheet

Los siguientes artículos pueden ayudarlo a comprender mejor cómo configurar un formulario desde cero:

1. Crear y editar un formulario
2. Establecer la configuración y las opciones de formato
3. Revisar y compartir un formulario
4. Gestionar las respuestas de los formularios y presentar las perspectivas a las partes interesadas

Puede acceder a los formularios de las siguientes tres maneras:

1. Administrador de formularios

Abra la hoja de ingreso y seleccione Formularios > Administrar formularios para encontrar todos los formularios activos e inactivos conectados a esa hoja.

2. Espacios de trabajo

1. Vaya a Inicio > Espacios de trabajo y busque el espacio de trabajo en el que se encuentra el formulario activo.

2. Una vez que se abre el panel del espacio de trabajo, seleccione la hoja conectada al formulario para mostrar el formulario debajo de ella.

3. Vea, seleccione y cargue el formulario.

    

Desde el menú de tres puntos del formulario en el panel del espacio de trabajo, puede hacer lo siguiente:

1. Abrir el formulario en una nueva pestaña con la URL del formulario publicado
2. Copiar el enlace del formulario directamente desde el espacio de trabajo
3. Editar el formulario

3. Búsquedas

Abra el ícono Buscar   en el sector izquierdo y busque el formulario activo por nombre.

• Los propietarios y administradores de hojas pueden crear y editar formularios.

• Los colaboradores con acceso de administrador a la hoja pueden editar formularios compartidos.

• Los usuarios que utilizan la versión de prueba de Smartsheet pueden crear formularios, pero no pueden compartirlos.

Los usuarios de planes de Negocios y Empresariales obtienen características de marca y seguridad personalizadas.

• Ordene sus campos de una manera que tenga sentido.
• Agregue etiquetas de campo o instrucciones claras específicas del formulario.
• Utilice la validación de campos para ayudar a la persona a proporcionar los datos correctos.
• Rellene previamente los campos con valores predeterminados o parámetros de consulta.

Utilice lógica condicional para controlar la visualización de los campos.

Configuración predeterminada: No proporcionar acceso a sus datos

De forma predeterminada, los remitentes pueden enviarse por correo electrónico una copia de sus respuestas y las preguntas seleccionando la casilla de verificación Enviarme una copia de mis respuestas. Como creador del formulario, usted puede desactivar esta función.

Para hacerlo, abra la pestaña Configuración en el generador de formularios y desmarque la opción Permitir que el remitente envíe por correo electrónico una copia de la entrega del formulario.

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Para obtener más información, consulte Administrar las opciones de visualización y envío de formularios.

Proporcione acceso de solo lectura a datos específicos.

Cree un informe de filas y limite qué columnas y filas pueden ver sus usuarios. Cuando esté listo para compartirlo, puede publicarlo de la siguiente manera:

1. Seleccione Archivo > Menú o seleccione el botón Compartir en el área superior derecha de la pantalla.

Debe ser propietario o administrador para ver el botón Compartir. De lo contrario, las opciones del botón variarán.

2. Seleccione Informe.
3. En el campo Invitar a personas y grupos , escriba la dirección de correo electrónico del usuario o grupo.
4. Seleccione el nivel de permisos que desea asignar a cada uno de ellos.
5. (Opcional) Seleccione Personalizar mensaje para adaptar el mensaje de invitación.
6. Seleccione Compartir.

Proporcione acceso de edición a datos específicos

Hay varias formas en las que puede compartir datos mientras restringe el acceso.

1. Solicitudes de actualización

Puede configurar un flujo de trabajo de solicitud de actualización para solicitar cambios en una fila después del envío inicial del formulario. Esta es una buena manera de colaborar con personas que no necesitan tener acceso a la hoja.

Para automatizar las solicitudes de actualización, haga lo siguiente:

1. En la barra de menú, seleccione Automatización > Crear a partir de plantilla.
2. Seleccione Solicitar una actualización cada semana.
3. Seleccione Usar plantilla.
4. Personalice la plantilla según sea necesario.

2. Dynamic View

Si le preocupa la seguridad y no quiere que las personas vean otras filas o columnas, cree una vista de Dynamic View para compartir secciones de su hoja o informe sin compartir la hoja de origen subyacente.

3. Informe de filas en una WorkApp

Cuando crea una WorkApp, puede incluir informes. De esta manera, puede compartir datos con los colaboradores sin que necesiten acceder a la hoja subyacente.

