Administrar las opciones de visualización y envío de formularios

Aplica a

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Capacidades

¿Quiénes pueden usar esta capacidad?

El propietario de la hoja y cualquier persona con permiso de uso compartido de nivel de administrador en relación con la hoja pueden crear y editar formularios.Cualquier persona con acceso al formulario puede utilizarlo para enviar información a la hoja.

Puede personalizar los formularios en Smartsheet. Puede cambiar el diseño del formulario, mostrar u ocultar la marca de Smartsheet y agregar configuraciones de seguridad.

Para administrar su formulario, siga estos pasos:

  1. Seleccione Formulario > Administrar formularios...
  2. Abra el formulario que necesita personalizar.
  3. Una vez que esté en el creador de formularios, vaya a la pestaña Configuración.

¡Ya lo tiene! En Configuración puede hacer lo siguiente:

  • Personalizar el diseño de su formulario
  • Hacer visible un campo oculto en su formulario
  • Mostrar la marca Smartsheet en el pie de página del formulario
  • Configurar las opciones de seguridad de su formulario
  • Configurar lo que el remitente ve después de completar el formulario
  • Especificar dónde deben aparecer los nuevos envíos en la hoja
  • Enviar al usuario una copia de sus respuestas al formulario

Personalizar el diseño de su formulario

  1. En la pestaña Configuración, vaya a la sección Tema y marca.
  2. Seleccione un diseño entre estas opciones:
    • Vertical: Elija este diseño si desea que su logotipo, título, descripción y formulario tengan una alineación central.
    • Lado a lado: Utilice este diseño cuando la descripción del formulario sea extensa, o elija esta opción si quiere que su descripción sea visible mientras se desplaza por el formulario
    • Simple: Utilice este diseño para incrustar su(s) formulario(s) en un sitio web. Este diseño elimina todos los logotipos, colores y formatos del formulario.

En el formulario Configuración de colores y logotipoedite el color y el logotipo de su formulario.

Hacer visible un campo en su formulario

Si su formulario tiene campos ocultos, puede cambiar la configuración de los campos para mostrar los campos en el formulario.

  1. En la parte superior de la hoja, seleccione Formularios > Administrar formularios.
  2. En el cuadro de diálogo Formularios, seleccione el formulario que necesita editar.
  3. Una vez en el creador de formularios, seleccione el campo que necesita comprobar.

    Este ejemplo selecciona el campo Cliente para abrir el panel Configuración de campos.
    Una pantalla que muestra los campos del creador de formularios
    Observe el campo Correo electrónico del cliente en la imagen. Si un campo aparece atenuado, significa que está oculto. No tiene que seleccionar cada campo para comprobar si está oculto o no.
     
  4. Si la opción Oculto está activada, desactívela.
    Un campo con la opción Oculto habilitada

Mostrar la marca Smartsheet en el pie de página del formulario

Smartsheet habilita esta opción de manera predeterminada. Para eliminar la marca de Smartsheet, desactive la opción Mostrar la marca de Smartsheet en el pie de página del formulario.

Esto hace que se elimine la marca de Smartsheet de:

  • El pie de página del formulario
  • El pie de página del formulario de confirmación
  • El formulario web para dispositivos móviles

Solo los suscriptores del plan Empresarial y el plan de Negocios pueden deshabilitar esta opción.

Para aplicar la configuración de seguridad a su formulario

  1. En la pestaña Configuración del creador de formularios, vaya a la sección Seguridad.
  2. Active la configuración de seguridad que desee utilizar para el formulario.


Es posible que su administrador del sistema haya establecido una configuración de seguridad mínima en su cuenta. No todos los usuarios verán todas las opciones enumeradas aquí.

Detalles de la configuración de seguridad

De manera predeterminada, todos los formularios están disponibles para cualquiera que tenga el enlace.

