Dynamic View

Dynamic View de Smartsheet permite que los propietarios de negocios compartan información con las personas adecuadas en el momento indicado para su edición o visualización. Ya sea que trabaje con proveedores, equipos internos y externos combinados, o en distintas organizaciones, Dynamic View le permite conservar la confidencialidad del proceso al evitar que usuarios o proveedores puedan acceder a la hoja completa, todo esto sin dificultar la colaboración necesaria para ejecutar el trabajo con rapidez.

Aplicación Dynamic View: Crear y administrar vistas

Impulse la colaboración con las capacidades de uso compartido detallado de la hoja de la aplicación premium Dynamic View. Comparta las secciones que elija de la hoja o del informe sin tener que compartir el elemento de origen. Por ejemplo, comparta cierta información de la fila con los proveedores correspondientes de manera tal que visualicen y editen únicamente los datos que les corresponden.

En este artículo, se hace hincapié en cómo crear o editar una vista como administrador de Vistas dinámicas. Si busca información sobre cómo interactuar con una vista, consulte Interactuar con una vista.

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Aspectos básicos de la aplicación Dynamic View

Antes de comenzar a crear vistas en la aplicación, deberá crear hojas e informes de origen que sostendrán el proceso, y, también, definir permisos para los creadores de vistas. Consulte Administrar procesos a escala con Dynamic View para asegurarse de contar con todos los elementos necesarios.

Acceda a la aplicación

Haga clic en el Ejecutador para acceder a la Aplicación.

Ejecutador en la barra de navegación izquierda

 

Si tiene inconvenientes para acceder a la aplicación desde el Ejecutador. consulte Cómo acceder a aplicaciones y plantillas premium con el Ejecutador.

Quiénes pueden crear vistas

Pueden crear vistas los usuarios de Smartsheet que sean miembros de una organización que haya adquirido Dynamic View. Los usuarios deben tener, como mínimo, permiso de administrador en relación con una hoja o un informe de origen para crear una vista a partir de dicho origen.

NOTA: Si bien no es necesario tener licencia para crear vistas en Dynamic View, tenga en cuenta que se requiere una licencia para adquirir elementos de Smartsheet que se usarán como origen. Consulte el artículo Tipos de usuarios y permisos para obtener más información.

Crear una nueva vista

Para configurar qué datos de la hoja o del informe de origen se comparten y con quiénes, es necesario, en primer lugar, crear una vista.

Antes de crear una nueva vista, primero deberá configurar las hojas y los informes de origen en Smartsheet que servirán para sostener el proceso. Consulte Cómo administrar procesos a escala con Dynamic View para obtener información sobre todo aquello que precisará antes de crear una nueva vista.

Para crear una nueva vista:

  1. Inicie sesión en la aplicación Dynamic View con sus credenciales de Smartsheet.
  2. En el panel de la izquierda, haga clic en el ícono del menú (extremo superior izquierdo) y seleccione Nueva vista.

    Se muestra su directorio de Smartsheet con las hojas y los informes disponibles a partir de los cuales puede crear vistas.

    NOTA: Si no ve una hoja o un informe específicos en el directorio, es posible que no sea el propietario o no tenga uso compartido respecto del elemento con permiso de nivel de administrador.
     
  3. Seleccione el elemento a partir del cual quiere crear la vista y haga clic en el botón Crear.

    NOTA: Si seleccionó el elemento de origen incorrecto, deberá crear otra vista nueva. (No es posible regresar y seleccionar otro elemento de origen).

Se muestran las páginas de configuraciones para la vista (comenzando por la página General). Aquí, utilizará el panel de navegación -ubicado en la parte superior- para navegar entre cada una de las páginas mientras realiza las configuraciones necesarias, desde el nombre hasta los permisos detallados de uso compartido.

Consulte Configurar las condiciones de la vista y Lógica de uso compartido abajo para obtener información y las mejores prácticas en cada página.

