Aktivitäten in Blättern nachverfolgen und anzeigen

Smartsheet bietet mehrere Funktionen, mit deren Hilfe Sie bei Änderungen an Ihrem Blatt visuell auf dem neuesten Stand bleiben können:

  • Aktivieren Sie die Funktion "Änderungen hervorheben" für eine übersichtliche Anzeige der geänderten Zellen seit Ihrer letzten Ansicht des Blatts.  
  • Mit "Zellenverlauf" können Sie frühere Versionen des Inhalts anzeigen.
  • Im Aktivitätsprotokoll sehen Sie, wer wann welche Änderungen an Blättern, Berichten und Dashboards vorgenommen hat.

Aktivieren Sie mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung die Funktion "Änderungen hervorheben".

An einem Blatt vorgenommene Änderungen hervorheben

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Um die an einem Blatt vorgenommenen Änderungen schnell zu identifizieren und zu prüfen, verwenden Sie die Option Änderungen hervorheben.

Das Hervorheben von Änderungen aktivieren oder deaktivieren

  1. Öffnen Sie das Blatt und klicken Sie auf Änderungen hervorheben Schaltfläche „Änderungen hervorheben“ in der Symbolleiste.

    Das Fenster Änderungen hervorheben wird angezeigt.

    Fenster „Änderungen hervorheben“

  2. Klicken Sie auf den Schieberegler, um die Option „Änderungen hervorheben“ auf EIN zu setzen.

  3. Wählen Sie unter Änderungen hervorheben für die letzten: das gewünschte Zeitintervall aus.

    Beachten Sie, dass wenn Sie die Option Ich habe das Blatt zuletzt aufgerufen aktivieren, Sie die hervorgehobenen Änderungen seit dem Zeitpunkt sehen, an dem Sie das Blatt zuletzt angezeigt haben. Alle anderen Benutzer, die das Blatt anzeigen, sehen die Änderungen, seit sie das Blatt zuletzt angezeigt haben.

  4. Klicken Sie auf Hintergrundfarbe hervorheben-Änderungen-Hintergrund-Schaltfläche, um die Hervorhebungsfarbe festzulegen.

    Der Zellenhintergrund ändert sich in die festgelegte Farbe, sobald Änderungen erkannt werden.

  5. Klicken Sie rechts oben im Fenster auf das X, um es zu schließen und Ihre Einstellungen zu speichern.

Wer die Hervorhebungen sieht

Wenn Sie Änderungen hervorheben aktivieren oder deaktivieren und das Blatt speichern, aktivieren oder deaktivieren Sie die Funktion für alle Benutzer, für die das Blatt freigegeben ist.

Wenn jemand in einem bestimmten Zeitraum einen Kommentar hinzugefügt oder Anlagen hinzugefügt oder bearbeitet hat, wird das Symbol in dieser Zeile hervorgehoben.  (Beachten Sie, dass Änderungen an den Kommentaren selbst NICHT hervorgehoben werden.)

Änderungen hervorheben

Um Details zu der Änderung anzuzeigen, wie z. B. den Zeitpunkt, zu dem die Änderung vorgenommen wurde und die E-Mail-Adresse der Person, die sie vorgenommen hat, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle und wählen Sie Zellenverlauf anzeigen.

Sie können auch Benachrichtigungen einrichten, um E-Mail-Alarme zu erhalten, wenn an einem Blatt Änderungen vorgenommen werden. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Benachrichtigungen.

Einstellungen für Änderungen hervorheben

Die Funktion „Änderungen hervorheben“ verfügt über acht Einstellungen. Die Einstellungen werden bis zu der Minute aktualisiert, in der auf ein Blatt zugegriffen wird. Die Tabelle unten zeigt, welche Änderungen bei der Anzeige am 12.12.2020 um 18:00 Uhr hervorgehoben werden.

Änderungen hervorheben für die letzten:

Blatt angezeigt am 12.12.2020 um 18:00 Uhr

Blatt angezeigt am 12.12.2020 um 18:15 Uhr

Stunde

seit 12.12.2020 17:00 Uhr

seit 12.12.2020 17:15 Uhr

Heute

seit 12.12.2020 00:00 Uhr

seit 12.12.2020 00:00 Uhr

Tag

seit 11.12.2020 17:00 Uhr

seit 11.12.2020 17:15 Uhr

Drei Tage

seit 09.12.2020 17:00 Uhr

seit 09.12.2020 17:15 Uhr

Sieben Tage

seit 05.12.2020 17:00 Uhr

seit 05.12.2020 17:15 Uhr

Dreißig Tage

seit 12.11.2020 17:00 Uhr

seit 12.11.2020 17:15 Uhr

Benutzerdefiniertes Datum

seit (ausgewähltes Datum) 00:00 Uhr

seit (ausgewähltes Datum) 00:00 Uhr

Ich dieses Blatt zuletzt aufgerufen habe

seit dem letzten Datum und der Uhrzeit, zu dem/der das Blatt für die Person aktualisiert wurde, die es anzeigt.

seit dem letzten Datum und der Uhrzeit, zu dem/der das Blatt für die Person aktualisiert wurde, die es anzeigt.

