Formulare

Smartsheet-Formulare helfen Ihnen bei der schnelleren Ausführung und der Förderung von Innovationen mithilfe der schnellen und einfachen Erfassung von Daten beliebiger Personen und der Durchführung entsprechender Aktionen.

Erstellen Sie Ihr benutzerdefiniertes Formular in der benutzerfreundlichen Oberfläche und fügen Sie eine Bedingungslogik hinzu, um sicherzustellen, dass die Fragen für jede Person, die das Formular ausfüllt, relevant sind. Geben Sie das Formular dann an Kollegen, Auftragnehmer, Kunden und andere Personen weiter, die Informationen und Dateien einfach von ihrem Desktop und Mobilgeräten aus einreichen können, unabhängig von ihrem Standort.

Erfassen Sie konsistente, fehlerfreie Daten von Ihren internen oder externen Entscheidungsträgern und speichern Sie sie direkt in Ihrem Blatt, um Aktionen durchzuführen. Formulare sind ideal für das Einreichen von Tickets, das Anforderungsmanagement, Anmeldungen zu Veranstaltungen, das Erfassen von Kundenfeedback und mehr.

 

Verwenden von Formularen in Smartsheet

Erfahren Sie, wie Sie Formulare in Smartsheet erstellen können.

Smartsheet-Formulare sind einfach zu erstellen und lassen sich benutzerdefiniert anpassen. Sie sind das perfekte Tool, um mühelos jede Art von Information einzuholen.

Formulare sind in die leistungsfähige Smartsheet-Plattform integriert. Sie können also sofort aktiv werden und mit anderen zusammenarbeiten, Daten nachverfolgen und erhobene Daten verwalten.

Informationen über ein Formular sammeln

Erstellen und teilen Sie Formulare, um Informationen in Smartsheet zu sammeln und zu organisieren. Sie können beispielsweise ein Formular zum Erfassen von Umfrageantworten, für Projektanforderungen oder Produktbestellungen nutzen. Wenn Sie ein Formular erstellen und freigeben, werden alle Formulareinreichungen oben oder unten in Ihrem Blatt als neue Zeile hinzugefügt.

Alle Benutzer mit Zugriff auf das Formular können es zum Senden von Informationen an das Blatt verwenden.

Öffnen Sie Formulare in der Mobil-App (iOS oder Android) für die beste Erfahrung bei Einreichungen von Mobilgeräten aus. 

HINWEIS: Formulareinreichungen erstellen immer neue Zeilen. Wenn es Ihr Ziel ist, jemandem die Möglichkeit zur Bearbeitung einer bestehenden Zeile zu geben, sollten Sie dieser Person eine Aktualisierungsanforderung senden. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie unter Aktualisierungsanforderungen: Automatisch die neuesten Informationen abrufen

Wer kann diese Funktion nutzen?

Symbol „Rollentyp“Der Blattinhaber und Blattverwalter können Formulare erstellen und bearbeiten.  Jeder mit Zugriff auf das Formular kann einen Eintrag für das Formular einreichen.

Symbol „Plantypen“ Alle Pläne. Lizenz zum Erstellen und Bearbeiten von Formularen erforderlich. Benutzer mit Testversion können Formulare erstellen, aber diese nicht freigeben. Sie sind sich nicht sicher, ob Sie eine Lizenz haben? Lesen Sie nach unter Ihren Smartsheet-Plan und -Benutzertyp erkennen.


Neues Formular erstellen

  1. Öffnen Sie das Blatt, an welches das Formular angehängt werden soll.
  2. Klicken Sie in der Menüleiste oben im Smartsheet-Fenster auf Formulare > Formular erstellen.

    Wenn Sie die Schaltfläche „Formulare“ nicht sehen, klicken Sie rechts oben im Smartsheet-Fenster auf den Pfeil nach unten.

