Aktivitäten in Blättern nachverfolgen und anzeigen

Smartsheet bietet mehrere Funktionen, mit deren Hilfe Sie bei Änderungen an Ihrem Blatt visuell auf dem neuesten Stand bleiben können:

  • Aktivieren Sie die Funktion "Änderungen hervorheben" für eine übersichtliche Anzeige der geänderten Zellen seit Ihrer letzten Ansicht des Blatts.  
  • Mit "Zellenverlauf" können Sie frühere Versionen des Inhalts anzeigen.
  • Im Aktivitätsprotokoll sehen Sie, wer wann welche Änderungen an Blättern, Berichten und Dashboards vorgenommen hat.

Aktivieren Sie mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung die Funktion "Änderungen hervorheben".

An einem Blatt vorgenommene Änderungen hervorheben

Um die an einem Blatt vorgenommenen Änderungen schnell zu identifizieren und zu prüfen, verwenden Sie die Option Änderungen hervorheben.

Das Hervorheben von Änderungen aktivieren oder deaktivieren

  1. Öffnen Sie das Blatt und klicken Sie auf Änderungen hervorheben Schaltfläche „Änderungen hervorheben“ in der Symbolleiste.

    Das Fenster Änderungen hervorheben wird angezeigt.

    Fenster „Änderungen hervorheben“

  2. Klicken Sie auf den Schieberegler, um die Option „Änderungen hervorheben“ auf EIN zu setzen.

  3. Wählen Sie unter Änderungen hervorheben für die letzten: das gewünschte Zeitintervall aus.

    Beachten Sie, dass wenn Sie die Option Ich habe das Blatt zuletzt aufgerufen aktivieren, Sie die hervorgehobenen Änderungen seit dem Zeitpunkt sehen, an dem Sie das Blatt zuletzt angezeigt haben. Alle anderen Benutzer, die das Blatt anzeigen, sehen die Änderungen, seit sie das Blatt zuletzt angezeigt haben.

  4. Klicken Sie auf Hintergrundfarbe hervorheben-Änderungen-Hintergrund-Schaltfläche, um die Hervorhebungsfarbe festzulegen.

    Der Zellenhintergrund ändert sich in die festgelegte Farbe, sobald Änderungen erkannt werden.

  5. Klicken Sie rechts oben im Fenster auf das X, um es zu schließen und Ihre Einstellungen zu speichern.

Wer die Hervorhebungen sieht

Wenn Sie Änderungen hervorheben aktivieren oder deaktivieren und das Blatt speichern, aktivieren oder deaktivieren Sie die Funktion für alle Benutzer, für die das Blatt freigegeben ist.

Wenn jemand in einem bestimmten Zeitraum einen Kommentar hinzugefügt oder Anlagen hinzugefügt oder bearbeitet hat, wird das Symbol in dieser Zeile hervorgehoben.  (Beachten Sie, dass Änderungen an den Kommentaren selbst NICHT hervorgehoben werden.)

Änderungen hervorheben

Um Details zu der Änderung anzuzeigen, wie z. B. den Zeitpunkt, zu dem die Änderung vorgenommen wurde und die E-Mail-Adresse der Person, die sie vorgenommen hat, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle und wählen Sie Zellenverlauf anzeigen.

Sie können auch Benachrichtigungen einrichten, um E-Mail-Alarme zu erhalten, wenn an einem Blatt Änderungen vorgenommen werden. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Benachrichtigungen.

Einstellungen für Änderungen hervorheben

Die Funktion „Änderungen hervorheben“ verfügt über acht Einstellungen. Die Einstellungen werden bis zu der Minute aktualisiert, in der auf ein Blatt zugegriffen wird. Die Tabelle unten zeigt, welche Änderungen bei der Anzeige am 12.12.2020 um 18:00 Uhr hervorgehoben werden.

