Berichte

Fassen Sie mit Smartsheet-Berichten wichtige blattübergreifende Aufgaben und Meilensteine in einer einzigen Übersicht zusammen. So können Sie das "große Ganze" Ihres gesamten Portfolios ganz einfach an Beteiligte weitergeben oder einen Hauptkalender aller Aktivitäten für mehrere Initiativen anzeigen. 

Veröffentlichen Sie Ihren Bericht für eine detailliertere Kontrolle der Informationen, die über ein Blatt freigegeben werden, und geben Sie ihn für externe Anbieter frei, damit diese nur High-Level-Meilensteine sehen.

Bericht zu Daten aus mehreren Blättern

Mit einem Bericht können Sie Informationen aus mehreren Blättern zusammenstellen und nur Elemente anzeigen lassen, die die von Ihnen angegebenen Kriterien erfüllen.

Es sind zwei Arten von Berichten verfügbar – Zeilenberichte und Blattzusammenfassungsberichte:

  • Mit Zeilenberichten können Sie Zeileninformationen aus mehreren Blättern zusammenfassen. Sie können beispielsweise einen Bericht erstellen, um alle unvollständigen Aufgaben in mehreren Blättern zu sehen, die Ihnen zugewiesen sind und hohe Priorität haben.
  • Blattzusammenfassungsberichte ermöglichen die Anzeige von Zusammenfassungsdaten aus mehreren Blättern. Blattzusammenfassungsberichte sind eine gute Möglichkeit, um einen umfassenden Überblick über mehrere Projekte zu erhalten oder um Portfoliomesszahlen in einem Dashboard hervorzuheben. Lesen Sie nach unter Eine Portfolioansicht mithilfe eines Blattzusammenfassungsberichts erstellen für weitere Informationen zur Erstellung eines Blattzusammenfassungsberichts.

Ähnlich wie bei einem Blatt kann auch ein Bericht versendet, freigegeben und veröffentlicht werden. Sie können auch Daten in einem Bericht bearbeiten, gruppieren, zusammenfassen und sortieren. Beachten Sie, dass ein Bericht sich von einem Blatt unterscheidet, da keine Informationen darin gespeichert sind (stattdessen zeigt er in Blättern gespeicherte Informationen an). Aufgrund dieses Unterschieds werden Berichte nicht der Blattobergrenze für Ihr Konto angerechnet.

 

Erstellen Sie mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung einen Bericht.

Einen Zeilenbericht mit dem Berichts-Generator erstellen

Wenn Sie einen Blattzusammenfassungsbericht erstellen möchten, lesen Sie nach unter Eine Portfolioansicht mithilfe eines Blattzusammenfassungsberichts erstellen.

Schritt 1: Den Bericht erstellen

Sie erstellen Ihren Bericht im Berichts-Generator. Dazu würden Sie folgendermaßen vorgehen:

  1. Klicken Sie auf das Symbol „Menü“ (links oben im Smartsheet-Fenster) > „Start“.
  2. Klicken Sie auf das Symbol für das Solution Center (Plus).
  3. Klicken Sie im linken Bereich auf „Erstellen“ und wählen Sie die Kachel „Bericht“ aus.
  4. Geben Sie einen Namen für Ihren Bericht ein, wählen Sie Zeilenbericht und klicken Sie auf OK.
    Benennen Sie Ihren Bericht
     Ihr neuer Bericht wird im Ordner „Blätter“ erstellt.

Schritt 2: Den Bericht konfigurieren

Erstellen Sie Ihren Bericht mithilfe der Registerkarten in der oberen Symbolleiste.

Bericht konfigurieren
 

In der Symbolleiste können Sie Folgendes konfigurieren:

  • Quellblätter
  • Anzuzeigende Spalten
  • Filterkriterien
  • Gruppe
  • Zusammenfassen
  • Sortierung

 

Ihre Berichtsergebnisse mit dem Berichts-Generator sortieren

Die letzte Registerkarte in der oberen Setup-Symbolleiste ist die Registerkarte Sortieren, auf der Sie bis zu drei Felder definieren können, nach denen Ihre Berichtsergebnisse sortiert werden. Wählen Sie unter Sortieren nach das Feld aus, anhand dessen der Bericht sortiert werden soll. Wählen Sie dann aus, ob die Ergebnisse in aufsteigender oder in absteigender Reihenfolge sortiert werden sollen.

Berichtsergebnisse sortieren

Wählen Sie Nach anderer Spalte sortieren, um bis zu drei Sortierungskriterien anzuwenden. Informationen zur Sortierung der verschiedenen Datentypen finden Sie unter Zeilen sortieren, um Ihre Daten zu organisieren

Felder auf der Registerkarte Gruppierung können nicht auf der Registerkarte Sortieren verwendet werden. Stattdessen können Sie auf der Registerkarte Gruppierung angeben, in welcher Reihenfolge Gruppen angezeigt werden und wie sie sortiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Die Gruppierung konfigurieren, um Ergebnisse im Berichts-Generator zu organisieren.