Editar una vista existente

  1. En la aplicación Dynamic View, haga clic en el ícono Menú, ubicado en el extremo superior izquierdo, para mostrar las vistas disponibles.
  2. Seleccione la vista que desea editar y se cargarán los datos relevantes.
  3. Una vez cargada la vista, haga clic en Configuración, en el extremo superior izquierdo (debajo de su imagen de perfil).

Se muestran las páginas de configuraciones para la vista (comenzando por la página General). Aquí, utilizará el panel de navegación -ubicado en la parte superior- para navegar entre cada una de las páginas mientras realiza las configuraciones necesarias, desde el nombre hasta los permisos detallados de uso compartido.

Consulte Configurar las condiciones de la vista y Lógica de uso compartido abajo para obtener información y las mejores prácticas en cada página.

Configurar las condiciones de la vista y la lógica de uso compartido

El poder de las Vistas dinámicas radica en definir opciones de uso compartido bien establecidas y crear una lógica condicional que mostrará nuevos datos en función de los cambios específicos (que usted defina) que se implementen en el elemento de origen.

Estas opciones se determinarán en función de las páginas de configuración de dicha vista. Consulte las secciones de abajo para obtener más información y conocer las mejores prácticas en cada página.

Navegación por la página de Dynamic View

General: Asígnele un nombre a la vista y defina los permisos generales

En la página General, le asignará un nombre a la vista y definirá los permisos generales respecto de lo que las personas pueden ver y si pueden agregar nuevos elementos a una hoja de origen.

  • Utilice el filtro Restringir vista por hoja para ajustar con rapidez los datos que se muestran en la vista. (Más sobre los filtros de hojas).
  • Utilice la configuración restringir vista por usuario actual para filtrar la vista de una persona únicamente a las filas que tiene asignadas en la columna Lista de contactos. (Las columnas de listas de contactos que admiten múltiples contactos se limitan a 20 contactos por celda. Consulte Cómo asignar personas a una tarea para obtener más información)
  • Para permitir que las personas vuelvan a enviar nuevos elementos a una hoja de origen, habilite la opción Entrega de nuevo elemento.
  • Si habilita la opción Entrega de nuevo elemento cuando el origen es un informe, debe seleccionar también una hoja de origen única (a la que hace referencia el informe) a la cual se entregan los nuevos elementos.
  • Escriba una Descripción de la vista para proporcionar una breve descripción de la finalidad de esta vista, incluido quién la creó. Haga clic en el botón de información ubicado junto al nombre de la vista para leer la Descripción de la vista.

Visualización de la vista: Elija qué campos se muestran

En la página Visualización de la vista, deberá especificar qué campos de la hoja de origen quiere que se muestren en la vista. A tal fin, haga clic en el nombre de un campo disponible y se mostrará de inmediato como un campo visible correspondiente.

Estos campos estarán visibles en todo momento. Si quiere mostrar campos únicamente cuando se cumplen ciertas condiciones, no los incluya en la sección Campos visibles. Podrá mostrar en forma condicional los campos en la página Panel de detalles.


campos mostrados

  • En la sección Filtro de vista, puede seleccionar una columna desplegable o símbolo para permitir que cualquier persona que tenga acceso a la vista pueda aplicar un filtro rápido en función de dicha columna.
  • Marque las casillas de verificación ubicadas debajo de las secciones Adjuntos y Comentarios si quiere que otras personas visualicen y agreguen comentarios.

Estos campos se mostrarán en la vista como columnas y filas.