Änderungen hervorheben für die letzten:

Blatt angezeigt am 12.12.2020 um 18:00 Uhr

Blatt angezeigt am 12.12.2020 um 18:15 Uhr

Stunde

seit 12.12.2020 17:00 Uhr

seit 12.12.2020 17:15 Uhr

Heute

seit 12.12.2020 00:00 Uhr

seit 12.12.2020 00:00 Uhr

Tag

seit 11.12.2020 17:00 Uhr

seit 11.12.2020 17:15 Uhr

Drei Tage

seit 09.12.2020 17:00 Uhr

seit 09.12.2020 17:15 Uhr

Sieben Tage

seit 05.12.2020 17:00 Uhr

seit 05.12.2020 17:15 Uhr

Dreißig Tage

seit 12.11.2020 17:00 Uhr

seit 12.11.2020 17:15 Uhr

Benutzerdefiniertes Datum

seit (ausgewähltes Datum) 00:00 Uhr

seit (ausgewähltes Datum) 00:00 Uhr

Ich dieses Blatt zuletzt aufgerufen habe

seit dem letzten Datum und der Uhrzeit, zu dem/der das Blatt für die Person aktualisiert wurde, die es anzeigt.

seit dem letzten Datum und der Uhrzeit, zu dem/der das Blatt für die Person aktualisiert wurde, die es anzeigt.

Verhalten für „Änderungen hervorheben“

Zeigen Sie mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung den Zellenverlauf an.

An Smartsheet-Elementen vorgenommene Änderungen anzeigen

Um Änderungen anzuzeigen, die Sie an einem Smartsheet-Element vorgenommen haben, können Sie den Zellenverlauf anzeigen, Systemspalten einbeziehen oder das Aktivitätsprotokoll verwenden.

Zellenverlauf

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zelle und wählen Sie Zellenverlauf anzeigen, um ein Protokoll der Änderungen auf Zellebene sowie die Person anzuzeigen, die die Änderungen vorgenommen hat, und wann die Änderungen vorgenommen wurden.

Wenn erforderlich, können Sie auch die Informationen auswählen und die Tastenkombination Strg + C (Befehlstaste C auf einem Mac) verwenden, um eine vorhergehende Änderung zu kopieren, sowie Strg + V (Befehlstaste + V auf einem Mac), um diese Informationen wieder in eine Zelle einzufügen.

Systemspalten

Fügen Sie die Systemspalte(n) Geändert (Datum) und/oder Geändert von ein, damit der Zeitstempel für die letzte Änderung jeder Zeile, sowie der Mitarbeiter, der die Änderung vorgenommen hat, für jede Zeile im Blatt angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Eine Systemspalte zum automatischen Hinzufügen von Informationen zu einer Zeile verwenden.

Aktivitätsprotokoll

Klicken Sie auf das Symbol „Aktivitätsprotokoll“ Aktivitätssymbolin der Funktionsleiste rechts, um eine Liste aller Änderungen, die an einem Element vorgenommen wurden, sowie die Person, die sie vorgenommen hat, und den Zeitpunkt der Änderungen anzuzeigen. Dies beinhaltet Änderungen wie das Löschen von Zeilen (einschließlich der gelöschten Daten), wer das Element angezeigt hat und ob es Änderungen an Freigabeberechtigungen gab.

Das Aktivitätsprotokoll kann gefiltert und exportiert werden. Weitere Informationen zum Aktivitätsprotokoll finden Sie unter: Den Änderungsverlauf anhand des Aktivitätsprotokolls nachverfolgen

Verwenden Sie mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung das Aktivitätsprotokoll (nur für Business- und Enterprise-Pläne).