    Pfeil in der Menüleiste

    Wenn ein neues Formular erstellt wird, werden alle Spalten (außer Systemspalten) aus Ihrem Blatt automatisch zu Ihrem Formular hinzugefügt. Jedes Feld funktioniert ähnlich wie sein jeweiliger Spaltentyp. Weitere Informationen zu den einzelnen Spaltentypen finden Sie unter Verwenden Sie den besten Spaltentyp für Ihre Daten.

    Standardmäßig entspricht der Formulartitel dem Blattnamen und die Formularfelder entsprechen den Namen der verknüpften Blattspalten.

    Formular-Generator
  3. Wählen Sie aus der Formularvorschau in der Mitte ein Element aus, um es im rechten Bereich anzuzeigen. Weitere Informationen zu Feldeinstellungen finden Sie unter Felder in einem Formular bearbeiten oder entfernen.
  4. Passen Sie oben im Formular-Generator unter Einstellungen sämtliche Einstellungen auf Formularebene an. Weitere Informationen finden Sie unter Formularanzeige- und -einreichungsoptionen verwalten.
  5. Wenn Sie die Einrichtung Ihres Formulars abgeschlossen haben, wählen Sie oben rechts Speichern aus, um Ihre Änderungen zu speichern.
  6. Wählen Sie Formular öffnen, um eine Vorschau des Formulars anzuzeigen und sicherzustellen, dass sie richtig konfiguriert ist. Wenn Sie die Vorschau des Formulars angezeigt haben, schließen Sie das Browser-Fenster, in dem sie geöffnet ist.
  7. Wählen Sie Formular teilen, um dieses Formular direkt aus Smartsheet heraus per E-Mail zu versenden, den Formularlink zu kopieren oder ihn in ein Dashboard oder eine Webseite einzubetten.
  8. Klicken Sie links oben im Formulareditor auf den Pfeil zurück, um es zu schließen und zum Blatt zurückzukehren.

Der Name des von Ihnen erstellten Formulars wird im Formularmanager angezeigt, wo Sie das Formular verteilen, seine Eigenschaften anzeigen können und mehr. Sobald Sie das Formular teilen, können die Benutzer Einsendungen für Ihr Blatt über den Link vornehmen. Jede Einsendung wird als neue Zeile angezeigt. Wenn Sie das Formular bearbeiten, bleibt der Link unverändert und Änderungen werden in Ihrem Formular aktualisiert, wenn sie gespeichert werden.

 

Felder in einem Formular bearbeiten oder entfernen

Wer kann diese Funktion nutzen?

Symbol „Rollentypen“Der Blattinhaber und Blattverwalter können Formulare erstellen und bearbeiten.Jeder mit Zugriff auf das Formular kann einen Eintrag für das Formular einreichen.

Symbol „Plantypen“ Alle Pläne. Lizenz zum Erstellen und Bearbeiten von Formularen erforderlich. Benutzer mit Testversion können Formulare erstellen, aber diese nicht freigeben. Sie sind sich nicht sicher, ob Sie eine Lizenz haben? Lesen Sie nach unter Ihren Smartsheet-Plan und -Benutzertyp erkennen.

Ordnen Sie die Felder neu an, indem Sie auf die Pfeile nach oben oder nach unten rechts oben in einem Feld klicken, oder indem Sie ein Feld nach oben oder nach unten ziehen. Durch das Neuanordnen der Felder in Ihrem Formular ändert sich die Reihenfolge im Blatt nicht. 

Feldauswahl
Um ein einzelnes Element aus dem Formular zu entfernen, halten Sie den Mauszeiger darüber und wählen Sie das Papierkorbsymbol rechts über diesem Feld aus. Alternativ können Sie das Feld auch aus Ihrem Formular in das linke Fenster ziehen und dort ablegen. Um alle Felder aus Ihrem Formular zu entfernen, verwenden Sie die Schaltflächen Alle entfernen oder Alle hinzufügen im linken Bereich. Durch diese Aktionen wird nur das Feld aus Ihrem Formular entfernt, es wird nicht die entsprechende Spalte aus dem Blatt entfernt. Weitere Informationen finden Sie unter Zusätzliche Elemente zu einem Formular hinzufügen.