Verhalten für „Änderungen hervorheben“

Zeigen Sie mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung den Zellenverlauf an.

An Smartsheet-Elementen vorgenommene Änderungen anzeigen

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

Der Blattinhaber und Blattverwalter können Spalten hinzufügen oder ändern. Eine Lizenz ist erforderlich.

Um das Aktivitätsprotokoll verwenden zu können, müssen Sie ein lizenzierter Benutzer sein, der über die Freigabeberechtigungen eines Bearbeiters oder höher für das Blatt verfügt. (Weitere Informationen zur Freigabe von Aktivitätsprotokollen finden Sie hier.)

Das Aktivitätsprotokoll ist nur für Business- und Enterprise-Pläne verfügbar.

Um Änderungen anzuzeigen, die Sie an einem Smartsheet-Element vorgenommen haben, können Sie den Zellenverlauf anzeigen, Systemspalten einbeziehen oder das Aktivitätsprotokoll verwenden.

Zellenverlauf

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zelle und wählen Sie Zellenverlauf anzeigen, um ein Protokoll der Änderungen auf Zellebene sowie die Person anzuzeigen, die die Änderungen vorgenommen hat, und wann die Änderungen vorgenommen wurden.

Wenn erforderlich, können Sie auch die Informationen auswählen und die Tastenkombination Strg + C (Befehlstaste C auf einem Mac) verwenden, um eine vorhergehende Änderung zu kopieren, sowie Strg + V (Befehlstaste + V auf einem Mac), um diese Informationen wieder in eine Zelle einzufügen.

Systemspalten

Fügen Sie die Systemspalte(n) Geändert (Datum) und/oder Geändert von ein, damit der Zeitstempel für die letzte Änderung jeder Zeile, sowie der Mitarbeiter, der die Änderung vorgenommen hat, für jede Zeile im Blatt angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Eine Systemspalte zum automatischen Hinzufügen von Informationen zu einer Zeile verwenden.

Aktivitätsprotokoll

Klicken Sie auf das Symbol „Aktivitätsprotokoll“ Aktivitätssymbolin der Funktionsleiste rechts, um eine Liste aller Änderungen, die an einem Element vorgenommen wurden, sowie die Person, die sie vorgenommen hat, und den Zeitpunkt der Änderungen anzuzeigen. Dies beinhaltet Änderungen wie das Löschen von Zeilen (einschließlich der gelöschten Daten), wer das Element angezeigt hat und ob es Änderungen an Freigabeberechtigungen gab.

Das Aktivitätsprotokoll kann gefiltert und exportiert werden. Weitere Informationen zum Aktivitätsprotokoll finden Sie unter: Den Änderungsverlauf anhand des Aktivitätsprotokolls nachverfolgen

Verwenden Sie mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung das Aktivitätsprotokoll (nur für Business- und Enterprise-Pläne).

Änderungen anhand des Aktivitätsprotokolls nachverfolgen

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

Der Inhalt im Aktivitätsprotokoll hängt von Ihren Berechtigungen ab. Weitere Informationen finden Sie im Diagramm am Ende dieses Artikels. 

Aktionen, die im Aktivitätsprotokoll nachverfolgen können

Mit dem Aktivitätsprotokoll können Sie häufige Aktionen nachverfolgen:

  • Wer das Sheet, den Bericht oder das Dashboard angezeigt hat
  • Für wen ein Sheet, Bericht oder Dashboard freigegeben ist (und für wen die Freigabe aufgehoben wurde)
  • Nur bei Sheets: Welche Arten von Änderungen durchgeführt wurden und worum es sich dabei gehandelt hat
    • Beispiel: In Zeile 4 hat Sally Smart den Status von In Bearbeitung zu Abgeschlossen geändert.
  • Den Namen der Person, die die Änderung vorgenommen hat
  • Wann (Datum/Uhrzeit) Änderungen vorgenommen wurden
  • Die Freigabe von Arbeitsbereichen

Sie möchten die Änderungen an den Zellen und Zeilen in einem Bericht überprüfen? 

