Descripción general: compartir hojas e informes

Agregue colaboradores a una hoja o un informe. Los colaboradores con los que comparte el archivo pueden estar dentro o fuera de su organización. Incluso puede compartir elementos de Smartsheet con usuarios que no tengan una cuenta de Smartsheet, aunque, sin una cuenta, es probable que no puedan acceder a todas las funciones de Smartsheet. 

Sugerencias sobre el uso compartido de elementos de Smartsheet

• ¿Desea compartir elementos de manera individual con algunas personas? Siga los pasos de uso compartido detallados en este artículo. 
• ¿Desea compartir uno o más elementos con un grupo de personas? Use un espacio de trabajo y compártalo con sus compañeros de trabajo.
• ¿Desea compartir un panel? Consulte el artículo Compartir un panel. 

Acerca de los niveles de permisos y el uso compartido

Cuando comparte un elemento con otras personas, estas deben iniciar sesión en Smartsheet para acceder a él. Lo que puedan realizar en el archivo dependerá de los permisos que usted les conceda. Puede agregar colaboradores con las siguientes funciones:

• Administrador
• Editor: puede compartir
• Editor: no puede compartir
• Comentador
• Visualizador

Puede dejar de compartir un elemento o modificar el nivel de permiso de un colaborador en cualquier momento.

Para compartir una hoja o un informe

1. Abra el formulario Uso compartido de la hoja o Uso compartido del informe. Tiene dos maneras de hacerlo:
   • En la barra de menú, seleccione Archivo > Menú.
   • En el área superior derecha de la pantalla, seleccione Compartir.
2. En la sección Invitar colaboradores del formulario Uso compartido, escriba la dirección de correo electrónico del usuario o grupo. 
   • O bien, para elegir una opción del formulario Seleccionar contactos, haga clic en
3. Después de seleccionar a los colaboradores, haga clic en Compartir informe.

Cuando comparta informes, asegúrese de compartir sus hojas de origen 

Si usted y otra persona con la que compartió un formulario ven información distinta en él (o falta información, o está en blanco), es posible que no haya compartido todas las hojas de origen con dicha persona.

Por motivos de seguridad, compartir un informe no otorga automáticamente a los usuarios acceso a hojas no compartidas. Por ejemplo, puede compartir un informe que incluya tres hojas con un colaborador que solo tiene acceso a una de ellas. Cuando el colaborador abre el informe, solo verá las filas extraídas de la hoja a la que tiene acceso. Si el colaborador no tiene acceso a ninguna hoja, su versión del informe estará en blanco.

¿Desea compartir un informe con una persona que no tiene acceso a las hojas de origen?

Puede realizar cualquiera de las siguientes acciones:

• Publicar el informe y compartir el enlace
• Insertar el informe como un widget en un panel

Quiénes pueden controlar el acceso de uso compartido de los usuarios

Existen dos tipos de usuarios con la capacidad de eliminar el acceso de un usuario a los elementos de Smartsheet compartidos con ellos: 

• En el Centro de administración, los administradores del sistema pueden impedir que un usuario comparta elementos que son propiedad de usuarios con licencia en la cuenta. 
• Los Administrador de grupo pueden eliminar a un miembro de un grupo para eliminarlo también de todos los elementos compartidos con ese grupo.