Alle entfernen Alle hinzufügen

  1. Klicken Sie auf Formulare > Formulare verwalten in der Menüleiste, um den Formularmanager zu öffnen.
  2. Sie können ein beliebiges Formular auswählen, um es im Formulareditor zu öffnen. 
  3. Klicken Sie im Vorschaubereich in der Mitte auf ein Element, um seine Eigenschaften rechts zu bearbeiten.
  4. Wenn Sie die Eigenschaften der einzelnen Elemente bearbeiten, werden Ihre Änderungen in die Vorschau in der Mitte übernommen, sodass Sie sehen können, wie Ihr Formular letztendlich aussehen wird.

Feldeinstellungen

Ändern Sie den Titel, die Anzeige und andere Einstellungen für Ihre Felder, damit Ihr Formular einfach angezeigt und ausgefüllt werden kann.

Feldeinstellungen

Im Anschluss finden Sie eine Zusammenfassung der verschiedenen Eigenschaften, die Sie für Formularfelder festlegen können.

Verwenden Sie diese Eigenschaft

Um Folgendes zu erreichen

Kachel „Spalteneigenschaften“

Zeigen Sie den Spaltennamen, den Spaltentyp und Spalteneigenschaften an, wie z. B. die Werte in der Kontaktliste oder dem Dropdown-Feld, und bearbeiten Sie sie. 

Beschriftung

Wählen Sie entweder den Namen der Spalte oder eine benutzerdefinierte Beschriftung als Namen für das Formularfeld aus.

Hilfetext

Fügen Sie eine Beschreibung oder Anweisung hinzu, die unter dem Formularfeld angezeigt wird.

HINWEIS: Sie können Hyperlinks im Hilfetext angeben. 

Anzeigetyp

Nur für die Spaltentypen Textfeld, Kontrollkästchen, Dropdown-Liste und Symbole.

Nutzen Sie dies, um anzugeben, wie sie im Formular angezeigt werden.

Erforderliches Feld

Erforderliche Felder müssen ausgefüllt werden, damit das Formular gesendet werden kann. Wenn Sie sie leer lassen, wird dem Sender eine Fehlermeldung angezeigt.

HINWEIS: Felder mit Bedingungslogik, die als erforderlich festgelegt sind, sind nur erforderlich, wenn sie bei der Einreichung des Formulars angezeigt werden.

Ausgeblendetes Feld

Ausgeblendete Felder sind im Formular nicht sichtbar, im Blatt hingegen schon.

TIPP: Verwenden Sie ein ausgeblendetes Feld und einen Standardwert zusammen, wenn alle Formulareinreichungen einen bestimmten Wert in einer spezifischen Spalte enthalten sollen, ohne dass der Formulareinreicher diese Frage beantwortet. Wenn Sie z. B. den Status einer neuen Einsendung immer auf „Offen“ setzen möchten, aber nicht möchten, dass die Formulareinreicher diesen Wert sehen oder bearbeiten, wählen Sie den Standardwert des Dropdown-Feldes aus, um es zu öffnen und auf „Ausgeblendet“ zu setzen. 

Wenn Sie keinen Standardwert angeben, können Sie das ausgeblendete Feld stattdessen aus dem Formular entfernen.

Standardwert

Hiermit geben Sie einen Standardwert für das Feld an. Wenn das Formular geöffnet ist, wird dieser Standardwert automatisch ausgewählt und kann durch den Einreicher geändert werden. 

 

Logik

Mit einer Bedingungslogik in Formularen können Sie sicherstellen, dass Personen, die das Formular verwenden, nur die Fragen beantworten, die für ihre Einsendung relevant sind, indem basierend auf ihren Antworten auf andere Fragen spezifische Felder angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Bedingungslogik verwenden, um Formulareinsendungen effizient zu gestalten.