Berücksichtigen Sie folgendes Dropdown-Listenverhalten bei der Sortierung:

Die Sortierung in Dropdown-Listen verhält sich in Berichten und Blättern unterschiedlich. Wenn Sie einen Bericht sortieren, wird er in aufsteigender oder in absteigender Reihenfolge sortiert. Bei Blättern dagegen werden Elemente bei der Sortierung anhand einer Spalte, die in den Quellblättern den Typ „Dropdown-Liste“ aufweist, nicht basierend auf vordefinierten Dropdown-Werten in den Spalteneigenschaften des Quellblatts sortiert.

Ein Bericht kann Werte aus mehreren Blättern ziehen und konsolidiert Spalten mit demselben Namen und Spaltentyp. Wenn die Dropdown-Listenspalten verschiedene Werte in unterschiedlichen Blättern aufweisen (z. B.: a,b,c,d in einem Blatt und 1,2,3,4 in einem anderen), kann der Bericht nicht bestimmen, welche Sortierung in der konsolidierten Spalte angewendet werden soll, sodass er die Werte sortiert, als würde es sich um eine Spalte „Text/Zahl“ handeln.

Die Gruppierung konfigurieren, um Ergebnisse im Berichts-Generator zu organisieren

Mit der Gruppierung können Sie ähnliche Werte in Gruppen zusammenstellen, damit Zeilen in logische Kategorien oder Klassifikationen organisiert werden können. Sie können bis zu drei Gruppen pro Bericht hinzufügen. In dem Beispiel unten wurden Zeilen nach der Flagge Dringend und dann nach ihrem Status gruppiert:

Die Gruppierung konfigurieren

Wählen Sie die Registerkarte Gruppieren aus, um die Gruppierungseinstellungen zu öffnen, und wählen Sie die Felder für die Gruppierung aus:

Registerkarte „Gruppieren“

Legen Sie für jedes Feld fest, ob die Gruppen in aufsteigender oder in absteigender Reihenfolge sortiert werden sollen. Verwenden Sie die Symbole Gruppen minimieren oder vergrößern, um den Standardstatus von Gruppen beim Laden oder Aktualisieren des Berichts zu bestimmen. Sie können spezifische Gruppen minimieren oder vergrößern, indem Sie den Pfeil neben einer Gruppierungsbezeichnung auswählen. Um alle Zeilen zu minimieren oder zu vergrößern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die primäre Spalte, um Alle erweitern oder Alle reduzieren auszuwählen.

Minimieren oder Vergrößern

HINWEISE:

  • Wenn Ihr Bericht über 2.500 Zeilen aufweist, wird die Gruppierung automatisch minimiert. Um die Gruppen zu vergrößern, stellen Sie sicher, dass der Bericht weniger als 2.500 Zeilen aufweist, die die Berichtskriterien erfüllen.
  • Wenn Zeilen gruppiert werden, wird die primäre Spalte automatisch an der Position ganz links gesetzt.
  • Wenn Sie den Bericht drucken oder exportieren, werden nur diese Basiszeilen erfasst. 

Nur die Basiszeilen sind in einem Dashboard sichtbar, wenn der Bericht über ein Diagramm-Widget oder ein Berichts-Widget eingebettet wird. Wenn Sie die Gruppierungsübersichtszeilen in Ihrem Dashboard sehen möchten, veröffentlichen Sie den Bericht und betten ihn mithilfe des Webinhalts-Widgets ein. Siehe Widget-Arten für Smartsheet-Dashboards für weitere Informationen.

Inhalte zusammenfassen, um wichtige Informationen mit dem Berichts-Generator zu extrahieren

Mit Zusammenfassungen können Sie schnell mit nur wenigen Klicks wichtige Informationen aus Ihren Berichten extrahieren. Dafür verwenden Sie Funktionen zur Berechnung von Gesamtsummen für den ganzen Bericht und jede Gruppierung. In dem Beispiel unten sehen wir einen Zähler der Zeilen-IDs oder Gesamtanforderungen, einen Zähler der dringenden Anforderungen sowie die Summe der Stunden, die an Anforderungen gearbeitet wurde:

Zusammenfassungen berechnen

Wählen Sie die Registerkarte Zusammenfassen aus, um die Einstellungen für die Zusammenfassung zu öffnen, und wählen Sie die Felder für die Zusammenfassung aus. Wenn ein Feld ausgewählt wurde, wählen Sie mit dem Dropdown-Menü rechts aus, wie das Feld zusammengefasst werden soll.

Registerkarte „Zusammenfassen“

Die Zusammenfassungsoptionen für jedes Feld variieren basierend auf dem Spaltentyp.

  • Symbol: Zähler
  • Text/Zahl: Summe, Zähler, Durchschnitt, Min., Max.
  • Datum: Erster, Letzter, Zähler
  • Dropdown (Einfachauswahl): Summe, Zähler, Durchschnitt, Min., Max.
  • Kontakt: Zähler
  • Kontrollkästchen: Zähler
  • Automatische Nummer/System: Zähler