Nota: Para crear un filtro con una lista desplegable o símbolo, el campo debe ser un campo visible.

columnas en la vista

Panel de detalles: Compartir datos en forma automática cuando se cumplen las condiciones

En la página Panel de detalles, podrá:

  • Ajustar el tamaño del campo (una sola línea, varias líneas)
  • Crear una etiqueta personalizada para el campo (haga clic en el ícono de la flecha azul ubicado a la derecha de la etiqueta Personalizar)
  • Definir el nivel de acceso y la importancia de cada campo (obligatorio, solo lectura, oculto)

    Cabe destacar que, si todas las opciones se encuentran definidas como deshabilitadas, el campo podrá editarse, pero no será obligatorio.

    estados de campo
     
  • Defina la lógica del campo, que, en forma condicional, mostrará los campos cuando se implementen otros cambios en el elemento de origen (ya sea a través de la aplicación Dynamic View o directamente desde Smartsheet).

Haga clic en el ícono Lógica de campo, ubicado en el panel de la derecha, para crear reglas que definan acciones para mostrar u ocultar campos en función de que se cumplan ciertas condiciones.

La Lógica de campo depende de las columnas Lista desplegable y Símbolo. Para poder asignarle un nombre y guardar las reglas de la Lógica de campo, deberá tener una de estas columnas en la hoja de origen.(Más información sobre las Columnas).

NOTA: Si el origen es un informe con múltiples hojas, seguramente querrá asegurarse de que los valores desplegables de una columna determinada sean uniformes en todas las hojas incluidas en el alcance del informe. Si a una hoja le falta un valor en las propiedades de la columna correspondientes a dicha lista desplegable, es posible que no pueda usar ese valor en la lógica de campo.

panel derecho de lógica del formulario

A continuación, se incluye un ejemplo sobre cómo definir una regla de la lógica de campo que exponga un campo a nivel condicional:

nodo de lógica de formulario

En el ejemplo de arriba: Cuando el valor Estado se haya establecido en Sin comenzar, el campo Estado se mostrará como un campo obligatorio en la vista.

Es posible crear reglas con acciones en conflicto. Dynamic View siempre ignorará la regla que otorga un mayor nivel de permiso en favor de la regla que otorga un menor nivel de permiso.Por ejemplo, si quiere crear una regla que muestre un campo y otra que oculte el mismo campo (ambas reglas con las mismas condiciones del desencadenador), solo se desencadenará la regla que oculte el campo.

Los permisos de visibilidad que defina aquí se verán reflejados en el panel de detalles (a la derecha) de la vista, al que puede accederse cuando alguien hace clic en una fila específica de la vista.

panel derecho del formulario

Uso compartido: Defina quién tiene acceso

En la página Uso compartido, podrá:

  • especificar a los administradores que podrán ver y editar los datos de origen de la vista, pero que también podrán editar la configuración de la vista (también deben tener uso compartido respecto del elemento de origen con permisos de nivel de administrador. Consulte Compartir hojas e informes).
  • Compartir la vista con las personas. Lo que puedan ver y editar depende de las configuraciones seleccionadas en las páginas General, Visualización de la vista y Panel de detalles, conforme se describe en las secciones de arriba. (No deben tener uso compartido respecto del contenido de origen).
  • Habilitar el acceso para todo el dominio. Lo que puedan ver y editar depende de las configuraciones seleccionadas en las páginas General, Visualización de la vista y Panel de detalles, conforme se describe en las secciones de arriba. (No deben tener uso compartido respecto del contenido de origen).

Los administradores de Dynamic View pueden tener el máximo nivel de acceso a la vista. Podrán editar todas las configuraciones correspondientes a la vista, incluso lo que otras personas pueden ver y a lo que tienen acceso. Se recomienda limitar la cantidad de administradores en una vista a las personas responsables de modificar el proceso.

Las vistas que se hayan compartido estarán disponibles en el panel lateral Dynamic View cuando los usuarios inicien sesión. Así mismo, puede proporcionar la URL de la vista de la barra de direcciones para direccionar a los usuarios directamente a una vista específica. Consulte el artículo aplicación Dynamic View: cómo interactuar con una vista para obtener información.