Den Änderungsverlauf anhand des Aktivitätsprotokolls nachverfolgen

Im Aktivitätsprotokoll sehen Sie problemlos, wer welche Änderungen in einem Blatt vorgenommen hat oder wer zuletzt ein Dashboard angezeigt hat. Sie erhalten einen Prüfpfad der Bearbeitungs- und Löschvorgänge für verschiedene Elemente eines Blatts und können besser nachvollziehen, woran Ihre Mitarbeiter in einem Blatt gearbeitet haben. Sie können auch sehen, wer einen Bericht oder ein Dashboard angezeigt und allgemeine Änderungen daran vorgenommen hat sowie einen Schnappschuss Ihres Blatts von einem früheren Datum anfordern.

Diese Funktion ist in Business- und qualifizierten Enterprise-Plänen enthalten. Weitere Informationen zu Plänen und Preisen sowie zu den in den Plänen enthaltenen Funktionen finden Sie auf der Seite Preise.

Aktionen, die im Aktivitätsprotokoll nachverfolgt werden

Mit dem Aktivitätsprotokoll verfolgen Sie häufige Aktionen, z. B.:

  • Wer das Blatt, den Bericht oder das Dashboard angezeigt hat.
  • Für wen ein Blatt, Bericht oder Dashboard freigegeben ist (oder die Freigabe aufgehoben wurde).
  • Nur für Blätter: Welche Arten von Änderungen durchgeführt wurden und worum es sich dabei gehandelt hat. Beispiel: In Zeile 4 hat Sally Smart den Status von „In Bearbeitung“ zu „Abgeschlossen“ geändert
  • Den Namen der Person, die die Änderung vorgenommen hat.
  • Wann (Datum/Uhrzeit) Änderungen erfolgt sind.
  • Arbeitsbereichsfreigabe

HINWEIS: Änderungen an den Daten in Zellen und Zeilen in einem Bericht werden nur im Aktivitätsprotokoll der Quellblätter angezeigt, nicht im Aktivitätsprotokoll des Berichts.

TIPP: Das Aktivitätsprotokoll zeigt die neuesten Zelländerungen, aber wenn Sie den gesamten Verlauf einer bestimmten Zelle sehen möchten, können Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle klicken und ihren Zellenverlauf anzeigen. (Siehe Zellenverlauf anzeigen für weitere Informationen zum Zellenverlauf.)


Aktivitätsprotokolleinträge anzeigen

Öffnen Sie das Aktivitätsprotokoll, um Datensätze zu den verschiedenen Blattaktionen anzuzeigen, die von Mitarbeitern durchgeführt wurden.

So zeigen Sie das Aktivitätsprotokoll an:

  1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Datei.
  2. Wählen Sie Aktivitätsprotokoll anzeigen, um das Fenster „Aktivitätsprotokoll anzeigen“ zu öffnen. 

Im Anzeigefenster des Aktivitätsprotokolls werden die verschiedenen Blattaktionen angezeigt, z. B. wer wann Zeilen gelöscht hat und wann ein Benutzer das Blatt angezeigt hat. Wenn Sie das Fenster erstmalig öffnen, zeigt es die Ereignisse der letzten sieben Tage an.

Sie können das Aktivitätsprotokoll filtern und so den gewünschten Verlauf einfacher anzeigen.

HINWEIS: Einige Organisationen erstellen oder verwenden kundenspezifische Lösungen, die die Smartsheet Application Programming Interface (API) nutzen. Die Smartsheet Pivot App ist ein Beispiel hierfür. Wenn Sie API den Inhalt eines Blattes beeinflusst, sehen Sie das Bild API – Integrierte App neben der Datumsspalte.

Durch die API eingefügte Aktivität

Aktivitätsprotokolleinträge filtern

Sie können im Aktivitätsprotokoll Filter anwenden und so nur die gewünschten Einträge anzeigen. Sie können Filter anwenden, die nur Aktivitäten in einem bestimmten Zeitraum, nur einen bestimmten Aktionstyp oder nur die Aktionen bestimmter Personen anzeigen.

HINWEIS: Wenn Sie das Aktivitätsprotokoll schließen, werden Ihre Filter automatisch entfernt. Es ist nicht möglich, Aktivitätsprotokollfilter zu speichern oder mit anderen, die am Blatt arbeiten, zu teilen.

