Compartir hojas, informes y paneles

Comience a colaborar con los demás al compartir elementos de Smartsheet (hojas, informes o paneles) o al confirmar una solicitud de uso compartido de un miembro del equipo.

El mejor método para compartir dependerá de la cantidad de elementos que quiera compartir y la cantidad de personas con las que quiera compartirlos:

Para acceder a una guía visual sobre el uso compartido en Smartsheet, consulte la Infografía: Explicación de tipos de usuarios y permisos de uso compartido.

En este artículo

CONSEJO: Una vez que se comparten sus elementos, puede obtener más información sobre las prácticas recomendadas aquí: Más sobre qué esperar aquí: Trabajar con varias personas en una hoja al mismo tiempo.


Descripción general de los niveles de permiso y uso compartido

Cuando comparta un elemento con alguien, esa persona deberá iniciar sesión en Smartsheet para acceder a él. Puede controlar el nivel de acceso que tiene una persona a través del nivel de permisos de uso compartido que elija: Observador, Editor o Administrador. Puede dejar de compartir un elemento o cambiar el nivel de permiso de un colaborador en cualquier momento.

Compartir informes: También debe compartir hojas fuente 

Si descubre que un informe difiere del informe que ha compartido con otra persona, es decir, le falta información o está en blanco, es probable que no haya compartido la totalidad de las hojas fuente con dicha persona. 

Por cuestiones de seguridad, el informe no brinda acceso a las hojas que no se han compartido aún con un usuario. Por ejemplo, puede compartir un informe vinculado a tres hojas con un colaborador que solo tiene acceso a una de ellas. Cuando el colaborador abra el informe, solo verá las filas extraídas de la única hoja a la que se les otorgó uso compartido. Si no se le comparten hojas al colaborador, su versión del informe estará en blanco.

CONSEJOS:

  • Si quiere compartir un informe con alguien que no tiene acceso a las hojas fuente, puede publicar el informe y compartir el enlace. Para obtener más información sobre cómo publicar, consulte el artículo Publicar una hoja, un informe o un panel.
  • También puede insertar el informe como widget en un panel. Para obtener más información sobre el widget Informe, consulte el artículo Tipos de widget para paneles de Smartsheet.

Controles de uso compartido del Administrador del sistema o del Administrador de grupos

Un Administrador del sistema puede eliminar a un usuario de la acción de compartir elementos propiedad de usuarios con licencia de dicha cuenta. Para obtener más información, consulte Cómo administrar usuarios en un plan de usuarios múltiples.

Un Administrador de grupo puede eliminar a un miembro de un grupo para eliminarlo también de todos los elementos compartidos con dicho grupo. Para obtener más información, consulte Cómo administrar y usar grupos de contactos de Smartsheet.


Compartir un elemento de Smartsheet

Personas con uso compartido con permisos de Propietario, Administrador y Editor: pueden compartir tienen la capacidad de compartir elementos de Smartsheet.

NOTA: Si el elemento está ubicado en un espacio de trabajo, puede compartir el elemento individual o la totalidad del espacio de trabajo. Para obtener más información, consulte la sección Cómo compartir un elemento de un espacio de trabajo más adelante en este artículo.

  1. Haga clic en el botón Compartir ubicado en la parte superior del elemento.

    botón-compartir
    Si no ve el botón Compartir, haga clic en el icono de la flecha desplegable, ubicado en el extremo superior derecho de la ventana de Smartsheet.
    mostrar-uso-compartido-de-barra-de-menús
    Aparecerá el formulario de uso compartido. Si el elemento no se ha compartido con nadie, verá los Detalles de la invitación.
    Formulario de uso compartido de hoja

    Si, en ese momento, hay otras personas con uso compartido, verá una lista de los Colaboradores existentes que aparece de manera predeterminada. (Haga clic en Detalles de la invitación si desea visualizarlos).
    Ventana para compartir

    CONSEJO: Todos los colaboradores con uso compartido pueden utilizar el enlace de hoja seguro para abrirla directamente. Analice la posibilidad de marcar el enlace como favorito para acceder con mayor rapidez al elemento. Al utilizar el enlace, se lo invitará a iniciar sesión en Smartsheet (si todavía no lo ha hecho) para poder acceder a la hoja.

  2. En el campo Invitar colaboradores, ubicado en la parte superior, escriba las direcciones de correo electrónico de las personas o los grupos con quienes desea compartir el elemento. Separe las distintas direcciones de correo electrónico con una coma o un punto y coma.
  3. Seleccione un nivel de Permisos. Para acceder a un análisis detallado de las funciones disponibles para cada nivel de permiso, consulte nuestro artículo Niveles de permiso de uso compartido.
  4. Haga clic en Compartir.

Se les asignará a los colaboradores el uso compartido del elemento y recibirán una notificación, en caso de que haya optado por enviarla. El formulario Uso compartido se actualiza para mostrarle la lista de Colaboradores con uso compartido, incluidos los que acaba de agregar.

