Formulare

Mit Smartsheet-Formularen wird die Durchführung beschleunigt und Innovation gefördert, da die Erfassung von Daten und die entsprechenden Maßnahmen für alle schnell und einfach sind.

Geben Sie Ihr benutzerdefiniertes Formular nach der Erstellung mit der benutzerfreundlichen Oberfläche anhand eines einzigartigen Links frei, damit Kollegen, Auftragnehmer, Kunden und andere Informationen und Dateien von ihrem Desktop und ihren Mobilgeräten ganz einfach senden können – egal, von welchem Standort aus. 

Über das Formular werden konsistente, fehlerfreie Daten von internen und externen Beteiligten erfasst sowie direkt in Ihrem Blatt gespeichert. So können Sie den Status ganz einfach nachverfolgen und entsprechende Maßnahmen ergreifen. Formulare eignen sich ideal für das Einreichen von Tickets, für Anmeldungen zu Veranstaltungen, das Erfassen von Kundenfeedback und vieles mehr.

Verwenden von Formularen in Smartsheet

Erfahren Sie, wie Sie Formulare in Smartsheet erstellen können.

Smartsheet-Formulare sind einfach zu erstellen und lassen sich benutzerdefiniert anpassen. Sie sind das perfekte Tool, um mühelos jede Art von Information einzuholen.

Formulare sind in die leistungsfähige Smartsheet-Plattform integriert. Sie können also sofort aktiv werden und mit anderen zusammenarbeiten, Daten nachverfolgen und erhobene Daten verwalten.

Erstellen Sie mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung ein Formular.

Informationen über ein Formular sammeln

Erstellen Sie Formulare und geben Sie sie frei, um alle möglichen Arten von Informationen zu sammeln und diese Informationen in einem Blatt zu organisieren. Sie können beispielsweise ein Formular zum Erfassen von Umfrageantworten, Kaufanforderungen oder Produktbestellungen nutzen. Wenn Sie ein Formular erstellt haben, können Sie es für andere Benutzer freigeben und alle eingereichten Formulare werden als neue Zeile oben oder unten zu Ihrem Blatt hinzugefügt.

Alle Benutzer mit Zugriff auf das Formular können es zum Senden von Informationen an das Blatt verwenden.

Öffnen Sie Formulare in der Mobil-App für die beste Erfahrung bei Einreichungen von Mobilgeräten aus. Details dazu finden Sie in folgenden Hilfeartikeln:

Wenn es Ihr Ziel ist, jemandem die Möglichkeit zur Bearbeitung einer bestehenden Zeile zu geben, sollten Sie dieser Person eine Aktualisierungsanforderung senden. (Weitere Informationen finden Sie im Artikel zu Aktualisierungsanforderungen.

In diesem Artikel:

Wer kann diese Funktion nutzen?

 

Symbol „Berechtigungsanforderungen“ Inhaber und Blattadministratoren, bei denen es sich auch um lizenzierte Benutzer handelt

Symbol „Planverfügbarkeit“ Alle Plantypen

HINWEIS: Im Rahmen einer 30-tägigen kostenlosen Testversion können Sie ein Formular erstellen, als Vorschau anzeigen und testen, aber Sie können keine öffentliche URL generieren oder Code dafür einbetten. Diese Optionen stehen nur lizenzierten Benutzern zur Verfügung.


Neues Formular erstellen

  1. Öffnen Sie das Blatt, an welches das Formular angehängt werden soll.
  2. Klicken Sie auf Formulare > Formular erstellen in der Menüleiste oben im Smartsheet-Fenster.

    
 Im Formulareditor werden der Formulartitel oben und die Namen aller Formularfelder darunter angezeigt. Standardmäßig entspricht der Formulartitel dem Blattnamen und die Formularfelder entsprechen den Namen der verknüpften Blattspalten.

    
 Jedes Feld funktioniert ähnlich seinem jeweiligen Spaltentyp. Weitere Informationen zu den einzelnen Spaltentypen finden Sie unter Verwenden Sie den besten Spaltentyp für Ihre Daten.

    Formular erstellen
     
  3. Klicken Sie links auf ein Element, um seine Eigenschaften rechts anzuzeigen und zu bearbeiten.
  4. Wenn Sie die Einrichtung Ihres Formulars abgeschlossen haben, klicken Sie zum Speichern Ihrer Änderungen auf Speichern und Vorschau.
  5. Wenn Sie die Vorschau des Formulars angezeigt haben, schließen Sie das Browser-Fenster, in dem sie geöffnet ist.
  6. Klicken Sie rechts oben im Formulareditor auf das x, um es zu schließen und zum Formularfenster zurückzukehren.

