Blattzusammenfassungsberichte

 

Mit Blattzusammenfassungsberichten können Sie und Ihr Team einfach die benötigten Zusammenfassungsfelder aus mehreren Blättern zusammenführen, sodass Sie kritische Informationen und Daten schnell auf Portfolioebene einsehen können.

Als leistungsstarke Ergänzung zu den Berichtsanforderungen aller Teams fassen diese Berichte Blattzusammenfassungsfelder aus einem oder mehreren Blättern in einem einzelnen Bericht zusammen, um wichtige Kennzahlen basierend auf Berichtskriterien anzuzeigen. Berichte können direkt zu einem Dashboard hinzugefügt oder in einem Diagramm dargestellt werden, um den Echtzeitfortschritt für die Entscheidungsträger zu kommunizieren.

 

Eine Portfolioansicht mit einem Blattzusammenfassungsbericht erstellen

Fassen Sie Ihre Zusammenfassungsdaten über mehrere Blätter hinweg mithilfe von Blattzusammenfassungsberichten zusammen, um eine Ansicht auf Portfolioebene zu erstellen. Erstellen Sie einen Blattzusammenfassungsbericht zu folgenden Zwecken:

  • Berichte zu wichtigen Zusammenfassungsfeldern über mehrere Blätter hinweg erstellen, um einen detaillierten Überblick zu erhalten
  • Eine Portfoliozusammenfassung und Messzahlen zu Fortschritten in Managerdashboards weitergeben
  • Statistiken auf Portfoliobene mithilfe von Diagrammen und Graphen weitergeben 

Wer kann diese Funktion nutzen?

Berechtigungsanforderungen Alle Benutzer mit Smartsheet-Lizenz, die über Zugriff auf Blätter mit Blattzusammenfassungen verfügen, können einen Portfoliobericht erstellen. Alle Benutzer, für die der Bericht und die zugrunde liegenden Blätter freigegeben sind, können die Informationen im Bericht anzeigen.
Plantypanforderungen Business-, Enterprise- und Premier-Pläne.

Bevor Sie beginnen

  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Zusammenfassungsfelder über alle Blätter hinweg einheitlich benannt sind. Schon kleine Unterschiede bei Zeichenabstand und Klein-/Großschreibung können dazu führen, dass Zusammenfassungsinformationen aus einem Bericht ausgeschlossen werden.
  • Um die Anzeige doppelter Spalten im Bericht zu verhindern, stellen Sie sicher, dass Sie denselben Feldtyp in allen Zusammenfassungsfeldern verwenden, die zur Erfassung derselben Art von Daten genutzt werden.

Eine Portfolioansicht erstellen

Um eine Portfolioansicht zu erstellen, müssen Sie einen Blattzusammenfassungsbericht erstellen und definieren, welche Informationen darin angezeigt werden.

Einen Blattzusammenfassungsbericht erstellen

  1. Wählen Sie das Pluszeichen (im linken Bereich) > Erstellen > Bericht.
  2. Geben Sie einen Namen für Ihren Bericht ein.
  3. Wählen Sie die Option Blattzusammenfassungsbericht aus.
  4. Klicken Sie auf OK.

Definieren, welche Informationen in den Bericht gezogen werden 

  1. Öffnen Sie den Berichts-Generator, indem Sie auf das Symbol „Berichts-Generator“ Symbol „Berichts-Generator“ klicken.
  2. Klicken Sie auf Quellblätter und geben Sie an, welche Blätter und die zugehörigen Blattzusammenfassungen in diesen Bericht gezogen werden sollen.
  3. Klicken Sie auf Anzuzeigende Spalten und wählen Sie die in diesem Bericht anzuzeigenden Zusammenfassungsfelder aus.
  4. Klicken Sie auf Filterkriterien, um die Parameter für im Bericht angezeigte Zusammenfassungsinformationen zu definieren.

    Bild Filterkriterien Berichts-Generator
     
  5. Klicken Sie auf Sortieren, um zu definieren, wie die Zusammenfassungsinformationen im Bericht sortiert werden.
  6. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Auswahl zu bestätigen, woraufhin die Zusammenfassungsdaten im Bericht angezeigt werden, die den von Ihnen definierten Kriterien entsprechen.