So wenden Sie Filter auf das Aktivitätsprotokoll an: 

  1. Öffnen Sie das Aktivitätsprotokoll und wählen Sie links oben Filter aus, um das Fenster „Aktivitätsprotokoll“ zu öffnen und die Filteroptionen zu erweitern. 
  2. Wählen Sie eine der folgenden Aktionen:
    • Aktion: Die Art der Aktivität (z. B. das Löschen einer Zeile).
    • Mitarbeiter: Wer die Aktivität ausgeführt hat.
    • Datumsbereich: Der Zeitraum, in dem die Aktivitäten stattgefunden haben.
  3. Wählen Sie Anwenden.

Um die Filter zu entfernen, klicken Sie neben der Schaltfläche Anwenden auf Filter löschen.

HINWEIS: Einige Aktionen können nicht zu einem Smartsheet-Benutzernamen zurückverfolgt werden. Wenn eine Person beispielsweise nicht bei Smartsheet angemeldet ist und diese Person eine Anlage von einer Zeile herunterlädt, die ihr per E-Mail gesendet wurde, verfolgt Smartsheet die Aktivität nach und zeichnet sie auf, aber der Protokolleintrag zeigt den Benutzernamen download@smartsheet.com.


Das Aktivitätsprotokoll exportieren

Sie können das Aktivitätsprotokoll für das Element herunterladen, um einen weiteren Datensatz der Blattaktivität zu pflegen. Jeder Download des Aktivitätsprotokolls ist auf höchstens 90 Tage von Blattaktivitätsdaten beschränkt.

So exportieren Sie ein Aktivitätsprotokoll:

  1. Öffnen Sie das Element.
  2. Klicken Sie auf Datei > Aktivitätsprotokoll anzeigen.
  3. Wählen Sie ein Startdatum und ein Enddatum im Filter Datumsbereich aus. Sie müssen einen Datumsbereich auswählen, bevor Sie das Aktivitätsprotokoll herunterladen.
  4. Sie können auch weitere Optionen in den Filtern „Aktion“ und „Mitarbeiter“ auswählen.
  5. Klicken Sie unten im Fenster „Aktivitätsprotokoll“ auf die Schaltfläche Download.

    Smartsheet sendet eine E-Mail an die E-Mail-Adresse, die Sie mit Smartsheet verwenden. Diese E-Mail enthält einen Link, den Sie für den Zugriff auf die heruntergeladene Datei verwenden können.

    HINWEIS: Wie lange Smartsheet braucht, um die Datei zu generieren und Ihnen den Download-Link zu senden, variiert. Wenn Sie auf Download klicken, sollten Sie innerhalb des nächsten Werktags eine Nachricht erhalten, die den Link zu der Datei enthält.
     
  6. Wenn Sie die E-Mail erhalten, klicken Sie auf den Link in der E-Mail, um das Aktivitätsprotokoll herunterzuladen.

Die Aktivitätsprotokolldatei wird im CSV-Format auf Ihren Computer heruntergeladen.


Einen Schnappschuss eines Blattes anfordern

Wenn Sie ein lizenzierter Blattinhaber oder Administrator sind, können Sie einen Schnappschuss Ihres Blattes von einer früheren Änderung oder einem Datum anfordern.  

So fordern Sie einen Schnappschuss an: 

  1. Öffnen Sie das Aktivitätsprotokoll des Blattes und passen Sie den Filter für das Startdatum und den Enddatumsbereich wie erforderlich an.
  2. Navigieren Sie zu der jeweiligen Änderung und klicken Sie auf Schnappschuss anfordern

 

Smartsheet sendet eine E-Mail mit dem Schnappschuss in einer Excel-Datei an den Blatteigentümer. Die Excel-Datei enthält nur die Blattdaten und Kommentare. Bedingte Formatierung, Anlagen, Benachrichtigungen, der Zellenverlauf und sämtliche Formeln, die nicht mit Excel kompatibel sind (Spaltenformeln, @Zeile, @Zelle, blattübergreifende Formeln usw.) werden derzeit nicht unterstützt.