HINWEIS: Systemspalten und gesperrte Spalten können nicht als Felder zu einem Formular hinzugefügt werden. Sie können jedoch Systemspalten zum Blatt hinzufügen, um automatisch bestimmte Informationen nachzuverfolgen, wie beispielsweise das Datum und die Uhrzeit der Einreichung. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie unter Eine Systemspalte zum automatischen Hinzufügen von Informationen zu einer Zeile verwenden.

Bedingungslogik verwenden, um Formulareinsendungen effizient zu gestalten

Mit einer Bedingungslogik in Formularen können Sie sicherstellen, dass Personen, die das Formular verwenden, nur die Fragen beantworten, die für ihre Einsendung relevant sind, indem basierend auf ihren Antworten auf andere Fragen spezifische Felder angezeigt werden. Beispiel:

  1. Sie können ein Formular zur Verwaltung von IT-Helpdesk-Anforderungen erstellen.
  2. Die Person, die das Formular verwendet, wählt „IT-Ausstattung“ als Anforderungstyp aus.
  3. Es werden mehrere Felder in Zusammenhang mit IT-Ausstattungsanforderungen im Formular angezeigt, während nicht in Zusammenhang stehende IT-Support-Anforderungsfelder nicht angezeigt werden.

Logik

Wer kann diese Funktion nutzen?

Symbol „Rollentypen“Der Blattinhaber und Blattverwalter können Formulare erstellen und bearbeiten. Jeder mit Zugriff auf das Formular kann einen Eintrag für das Formular einreichen.

Symbol „Plantypen“ Alle Pläne. Lizenz zum Erstellen und Bearbeiten von Formularen erforderlich. Benutzer mit Testversion können Formulare erstellen, aber diese nicht freigeben. Sie sind sich nicht sicher, ob Sie eine Lizenz haben? Lesen Sie nach unter Ihren Smartsheet-Plan und -Benutzertyp erkennen.


Ein Formular erstellen und Felder bedingt anzeigen 

So erstellen Sie ein neues Formular und fügen Regeln zur bedingten Anzeige von Feldern hinzu:

  1. Öffnen Sie das Blatt, an welches das Formular angehängt werden soll.
  2. Klicken Sie in der Menüleiste oben im Smartsheet-Fenster auf „Formulare > Formular erstellen“.
  3. Wählen Sie das Feld aus, das bestimmt, welche anderen Felder basierend auf seinem Wert angezeigt werden. Dies wird als Quellfeld für Ihre Regel angesehen.
  4. Wählen Sie in den Feldeinstellungen rechts die Registerkarte „Logik“ aus und wählen Sie dann „Logik hinzufügen“.
  5. Definieren Sie in der Bedingung Ihrer Regel, die immer mit „When“ beginnt, den Operator (variiert basierend auf dem Feldtyp) sowie den/die Wert(e) des Quellfelds aus, das bestimmt, wann die Zielfelder angezeigt werden.

    Operator „Logik-Generator“
  6. Um die Aktion Ihrer Regel festzulegen (beginnend mit Then), wählen Sie die Felder aus, die angezeigt werden sollen, wenn die Bedingung erfüllt wird. Diese werden als Zielfelder für Ihre Regel angesehen.
  7. Klicken Sie unten rechts in Ihrer Regel auf Hinzufügen, um sie zum Quellfeld hinzuzufügen.
  8. Wenn Sie eine weitere Regel zu diesem Quellfeld hinzufügen möchten, klicken Sie auf den Link +Regel hinzufügen.
  9. Sobald Sie alle Felder und Regeln zu Ihrem Formular hinzugefügt haben, können Sie das Formular durch Auswahl von Formular öffnen rechts oben im Formular-Generator speichern und eine Vorschau anzeigen.

Die Logik in Ihrem Formular anzeigen

Felder mit Bedingungslogik werden durch Logiksymbole neben dem Feldnamen angegeben. 

Quellfelder werden durch das -Symbol bezeichnet. Klicken Sie auf das Symbol, um die Registerkarte „Logik“ für dieses Feld zu öffnen. 