CONSEJO: Puede asegurarse de que un colaborador vea un elemento con la misma vista y filtros aplicados al enviarles la URL desde la barra de direcciones de su explorador. (Obtenga más información sobre las vistas).

Más opciones de uso compartido

Si quiere colaborar o compartir datos sin compartirles a las personas directamente sus elementos de Smartsheet, puede recurrir a alguna de las siguientes opciones:

  • Publicar: Si quiere compartir elementos de Smartsheet con personas que no tengan cuentas de Smartsheet, puede enviarles un enlace de publicación. Los elementos publicados de Smartsheet son dinámicos, de manera tal que los datos siempre están actualizados. Consulte Publicar una hoja, un informe o un panel para obtener más información sobre las publicaciones.
  • Enviar como adjunto: Si quiere compartir un archivo Excel o PDF estático de un elemento de Smartsheet, puede enviarlo por correo electrónico como adjunto con la función Enviar como adjunto. También puede enviar por correo electrónico datos de fila específicos a otras personas, que pueden resultar de utilidad si precisan información sobre una tarea o grupo de filas específicos en una hoja amplia. Para obtener más información, consulte Compartir información de la hoja en un correo electrónico.
  • Utilizar un formulario: Si quiere recopilar información de distintas personas, utilice un formulario. Los formularios permiten que las personas añadan nuevas filas a su hoja en función de los envíos de formularios sin acceso directo de uso compartido. Para obtener más información, consulte Recopilar información con un formulario.
  • Utilizar alertas y acciones: Si necesita compartir datos específicos para notificar de manera automática a las personas respecto de cambios en sus hojas, enviar recordatorios de fechas de vencimiento o solicitar actualizaciones o aprobaciones automáticas, utilice Alertas y Acciones. La información sobre Alertas y Acciones se incluye en nuestro artículo de ayuda Cómo automatizar los procesos de trabajo con Alertas y Acciones.

Compartir un elemento desde un espacio de trabajo

Cuando hay una hoja, un informe o un tablero en un espacio de trabajo, esto está disponible para quienes tengan permiso de uso compartido para dicho espacio de trabajo. Incluso cuando se encuentre en un espacio de trabajo, el elemento puede compartirse a nivel del elemento para que quienes no tengan acceso al espacio de trabajo puedan acceder al elemento de todos modos.

Debe tener permisos de Propietario, Administrador o Editor: puede compartir permisos en el elemento para compartirlo. (Del mismo modo, para compartir un espacio de trabajo, deberá tener permiso de Propietario, Administrador o Editor: puede compartir el permiso de un espacio de trabajo).

Le mostramos cómo puede otorgarle a alguien acceso a un elemento ubicado en un espacio de trabajo:

  1. Haga clic en el icono Menú, ubicado en el extremo superior izquierdo de la ventana de Smartsheet, para abrir el panel de la izquierda.
  2. Desde Inicio > Espacios de trabajo, haga clic en el espacio de trabajo que contiene el elemento.
  3. Haga clic con el botón derecho del mouse en el nombre del elemento y en Compartir para abrir el formulario Uso compartido.
  4. Haga clic en la casilla Invitar colaboradores y escriba o seleccione los contactos.

    Verá el texto Esta hoja, este informe o este panel están en un espacio de trabajo. Si tiene permisos en relación con el espacio de trabajo, también verá el nombre del espacio de trabajo.

    Formulario de uso compartido de la hoja. Esta hoja se encuentra en un espacio de trabajo rodeado por un círculo.
     
  5. Para compartir el elemento solamente, haga clic en Compartir. Para compartir el espacio de trabajo, haga clic en Compartir espacio de trabajo.

Cuando se comparten elementos y espacios de trabajo, verá el icono Imagen del uso compartido del espacio de trabajoCompartido con la hoja, el informe o el panel a través del espacio de trabajo y el icono Icono de Compartido solo con la hojaCompartido con la hoja, el informe o el panel únicamente junto a los niveles de permiso en la sección Colaboradores del formulario de uso compartido. Estos iconos lo ayudan a distinguir de qué manera se compartió el elemento con los distintos colaboradores.


Configurar una vista predeterminada de uso compartido

Si es propietario de la hoja o tiene permisos de uso compartido de nivel de Administrador, puede asegurarse de que toda persona que tenga uso compartido respecto de su hoja la visualice tal como usted desea mediante la aplicación de una vista y un filtro predeterminados. Defina una vista predeterminada, por ejemplo, para colaboradores con uso compartido recientemente asignado para que puedan abrir una hoja directamente en la Vista de tarjeta con filtros aplicados para mostrar solamente las tareas de prioridad elevada.