Proporcione acceso a todos los datos

Comparta la hoja en la que recopila las entregas de los formularios. Si alguna de las personas con las que desea compartir los datos no tiene una cuenta de Smartsheet, puede publicar la hoja para que puedan acceder a ella.

• Marque un campo como requerido si no desea que alguien envíe el formulario sin proporcionar un valor.
• Garantice una recopilación de datos coherente restringiendo entradas de campos (desplegables/fechas/casillas de verificación) o agregando validación de datos.
• Puede tener más de un formulario en una hoja. Esto es útil si desea enviar un mensaje diferente a cada público, pero quiere recopilar los datos en un solo lugar.
• Utilice lógica condicional o parámetros de consulta para volver a usar el mismo formulario en distintas situaciones.

Para recopilar datos sin que el usuario del formulario pueda ver o cambiar un campo, agregue un valor predeterminado o complételo previamente con un parámetro de consulta y ocúltelo.

Los envíos de formularios son anónimos de forma predeterminada, y los remitentes no tienen acceso a los datos incluidos en su hoja subyacente a menos que los compartan con otras personas.

Puede recopilar información sobre quién está completando su formulario y cuándo lo hizo de dos maneras.

1. Agregue una columna Creado por del sistema a la hoja y cambie la seguridad del formulario para exigir que se inicie sesión en Smartsheet. De esta manera, se recopila información sobre quién completa el formulario.
2. Si desea realizar un seguimiento de cuándo un remitente completó su formulario, agregue una columna Fecha de creación a su hoja. Esta columna realiza un seguimiento de cuándo se completó el formulario y cuándo se creó una nueva fila.

No puede recopilar información retroactiva sobre quién completó el formulario antes de establecer esta configuración de seguridad.

3. Cree una columna de contacto (sin valores completados previamente), haga que sea obligatoria y agregue validación de datos de correo electrónico.

Si le pide a alguien que inicie sesión para completar su formulario, no es necesario que forme parte de su plan de Smartsheet para acceder a él. 

Cualquier persona que tenga el enlace del formulario puede enviarlo; no es necesario iniciar sesión.

Cualquiera puede completar un formulario sin tener que iniciar sesión en Smartsheet. Sin embargo, puede establecer ajustes de seguridad adicionales y restringir quiénes pueden acceder a su formulario solicitando que inicien sesión en su cuenta de Smartsheet. El administrador del sistema establece la seguridad adicional en el generador de formularios.

Algunas características del formulario, como el envío sin conexión, el escaneo de códigos de barras y la geolocalización, solo están disponibles a través de la aplicación para dispositivos móviles de Smartsheet. Los remitentes deben crear un usuario de Smartsheet para usar la aplicación.

Para limitar aún más quiénes pueden completar un formulario, puede probar una de las siguientes opciones:

• Agregue una contraseña al formulario. Incluya una columnaContraseña del formulario en su hoja y haga que ese campo sea el primer campo de su formulario. Luego, agregue lógica condicional al formulario para que pueda ingresar la contraseña correcta y ver el resto de las preguntas del formulario.
• Inserte el formulario en un panel. Utilice un widget de contenido web para agregar la URL del formulario y compartir ese panel con los colaboradores que desee.
• Inserte el formulario en su sitio web. Trabaje con el departamento de TI para insertar el formulario en una página web que ya restrinja el acceso.

Los formularios tienen configuraciones de seguridad que establece su propietario. Puede identificar si su envío es anónimo o no cuando accede a un formulario de la siguiente manera:

• Si se le pide que inicie sesión para acceder a un formulario, su dirección de correo electrónico aparecerá en la hoja de ingreso a la que está conectado el formulario. 

• Si al acceder a un formulario a través de su URL se lo dirige directamente a este, entonces su envío es confidencial y el propietario no puede asociarlo con usted. 

Las respuestas se agregan como filas nuevas a la hoja subyacente. Luego, esas respuestas se pueden revisar, automatizar, usar en informes o compartir de forma personalizada con Dynamic View.

Puede almacenar los envíos de formularios en una hoja. 

Cualquier persona con acceso a la hoja puede ver los envíos de formularios directamente en la hoja, encontrar el formulario en los resultados de búsqueda o copiar y compartir el enlace del formulario.

1. Utilice la pestaña Configuración para definir si desea que los nuevos envíos de formularios aparezcan en la parte superior o inferior de la hoja. 
   
