Alarme und Erinnerungen

Automatisierte Alarme und Erinnerungen gewährleisten, dass die richtigen Personen die richtigen Informationen zur richtigen Zeit erhalten.

  • Alarme werden reaktiv ausgelöst durch Änderungen an Ihrem Blatt und die Beteiligten werden über Aktualisierungen wichtiger Informationen benachrichtigt.

  • Erinnerungen werden proaktiv durch ein spezifisches Datum oder eine Uhrzeit ausgelöst und stellen sicher, dass sich die Aufgabeninhaber wichtiger Deadlines bewusst sind.

Sowohl Alarme als auch Erinnerungen können einzeln oder zusammen als Teil eines umfassenderen Workflows mit mehreren Bedingungen eingerichtet werden. Sie können auch auf wiederkehrender Basis an mehrere Empfänger gesendet werden, sogar wenn Ihr Blatt nicht für den Empfänger freigegeben ist.

Einen zeitbasierten automatisierten Workflow erstellen

Sie können im Auslöserblock eines automatisierten Workflows Aktionen vor, nach oder an einem spezifischen Datum auslösen, indem Sie ein Datumsfeld angeben (ausgehend von einer Datumsspalte in Ihrem Blatt) oder manuell ein Datum auswählen.

Datumsauslöser

HINWEISE:

  • Wenn Sie manuell ein Datum auswählen, wird der Workflow gleichzeitig für alle Zeilen in Ihrem Blatt ausgelöst, welche die von Ihnen festgelegten Bedingungen erfüllen. (Sie können beispielsweise einen Alarm verwenden, der Sie daran erinnert, eine Aktion für alle Zeilen durchzuführen, die nicht anhand eines spezifischen Datums einer bestimmten Person zugewiesen sind.)
  • Wenn Sie ein Datumsfeld für den Workflow auswählen, prüft das Blatt täglich auf Zeilen, die im Workflow für den Tag enthalten sein sollten. Wenn keine Zeilen mit dem Datum oder der Uhrzeit dieses Tages übereinstimmen oder sie die Bedingungen des Workflows nicht erfüllen, wird der Workflow für keine Zeilen ausgeführt. Zeilen, die kein Datum aufweisen, sind niemals in einem auf einem Datumsfeld basierenden Workflow enthalten.
  • Sie können auch die Tageszeit verfeinern, zu der Ihr Workflow ausgelöst wird. Standardmäßig handelt es sich um die nächste volle Stunde von dann an, wenn Sie mit der Bearbeitung des Workflows beginnen.
  • Die Zeitzone des Auslösers ist immer identisch mit der Zeitzone des Blattinhabers.

Häufig auftretende, auf Änderungen basierende Automatisierungen in Batches auslösen

Im Dropdown-Menü Workflow ausführen des Auslöserblocks in Ihrem automatisierten Workflow können Sie anpassen, ob ein auf Änderungen basierender Workflow sofort ausgeführt werden soll oder ob Änderungen in Batches zusammengeführt und Alarme und/oder Anforderungen stündlich, täglich oder wöchentlich basierend auf den Änderungen zugestellt werden sollen, die im jeweiligen Zeitraum vorgenommen wurden.

Dropdown-Menü „Workflow ausführen“

Bedenken Sie Folgendes, wenn Sie das Ausführungsverhalten für Ihren Workflow festlegen:

  • Workflows, die täglich ausgeführt werden sollen, bewerten Änderungen an dem Blatt und werden zwischen 00:00 Uhr und 23:59 Uhr in der Zeitzone des Blattinhabers ausgeführt. Nachrichten werden am nächsten Tag zwischen 00:00 Uhr und 4:00 Uhr zugestellt. 
  • Wöchentliche Workflows werden zwischen dem ersten Freitag um 00:00 Uhr und 23:59 Uhr und dem folgenden Donnerstag ausgeführt. Nachrichten werden zwischen 00:00 Uhr und 4:00 Uhr am zweiten Freitag zugestellt.
  • Wenn mehrere Zeilen geändert werden, wenn das Blatt innerhalb des Zeitrahmens mit der ausgewählten Häufigkeit gespeichert wird, wird der Workflow für jede Zeile ausgeführt, die die Auslöserkriterien erfüllt. Empfänger dieser Automatisierung erhalten eine einzelne Benachrichtigung mit bis zu 100 Zeilen im Tabellenblattformat.
  • Wenn Platzhalter in den benutzerdefinierten Nachrichten Ihrer Automatisierung verwendet werden, werden für jede einzelne benutzerdefinierte Nachricht separate Alarme generiert. Lesen Sie nach unter Zellendaten dynamisch zum Betreff und in den Text von Anforderungsnachrichten einfügen für weitere Informationen zu Nachrichtenplatzhaltern.
     

Die kontinuierliche Projektausführung mit wiederkehrender Automatisierung sicherstellen

Sie können einen wiederkehrenden Workflow planen, um sicherzustellen, dass Ihr Workflow regelmäßig für die Zeilen ausgeführt wird, die Ihre Bedingungen erfüllen. Sie können beispielsweise tägliche Updates zu überfälligen Aufgaben von den zugewiesenen Teammitgliedern anfordern.

So erstellen Sie einen wiederkehrenden automatisierten Workflow in Ihrem Blatt:

  1. Klicken Sie im Menü auf Automatisierung und erstellen Sie einen neuen oder bearbeiten Sie einen bestehenden Workflow. (Siehe Zeitersparnis dank automatisierter Workflows für weitere Informationen zum Erstellen und Bearbeiten von Workflows.)
  2. Wählen Sie im Auslöserblock Ihres Workflows Wenn ein Datum erreicht wird aus.
  3. Klicken Sie auf Einmal ausführen > Benutzerdefiniert.

    Schaltfläche für benutzerdefinierte Wiederholung
     
  4. Wählen Sie im Formular „Benutzerdefinierte Wiederholung“ die gewünschte Häufigkeit (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich) für die Auslösung Ihrer Workflows aus.

    TIPP:Sie können Ihren Workflow auch nach einem bestimmten Datum oder einer bestimmten Anzahl an Ausführungen enden lassen.

    Wiederholung
  5. Klicken Sie auf Fertig.

 

Das war's! Ihr Workflow wird nun mit der von Ihnen angegebenen Wiederholung ausgeführt. Um zu bestimmen, welche Zeilen Ihr Workflow bei der Ausführung einbeziehen soll, lesen Sie den Hilfecenter-Artikel Bedingungsblöcke: Filtern, was Ihre automatisierten Workflows senden.