Der Name des erstellten Formulars und seine URL werden im Formularfenster angezeigt. Wenn das Formular veröffentlicht wurde, können die Benutzer Einsendungen für Ihr Blatt vornehmen. Jede Einsendung wird als neue Zeile angezeigt.  


(Beachten Sie, dass die URL nur für Formulare verfügbar ist, deren Inhaber lizenzierte Benutzer sind.)


Das Formular verteilen

Wenn Sie ein Formular erstellt haben, möchten Sie wahrscheinlich, dass andere darauf zugreifen können. 

Link oder E-Mail

So erstellen Sie einen URL-Link, der weitergegeben werden kann, damit andere auf das Formular zugreifen können:

  1. Klicken Sie auf Formulare > Formulare verwalten in der Menüleiste, um das Fenster Formulare zu öffnen.
  2. Führen Sie im Fenster Formulare folgende Schritte aus: 

    • Kopieren Sie unter URL die URL und fügen Sie sie in andere Programme oder E-Mails ein.
      
 -oder-
    • Klicken Sie auf das Briefumschlagsymbol rechts neben der URL, um den Link in einer E-Mail zu verschicken.

Es gibt keine Möglichkeit, die Formular-URL mit Smartsheet anzupassen oder zu kürzen.

Einbettungscode

So erstellen Sie Einbettungscode und verwenden diesen Code für die Einbettung des Formulars über HTML in eine Webseite:

  1. Klicken Sie auf Formulare > Formulare verwalten in der Menüleiste, um das Fenster Formulare zu öffnen.
  2. Klicken Sie auf den Pfeil neben Mehr und klicken Sie dann auf Eingebetteten Code abrufen.

Mehr Wege zur Verwaltung und Verteilung eines Formulars

Nachdem Sie das Basisformular eingerichtet haben, können Sie es weiter anpassen. Erleichtern Sie sich diese Aufgabe mit den Optionen aus der folgenden Tabelle.

Diese Option verwenden Um Folgendes zu erreichen
Neues Formular erstellen (Schaltfläche)Verknüpfen Sie ein weiteres Formular mit dem Blatt.

 Sie können pro Blatt mehrere Formulare erstellen, um unterschiedliche Informationen zu sammeln oder um unterschiedlichen Personen unterschiedliche Formate anzuzeigen.
VorschauZeigen Sie eine Vorschau Ihres Formulars an.


 HINWEIS: Einreichungen im Vorschaumodus werden in Ihrem Blatt als neue Zeilen angezeigt.
BearbeitenÖffnen Sie das Formular zur Bearbeitung im Formulareditor.
Mehr > Eingebetteten Code abrufenZeigen Sie den Einbettungscode an, sodass Sie das Formular kopieren und zur Verwendung in einer Website einfügen können.


 Nur für lizenzierte Benutzer verfügbar (Sie sind sich nicht sicher, ob Sie eine Lizenz haben? Lesen Sie diesen Artikel.)
Mehr > DuplizierenErstellen Sie eine exakte Kopie des Formulars, jedoch mit einer neuen URL.
Mehr > EigenschaftenHier finden Sie den Status des Formulars, die Anzahl der eingereichten Einträge, den Zeitstempel der ersten und der letzten Formulareinreichung, die E-Mail-Adresse der Person, die das Formular erstellt hat, und das Erstellungsdatum.
Mehr > DeaktivierenDeaktivieren Sie die URL (beim Zugriff darauf wird eine Fehlermeldung angezeigt), aber erhalten Sie sie und das Formular zur zukünftigen Verwendung.
Mehr > LöschenEntfernt das Formular und die entsprechende URL aus Smartsheet. Die URL kann nicht wiederhergestellt werden. Seien Sie vorsichtig beim Löschen von Formularen.

Felder oder andere Elemente im Formular bearbeiten oder entfernen

  1. Klicken Sie auf Formulare > Formulare verwalten in der Menüleiste, um das Fenster Formulare zu öffnen.
  2. Klicken Sie in dem zu bearbeitenden Formular auf Bearbeiten.

Um ein Element aus dem Formular zu entfernen, wählen Sie es im Formular aus und klicken Sie auf Aus Formular entfernen (das x auf der rechten Seite). Beachten Sie, dass die Spalte dadurch nicht aus dem Blatt gelöscht wird. Sie können ein Element später immer noch über den Bereich Feld hinzufügen wieder hinzufügen.


Um die Positionierung eines Feldes im Formular zu ändern, wählen Sie es aus und ziehen Sie es nach oben oder unten. Diese Änderungen wirken sich nicht auf die Reihenfolge der Spalten in Ihrem Blatt aus.

