Aplica a
- Pro
- Business
- Enterprise
Capacidades
¿Quiénes pueden usar esta capacidad?
Debe ser un usuario con licencia y tener permisos de propietario, administrador o editor en la hoja para crear flujos de trabajo.
Los usuarios con permisos de editor solo pueden crear, editar o eliminar alertas o recordatorios si ellos mismos son los destinatarios.
Obtenga información sobre permisos de flujos de trabajo.
Bloques de acción: especificar qué automatización se desencadena
Con un bloque de acción, elija qué tipo de automatización ejecuta su flujo de trabajo cuando se desencadena.
Hay cuatro tipos de flujos de trabajo, y cada uno tiene diferentes tipos de acción. Utilice las siguientes tablas a modo de referencia para los tipos de acciones de los flujos de trabajo.
Tipos de acción de notificación
| Utilizar este tipo de alerta o acción | En esta situación | Ejemplo(s) |
|---|---|---|
| Alertar a alguien |
| Creó un flujo de trabajo para recibir alertas cuando un campo Estado se establece como Bloqueado. |
| Alertar a un canal de Microsoft Teams |
| Creó un flujo de trabajo para enviar alertas al canal de Microsoft Teams de su equipo cuando se agrega una nueva entrada de formulario a su hoja. |
| Alertar a un canal de Slack |
| Creó un flujo de trabajo para enviar alertas al canal de Slack de su equipo cuando una tarea se etiqueta como Urgente. |
Tipos de acción Solicitudes de actualización y aprobación
| Utilizar este tipo de alerta o acción | En esta situación | Ejemplo(s) |
|---|---|---|
| Solicitud de actualización |
| Su gerente creó un flujo de trabajo para solicitar a las personas asignadas a la tarea que actualicen la columna Fecha de inicio cuando el estado de una fila cambia a En curso. |
| Solicitud de aprobación |
| Creó un flujo de trabajo para pedirle al revisor de contenido que apruebe o rechace el borrador cuando este se etiqueta como Completo. El equipo de marketing creó un flujo de trabajo para pedirle al equipo de finanzas que revise y apruebe o rechace la solicitud cuando el costo de un elemento de trabajo supere el monto proyectado. |
Tipos de acción Cambios de la hoja
| Utilizar este tipo de alerta o acción | En esta situación | Ejemplo(s) |
|---|---|---|
| Asignar personas | Asignar una o más personas a un elemento de trabajo cuando se alcance una fecha o cuando se agregue o modifique una fila | Creó un flujo de trabajo para asignar tareas al equipo de derivaciones cuando un elemento de trabajo se etiqueta como Urgente. |
| Cambiar valor de celda | Cambiar los datos en estas columnas cuando se cumplan ciertas condiciones:
| Configuró la hoja para marcar la columna de lista de verificación Completo cuando un usuario establezca la columna Estado de aprobación como Aprobado. |
| Registrar una fecha | Registrar la fecha actual en el campo elegido cuando se desencadene un flujo de trabajo | Configuró la hoja para registrar la fecha actual cuando una tarea se marca como Completa. |
| Borrar valor de celda | Eliminar el contenido de un campo cuando se cumplen ciertas condiciones | Creó un flujo de trabajo para eliminar contenidos. |
| Bloquear filas | Evitar que se realicen ediciones posteriores una vez que se aprueba o completa un elemento, o luego de un momento determinado | Configuró la hoja para bloquear una fila cuando el valor de la columna Estado de revisión se establece como En curso. |
| Desbloquear filas | Permitir que los usuarios editen filas solo cuando se completen los pasos de los requisitos previos | Configuró la hoja para desbloquear una fila cuando el valor de la columna Estado de revisión se establece como Completo. |
Tipos de acción Flujos de trabajo hoja a hoja
| Utilizar este tipo de alerta o acción | En esta situación | Ejemplo(s) |
|---|---|---|
| Mover filas |
| El equipo de aprendizaje electrónico creó un flujo de trabajo para eliminar solicitudes que no deberían estar en la hoja de ingreso de su equipo. Si reciben solicitudes para el equipo de marketing, el flujo de trabajo mueve la tarea a la hoja de ingreso de ese departamento. |
| Copiar filas |
| Tiene una hoja donde se registran todas las tareas completadas. Para reducir el trabajo manual, creó un flujo de trabajo para copiar filas a esa hoja cuando las filas de su archivo primario estén etiquetadas como Completas. |
Puede cambiar la acción que seleccionó; simplemente vaya al ícono Menú en la esquina superior derecha del bloque.
Para evitar bucles de aprobación infinitos, las celdas que contengan fórmulas entre hojas o enlaces de celdas no desencadenarán una automatización que modifique automáticamente la hoja (Mover fila, Copiar fila, Bloquear fila, Desbloquear fila, Solicitud de aprobación, Registrar una fecha, Asignar personas, Cambiar celda, Borrar celda, Generar documento). Para solucionar este problema, use la automatización basada en el tiempo o flujos de trabajo de periodicidad.
Seleccionar destinatarios
Configure el bloque de acción para cerciorarse de que las alertas y solicitudes se envíen a las personas relacionadas con un elemento de trabajo específico. Puede configurarlas para que se envíen a los siguientes individuos:
- Personas en el campo Contacto para dicha fila (por ejemplo: el destinatario de la asignación)
- Cualquier persona con uso compartido en la hoja
- Personas indicadas de forma manual
- Miembros de un canal en una aplicación de terceros, como Slack o Microsoft Teams
Personalizar mensaje de alerta
Puede personalizar el mensaje de alerta para que los destinatarios reciban solo la información que necesitan saber. En la sección Personalizar mensaje, puede controlar qué campos aparecen y editar el asunto y el mensaje.
No recibí las alertas que configuré para mí
Es posible que las notificaciones de su hoja estén desactivadas. Para solucionarlo, active las notificaciones para los cambios en la hoja. ¿No sabe cómo hacerlo? Lea el artículo Desencadenar flujos de trabajo automatizados sobre los cambios que efectúa.