Utilizar una cadena de consulta URL para llenar previamente valores predeterminados en un formulario

Cuando un usuario accede a un formulario con un enlace personalizado, la información de la URL rellena previamente los campos de ese formulario.

Caso

Imagine que un gerente de ventas quiere que su equipo registre todas las llamadas telefónicas de los clientes en una hoja central de fácil acceso y quiere que cada llamada incluya el nombre del representante de ventas que registró la llamada. El gerente crea un formulario base y, luego, le otorga a cada persona del equipo una URL diferente con una cadena de consulta que previamente completa su nombre. Cada miembro del equipo puede registrar fácilmente la información sin tener que ingresar los mismos detalles básicos cada vez y puede ver toda la información en un solo lugar.

Agregar una cadena de consulta a la URL de un formulario

Para crear la cadena de consulta para la URL de un formulario, siga estos pasos:

1. En la barra de menú, seleccione Formularios > Administrar formularios.
2. Pase el cursor sobre el formulario si quiere distribuir con URL personalizadas.
3. Desde el ícono Menú, seleccione Copiar URL del formulario.
4. Pegue la URL en una hoja de cálculo o procesador de textos.
5. Al final de la URL, haga lo siguiente:
   1. Escriba un signo de interrogación (?).
   2. Escriba el valor de la etiqueta de campo del formulario que le gustaría completar (por ejemplo, Rep). Debe utilizar la etiqueta de campo del formulario para que los valores se rellenen correctamente. 
   3. Escriba un signo igual (=).

   4. Escriba el valor que desea establecer como valor predeterminado (por ejemplo, Sally Smart).

      Por ejemplo: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=Sally%20Smart

6. Para incluir varios campos en la URL, únalos con un signo &.
    

   Por ejemplo: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b? Rep=Sally%20Smart&ECA=sallysmart@smartsheet.com

Para completar una lista desplegable de selección múltiple con múltiples valores utilizando la cadena de consulta, incluya un signo & y repita el campo para cada valor adicional:
?Multi=Manzana&Multi=Naranja

Para más de dos valores, continúe enumerando el campo cada vez:
?Multi=Manzana&Multi=Naranja&Multi=Plátano

Aspectos para tener en cuenta

• Las cadenas que se completan previamente no funcionan cuando se requiere que los usuarios inicien sesión para usar el formulario. La autenticación borra cualquier personalización de la URL.
• Los campos del formulario distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Tenga esto en cuenta cuando agregue valores a la cadena URL.
• Las URL no pueden contener espacios. Para incluir un espacio, utilice %20. Para otros caracteres, consulte la lista de caracteres especiales al final de la página.

• Si activó la opción Permitir que el remitente envíe un correo electrónico de la entrega del formulario en la configuración del formulario, puede utilizar cadenas de consulta para seleccionar automáticamente esta opción en su formulario e ingresar una dirección de correo electrónico predeterminada. Utilice ECA para transmitir información a este campo. 

  Por ejemplo:
  https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?ECA=sallysmart@smartsheet.com

• Los valores pueden editarse, pero no son privados. Puede ocultar los campos para que no aparezcan en el formulario, pero los valores seguirán apareciendo en la URL, y cualquier persona con el enlace podrá ver la URL y los datos de los valores previamente completados.
• Si el equipo necesita enviar los mismos datos otra vez, puede usar el botón de retroceso del navegador para volver a cargar el formulario con los últimos valores enviados, incluidos los valores completados previamente. Luego, el equipo puede sobrescribir todo lo que necesite cambiar y enviar nuevamente el formulario. Considere añadir este consejo a un campo de descripción del formulario para el equipo sepa que puede utilizar este acceso directo.
• Utilice siempre las etiquetas de campo del formulario en lugar de los nombres de campo de la hoja de ingreso para que los valores se rellenen correctamente en el formulario. Por ejemplo, si el nombre del campo de la hoja es ID de ticket, pero lo que se utiliza en el formulario para la etiqueta es ID de solicitud, necesita usar la cadena ?Request%20ID para que ese campo se llene.

Incluir caracteres especiales en la cadena de consulta

Si desea incluir un espacio u otro carácter especial en la URL, debe utilizar la codificación porcentual de la URL. En la siguiente tabla, se incluyen unos pocos caracteres especiales comunes que puede usar y sus valores de codificación porcentual. Estos caracteres también se conocen como caracteres de escape.

Escenarios avanzados

Hay muchas formas diferentes de usar las cadenas de consultas. En la siguiente lista, se incluyen algunas ideas para las que puede usar cadenas de consulta. 

• Paneles: Cree un panel con diferentes enlaces al mismo formulario. Cada enlace tiene cadenas de consulta que utilizan campos que controlan la lógica condicional en el formulario, a fin de crear enlaces rápidos para diferentes tipos de solicitudes que se procesan todas de forma centralizada. 
• Fórmulas: Utilice fórmulas para crear automáticamente un formulario que se llenó previamente y generar elementos de seguimiento, como una alerta automatizada para enviar la URL al solicitante original.
• Códigos QR: Cree diferentes códigos QR que utilizan el mismo formulario de base, pero que tienen diferentes cadenas de consulta de URL, e imprima esos códigos QR en autoadhesivos para pegar en diferentes equipos. Pida a las personas que escaneen el código QR e ingresen sus datos para crear un registro fácil de uso del equipo.