Wenn Sie die Eigenschaften der jeweiligen Formularelemente rechts im Formulareditor bearbeiten, wird auf der linken Seite angezeigt, wie das aktuelle Basislayout im Formular dargestellt wird.

Sie können das Formular jederzeit unten anschauen, indem Sie auf die Schaltfläche Speichern und Vorschau klicken.

Im Anschluss finden Sie eine Zusammenfassung der verschiedenen Eigenschaften, die Sie für Formularfelder festlegen können.

Verwenden Sie diese EigenschaftUm Folgendes zu erreichen
BeschriftungWählen Sie entweder den Namen der Spalte oder eine benutzerdefinierte Beschriftung als Namen für das Formularfeld aus.
HilfetextFügen Sie eine Beschreibung oder Anweisung hinzu, die unter dem Formularfeld angezeigt wird.
AnzeigetypNur für die Spaltentypen Kontrollkästchen, Dropdown-Liste und Symbole.


 Nutzen Sie dies, um anzugeben, wie sie im Formular angezeigt werden.


 HINWEIS: Um den Feldtyp und die -werte zu ändern, müssen Sie die verknüpfte Spalte aus diesem Blatt heraus konfigurieren. Das bedeutet, dass diese Eigenschaften nicht aus dem Formulareditor heraus konfiguriert werden können. Um diese Änderungen vorzunehmen, schließen Sie den Formulareditor und bearbeiten Sie die Spalteneigenschaften im Blatt. 
TextfeldhöheLegen Sie fest, ob eine oder mehrere leere Zeilen im Formularfeld angezeigt werden sollen.
Erforderliches FeldErforderliche Felder müssen ausgefüllt werden, damit das Formular gesendet werden kann. Wenn Sie sie leer lassen, wird dem Sender eine Fehlermeldung angezeigt.
Ausgeblendetes FeldAusgeblendete Felder sind im Formular nicht sichtbar, im Blatt hingegen schon.


 Das ist hilfreich, wenn Sie möchten, dass ein Standardwert in einer Spalte des Blattes angezeigt wird, ohne dass derjenige, der das Formular einreicht, ihn erstellen muss. Wenn beispielsweise ein Feld „Eingereicht von“ vorhanden ist, können Sie als Standardwert „Formular“ festlegen und dieses Feld ausblenden. Auf diese Weise können Sie Zeilen, die Sie oder Ihre Mitarbeiter dem Blatt hinzugefügt haben, von denen unterscheiden, die über ein Webformular eingereicht wurden.
StandardwertHiermit geben Sie einen Standardwert für das Feld an.

Systemspalten und gesperrte Spalten können nicht als Felder zu einem Formular hinzugefügt werden. Allerdings können Sie dem Blatt Systemspalten hinzufügen, in denen automatisch das Datum und die Uhrzeit erfasst werden, zu denen die Zeile über das Formular eingereicht wurde.  


Zusätzliche Elemente zu einem Formular hinzufügen

  1. Klicken Sie auf Feld hinzufügen im unteren Teil des Formulars.
    
 Sie können die Elemente überall unterhalb der Beschreibung oben im Formular platzieren. Wenn Sie das Element auf die linke Seite des Formulars hinüberziehen, wird eine gestrichelte Linie angezeigt, die angibt, wo das Element eingefügt wird.

    Formularfelder ziehen und ablegen
     
  2. Wählen Sie aus den verschiedenen Optionen aus, um das Formular nach Ihren Wünschen anzupassen:
     
    • Sie können auch das Feld Datei hochladen hinzufügen, mit dem derjenige, der das Formular einreicht, Anlagen in das Formular hochladen kann (max. 30 MB pro Datei, 10 Dateien pro Formulareinreichung).
    • Ziehen Sie ein Element aus dem Bereich Abschnittstrennzeichen hinzufügen, um eine Struktur zu schaffen und Ihr Formular besser mit Überschriften und horizontalen Trennzeichen zu organisieren.

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Die Formularanzeige und Einreichungsoptionen steuern

Um die Formularanzeige und Einreichungsoptionen zu steuern, öffnen Sie das Formular im Formulareditor und klicken Sie unten im Editor auf Formularoptionen.

Formularoptionen

Sie können aus folgenden Optionen auswählen.