Zielfelder werden durch das -Symbol bezeichnet. Halten Sie den Mauszeiger über das Zielfeldsymbol, um alle für dieses Feld geltenden Bedingungen anzuzeigen. 

Status Mauszeiger Logik


Verhalten der Bedingungslogik

Berücksichtigen Sie bei der Arbeit mit der Bedingungslogik in Ihren Formularen Folgendes:

  • Zielfelder werden standardmäßig nicht angezeigt. Sie werden angezeigt, wenn mindestens eine der Quellbedingungen erfüllt ist.
  • Zielfelder senden nur dann Daten an das Blatt, wenn sie bei der Einreichung des Formulars angezeigt werden. 
  • Erforderliche Zielfelder sind nur dann erforderlich, wenn sie bei der Einreichung des Formulars angezeigt werden.
  • Das Bearbeiten des Spaltentyps oder von Feldwerten, die in Ihrer Bedingungslogik verwendet werden, kann sich auf bestehende Regeln auswirken. 
  • Wenn Sie ein Feld aus dem Formular entfernen, wird eventuell auch die verknüpfte Logik entfernt.
  • Wenn mehr als eine Logikregel für ein Zielfeld gilt, wird das Feld angezeigt, wenn eine der Regeln erfüllt ist. 
  • Wenn Sie ein Feld mit dem Umschalter zum Ausblenden in den Feldeinstellungen ausblenden, werden sämtliche mit diesem Feld verknüpfte Regeln überschrieben.

Tipps zur Verwendung der Bedingungslogik

Anhand dieser Tipps können Sie vielseitigere Regeln mit einer Bedingungslogik erstellen:

  • Die Auswahl eines geeigneten Operators aus dem blauen Dropdown-Feld für die Bedingung Ihrer Regel kann Ihnen dabei helfen, Ihre Regel zu kürzen und die Anforderung für mehrere Regeln zu reduzieren.
    • Beispiel 1: Wenn mehrere Antworten in einem Dropdown-Quellfeld dazu führen können, dass dieselben Zielfelder im Formular angezeigt werden, müssen Sie keine separate Regel für jede Quellfeldantwort erstellen. Verwenden Sie stattdessen eine einzelne Regel mit dem ist ein beliebiger von-Operator in der Bedingung.
      Logik, Beispiel 1
    • Beispiel 2: Wenn Sie ein Zielfeld in den meisten Fällen anzeigen möchten, kann die Auflistung all dieser Fälle ineffizient sein. Dasselbe Ergebnis erreichen Sie stattdessen mit einer kürzeren Bedingung, die umgekehrte Operatoren verwendet, wie z. B. ist nicht. Wenn Sie z. B. Feld 2 in allen Fällen anzeigen möchten, außer wenn [Wert A] in [Feld 1] ausgewählt ist, können Sie folgende Regel verwenden:
      Logik, Beispiel 2
  • Ein Zielfeld kann auch ein Quellfeld sein, was Ihnen die Erstellung einer verschachtelten Logik ermöglicht. Die Antwort auf Frage 1 kann z. B. dazu führen, dass das Formular Frage 2 anzeigt, und die Antwort auf Frage 2 kann dazu führen, dass das Formular Frage 3 anzeigt. Wenn sich die Antwort auf Frage 1 ändert, sodass Frage 2 nicht angezeigt wird, dann wird Frage 3 auch nicht angezeigt.
  • Sie können Einsendungen an Ihr Formular standardisieren, indem Sie die Dropdown-Listen verwenden, um numerische Bedingungen nachzuahmen. Beispielsweise können Sie statt es dem Formularbenutzer zu erlauben, einen Budgetwert in ein Textfeld einzugeben, ein Budget-Dropdown-Feld mit Wertoptionen wie z. B. „Über 10.000 USD“ erstellen. Dann fügen Sie Regeln für eine Bedingungslogik hinzu, durch die bestimmte Felder angezeigt werden, wenn jemand eine oder mehrere der Wertoptionen auswählt.