Alarme und Erinnerungen

 

Automatisierte Alarme und Erinnerungen stellen sicher, dass die richtigen Personen die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt erhalten.

  • Alarme werden reaktiv von Änderungen an Ihrem Blatt ausgelöst und die Entscheidungsträger werden bezüglich Aktualisierungen kritischer Informationen benachrichtigt.

  • Erinnerungen werden proaktiv an einem bestimmten Datum oder zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgelöst und erinnern die Aufgabeninhaber an wichtige Deadlines.

Sowohl Alarme als auch Erinnerungen können einzeln oder als Teil eines größeren Workflows mit mehreren Bedingungen eingerichtet werden. Sie können auch immer wieder an mehrere Empfänger gesendet werden, auch wenn Ihr Blatt nicht für den Empfänger freigegeben wurde.

Einen zeitbasierten automatisierten Workflow erstellen

Sie können im Auslöserblock eines automatisierten Workflows Aktionen vor, nach oder an einem spezifischen Datum auslösen, indem Sie ein Datumsfeld angeben (ausgehend von einer Datumsspalte in Ihrem Blatt) oder manuell ein Datum auswählen.

Datumsauslöser

HINWEISE:

  • Wenn Sie manuell ein Datum auswählen, wird der Workflow gleichzeitig für alle Zeilen in Ihrem Blatt ausgelöst, welche die von Ihnen festgelegten Bedingungen erfüllen. (Sie können beispielsweise einen Alarm verwenden, der Sie daran erinnert, eine Aktion für alle Zeilen durchzuführen, die nicht anhand eines spezifischen Datums einer bestimmten Person zugewiesen sind.)
  • Wenn Sie ein Datumsfeld für den Workflow auswählen, prüft das Blatt täglich auf Zeilen, die im Workflow für den Tag enthalten sein sollten. Wenn keine Zeilen mit dem Datum oder der Uhrzeit dieses Tages übereinstimmen oder sie die Bedingungen des Workflows nicht erfüllen, wird der Workflow für keine Zeilen ausgeführt. Zeilen, die kein Datum aufweisen, sind niemals in einem auf einem Datumsfeld basierenden Workflow enthalten.
  • Sie können auch die Tageszeit verfeinern, zu der Ihr Workflow ausgelöst wird. Standardmäßig handelt es sich um die nächste volle Stunde von dann an, wenn Sie mit der Bearbeitung des Workflows beginnen.
  • Die Zeitzone des Auslösers ist immer identisch mit der Zeitzone des Blattinhabers.

Häufige, auf Änderungen basierende Automatisierungen in Batches auslösen

Sie können im Dropdownmenü Workflow ausführen des Auslöserblocks in Ihrem automatisierten Workflow anpassen, ob ein änderungsbasierter Workflow sofort ausgeführt werden soll oder ob Änderungen in Batches gesammelt und Alarme und/oder Anforderungen stündlich, täglich oder wöchentlich basierend auf den Änderungen innerhalb eines bestimmten zeitlichen Rahmens zugestellt werden sollen.

Dropdownmenü

Bedenken Sie Folgendes, wenn Sie das Ausführungsverhalten für Ihren Workflow festlegen:

  • Für täglich ausgeführte Workflows erfolgen die Bewertung der Änderungen am Blatt und die Ausführung zwischen 0:00 Uhr und 23:59 Uhr in der Zeitzone des Blattinhabers. Nachrichten werden zwischen 0:00 Uhr und 4:00 Uhr am nächsten Tag zugestellt.  
  • Wöchentlich ausgeführte Workflows werden zwischen dem ersten Freitag um 0:00 Uhr und 23:59 Uhr am folgenden Donnerstag ausgeführt und Nachrichten werden zwischen 0:00 Uhr und 4:00 Uhr am zweiten Freitag zugestellt.
  • Wenn mehrere Zeilen geändert wurden, wenn das Blatt innerhalb des zeitlichen Rahmens der ausgewählten Häufigkeit gespeichert wird, dann wird der Workflow für jede Zeile ausgeführt, welche die Auslöserkriterien erfüllt.