NOTA: Deberá crear un filtro guardado antes de definir un filtro predeterminado. Para obtener más información sobre el proceso de crear filtros, consulte nuestro artículo sobre Cómo usar filtros para mostrar u ocultar datos de la hoja.

Para configurar una vista predeterminada de la hoja:

  1. Haga clic en el botón Compartir ubicado en la parte superior del elemento para mostrar la ventana Uso compartido.
    Ventana para compartir
  2. Seleccione Colaboradores para mostrar la lista de usuarios de Smartsheet que, actualmente, poseen uso compartido de la hoja.
     
  3. A la derecha de la Vista predeterminada, seleccione Editar.

    Aparece el formulario Vista predeterminada.

    vista predeterminada
     
  4. En Vista, seleccione Vista de cuadrícula, Vista de tarjeta, Vista de Gantt o Vista de calendario. También puede seleccionar un filtro predeterminado y carriles de Vista de tarjeta específicos, si así lo desea.

    NOTA: Deberá crear un filtro compartido antes de definir un filtro predeterminado. Para obtener más información sobre el proceso de crear filtros, consulte nuestro artículo sobre Cómo usar filtros para mostrar u ocultar datos de la hoja.
     
  5. Haga clic en Guardar.

CONSEJO: Puede asegurarse de que un colaborador vea un elemento con la misma vista y filtros aplicados al enviarles la URL desde la barra de direcciones de su explorador. (Obtenga más información sobre las vistas).


Cómo quitar a un colaborador o cambiar los niveles de permiso

El propietario y los colaboradores del elemento con acceso de administrador a dicho elemento pueden eliminar a otros o modificar sus niveles de permiso. Los editores también pueden tener esta capacidad si se les dio permiso para compartir el elemento cuando se los invitó.

  1. Haga clic en el botón Compartir ubicado en la parte superior del elemento.

    Si no ve el botón Compartir, haga clic en el icono de la flecha desplegable, ubicado en el extremo superior derecho de la ventana de Smartsheet.
    mostrar-uso-compartido-de-barra-de-menús

  2. En el formulario de Uso compartido, desplace el mouse sobre el nombre de la persona que desea eliminar o modificar para destacar la fila y elija una de estas opciones:
    • Cambiar permisos: Seleccione un nuevo nivel de permiso de la lista desplegable. Tenga en cuenta que no puede proporcionarle a otro colaborador un nivel de acceso superior al suyo (es decir, alguien con nivel de permiso de editor no puede promover a otra persona con nivel de permiso de editor y asignarle acceso de nivel de administrador).
    • Eliminar del uso compartido: Haga clic en la X ubicada en el extremo derecho de la fila de nivel de permiso.

      La persona dejará de tener acceso al elemento. Si deja de compartir con alguien en el preciso momento en que esa persona está visualizando el elemento, dicha persona recibirá un mensaje de error la próxima vez que intente guardar o actualizar el elemento.

      NOTA: Si ve el icono Imagen del uso compartido del espacio de trabajoUso compartido a través del espacio de trabajo junto al nivel de permiso correspondiente a un colaborador, esto significa que el colaborador tiene acceso al elemento a través de un espacio de trabajo. Al hacer clic en la X se eliminarán los permisos del colaborador del espacio de trabajo. Para obtener más información sobre cómo compartir un espacio de trabajo, consulte la sección Uso compartido del espacio de trabajo.

      En la sección Colaboradores, verá el icono Imagen del uso compartido del espacio de trabajoUso compartido a través de un espacio de trabajo o el iconoIcono de Compartido solo con la hojaCompartido con... solamente junto a los niveles de permiso. Estos iconos lo ayudan a distinguir de qué manera se compartió el elemento con los distintos colaboradores.

Solicitud para compartir

En algunos casos, al intentar abrir un elemento, aparecerá un mensaje emergente que dirá "No se pudo abrir... porque no se ha compartido con usted".



Entre los motivos habituales que generan este mensaje se incluyen los siguientes:

  • Se le envió un enlace para compartir, pero su dirección de correo electrónico no figura en el uso compartido del elemento
  • Inició sesión en Smartsheet con una dirección de correo electrónico diferente a aquella donde se envió el correo
  • El propietario del elemento u otro colaborador lo eliminaron del uso compartido
  • Se eliminó el elemento desde ese momento

Si desea acceder a una hoja, un informe, un panel o un espacio de trabajo para el cual no ha recibido una invitación de uso compartido por correo electrónico, haga clic en el botón Solicitar acceso al propietario, que aparece en el mensaje emergente. De esta manera, se le enviará un correo electrónico de confirmación al propietario del elemento o del espacio de trabajo con un enlace en el cual puede hacer clic para seleccionar el nivel de permiso de uso compartido para su dirección de correo electrónico. Una vez que el propietario del elemento o del espacio de trabajo completa este proceso, podrá acceder al elemento (desde el enlace recibido o al buscar la hoja directamente en Smartsheet).

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