Diese Änderungsdaten werden nicht im Aktivitätsprotokoll eines Berichts angezeigt. Sie werden nur im Dialog „Aktivitätsprotokoll“ der Quell-Sheets angezeigt. Wenn Sie also Zellen- und Zeilenänderungen in einem Bericht nachverfolgen müssen, wechseln Sie zu dessen Quell-Sheet. 

Bevor Sie beginnen

Hier einige weitere Informationen zum Aktivitätsprotokoll:

  • Das Aktivitätsprotokoll zeigt die neuesten Zelländerungen an. Um den Verlauf einer bestimmten Zelle anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und zeigen Sie den Zellenverlauf an. 
  • Wenn Sie das Aktivitätsprotokoll schließen, werden Ihre Filter automatisch entfernt. Aktivitätsprotokollfilter können nicht gespeichert oder mit anderen Mitarbeitern, die am Sheet arbeiten, geteilt werden.
  • Einige Aktionen können nicht zu einem Smartsheet-Benutzernamen zurückverfolgt werden. Beispielsweise hat Ihnen jemand per E-Mail eine Anlage mit einem Sheet oder einer Zellenzeile gesendet. Anschließend haben Sie diese Anlage heruntergeladen, ohne sich bei Smartsheet anzumelden. Die Aktivität wird von Smartsheet nachverfolgt und erfasst, aber im Protokolleintrag wird der Benutzername download@smartsheet.com angezeigt.
  • Dashboards haben keine Freigabeberechtigungsstufe für Bearbeiter. Nur Administratoren und der Inhaber können das Aktivitätsprotokoll für Dashboards anzeigen.

Aktivitätsprotokolleinträge anzeigen

Es gibt zwei Möglichkeiten, den Dialog „Aktivitätsprotokoll“ zu öffnen:

  • Den Dialog „Aktivitätsprotokoll“ über die Menüleiste öffnen
    • Wählen Sie in der Menüleiste Datei > Aktivitätsprotokoll anzeigen aus.
  • Den Dialog „Aktivitätsprotokoll“ über die rechte Randleiste öffnen
    • Wählen Sie in der rechten Randleiste das Symbol Aktivitätsprotokoll aus.

Durch APIs beeinflusste Sheet-Änderungen

Einige Organisationen erstellen oder verwenden kundenspezifische Lösungen, die die Smartsheet Application Programming Interface (API) nutzen. Ein Beispiel dafür ist die Smartsheet Pivot App. Wenn die API den Inhalt eines Sheets beeinflusst, sehen Sie das Bild „API – Integrierte App“ neben der Datumsspalte.

Durch die API eingefügte Aktivität

Aktivitätsprotokolleinträge filtern

Im Dialog Aktivitätsprotokoll anzeigen werden Sheet-Aktionen angezeigt, z. B. wer wann Zeilen gelöscht hat und wann ein Benutzer das Sheet angezeigt hat. Der Bericht im Dialog „Aktivitätsprotokoll“ zeigt standardmäßig die Ereignisse der letzten sieben Tage an.

Wenden Sie im Aktivitätsprotokoll Filter an, um nur die gewünschten Einträge anzuzeigen. Sie können Filter anwenden, die nur Aktivitäten in einem bestimmten Zeitraum, nur einen bestimmten Aktionstyp oder nur die Personen, die an einem Sheet gearbeitet haben, anzeigen.

Filter auf das Aktivitätsprotokoll anwenden

  1. Erweitern Sie im Dialog Aktivitätsprotokoll den Abschnitt Filter
  2. Wählen Sie eine der folgenden Aktionen:
    • Aktion: das Aktivitätsprotokoll nach dem Aktivitätstyp filtern
    • Mitarbeiter: wer die Aktivität ausgeführt hat
    • Datumsbereich: der Zeitraum, dessen Aktivitäten angezeigt werden sollen
  3. Wählen Sie Anwenden.

Wenn Sie die Filter löschen möchten, wählen Sie Filter löschen aus.


Aktivitätsprotokoll exportieren

Sie können das Aktivitätsprotokoll für das Element herunterladen, um einen weiteren Datensatz der Sheet-Aktivität zu pflegen. Jeder Download ist auf 90 Tage an Sheet-Aktivitätsdaten beschränkt.

So exportieren Sie ein Aktivitätsprotokoll

  1. Wählen Sie in der Menüleiste eines Sheets oder Berichts Datei > Aktivitätsprotokoll anzeigen aus.
  2. Wählen Sie im Bereich Datumsbereich ein Startdatum und ein Enddatum aus. 
  3. Optional: Sie können in den Filtern Aktion und Mitarbeiter weitere Optionen auswählen.
  4. Wählen Sie Herunterladen aus.

    Smartsheet sendet Ihnen an die Adresse, die mit Ihrem Smartsheet-Konto verknüpft ist, per E-Mail einen Link zur Datei. 
     
