Veröffentlichen von Blättern, Berichten und Dashboards

Durch das Veröffentlichen eines Blatts, Berichts oder Dashboards werden eine eindeutige URL, auf die jeder zugreifen kann, ohne sich bei Smartsheet anzumelden, sowie ein iframe-Code erzeugt, den Sie in den Quellcode einer Website einbetten können, um das Blatt oder den Bericht dort anzuzeigen.

Veröffentlichte Elemente sind dynamisch: Das bedeutet, sie enthalten keine Werte, die zum Zeitpunkt der Veröffentlichung feststehen, sondern zeigen aktuelle Daten an. Wenn Sie dies tun, ist die veröffentlichte Version des Blatts oder Berichts nicht mehr verfügbar. 

VORSICHT: Die Verwendung dieser Funktion kann die Anzeige vertraulicher Daten außerhalb Ihres Unternehmens ermöglichen. Um einen Link begrenzter freizugeben, nutzen Sie die Optionen zur Zugriffssteuerung (im Anschluss beschrieben) oder kopieren Sie den Link, der im Formular „Blatteigenschaften“, „Berichtseigenschaften“ oder „Dashboard-Eigenschaften“ verfügbar ist. Der im Eigenschaftenfenster verfügbare Link ist sicher und nur freigegebene Mitarbeiter können darauf zugreifen.

Wenn Sie ein Smartsheet-Element veröffentlichen, können Sie den Zugriff auf das Element über die Zugriffssteuerung einschränken.

• Verfügbar für jeden, der über den Link verfügt.
  • Dadurch wird ein Link erstellt, der es jedem Benutzer mit Zugriff erlaubt, den Inhalt Ihres Blattes anzuzeigen oder zu bearbeiten.
• Nur verfügbar für Benutzer im Konto des Inhabers.
  • Dadurch wird ein sicherer Link erstellt, der den Benutzer zwingt, sich bei Smartsheet anzumelden, um den Inhalt Ihres Blattes anzeigen zu können. Nur Benutzer, die zu Ihrem Smartsheet-Konto hinzugefügt wurden, können den Inhalt anzeigen.
  • Dies umfasst keine externen Benutzer, für die Ihr Smartsheet-Element als Mitarbeiter freigegeben wurde, oder einen Arbeitsbereich, in dem Ihr Element vielleicht gespeichert wurde. Weitere Informationen finden Sie unter Freigabe.

Für Kunden ab Enterprise gibt es eine zusätzliche Option zur Zugriffssteuerung:

• Nur verfügbar für Benutzer, für die das Element freigegeben wurde.
  • Dadurch wird ein sicherer Link erstellt, der den Benutzer zwingt, sich bei Smartsheet anzumelden, um den Inhalt Ihres Blatts anzeigen zu können. Nur Benutzer, für die das Element freigegeben wurde, können darauf zugreifen, andere sehen eine Fehlerseite.

Benutzer in Ihrem Smartsheet-Konto umfassen lizenzierte oder nicht lizenzierte Benutzer, die als aktive Benutzer im Admin Center Ihres Systemadministrators aufgeführt werden. Weitere Informationen erhalten Sie unter Benutzerverwaltung.

Speichern Sie das Element vor der Veröffentlichung. Die zuletzt gespeicherte Ansicht wird veröffentlicht. 

Ein Blatt veröffentlichen

1. Klicken Sie in der rechten Funktionsleiste auf Veröffentlichen.
   
   HINWEIS: Die Option Veröffentlichen ist nicht verfügbar, wenn Sie Teil eines Business- oder Enterprise-Kontos sind und der Systemadministrator die Veröffentlichung deaktiviert hat (weitere Informationen finden Sie unter Globale Kontoeinstellungen).
2. Klicken Sie auf den Schieberegler unter einer oder mehreren Veröffentlichungsoptionen und setzen Sie ihn auf EIN.
   
   Wenn Sie den Schieberegler auf EIN setzen, wird ein Link zum Blatt erstellt und es wird ein Fenster angezeigt, in dem Sie die Veröffentlichung weiter feineinstellen können.
   
   Die Optionen für die Veröffentlichung eines Blattes sind:
    
   • Schreibgeschützt – HTML: Diese Option eignet sich, wenn Sie eine kompakte Ansicht der Daten im Blatt bereitstellen möchten, die schnell geladen werden kann. Sie bietet eine einfache, schreibgeschützte Ansicht der Blattdaten ohne die Option zum Wechseln zur Kalender- oder Gantt-Ansicht. Es sind keine Anlagen und Kommentare verfügbar; eingerückte Zeilen können nicht erweitert/reduziert werden.
   
   
   • Schreibgeschützt – Vollständig: Diese Option bietet eine umfassendere Benutzeroberfläche als Schreibgeschützt – HTML, wodurch Betrachter Zeilenanlagen und Kommentare öffnen sowie Hierarchien minimieren oder erweitern können.
     
     Über die Optionen zur Zugriffssteuerung können Sie angeben, ob jeder Benutzer oder nur lizenzierte und nicht lizenzierte Benutzer im Konto des Blattinhabers auf den Link zugreifen können.
     
     Setzen Sie über die Veröffentlichungseinstellungen die Standardansicht auf Tabellenblatt (Gantt) oder Kalender. Besucher des veröffentlichten Blattes können nach Bedarf zwischen den Ansichten wechseln.
   
   
   • Für alle bearbeitbar: Hiermit kann jeder das Blatt öffnen und darin Änderungen vornehmen, als ob er dafür Freigabeberechtigungen auf Bearbeiterebene hätte.
     
     Über die Optionen zur Zugriffssteuerung können Sie angeben, ob jeder Benutzer oder nur Benutzer im Konto des Blattinhabers auf den Link zugreifen können.
     