Sie können jeweils nur 1 Anforderung für einen Schnappschuss für ein bestimmtes Blatt einreichen. Wenn die erste Anforderung abgeschlossen ist, können Sie eine weitere Anforderung senden.


Erläuterung zu den Aktionen des Aktivitätsprotokolls

Einige im Aktivitätsprotokoll aufgeführte Aktionen beschreiben eine Veränderung insgesamt, bieten aber keinen Kontext zu den Details dieser Änderung.Im Anschluss finden Sie einige Aktionen, die Sie vielleicht sehen, und ihre Bedeutung.

Kartenansicht: Karten neu angeordnet und Kartenansicht: Karten indirekt neu angeordnet

Kartenansicht: Karten neu angeordnet bedeutet, dass Sie manuell eine oder mehr Karten von einer Position an eine andere gezogen und dort abgelegt haben, entweder in eine andere Bahn oder an eine andere Position in derselben Bahn.

Kartenansicht: Karten indirekt neu angeordnet bedeutet, dass Karten auf andere Weise verschoben wurden. Wenn Sie beispielsweise eine Karte manuell an eine beliebige Position ziehen und dort ablegen, entweder in derselben Bahn oder in einer anderen Bahn, werden andere Karten dadurch indirekt an höhere oder niedrigere Positionen verschoben. Karten können auch indirekt neu angeordnet werden, wenn Sie Änderungen in der Tabellenblatt- und der Gantt-Ansicht vornehmen, wie z. B. das Zuweisen einer Aufgabe zu einer anderen Person oder das Ändern der Dropdown-Listenoption für eine Zeile.


Wer kann das Aktivitätsprotokoll anzeigen?

Der Zugriff auf das Aktivitätsprotokoll hängt von Ihrer Freigabeberechtigungsstufe ab. Der früheste Zeitpunkt, für den Sie nachverfolgte Aktivitäten anzeigen können, hängt davon ab, wann das Blatt zuletzt für Sie freigegeben wurde.

HINWEIS: Dashboards haben keine Freigabeberechtigungsstufe „Bearbeiter“. Nur Administratoren und der Eigentümer können das Aktivitätsprotokoll für Dashboards anzeigen.

Freigabeberechtigungsstufe Kann Aktivitätsprotokoll anzeigen Kann Aktivitätsprotokoll exportieren Nachverfolgte Aktivitäten ab diesem Datum/dieser Uhrzeit anzeigen
Inhaber* Ja Ja Erstellung des Elements
Administrator (Lizenziert)** Ja Ja Anzeigen und Exportieren ab dem Zeitpunkt, an dem das Element zuletzt für Sie freigegeben wurde
Administrator (Unlizenziert) Nein Nein -
Bearbeiter (Lizenziert)** Ja Nein  Anzeigen (jedoch nicht exportieren) ab dem Zeitpunkt, an dem das Element zuletzt für Sie freigegeben wurde
Bearbeiter (Unlizenziert) Nein Nein -
Betrachter (Lizenziert oder unlizenziert) Nein Nein -

*Wenn Sie die Inhaberschaft eines Blatts übertragen, sieht der neue Inhaber das gesamte Aktivitätsprotokoll seit der Erstellung des Blatts.

**Wenn Ihre Freigabeberechtigungen auf die eines Administrators (lizenziert) oder Bearbeiters (lizenziert) heraufgestuft werden, sehen Sie die Einträge im Aktivitätsprotokoll ab dem Zeitpunkt, zu dem das Blatt zum ersten Mal für Sie freigegeben wurde. Weitere Informationen zu den verschiedenen Freigabeberechtigungen für Blätter finden Sie im Artikel Freigabeberechtigungsstufen.