   Consulte el artículo“Administrar las opciones de visualización y envío de formularios” para obtener más información.
2. Cree un informe de filas usando la hoja de envío del formulario como origen. Puede trabajar directamente desde el informe y usar la hoja como repositorio de datos.  
   
   En el informe, puede agrupar los envíos de formularios relacionados o usar la función de ordenar para asegurarse de que las nuevas filas aparezcan automáticamente en la agrupación o el orden correctos.

Newly created rows from forms can trigger automated workflows to immediately assign task owners, move or copy rows to other sheets, kick off an approval cycle, automatically generate a document, and more.

Consulte el artículo “Bloques de acción: especifique qué tipo de automatización se desencadena” para obtener más información.

Flujos de trabajo de solicitudes de actualización y aprobación

Puede usar flujos de trabajo automatizados para enviar solicitudes de actualización y aprobación y enviar correos electrónicos una vez que el formulario tenga un nuevo envío.

Puede configurar flujos de trabajo automatizados para enviar correos electrónicos a los contactos de su hoja cuando se desencadenan eventos clave, como un nuevo envío o la necesidad de más información en función de las respuestas del formulario.

Flujos de trabajo de notificación o solicitud

Para usar un flujo de trabajo de notificación o solicitud junto con un formulario, necesita la dirección de correo electrónico de la persona que completó el formulario. Pídales que lo incluyan como valor de contacto en el momento del envío.

Existen dos formas de recopilar estos datos:

1. Definir una columna Contacto y hacer que el usuario proporcione su dirección de correo electrónico con validación de correo electrónico.
2. Agregar una columna Creado por del sistema a la hoja y cambiar la seguridad del formulario para exigir que el usuario inicie sesión.

Considere también lo siguiente:

• Si no desea compartir el remitente del formulario en su hoja, establezca los permisos de automatización en sin restricciones.
• Para incluir una identificación exclusiva en sus correos electrónicos, agregue una columna Número automático a su hoja e incluya ese dato en sus correos electrónicos automatizados.

Las fórmulas de la hoja subyacente pueden completar datos adicionales en la misma fila como un envío de formulario. Envíe el formulario primero para que la fórmula pueda ejecutarse en la fila seleccionada de la hoja.

Por ejemplo, imagine que crea un formulario para que las personas nominen a otros empleados para un premio. Uno de los campos es un contacto para nominar. Es posible que los usuarios que envían el formulario no sepan quién es el gerente del nominado, pero necesita esa información cuando sea el momento de elegir un ganador.

En esta instancia, puede tener otra hoja de referencia con todos los empleados enumerados en una columna y sus gerentes enumerados en una segunda columna. Podría usar una combinación INDEX(MATCH) como una fórmula de columna para mostrar automáticamente el gerente en su hoja.

Los datos (incluidos los adjuntos) que se envían a través de formularios de Smartsheet están cifrados de extremo a extremo. Smartsheet utiliza protecciones estándar de la industria contra la inyección de XSS y SQL, y limita la carga de archivos ejecutables de los usuarios.

Una vez que los datos están en la hoja, quedan limitados por los permisos de uso compartido de ella y las políticas de salida de datos de la organización.

No recopile (ni proporcione) información a través de un formulario de Smartsheet que sus colaboradores de hojas no deberían tener o compartir, como contraseñas, números de seguro social o información de tarjetas de crédito.

Utilice su criterio antes de abrir una URL proporcionada a través de un formulario.

Considere usar Dynamic View si la hoja contiene columnas que no deberían ser visibles para todos los colaboradores.

Si tiene permisos de propietario en una hoja con un formulario y deja de ser un usuario de pago, la lógica condicional deja de funcionar.

Si una hoja termina en un estado en el que nadie de su organización tiene permisos de propietario, el formulario se vuelve completamente inaccesible. Una práctica recomendada para evitar que esto suceda es compartir la hoja con alguien de su organización y convertirlo en propietario. 

Si tiene permisos de propietario en una hoja con un formulario y deja de ser un usuario de pago, la lógica condicional deja de funcionar. 

Si una hoja termina en un estado en el que nadie de su organización tiene permisos de propietario, el formulario se vuelve completamente inaccesible.

1. Abra la hoja conectada a su formulario.
2. En el menú superior, seleccione Formularios > Administrar formularios.
3. Busque el formulario que desea eliminar, seleccione el menú kebab   y haga lo siguiente:
   • Si está en la vista de tabla, seleccione Eliminar formulario.
   • Si está en la vista de cuadrícula, seleccione Eliminar.

Obtenga más información sobre las vistas de hoja.