Diese Option verwenden Um Folgendes zu erreichen
BestätigungsoptionenSteuern Sie, was demjenigen, der das Formular einreicht, nach der Einreichung angezeigt wird. Sie können entweder eine Bestätigungsnachricht anzeigen lassen, das Formular erneut laden, damit es nochmals übermittelt werden kann, oder den Einreicher zu einer anderen URL umleiten. (Die URL wird in derselben Registerkarte Ihres Browsers geladen. Wenn das Formular in eine Webseite eingebettet wird, wird die URL im Einbettungsfenster angezeigt.)
Bestätigungs-E-Mail aktivieren

Fügen Sie unten im Formular ein Kontrollkästchen Eine Kopie meiner Antworten an mich senden hinzu. Wählt derjenige, der das Formular einreicht, dieses Kontrollkästchen aus, kann er seine E-Mail-Adresse eingeben und erhält eine automatisierte Bestätigungs-E-Mail, wenn das eingereichte Formular angenommen wurde. Die E-Mail enthält die Daten, die tatsächlich eingereicht wurden.

HINWEIS: Wenn ein Formulareinreicher angibt, dass er eine Kopie seiner Einreichung erhalten möchte, muss er möglicherweise der Aufforderung durch eine unsichtbare reCAPTCHA-Software nachkommen, welche automatisch generierte Einreichungen verhindern soll.

TIPP: Selbst wenn es keine Möglichkeit gibt, die Bestätigungs-E-Mail des Formulars an den Blattinhaber oder an Mitarbeiter zu senden, können Sie E-Mail-Alarme erhalten, wenn neue Einreichungen eingehen. (Weitere Informationen finden Sie unter Ihre Arbeit mit Alarmen und Aktionen automatisieren.)

Speicherort für neue EinträgeWählen Sie aus, ob über ein Formular eingefügte Zeilen ganz oben im Blatt oder unten im Blatt angezeigt werden sollen. (Es gibt keine Möglichkeit, die eingefügten Zeilen unter einer angegebenen übergeordneten Zeile oder an einer anderen Stelle anzuzeigen.
StilEs gibt drei Stiloptionen: 

  • Klassisch: Zeigen Sie das Logo, den Titel und die Beschreibung oben in Ihrem Formular an. Sie können auch eine Hintergrundfarbe auswählen.
  • Modern: Zeigen Sie das Logo, den Titel und die Beschreibung links in Ihrem Formular an. Sie können auch eine Hintergrundfarbe auswählen.
  • Einfach: Zeigt nur den Titel, die Beschreibung und andere Formularfelder und Text an. (Das Logo wird nicht angezeigt und die Hintergrundfarbe ist standardmäßig weiß.)
Zugriff fürWählen Sie aus, ob Ihr Formular von jeder Person mit dem Link oder nur von registrierten Smartsheet-Benutzern angezeigt und eingereicht werden kann. Mit der letzteren Option wird jede Person, die zur URL des Formulars navigiert, zur Anmeldung bei Smartsheet (sofern sie noch nicht angemeldet ist) aufgefordert, bevor sie das Formular anzeigen und einreichen kann. In diesem Fall wird die E-Mail-Adresse von Formulareinreichern, wenn die Option Bestätigungs-E-Mail aktivieren ausgewählt ist, automatisch eingefüllt, wenn sie das Feld Eine Kopie meiner Antworten an mich senden auswählen.
Herausforderung/Antwort für zusätzliche Sicherheit aktivieren

Nutzen Sie unsichtbare reCAPTCHA-Software (wird als kleine Fußzeile unten in Ihrem Formular angezeigt), die dazu beiträgt, automatisch generierte Einreichungen zu verhindern. Ein kleiner Prozentsatz von Formulareinreichern wird möglicherweise dazu aufgefordert nachzuweisen, dass sie kein Roboter sind, indem sie auf ein Bild-basiertes Kachelpuzzle antworten müssen.

HINWEIS: Unsichtbare reCAPTCHA-Software wird in China blockiert, sodass Formulareinreicher in China möglicherweise auf Probleme stoßen, wenn diese Option aktiviert ist oder wenn sie auswählen, dass sie eine Kopie ihrer Einreichung erhalten möchten.

Erweiterte FormularoptionenNur für Business-, Enterprise- und Premier-Pläne. Deaktivieren Sie diese Option, um die Meldung Powered by Smartsheet aus dem Formular und von der Bestätigungsseite zu entfernen. 

Wenn es eine Systemspalte Erstellt von in dem Blatt gibt und nur registrierte Smartsheet-Benutzer das Formular einreichen können, spiegelt die Spalte die aktuellen E-Mail-Adressen der Benutzer wider, die das Formular einreichen. Wenn jede Person, die den Link hat, auf das Formular zugreifen kann, zeigt die Spalte Erstellt von [email protected] (Informationen zu Systemspalten finden Sie unter Eine Systemspalte zum automatischen Hinzufügen von Informationen zu einer Zeile verwenden.)