Dynamic View

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Business
  • Enterprise
  • Smartsheet Advance Package

Dynamic View de Smartsheet permite que los propietarios de negocios compartan información con las personas adecuadas en el momento indicado para su edición o visualización. Ya sea que trabaje con proveedores, equipos internos y externos combinados, o en distintas organizaciones, Dynamic View le permite conservar la confidencialidad del proceso al evitar que usuarios o proveedores puedan acceder a la hoja completa, todo esto sin dificultar la colaboración necesaria para ejecutar el trabajo con rapidez.

Dynamic View: Crear y administrar vistas de sus datos

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Business
  • Enterprise
  • Smartsheet Advance Package

Dynamic View le permite compartir secciones de su hoja o informe sin tener que compartir la hoja de origen subyacente. Por ejemplo, puede mostrar información en una fila con un proveedor, lo que le permitirá ver y editar esos datos, y solo esos datos. Dynamic View garantizará que el proveedor no tenga acceso a los datos que usted no quiere que vea.

Para crear una experiencia personalizada, integre una Dynamic View en un panel de Smartsheet mediante el widget de contenido web.

Dynamic View es un complemento para los planes de Negocio y Empresarial. Para obtener más información acerca de los complementos de Smartsheet, póngase en contacto con el departamento de Ventas de Smartsheet.

Antes de crear vistas en Dynamic View

  1. Asegúrese de tener todos los aspectos básicos de la aplicación Dynamic View en su lugar.
  2. Cree las hojas y los informes de origen para organizar su proceso y defina los permisos para los creadores de vistas.

Iniciar una nueva vista

  1. Inicie sesión en Dynamic View con sus credenciales de Smartsheet.
  2. En el área superior derecha de la pantalla, seleccione Crear vista. Verá las hojas y los informes disponibles que puede usar para crear nuevas Dynamic Views.
  3. Seleccione el elemento desde el que desea crear su vista y, luego, seleccione Crear. Si seleccionó un elemento de origen equivocado, cree otra vista nueva. No es posible regresar y seleccionar un elemento de origen diferente.

Asígnele un nombre a su vista y defina los permisos generales

Escriba un nombre para la vista, defina lo que las personas pueden ver y si pueden agregar nuevos elementos a una hoja de origen.

Estas son algunas cuestiones a tener en cuenta sobre la configuración en este paso:

Si recopila información de una amplia gama de usuarios, quizás le es más útil crear un formulario. Un formulario le permitirá garantizar que sus datos sean consistentes, y es otra manera de asegurarse de que todos usen su vista de la forma correcta.

Seleccionar los campos que aparecen en la tabla

campos mostrados

  1. En la sección Campos disponibles, seleccione los campos que desea mostrar en la vista.
  2. Para filtrar datos en campos específicos, agregue cualquier campo de símbolo o menú desplegable de sus datos de origen. Por ejemplo, si desea filtrar su vista por el estado de las tareas, primero debe agregar el campo Estado a los campos visibles.
  3. Opcional: Agregue archivos adjuntos o comentarios con la siguiente configuración:
    • Archivos adjuntos
      • Mostrar archivos adjuntos
      • Los usuarios pueden agregar archivos adjuntos
    • Comentarios
      • Mostrar comentarios
      • Los usuarios pueden agregar comentarios

Los campos que selecciona en este paso aparecerán como columnas y filas en Dynamic View. Si desea mostrar los campos solo cuando aplican determinadas condiciones, no los agregue en la sección Campos visibles. En cambio, defina las condiciones o la lógica en la pestaña Panel de detalles.

Configurar el panel de detalles

El panel de detalles aparece cuando el usuario selecciona una fila en Dyn. Puede elegir lo que aparece en ese panel de detalles.

Utilice el panel de detalles para recopilar más información, brindar detalles adicionales y mucho más. Los archivos adjuntos y comentarios también aparecen en el panel de detalles. También puede definir campos específicos que pueden editarse.

La lógica del campo y las propiedades del campo son dos cosas diferentes. Las propiedades del campo definen el campo: obligatorio, solo lectura, oculto. La lógica del campo le permite aplicar lógicas condicionales al campo.

  1. Desde la sección Campos disponibles, arrastre los campos que desea agregar a la sección Diseño del panel de detalles.
  2. Seleccione el campo que desea configurar.
  3. Edite la lógica o las propiedades del campo.
    • En la barra derecha, seleccione el ícono Propiedades del campo.
      Cuando selecciona un campo en la sección Diseño del panel de detalles, el panel Propiedades del campo se abre de forma predeterminada.
    • Para editar la lógica del campo, en la barra derecha, seleccione el ícono Lógica del campo.