  5. Wählen Sie den Link in der E-Mail aus, um das Aktivitätsprotokoll herunterzuladen.

Wenn der Name eines Sheets ein Sonderzeichen enthält, müssen Sie die Sonderzeichen aus dem Dateinamen entfernen, wenn Sie die CSV-Datei des Aktivitätsprotokolls exportieren. Durch bestimmte Symbole, wie z. B. „|“ oder „*“ wird die Datei beim Öffnen als beschädigt angezeigt.

Wann sollten Sie mit der exportierten Datei rechnen?

Wie lange Smartsheet braucht, um die Datei zu generieren und Ihnen den Download-Link zu senden, variiert. Wenn Sie auf Herunterladen klicken, sollten Sie innerhalb des nächsten Werktags eine Nachricht erhalten, die den Link zu der Datei enthält.

 


Einen Schnappschuss des Sheets anfordern

Wenn Sie ein lizenzierter Inhaber oder Administrator eines Sheets sind, können Sie einen Schnappschuss der Zellen- oder Spaltenänderungen an Ihrem Sheet anfordern.

So fordern Sie einen Schnappschuss der Änderungen am Sheet an

  1. Öffnen Sie den Dialog „Aktivitätsprotokoll“ des Sheets. 
  2. Passen Sie im Bereich Datumsbereich die Start- und Enddaten nach Bedarf an.
  3. Navigieren Sie zu der spezifischen Änderung, erweitern Sie die Zeile und wählen Sie Schnappschuss anfordern aus. 

 

Smartsheet sendet den Schnappschuss in einer Excel-Datei per E-Mail an den Sheet-Inhaber. Die Excel-Datei enthält nur Sheetdaten, eine Sheetzusammenfassung und Kommentare. Bedingte Formatierung, Anlagen, Benachrichtigungen, Zellenverlauf und alle Formeln, die nicht mit Excel kompatibel sind (Spaltenformeln, @Zeile, @Zelle, Sheet-übergreifende Formeln usw.) werden nicht unterstützt.

Sie können nur eine Anforderung für einen Schnappschuss für ein bestimmtes Sheet senden. Sobald die erste Anforderung bearbeitet wurde, können Sie eine weitere Anforderung absenden.


Kartenansichtsbezogene Aktionen im Aktivitätsprotokoll

Einige im Dialog „Aktivitätsprotokoll“ aufgeführte Aktionen beschreiben eine Veränderung insgesamt, bieten aber keinen Kontext zu den Details dieser Änderung. Im Folgenden sind einige Aktionen aufgelistet, die Sie vielleicht sehen, und was sie bedeuten:

  • Kartenansicht: Karten neu angeordnet: Sie haben eine oder mehr Karten manuell von einer Position an eine andere verschoben, entweder in eine andere Bahn oder an eine andere Position in derselben Bahn.
  • Kartenansicht: Karten indirekt neu angeordnet: Karten wurden auf andere Weise verschoben. Wenn Sie beispielsweise eine Karte manuell an eine beliebige Position in derselben Bahn oder in einer anderen Bahn verschieben, werden andere Karten dadurch indirekt an höhere oder niedrigere Positionen verschoben. Karten können auch indirekt neu angeordnet werden, wenn Sie Änderungen in der Tabellen- und der Gantt-Ansicht vornehmen, wie z. B. das Zuweisen einer Aufgabe zu einer anderen Person oder das Ändern der Listenoption für eine Zeile.

Wer das Aktivitätsprotokoll anzeigen kann

Freigabeberechtigungsstufe Kann Aktivitätsprotokoll anzeigen Kann Aktivitätsprotokoll exportieren
Inhaber* Ja Ja
Administrator (lizenziert)** Ja Ja
Administrator (nicht lizenziert) Nein Nein
Bearbeiter (lizenziert)** Ja Nein
Bearbeiter (nicht lizenziert) Nein Nein
Kommentierer (lizenziert oder nicht lizenziert) Nein Nein
Betrachter (lizenziert oder nicht lizenziert) Nein Nein

*Nur der Inhaber kann die Erstellungsaktivität für das Sheet sehen. *Wenn Sie die Inhaberschaft eines Sheets übertragen, sieht der neue Inhaber das gesamte Aktivitätsprotokoll seit der Erstellung des Sheets.

**Sie können Aktivitätsprotokolleinträge sehen, wenn Sie ein Upgrade auf die Freigabeberechtigungen Administrator (lizenziert) oder Bearbeiter (lizenziert) durchgeführt haben.

Möchten Sie mehr über Freigabeberechtigungen erfahren? Lesen Sie unseren Artikel Berechtigungen für Sheets, Berichte oder Arbeitsbereiche.