Cuando utilice la opción Requerir que las personas inicien sesión en Smartsheet para acceder a este formulario:

  • Los usuarios que accedan a su(s) formulario(s) tendrán que iniciar sesión con su cuenta de Smartsheet
  • Los usuarios no necesitan una licencia de Smartsheet, basta con un nombre de usuario y una contraseña válidos
  • Los usuarios que no tienen una cuenta de Smartsheet pueden crear una cuenta gratuita para iniciar sesión y acceder a su(s) formulario(s)

La opción Restringir el acceso al formulario a las personas de mi cuenta mediante la Lista de uso compartido seguro solo está disponible en los planes empresariales.

Cuando utiliza esta opción:

Reducir el spam con CAPTCHA

reCAPTCHA detecta cualquier actividad sospechosa y desafía a los presuntos bots. Puede habilitar reCAPTCHA para pedir a los usuarios que demuestren que no son bots. Cuando un usuario elige recibir una copia de sus respuestas, Smartsheet habilita automáticamente reCAPTCHA en todos los formularios.

Si no desea enviar copias de los formularios, desactive esa opción en la sección Enviar correo electrónico de los envíos en el creador de formularios.

China bloqueó el reCAPTCHA invisible en sus plataformas de Internet. Los remitentes de formularios en China pueden tener problemas si usted ha habilitado esta opción o si ellos han seleccionado la opción Enviarme una copia de mis respuestas.

Configurar lo que el remitente ve después de completar el formulario

  1. En la pestaña Configuración del creador de formularios, vaya a la sección Qué debe ocurrir después de enviar el formulario.
  2. En la lista desplegable, seleccione la acción que desea aplicar.
    • Mostrar este mensaje de confirmación:Elija esta opción si solo quiere que el usuario vea un mensaje de confirmación de la recepción de su respuesta.
      • El mensaje de confirmación predeterminado es ¡Correcto! Hemos capturado su respuesta. Puede modificarlo, si es necesario.

    • Volver a cargar el mismo formulario para otra entrada: Elija esta opción si prevé que el usuario o los usuarios envíen varias respuestas.

    • Enviar al usuario al enlace: Utilice esta opción si necesita que el usuario vaya a un sitio web después de enviar sus respuestas al formulario.
      Cuando elija esta opción, tendrá que introducir la URL a la que quiere que vaya el usuario.

Especificar dónde deben aparecer los nuevos envíos en la hoja

Puede agregar las nuevas entradas del formulario en la parte superior o inferior de la hoja.

  1. En la pestaña Configuración del creador de formularios, vaya a la sección Los nuevos envíos deben aparecer en.
  2. Seleccione dónde quiere agregar las nuevas respuestas del formulario.

Si los envíos aparecen después de varias filas en blanco, elimine esas filas en blanco.

Smartsheet no agrega nuevos envíos debajo de una celda o fila principal especificada.

Enviar al usuario una copia de sus respuestas al formulario

  1. En la pestaña Configuración del creador de formularios, vaya a la sección Enviar correo electrónico de los envíos.
  2. Seleccione Permitir al remitente enviar por correo electrónico una copia del envío del formulario.
  3. Escriba sobre el texto predeterminado si desea personalizar el mensaje.

Privacidad de la dirección de correo electrónico del remitente del formulario

La dirección de correo electrónico del usuario es anónima. Si está la columna Creado por, el valor que los propietarios del formulario verán en ella es web-form@smartsheet.com. Sin embargo, si el formulario solo permite a los usuarios de Smartsheet enviar respuestas, reflejará la dirección de correo electrónico del remitente.

Uso de una cadena de consulta de URL para la función Enviar correo electrónico de los envíos

Cuando utilice una cadena de consulta de URL en su enlace único, la opción Enviarme una copia de mis respuestas estará activada para los usuarios de manera predeterminada. Seguirán teniendo la posibilidad de anular la selección de esta opción si lo desean.

Con un enlace de consulta de URL, no tendrán que rellenar el campo Dirección de correo electrónico.

Sin embargo, las cadenas de consulta de URL no pueden ayudarlo a automatizar los correos electrónicos de confirmación de los formularios a los propietarios y colaboradores de las hojas. Si desea recibir alertas por correo electrónico cuando lleguen nuevas entradas, utilice flujos de trabajo automatizados.