NOTA: Al acceder a una vista con filtros privados, es posible que se muestre una vista en blanco con el siguiente error: "Se ha eliminado el filtro de la hoja". Para más información sobre cómo solucionar este problema, consulte Transferir la propiedad de una vista con filtro privado.

Transferir la propiedad de una vista

El propietario de una vista puede solicitar que se transfiera la propiedad de la vista a cualquier usuario con licencia, siempre y cuando dicho usuario tenga permisos de uso compartido de nivel de administrador respecto de la planilla de origen de la vista. Le contamos cómo hacerlo:

  1. En la vista, haga clic en el extremo superior derecho de la ventana.
  2. Seleccione Uso compartido.
  3. Haga clic en Transferir propiedad.
    Transferir propiedad
  4. En la lista, seleccione la persona a la que le gustaría transferir la propiedad.
    Nota: Si la lista desplegable está en blanco, significa que ninguna persona con uso compartido de la vista cumple con los requisitos para convertirse en propietario.

La persona seleccionada recibirá una solicitud en Dynamic View para asumir la propiedad. Luego de aceptar esta solicitud, se convertirá en el propietario de la vista. Tenga en cuenta que es la única notificación que recibirá la persona, ya que no recibirá notificaciones por correo electrónico.

Para asegurarse de que la persona acepte la invitación para asumir la propiedad, tal vez quiera contactarla por correo electrónico (o algún otro servicio de mensajería) para corroborar que sepa cómo iniciar sesión en Dynamic View y aceptar la solicitud de transferencia.

Revisar solicitudes de transferencia pendientes

Para abrir la ventana Solicitudes de transferencia de propiedad, seleccione el icono de transferencia ubicado en el extremo superior derecho.

Solicitud pendiente de transferencia de propiedad

Seleccione la pestaña Recibido para revisar, aceptar o rechazar solicitudes de transferencia que se le hayan enviado. Seleccione la pestaña Enviado para revisar o cancelar las solicitudes de transferencia enviadas a otros.

Transferir la propiedad de una vista con un filtro privado

Toda vez que intente transferir la propiedad de una vista en función de un filtro privado, es posible que reciba el siguiente mensaje:

Esta vista se basa en un filtro privado y no será válida para otros. Si decide continuar, el nuevo propietario deberá actualizar la configuración de la vista.

Es posible que las vistas basadas en una hoja o un informe filtrados no se muestren correctamente si se elimina el filtro o si se cambia entre las opciones privado/público.

Para restablecer la vista, el propietario puede hacer lo siguiente:

  1. Vaya a la página Configuración.

    Se eliminó el filtro de la hoja
  2. Actualice la opción 'Restringir vista por filtro de la hoja' con un filtro válido de la lista, o bien, seleccione 'No filtrar - Todas las filas visibles para quienes tienen uso compartido'.
  3. Seleccione Guardar para actualizar la vista con la nueva configuración.

    Restringir Filtro de vista de la hoja

¡Eso es todo! Actualizó el filtro de vista.

Insertar una vista en un panel de Smartsheet

Diseñe una experiencia con un elevado nivel de personalización al insertar una Dynamic View en un panel de Smartsheet haciendo uso del widget de contenidos web.
(Más información sobre cómo insertar una Dynamic View en un panel).

¿Por qué un archivo es de solo lectura?

Es posible que no puedan editarse ciertos campos en función del tipo de datos o la información incluida en la celda. Deben cumplirse las siguientes condiciones para que un archivo sea de solo lectura en Dynamic View:

  • El campo pertenece a una columna del sistema
  • El campo pertenece a una columna Fecha de finalización del diagrama de Gantt
  • El campo es "Columna de fecha de finalización" en la visualización del rango de fechas de la configuración del proyecto
  • El campo pertenece a una columna Predecesora del diagrama de Gantt
  • La celda de la hoja de origen contiene una fórmula
  • La celda de la hoja de origen contiene un enlace de celda entrante
  • La celda de la hoja de origen contiene un hipervínculo