Benutzerdefinierte Blattzusammenfassungsfelder bearbeiten

  1. Klicken Sie auf den Pfeil auf der Zelle links von der zu bearbeitenden Zeile und wählen Sie Bearbeiten. Alternativ dazu können Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle mit dem BlattnamenZeilenaktionen ...bearbeiten klicken
  2. Das Formular „Blattzusammenfassung“ wird geöffnet, wenn das Quellblatt benutzerdefinierte Felder aufweist. Anderenfalls sehen Sie die Meldung „Für dieses Blatt wurden keine benutzerdefinierten Zusammenfassungsfelder definiert“.
  3. Sobald Sie alle Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie zum Abschließen auf Speichern.

Wichtige Projektmesszahlen mit Blattzusammenfassungsformeln berechnen

Berechnen Sie automatisch Budgetzusammenfassungen, fassen Sie Projektstatus und -fortschritte zusammen und mehr, indem Sie Formeln in Blattzusammenfassungsfeldern platzieren.

Wer kann diese Funktion nutzen?

Symbol für Berechtigungsanforderungen Inhaber und Blattadministratoren (die auch eine Lizenz haben) können neue Blattzusammenfassungsfelder hinzufügen, Feldeigenschaften bearbeiten und in bestehende gesperrte oder ungesperrte Felder schreiben. Inhaber, Administratoren und Bearbeiter können in bestehende ungesperrte Felder schreiben. Alle Benutzer, für die das Blatt freigegeben ist, können die Blattzusammenfassung anzeigen.
Symbol für Plantypen Business-, Enterprise- und Premier-Pläne.

Eine Blattzusammenfassungsformel erstellen

In Ihrer Blattzusammenfassung: Geben Sie das Gleich-Symbol (=) und die gewünschte Funktion in ein Blattzusammenfassungsfeld ein. (Hinweis: Sie können keine Formeln in Kontrollkästchenfelder eingeben.)

  • Verwenden Sie die Tabelle im Anschluss für Beispiele zur Referenzierung anderer Blattzusammenfassungsfelder in Ihren Blattzusammenfassungsformeln.
  • Die vollständige Funktionsliste finden Sie hier.

Verweise für Blattzusammenfassungsformeln

Verwenden Sie diese Tabelle als Leitfaden für Verweise auf andere Felder, wenn Sie Blattzusammenfassungsformeln erstellen.

Wenn Sie verweisen auf

Verwenden Sie diese Syntax

Beispiel für eine Formel
Andere Zusammenfassungsfelder (dasselbe Blatt) [Feldname]# =SUM([Budget 2016]#, [Budget 2017]#)
Zellen im Blatt [Spaltenname] =SUM(Ausgaben1:Ausgaben3)
Zellen aus anderen Blättern {blattübergreifender Referenzname} =COUNT({Inventar Lager B})

Mit einer Blattzusammenfassungslegende Kontext für Symbole bieten

Erstellen Sie eine Legende in der Blattzusammenfassung, um die Bedeutung der einzelnen Symbole in Ihrem Blatt zu beschreiben.

Wer kann diese Funktion nutzen?

Symbol für Berechtigungsanforderungen Inhaber und Blattadministratoren (die auch eine Lizenz haben) können neue Blattzusammenfassungsfelder hinzufügen, Feldeigenschaften bearbeiten und in bestehende gesperrte oder ungesperrte Felder schreiben. Inhaber, Administratoren und Bearbeiter können in bestehende ungesperrte Felder schreiben. Alle Benutzer, für die das Blatt freigegeben ist, können die Blattzusammenfassung anzeigen.
Symbol für Planverfügbarkeit Business-, Enterprise- und Premier-Pläne.

Eine Blattzusammenfassungslegende erstellen

In Ihrer Blattzusammenfassung:

  1. Fügen Sie oben in Ihrer Blattzusammenfassung ein Feld Text/Zahl mit einer Beschreibung der Legende hinzu.
  2. Fügen Sie der Blattzusammenfassung Symbolfelder hinzu, eines für jedes Symbol. Geben Sie in den Namen des Feldes den Zweck des Symbols ein. Vergewissern Sie sich, dass Sie für jedes einzelne Feld die Gruppe von Symbolen auswählen, die für das Blatt verwendet werden.
  3. Legen Sie in jedem Symbolfeld das Symbol fest, das zu Ihrer Beschreibung passt.

Vielleicht möchten Sie diese Felder auch sperren, um zu verhindern, dass Bearbeiter Änderungen daran vornehmen. Um ein Feld zu sperren, klicken Sie auf das Menüsymbol (rechts neben dem Feld) und wählen Sie "Feld sperren" aus.