Propiedades del campo

Para comprender lo que puede hacer en el panel Propiedades del campo, consulte la siguiente tabla.

Use esto

Para hacer esto

Notas

Etiqueta personalizada

Cree una etiqueta personalizada para el campo.

Para agregar una etiqueta personalizada, expanda el cuadro Personalizar etiqueta.

Opciones del campo:

  • Obligatorio
  • Solo lectura
  • Oculto

Defina el nivel de importancia del campo.

Si desactiva todas estas opciones, el campo será opcional y se podrá editar.

Mostrar como

Ajuste el tamaño del campo.

Seleccione una opción.

  • Línea simple
  • Línea múltiple

Valor inicial

Defina un valor predeterminado en un campo.

Si permite que se realicen nuevos envíos a la vista, el valor que agrega en este campo será el valor predeterminado.

 

Lógica del campo

Cuando agrega lógica de campo, su vista muestra u oculta campos en función de las condiciones o los cambios que sucedieron en el elemento de Smartsheet o en Dynamic View.

La lógica del campo se basa en listas desplegables y columnas de símbolos. Necesitará un menú desplegable o una columna de símbolos en su hoja de origen para asignar un nombre y guardar sus reglas de lógica de campo.

Si su fuente es un informe con varias hojas, asegúrese de que los valores de la lista desplegable de una determinada columna sean los mismos en todas las hojas incluidas en el alcance del informe. Si una hoja no contiene un valor en las propiedades de la columna para esa lista desplegable, es posible que no pueda usar ese valor en su lógica de campo.

  1. En el panel Lógica de campo, seleccione + Lógica.
  2. Asigne un nombre para su lógica de campo.
  3. En la sección Cuándo, identifique la columna y los valores que ejecutarán la lógica.
    • Por ejemplo: en la sección Cuándo, defina la lógica de campo que desea activar cuando la columna de tarea de la hoja de origen cambie a Completado.
  4. En la sección Acción, seleccione lo que sucederá cuando la vista detecte un desencadenante. Puede hacer lo siguiente:
    • Ocultar campos seleccionados: La vista ocultará los campos.
    • Mostrar campos seleccionados como campos de solo lectura: Aparece un campo de solo lectura cuando la vista detecta cambios en la hoja de origen.
    • Mostrar campos seleccionados como Editables.
    • Mostrar campos seleccionados como Obligatorios: Aparecerá un campo que el usuario debe completar.
  5. Seleccione el campo que aparecerá en la vista, o desaparecerá de ella, y seleccione Guardar.

Puede crear reglas con acciones contrapuestas. Dynamic View le da prioridad a la regla con el menor nivel de permiso. Por ejemplo, si crea una regla para mostrar un campo y otra para ocultar el mismo campo, y ambas reglas tienen las mismas condiciones desencadenantes, solo la regla que oculta el campo activará la acción.

Los permisos de visibilidad que se definen aquí aparecen en el panel de detalles. Para acceder a él, seleccione una fila de la vista.panel derecho de formulario

Pregunta frecuente: ¿Por qué un campo es de solo lectura?

Es posible que no pueda editar algunos campos según el tipo de datos o la información de la celda. Las siguientes condiciones convierten a un campo en un campo de solo lectura en Dynamic View:

  • El campo es de una columna del sistema
  • El campo es de una columna de fecha de finalización de Gantt
  • El campo es la columna de fecha de finalización en la visualización del intervalo de fechas de la configuración del proyecto
  • El campo es de una columna de fecha de predecesor de Gantt
  • La celda de la hoja de origen contiene una fórmula
  • La celda de la hoja de origen contiene un enlace de celda de entrada
  • La celda de la hoja de origen contiene un hipervínculo

Compartir o transferir una vista

En la pestaña Uso compartido, puede

  • Transferir la propiedad de la vista
  • Identifique a los usuarios, grupos y dominios que desea que tengan acceso a la vista.
  • Especifique los administradores que pueden ver y editar los datos de origen de la vista y editar la configuración de la vista.

Los administradores de Dynamic View tienen el nivel más alto de acceso de vista. Pueden editar todas las configuraciones de la vista, incluso lo que otras personas podrán ver y a lo que podrán acceder. Limite su cantidad de administradores de vista a las personas que son responsables de cambiar su proceso.