     Legen Sie über die Veröffentlichungseinstellungen die Standardansicht auf Tabellenblatt (Gantt), Karte oder Kalender fest. Besucher des veröffentlichten Blattes können nach Bedarf zwischen den Ansichten wechseln.
   
   
   • iCal (Kalender): Mit dieser Option können alle Benutzer Datumsangaben vom Blatt zu ihrem Nicht-Smartsheet-Kalender hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Veröffentlichen eines Smartsheet-Kalenders in iCal.
      
3. Um die URL freizugeben und Code für das Blatt einzubetten, kopieren Sie die URL oder den Code mit der Tastatur aus dem Fenster und fügen ihn in eine E-Mail oder auf einer Webseite ein. (Tipps zum Kopieren und Einfügen in Smartsheet finden Sie unter Kopieren und Einfügen.)

Einen Bericht veröffentlichen

Mit der Veröffentlichungsoption können Sie einen Bericht in einem schreibgeschützten Format anzeigen, sodass Betrachter Zeilenanlangen und Kommentare öffnen, Änderungen markieren und den Bericht drucken können.

So veröffentlichen Sie einen Bericht:

1. Klicken Sie in der rechten Funktionsleiste auf Veröffentlichen.
   
   HINWEIS: Die Option Veröffentlichen ist nicht verfügbar, wenn Sie Teil eines Business- oder Enterprise-Kontos sind und der Systemadministrator die Veröffentlichung deaktiviert hat (weitere Informationen finden Sie unter Globale Kontoeinstellungen).
2. Klicken Sie auf den Schieberegler, um die Veröffentlichung auf EIN zu setzen. Das Fenster Schreibgeschützt – Voll – Veröffentlichungs-Links wird angezeigt.
    
3. Wählen Sie die gewünschten Attribute aus:
    
   • Über die Optionen zur Zugriffssteuerung können Sie angeben, ob jeder Benutzer oder nur Benutzer im Konto des Blattinhabers auf den Link zugreifen können.
   
   
   • Legen Sie über die Veröffentlichungseinstellungen die Standardansicht auf Tabellenblatt- (Gantt-), Kalender- oder Kartenansicht fest. Besucher des veröffentlichten Blattes können nach Bedarf zwischen den Ansichten wechseln.
      
4. Um die URL freizugeben und Code für das Blatt einzubetten, kopieren Sie die URL oder den Code mit der Tastatur aus dem Fenster und fügen ihn in eine E-Mail oder auf einer Webseite ein. (Tipps zum Kopieren und Einfügen in Smartsheet finden Sie unter Kopieren und Einfügen.)

Der veröffentlichte Bericht zeigt dieselben Ergebnisse an, die der Person, die sie in Smartsheet veröffentlicht hat, angezeigt werden.

Der veröffentlichte Bericht zeigt dieselben Ergebnisse, die auch der Publisher sieht, wenn er den Bericht direkt anzeigt. Wenn der Freigabezugriff der Publishers für den Bericht entfernt wird, wird die Veröffentlichung deaktiviert und der Berichtsinhaber wird benachrichtigt.

Ein Dashboard veröffentlichen

Die Veröffentlichungsoption zeigt ein Dashboard im schreibgeschützten Format an. Betrachter des veröffentlichten Dashboards können Verknüpfungen im Dashboard sowie sämtliche Widget-Interaktionen verwenden, die für das Dashboard eingerichtet wurden.

Vor der Veröffentlichung eines Dashboards sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

• Die Option Veröffentlichen ist nicht verfügbar, wenn Sie Teil eines Business- oder Enterprise-Kontos sind und der Systemadministrator die Veröffentlichung unter Globale Kontoeinstellungen deaktiviert hat.
• Ein veröffentlichtes Dashboard wird alle 10 Minuten automatisch aktualisiert. Dieses Verhalten kann nicht angepasst oder deaktiviert werden.

So veröffentlichen Sie ein Dashboard:

1. Klicken Sie links oben im Dashboard auf Datei > Veröffentlichen.
2. Klicken Sie auf den Schieberegler, um die Veröffentlichung auf EIN zu setzen.
   
   Das Fenster Schreibgeschützt - voll - Veröffentlichungs-Links wird angezeigt.
    
3. Über die Optionen zur Zugriffssteuerung können Sie angeben, ob jeder Benutzer oder nur Benutzer im Konto des Dashboard-Inhabers auf den Link zugreifen können.
4. Um die URL freizugeben und Code für das Blatt einzubetten, kopieren Sie die URL oder den Code mit der Tastatur aus dem Fenster und fügen ihn in eine E-Mail oder auf einer Webseite ein. (Tipps zum Kopieren und Einfügen in Smartsheet finden Sie unter Kopieren und Einfügen.)

Weitere Informationen zu den Widget-Arten für Dashboards sowie Widget-Interaktionen finden Sie unter Widget-Arten für Smartsheet-Dashboards.

Die Veröffentlichung beenden oder die Veröffentlichungsoptionen bearbeiten

So beenden Sie die Veröffentlichung oder ändern die Veröffentlichungsoptionen:

1. Klicken Sie für Blätter und Berichte auf Veröffentlichen rechts neben der Funktionsleiste. Klicken Sie für Dashboards auf Datei > Veröffentlichen.
2. Wählen Sie eine der folgenden Aktionen:
    
   • Um die Veröffentlichung zu deaktivieren und den Zugriff auf das Blatt über die veröffentlichten Links oder den iframe-Code zu beenden, klicken Sie auf den Schieberegler unter den einzelnen aktivierten Veröffentlichungsoptionen, um ihn auf AUS zu setzen.
      
   • Um eine Änderung vorzunehmen, klicken Sie neben der zu ändernden Veröffentlichungsoption auf Link abrufen .